Polskie firmy nie podchodzą systemowo do narzędzi paperless – tylko 53% organizacji posiada rozwiązania do e-podpisu

Choć przedstawiciele aż 92% firm w Polsce deklarują świadomość, że za pomocą podpisu elektronicznego można potwierdzić dokument z taką samą mocą prawną, jaką daje podpis własnoręczny osób uprawnionych do reprezentacji, to zaledwie 53,3% przedsiębiorstw posiada rozwiązania pozwalające podpisywać cyfrowo dokumenty. Pozostałe 46,7% organizacji nie stosuje obecnie żadnych narzędzi tego typu – wynika z raportu „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi?” przygotowanego przez Asseco Data Systems.

W polskich firmach panuje bardzo wysoka świadomość możliwości stosowania podpisu elektronicznego. Tylko 8% ankietowanych firm przyznało, że nie wiedziało, iż dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym ma taką samą moc prawną, jak ten potwierdzony odręcznie. W praktyce jednak firmy nie stosują e-podpisu w obszarach, w których regulacje prawne tego nie wymuszają, jak choćby przy kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych  oraz Urzędem Skarbowym. Najczęściej też stosowane rozwiązania obejmują tylko wybiórcze procesy, rzadko kiedy zapewniając pełny, bezpapierowy obieg dokumentów.

Wciąż niska jest znajomość samego pojęcia paperless. Jak wskazuje badanie Asseco Data Systems, firmy najczęściej kojarzą je z elektroniczną formą wymiany informacji (e-mail, komunikatory, systemyERP, CRM) lub wtórną elektronizację dokumentów (skanowanie dokumentów). Tylko 1/3 organizacji rozumie to pojęcie właściwie, jako wyeliminowanie dokumentacji papierowej na wszystkich etapach procesu biznesowego.

Przyspieszenie procesu i eliminacja błędów

Skala problemów, które można rozwikłać za pomocą konkretnego rozwiązania, a także odzwierciedlająca je skala oczekiwanych korzyści, to, jak czytamy w raporcie, dwa najważniejsze czynniki decydujące o wdrożeniu w organizacji rozwiązań typu paperless. Z kolei wśród najczęstszych wyzwań, z jakimi firmy chcą się mierzyć wykorzystując rozwiązania tego typu znalazły się: długi czas realizacji kluczowych procedur, wysoki koszt zarządzania dokumentacją papierową oraz niewydolność istniejących w firmie systemów i procesów. Przedstawiciele poszczególnych sektorów deklarowali, że motywacją do wdrożenia usprawnień jest także fakt, iż zrobiła to ich konkurencja.

Według autorów badania rodzaj wdrażanych rozwiązań uzależniony jest od specyfiki branży. I tak, sieci franczyzowe wprowadzają m.in. platformy zamówień on-line i automatyzują rozliczenia z franczyzobiorcami. Służba zdrowia potrzebuje narzędzi do sprawnego przekazywania dokumentacji medycznej pomiędzy placówkami, a także w kontaktach z pacjentami. Firmy kurierskie wykorzystują podpis cyfrowy w procesie odbioru przesyłek. Z kolei elektronicznie podpisywane umowy funkcjonują w branży pożyczkowej, windykacyjnej i wśród dostawców usług telewizyjnych. Czego oczekują menedżerowie po wdrożeniu systemów paperless? Z perspektywy zarządu najwyższy priorytet mają oczywiście oszczędności finansowe. W wypadku osób zarządzających na poziomie operacyjnym, najistotniejsze jest natomiast przyspieszenie procesu oraz eliminacja błędów.

Brak odpowiednich kompetencji główną barierą we wdrażaniu paperless

Z raportu wynika, że polskie firmy nie podchodzą niestety systemowo do innowacji. Zaledwie 16% badanych respondentów zadeklarowało, że w ich budżetach istnieją zarezerwowane środki przeznaczone na wdrożenie innowacyjnych rozwiązań. Z drugiej strony, wszystkie badane organizacje entuzjastycznie odniosły się do nich, zgadzając się że są one konieczne. Co jest zatem realną przeszkodą we wdrażaniu ich na większą skalę?

Największe firmy jako problem wskazały brak odpowiednich kompetencji. Odczuwalny jest niedobór osób, które mogłyby przeprowadzić estymację kosztów wdrażanych innowacji, oszacować oszczędności, które wygenerują oraz zaplanować cały proces. Jak wskazuje badanie, pion transformacji cyfrowej funkcjonuje tylko w 3% firm. Najczęściej – w 45% wypadków, to zarząd podejmuje decyzję o wdrożeniu. W co czwartej firmie (24,2%) odpowiedzialny jest za te obszary dział IT, w 12% jest to pion operacyjny. W 15% badanych przedsiębiorstw nie ma osoby, która mogłaby przejąć odpowiedzialność za proces wdrażania innowacji.

Inne bariery stojące przed rozwiązaniami tego typu

Poza barierą kompetencyjną, wśród najczęstszych problemów, które w konsekwencji skutkowały brakiem decyzji o wdrożeniu, w badaniu wymieniane były: brak strategicznego podejścia i myślenia o innowacjach w dłuższej perspektywie; brak zasobów dedykowanych do koordynowania obszaru innowacji w firmie; trudności w skoordynowaniu potrzeb różnych działów czy też odkładanie mniejszych wdrożeń do zdefiniowania w ramach większych projektów w bliżej nieokreślonej przyszłości.

„Diagnoza barier wynikająca z badania wskazuje na rolę miękkich czynników – braku odpowiednich kompetencji czy trudności we współpracy i komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa. To potwierdzenie szerszych tendencji w obszarze innowacyjności w polskich przedsiębiorstwach. Problemem są malejące nakłady na zmiany procesów czy aktywa niematerialne – w tym szkolenia i budowę kompetencji – a nie brak środków na same badania i rozwój czy zakup nowych systemów. W dłuższej perspektywie uniemożliwi to transformację gospodarki i wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań cyfrowych, przemysłowych czy telekomunikacyjnych” – przestrzega Ignacy Święcicki, kierownik Zespołu Gospodarki Cyfrowej w Polskim Instytucie Ekonomicznym.

36% organizacji planuje wdrożenie rozwiązań paperless w ciągu dwóch najbliższych lat

Okazuje się, że aż 77% organizacji, które wdrożyły rozwiązania typu paperless, planuje kolejne takie projekty w przyszłości. Jak wskazuje raport, 36% firm zakłada zaimplementowanie ich w ciągu najbliższych dwóch lat. Co ciekawe, wśród respondentów zainteresowanych wyeliminowaniem dokumentacji papierowej 22,7% to firmy, które nie mają wcześniejszych doświadczeń z stosowaniem takich rozwiązań. Stanowią one 8,3% wszystkich badanych firm. Zdecydowana większość firm, która ma takie plany (77,3%) ma już za sobą wcześniejsze wdrożenia narzędzi pozwalających podpisywać dokumenty cyfrowo. Grupa ta stanowi 28% wszystkich badanych firm. Jak podkreślają autorzy raportu, wdrożenia planowane są najczęściej w obszarze wewnętrznych procesów. Dopiero w dalszej kolejności wskazywano na obsługę płatności oraz umowy z klientami.

„Rośnie potrzeba usprawniania i właściwego zabezpieczania procesów obiegu. Nowoczesne rozwiązania umożliwiają składanie podpisów elektronicznych przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych takich jak smartfon, czy tablet. Do tego stopnia usprawnia to istniejące systemy obiegu dokumentów, że ich użytkownicy nie wyobrażają sobie powrotu do wcześniejszych rozwiązań. Patrząc na perspektywę dalszej cyfryzacji rynku i naszego społeczeństwa, jesteśmy przekonani, że podpis elektroniczny będzie kluczowym elementem ekosystemów obiegu dokumentów” – przekonuje Tomasz Litarowicz, dyrektor Pionu Usług Bezpieczeństwa i Zaufania w Asseco Data Systems.

Niestety, jak wynika z raportu, aż 40% badanych firm nie planuje w perspektywie najbliższych dwóch lat wdrożeń innowacyjnych rozwiązań z zakresu podpisu elektronicznego. Spośród nich część (43%) zadeklarowała, że już stosuje rozwiązania pozwalające na elektroniczne podpisywanie dokumentów. Pozostałe 57%, a więc 22,8% całej badanej populacji nie stosuje i nie zamierza wdrażać takich rozwiązań w najbliższym czasie.

Metodologia badania

„Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi?”, to pierwszy w Polsce raport na tak dużą skalę badający procesy paperless w polskich przedsiębiorstwach. Badanie zostało przeprowadzone przy zastosowaniu technik ilościowych i jakościowych. W części ilościowej zrealizowano je w oparciu o bazę 300 respondentów, obejmującą największe firmy z 7 sektorów: franczyzowe sieci handlowe, prywatna służba zdrowia, firmy zajmujące się windykacją i zarządzaniem wierzytelnościami, firmy pożyczkowe, deweloperzy oraz dostawcy usług TV. Z uwagi na dużą obecność wdrożonych już usług paperless, pominięto sektor finansowy i telekomunikacyjny. W części jakościowej wywiady realizowano z 30 liderami każdego sektora – respondentami byli dyrektorzy zarządzający z poziomu operacyjnego lub specjaliści dedykowani do procesu transformacji cyfrowej. Badanie zrealizowano w styczniu i lutym 2020 roku.

„Badanie wielu branż miało na celu znalezienie odpowiedzi czy idea paperless jest ogólnym realnym trendem czy tylko marketingowym przekazem. Różne sektory pokazały nam, gdzie de facto jesteśmy. Nie jest źle, jeśli chodzi o świadomość istnienia narzędzi i potencjalnych obszarów do wprowadzenia usprawnień. Wciąż jednak widzimy duży potencjał do rozwoju narzędzi e-podpisu i usług paperless w polskich firmach” – podsumowuje Artur Miękina, dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych w Asseco Data Systems.