TDJ: model pracy zdalnej sprawdził się w rozległej grupie kapitałowej

Wdrożenie modelu pracy zdalnej w spółka portfelowych Grupy TDJ oparto na trzech filarach – wspólnej kulturze pracy zdalnej, jednolitej metodyce adaptacji i podejście optymalizacji środowiska. Doświadczenie z okresu pandemii przetarło drogę dla efektywnego modelu hybrydowego.

Grupa TDJ to prywatna firma, która jest właścicielem portfela spółek. Pod względem technologii informatycznych obsługuje ją scentralizowane IT – centrum usług wspólnych. Kierowana przez Dawida Wachowiaka jednostka w oparciu o Cisco Webex wprowadziła w toku pandemii model pracy zdalnej, który może posłużyć za podstawę modelu hybrydowego. W największym stopniu model ten przyjął się w TDJ i Grupie Famur, ale początki jednolitej platformy zdalnej komunikacji sięgają wcześniejszych czasów.

Płynne przejście do pracy zdalnej

W połowie 2018 r. w związku z uruchomieniem nowego biura dla spółki TDJ w Katowicach, obiekt został wyposażony w rozwiązania Cisco Webex, w tym urządzenia do komunikacji zdalnej: terminale do sal spotkań (Webex Room), osobiste (Webex Desk Pro), whiteboardy (Webex Board) i aplikacje Webex dla komputerów i urządzeń mobilnych. Organizacja zdążyła się sprawnie posługiwać tym rozwiązaniem – organizować spotkania, dzielić je na pokoje, itd. System komunikacji oparty na Webex połączył wówczas także dwa biura TDJ (Katowice – Warszawa) oraz zarządy spółek portfelowych.

„W toku pierwszego lockdownu w związku z posiadanym doświadczeniem bardzo płynnie przełączyliśmy się w pełni do zdalnej pracy. Zebrane doświadczenia pozwoliły nam sprawie i efektywnie także zaoferować w tym trudnym czasie wsparcie pozostałym spółkom portfelowym” – mówi Dawid Wachowiak, CIO Grupy TDJ i szef Centrum Usług Wspólnych. Jak dodaje, decyzja o wykorzystaniu jako podstawy Cisco Webex, była naturalna. „W naszym przekonaniu decydujące o efektywności komunikacji i pracy zdalnej są aspekty miękkie – symulujące jak najwierniej spotkanie rzeczywiste: wykorzystania obrazu wysokiej jakości w połączeniu z możliwością śledzenia „okiem” kamery mówców, przy odpowiedniej jakości dźwięku. To wcale nieoczywiste a w istocie fundamentalne kwestie angażujące uczestników, decydujące o tym, że spotkanie jest efektywne. Ta komunikacja musi jednak od strony technologii być bezpieczna, odbywać się w sposób niezakłócony – urządzenia Cisco i całość rozwiązania, także w warstwie software’owej są w tym względzie mojej ocenie bezkonkurencyjne” – ocenia Dawid Wachowiak.

Ujednolicona metodyka adaptacji pracy zdalnej

Każda grupa kapitałowa należąca do TDJ otrzymała wsparcie w postaci modelu adaptacji i modelu pracy zdalnej opartego na Webex. Pandemia przyspieszyła przejście z Cisco Telepresence do chmurowego Webexa. „Z punktu widzenia użytkownika zmieniało to tylko tyle, że mógł wykorzystywać komunikację przez Webex z urządzeń w domu. A my w łatwy sposób mogliśmy wszystkim spółkom zaoferować wspólny model wdrożenia” – mówi Dawid Wachowiak.

Do przetestowania potrzeb firm grupy i nauczenia się nowego modelu pracy przydatne były opcje 3-miesięcznego okresu próbnego, z dostępnymi za darmo licencjami. „Okres ten wykorzystaliśmy wspólnie ze spółką wdrożeniową Trecom do nauki sposobów wykorzystania Webex, sprawdzenia rzeczywistych potrzeb i scenariuszy wykorzystania rozwiązania. Przygotowaliśmy m.in. krótkie webinary, aby wyjaśnić pracownikom możliwości i zastosowania tzw. obszarów, pokojów, dobre praktyki pracy zdalnej” – mówi Dawid Wachowiak. Doświadczenie TDJ pokazuje, że użytkownicy najczęściej są w stanie poznać i później wykorzystywać większość możliwości rozwiązania po 1,5 godzinnym warsztacie w gronie kilku osób. Pandemia nie dała nam jednak przestrzeni na realizację wspomnianych autorskich warsztatów.

Na tej podstawie dokonano wdrożeń, dokonując migracji do rozwiązania chmurowego Webex. W największym stopniu objęło ono model pracy zdalnej w TDJ i Grupie Famur, ze względu na rozproszone i złożone środowisko oraz strukturę grupy. „Po okresie testowym dokupiliśmy odpowiednią liczbę licencji dla Grupy Famur, a pozostałe grupy i spółki pozostały w modelu bezpłatnego wykorzystywania komunikacji poprzez Webex. Wykorzystują one dotychczasowy szkielet licencji zapewniający komunikację kadry zarządczej w grupach, spółkach i z centralą – TDJ” – mówi Dawid Wachowiak. Licencje posiada 400 pracowników Grupy FAMUR i ponad 150 pracowników TDJ.

Jednolita kultura komunikacji i współpracy zdalnej

W toku wdrożenia, na podstawie obserwacji sposobu pracy użytkowników, doskonalono sposób wykorzystania narzędzi. Starsze systemy TelePresence otrzymały drugie życie, zostały wyposażone w tablety dotykowe, interfejs został uproszczony i jest łatwiejszy w obsłudze.

Wprowadzenie pracy zdalnej w oparciu o Webex przyniosło dużą poprawę efektywności wszelkich aktywności realizowanych wspólnie. „Kalendarze wypełniły się spotkaniami, w związku z tym zapanował większa dyscyplina dyskusji i skupienia się na celu spotkania. Sądzę, że takie podejście do spotkań już z nami zostanie” – mówi Dawid Wachowiak. Udało się odtworzyć w środowisku zdalnym niektóre ważne formaty spotkań. Na przykład doskonale udaje się realizować sesje burzy mózgów. Wykorzystywane są do tego interaktywne tablice, które łatwo podłączyć nawet w warunkach domowych a korzystanie z nich przez zdalnych użytkowników jest intuicyjne i efektywne.

Dobrze zintegrowały się także z kulturą organizacyjną usługi dostępne w Webex. Bardzo wydajne jako przestrzeń współpracy dla zespołów projektowych okazały się „obszary”. Pozostają obecne stale „w tle” aktywności każdego członka zespołu, nie absorbując bez powodu, a zarazem wpięte są w ogólną matrycę projektową firmy. Warto dodać, że biznes – użytkownicy czują się właścicielem rozwiązania określając zasady, praktyki, scenariusze wykorzystania na co dzień. Nadzór twardy – technologiczny – i wsparcie pozostają w gestii IT.

Optymalizacja hybrydowej pracy jako podejście i proces

Ważną cechą wdrożenia w TDJ jest opomiarowanie efektywności wykorzystania środowiska zdalnego. Nie jest to standard, warto zauważyć, że wg raportu EY, około 30% firm na świecie w ogóle nie stosuje takiej praktyki i swojego środowiska zdalnego lub hybrydowego używa „na wiarę”.

Do pomiaru wykorzystywane jest narzędzie Webex Central Hub. Mierzy ono sposób i intensywność wykorzystania licencji płatnych. „Z zasady wszędzie wdrożyliśmy licencje elastyczne. Informacje z Webex Control Huba możemy wykorzystać podwójnie: do optymalizowania użycia, ale mogą być też przesłanką dodatkowego szkolenia i wsparcia użytkowników, jeśli widzielibyśmy, że jakieś funkcje nie są wykorzystywane” – mówi Dawid Wachowiak, i podkreśla: „Przyświeca nam dbałość o to, aby nie posiadać nadmiarowych licencji, w pełni wykorzystywać potencjał środowiska zdalnego”.

Pozytywne doświadczenie z zastosowania modelu w czasie lockdown’u sprawia, że otwarcie rozważa się wykorzystanie modelu hybrydowego w okresie po pandemii. „Po roku działania ze środowiskiem zdalnym otrzymaliśmy od biznesu wiele wyróżnień i pozytywnego feedbacku. To, co w okresie lockdown doskonale się sprawdziło, wszystkie wprowadzone możliwości i narzędzia, trudno byłoby już odbierać użytkownikom. Zapoczątkowuje to dużą, strategiczną zmianę modelu pracy, ale perspektywa jej efektywności skłania do ukierunkowania się na środowisko pracy hybrydowej w przyszłości” – podsumowuje Dawid Wachowiak.