Jednym z najważniejszych elementów zarządzania dużą organizacją jest utrzymywanie poziomu wiedzy na temat procesów wewnętrznych na możliwie najwyższym poziomie. Jest to bowiem niezbędne do sprawnego podejmowania trafnych decyzji na wszystkich szczeblach organizacji. Jak podkreślają przedstawiciele firmy Capgemini, jest to niebagatelne wyzwanie zwłaszcza w dużych, dojrzałych organizacjach.
Zdaniem ekspertów kłopot polega jednak na tym, że posiadanie wszystkich niezbędnych informacji jest dla człowieka praktycznie niemożliwe. Niezbędne wsparcie w kontekście tego rodzaju potrzeb zapewniają narzędzia pełniące funkcję dostępnej w czasie rzeczywistym pamięci organizacyjnej. Za ich pośrednictwem realne staje się m.in. zapewnienie bieżącej kontroli nad zachodzącymi w organizacji procesami. “Myślę, że zarząd prawie każdej dużej firmy może przypomnieć sobie sytuację, w której na pytanie: „dlaczego?”, pada odpowiedź „bo od dawna tak robimy”. To zupełnie naturalne, że ludzka pamięć nie jest w stanie ogarnąć tak ogromnej ilości informacji, która pozwalałaby zrozumieć każdy proces wewnętrzny. Zmieniające się otoczenie zewnętrzne i wewnętrzne, wymuszające sprawną adaptację do nowych warunków wymagają dogłębnego zrozumienia nawet odległych w czasie decyzji” – mówi Rafał Wojciechowski, Head of Telecoms & Media, Capgemini Invent.
Z drugiej jednak strony, funkcjonowanie dużych organizacji charakteryzuje potrzeba zwinności działania, a co za tym idzie – zapewnienia otwartości na zmiany. Jednocześnie, łatwy dostęp do informacji na temat sposobu faktycznego funkcjonowania organizacji, posiadanych zasobów, a także doświadczeń z wcześniejszych projektów i procesów jest fundamentem, na którym opiera się skuteczne zarządzanie zmianą. Pozwala bowiem na skuteczne dostosowywanie strategii do specyfiki organizacji i pozwala zminimalizować potencjalne ryzyka biznesowe.
Najlepszym rozwiązaniem staje się zaimplementowanie rozwiązań z dziedziny zarządzania wiedzą bezpośrednio w ramach procesów biznesowych organizacji. Wówczas bowiem możliwe będzie udostępnianie pracownikom potrzebnych informacji w sposób kontekstowy – dostosowany do charakteru procesu i wykonywanych zadań.
Przykładem narzędzia wspierającego podejmowanie decyzji w oparciu o wiedzę zgromadzoną w organizacji jest Nawigator Decyzji stworzony przez zespół Capgemini Invent, dodatkowo wspierany przez framework “one roadmap”. Pozwalają one jednoznacznie określić najważniejsze cele, a następnie zarządzać projektami zgodnie z wyznaczonymi kierunkami. Prowadzi to do podniesienia spójności decyzji i działań podejmowanych na wszystkich szczeblach organizacji, co z kolei przekłada się na poprawę efektywności i bardziej optymalne wykorzystanie dostępnych środków – także finansowych.
“Korzystanie z narzędzi wspierających zarządzenie wiedzą w organizacji pozwala połączyć dwa kluczowe dla myślenia strategicznego obszary, czyli planowanie i monitorowanie. Nawigatory, które projektujemy i wdrażamy wspólnie z naszymi klientami pozwalają zarządzać projektami, tzn. przy zgłoszeniu zastanawiamy się czy są zgodne z priorytetami strategicznymi, jeśli tak, zostają umieszczone na mapie drogowej. Następnie monitorujemy postępy działań, a na koniec przyglądamy się rezultatom. Dzięki temu, osoby zarządzające wyższego szczebla są w stanie stale kierować rozwojem pełnego portfolio działań firmy” – podkreśla Hanna Zalewska, Manager w Capgemini Invent.
Kluczowe korzyści zarządzania wiedzą
Według ekspertów Capgemini wdrożenie mechanizmów wspierających wyrównywanie poziomu wiedzy w organizacji przynosi trzy kluczowe korzyści:
- Umożliwia całej organizacji operowanie w ramach jednej, wcześniej wyznaczonej mapy drogowej,
- Ułatwia coroczne określanie priorytetów projektowych zgodnie z celami strategicznymi,
- Zwiększa ogólną wydajność i pozwala unikać rozproszenia zasobów.
