Pracując zdalnie dostajemy dużo dokładniejsze specyfikacje zamawianych przez klientów rozwiązań

Z Marcinem Ogłaza, CIO w Rohlig Suus Logistics rozmawiamy o tym, jak na stan pandemii w Polsce reaguje sektor transportu i logistyki, czy można było się przygotować na taką sytuację, czym różni się od innych sytuacji kryzysowych, z jakimi, największymi problemami musiał sobie poradzić Rohlig Suus Logistics i w jaki sposób tego dokonano, jakie cele stawia dziś biznes przed IT oraz jakie nowe projekty wygenerowała obecna sytuacja.

Czy da się przygotować na sytuację taką, z jaką mamy dziś do czynienia?

Obserwując trendy rynkowe od kilku lat można było zauważyć rosnącą tendencję do popularyzacji pracy zdalnej. Organizacjom, które podjęły przygotowania zgodnie z tym trendem, było znacznie łatwiej dostosować się do nowej sytuacji niż firmom, które przejście na model pracy zdalnej zaplanowały w dalszej perspektywie.

W Rohlig Suus Logistics od dłuższego czasu pracujemy nad wdrożeniem koncepcji Virtual Desktop Infrastructure, czyli desktopowych maszyn wirtualnych. Część komponentów tego rozwiązania została już wdrożona, płynnie więc mogliśmy dostosować się do nowej sytuacji.

Skala zmian była jednak na tyle ogromna, że trudno było się na nie w pełni przygotować. Tu liczyła się szybka reakcja na zmieniające się otoczenie. Właśnie szybką reakcją na zmieniające się potrzeby biznesu i użytkowników udało nam się utrzymać Business Continuity.

Czy standardowe plany Business Continuity wystarczają? Zwykle dotyczą one problemów z funkcjonowaniem infrastruktury IT, a nie niedostatecznym, permanentnym brakiem pracowników…

Zabezpieczając firmę od strony IT koncentrujemy się na tematach związanych z infrastrukturą jako elemencie newralgicznym, wymagającym stałych prac i monitorowania. Nie braliśmy pod rozwagę sytuacji, zakładającej w ciągu kilku dni, przejście na tryb pracy zdalnej prawie 1000 pracowników, z osobami z działu IT włącznie. Pomimo presji czasu udało nam się zwinnie poradzić z sytuacją, wypracować procesy i modele komunikacji oraz zapewnić ciągłość pracy w firmie cały czas utrzymując wysokie standardy bezpieczeństwa i pracy.

W ciągu kilku dni umożliwiliśmy pracownikom przejście na tryb pracy zdalnej zachowując wysoki poziom bezpieczeństwa. Wątpliwości dotyczące systematyczności i wydajności zespołów pracujących w trybie zdalnym zostały szybko rozwiane. Jakość pracy nad realizacją zadań i projektów, nie dość, że nie spadła, to wręcz wzrosła. Miało na to wpływ kilka czynników: mniejsza ilość spotkań wewnętrznych i z klientami, więcej konkretów w trakcie wideokonferencji. Klient – z racji braku kontaktu personalnego – zmuszony został do dostarczenia bardzo dokładnych specyfikacji zamawianych przez siebie rozwiązań tak, aby skrócić czas „time to market”.

Jakie działania podjęto w pierwszej kolejności? Czy jest to zabezpieczenie narzędzi dla pracowników, którzy masowo zaczęli pracować zdalnie?

Największym priorytetem jest oczywiście zdrowie oraz bezpieczeństwo naszych pracowników i klientów. W pierwszej kolejności zajęliśmy całym procesem komunikacyjnym, a więc wypracowaniem jednolitego modelu, który będzie dla wszystkich jasny i przejrzysty, unikający chaosu informacyjnego. Na bieżąco informowaliśmy pracowników o wszystkich planach i zmianach organizacyjnych cały czas pamiętając, że jest to jeden z najważniejszych elementów działania. Jednocześnie trwały szeroko zakreślone przygotowania zarówno infrastruktury IT, zarówno od strony łączy i urządzeń brzegowych jak również dodatkowej ilości komputerów, niezbędnych do przejścia w tryb pracy zdalnej.

Jak poradzić sobie z zarządzaniem zespołami, gdy ludziom doradza się zostanie w domach? Czy wdrożono jakieś narzędzia usprawniające tę pracę, czy też korzystali już z nich Państwo?

W ciągu kilku dni umożliwiliśmy pracownikom przejście na tryb pracy zdalnej zachowując wysoki poziom bezpieczeństwa. Wątpliwości dotyczące systematyczności i wydajności zespołów pracujących w trybie zdalnym zostały szybko rozwiane. Jakość pracy nad realizacją zadań i projektów, nie dość, że nie spadła, to wręcz wzrosła. Miało na to wpływ kilka czynników: mniejsza ilość spotkań wewnętrznych i z klientami, więcej konkretów w trakcie wideokonferencji. Klient – z racji braku kontaktu personalnego – zmuszony został do dostarczenia bardzo dokładnych specyfikacji zamawianych przez siebie rozwiązań tak, aby skrócić czas „time to market”.

W jaki sposób zabezpieczyć w obecnej sytuacji funkcjonowania centrów danych i działających w nich systemów IT? W jaki sposób zabezpieczyć bezpieczny dostęp do nich?

Korzystamy z usług liderów polskiego rynku dostawców usług data center, gwarantujących najwyższy poziom bezpieczeństwa i ochrony danych. Od początku pandemii, na bieżąco, otrzymywaliśmy informacje o planowanych i podejmowanych krokach. Czujemy się zabezpieczeni.

Czy w związku z tym, że rośnie zapotrzebowanie na zdalny dostęp do zasobów zwiększają Państwo w jakiś sposób przepustowość łączy?

W temacie łączy nie było takiej konieczności. Jesteśmy świeżo po zakończeniu prac związanych ze zwiększeniem przepustowości łączy głównych. Jednak w pierwszych dniach lockdown, aby zapewnić maksymalną wydajność, konieczne było podniesienie wersji firewalla. Przez pierwsze dwa tygodnie szczegółowo monitorowaliśmy obciążenie na urządzeniach brzegowych tak, by – w razie potrzeby – natychmiast zareagować.

Czy w związku z tym wzrosło zapotrzebowanie w Państwa firmach na rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa, np. konieczne jest zakupienie dodatkowych licencji na VPN?

Tak, w ciągu pierwszych dni rozszerzyliśmy ilość niezbędnych licencji do zapewnienia ciągłości pracy. Spodziewaliśmy się, że dotychczas wykorzystywany model dostępu VPN będzie niewystarczający.

Czy – w związku z obecną sytuacją – wymagana jest zmiana w konfiguracji systemów bezpieczeństwa, np. zwiększenia stopnia segmentacji dostępu do poszczególnych zasobów?

Segmentacja dostępu do zasobów to nie jest element dodatkowych zabezpieczeń w związku z pandemią. To jeden ze stałych elementów zarządzania bezpieczeństwem informacji.

Globalna sytuacja związana z pandemią wpłynęła na przyspieszenie cyfryzacji nie tylko w naszej firmie, ale i całej branży TSL (Transportu, Spedycji i Logistyki – przyp. red.). Z operacyjnego punktu widzenia, bardzo ważne było wprowadzenie urządzeń mobilnych dla kierowców wraz z bezdotykowym potwierdzeniem odbioru przesyłek kodem SMS. Jest to szczególnie ważne w podnoszeniu standardów obsługi i profilaktyce zachorowań.

Czy masowe przejście pracowników na pracę zdalną zwiększa ryzyko tzw. cyberataków? Hakerzy zaczęli wykorzystywać strach przed COVID-19…

Właściwie każda destabilizacja otoczenia jest pretekstem do nasilenia liczby cyberataków, powstania nowych ich celów. Każda organizacja codziennie mierzy się z tego typu wyzwaniami zabezpieczając się na różne sposoby: stosując szyfrowanie dysków, programy antywirusowe, analizę behawioralną, VPN. My oczywiście również należymy do wspomnianej grupy. Nie zapominajmy, że jednym z najważniejszych aspektów jest budowanie świadomości użytkowników związanej z cyberzagrożeniami. Tematy te adresujemy za pomocą szkoleń i komunikacji.

Czy w ciągu ostatniego pół roku pandemia wygenerowała jakieś nowe projekty? Mówi się dużo o tym, że obecna sytuacja przyspiesza cyfryzację w wielu sektorach…

Rzeczywiście globalna sytuacja związana z pandemią wpłynęła na przyspieszenie cyfryzacji nie tylko w naszej firmie, ale i całej branży TSL (Transportu, Spedycji i Logistyki – przyp. red.). Z operacyjnego punktu widzenia, bardzo ważne było wprowadzenie urządzeń mobilnych dla kierowców wraz z bezdotykowym potwierdzeniem odbioru przesyłek kodem SMS. Jest to szczególnie ważne w podnoszeniu standardów obsługi i profilaktyce zachorowań.

Równolegle z bezdotykową opcją odbioru przesyłek wprowadziliśmy bezkontaktowe płatności Blikiem, co dodatkowo podnosi poziom bezpieczeństwa naszych pracowników i klientów. Cyfrowa transformacja nabiera rozpędu. Przygotowujemy kolejne narzędzia do optymalizacji procesów. Widzimy duży potencjał w pełnym wykorzystaniu elektronicznych dokumentów transportu, jak e-CMR, e-POD, protokół szkodowy.