Jako konsumenci stajemy się coraz bardziej wymagający. Od dostawców towarów i usług oczekujemy szybkości, rzetelności i jak najlepszego poziomu obsługi. Podobnych relacji coraz częściej oczekujemy od pracodawców. Za sprawą nowych rozwiązań technologicznych możliwe jest zapewnienie pozytywnych doświadczeń także w ramach procesów kadrowo-płacowych, co ma ogromne znaczenie w kontekście budowania kultury organizacyjnej oraz troski o lojalność pracowników.
Dostępne są dziś narzędzia pozwalające na podejmowanie racjonalnych decyzji biznesowych na bazie aktualnych danych, zautomatyzowanie prostych czynności, a także wspierające modele organizacyjne stawiające człowieka – zarówno klienta, jak i pracownika – w centralnym punkcie każdego biznesu. Wyzwania gospodarcze i organizacyjne związane z pandemią COVID-19 dodatkowo wzmacniają obserwowane wcześniej trendy.
Pandemia COVID-19 spowodowała, że rozwiązania, które wcześniej wykorzystywano sporadycznie, w krótkim czasie nabrały krytycznego znaczenia dla ciągłości działania firm. W kontekście administracji kadrowo‑płacowej takim rozwiązaniem stały się – dostępne w modelu chmury obliczeniowej – systemy elektronicznej wymiany dokumentów oraz całościowo wspierające zarządzanie HR. Dobrym przykładem jest tu oprogramowanie TETA HR, które pełni rolę kompleksowego narzędzia wspierającego zarządzanie polityką personalną firmy, zarówno w obszarze twardego, jak i miękkiego HR.
Jak wynika z opracowanego przez ekspertów PwC raportu „Wyzwania dyrektorów IT w czasach ‘nowej normalności’. Badanie CIO Pulse Survey”, konieczność przeprowadzenia cyfrowej transformacji biznesu staje się niepodważalna dla wszystkich przedsiębiorców, nawet pomimo konieczności ograniczenia inwestycji. Na szczycie listy priorytetów deklarowanych przez uczestników badania PwC znalazły się inwestycje związane z: Customer Experience (CX), cyberbezpieczeństwem oraz technologiami umożliwiającymi tworzenie nowych modeli biznesowych.
W jaki sposób zadbać o zadowolenie nie tylko klienta, ale i pracownika?
Podejście zakładające zapewnienie jak najlepszych doświadczeń klientom stało się priorytetem wielu organizacji. Często chodzi o to, aby zagwarantować nabywcom wzorowy poziom obsługi, niezależnie od tego, w jakiej sprawie oraz w jaki sposób kontaktują się oni z dostawcą. Wysoki poziom Customer Experience wprost przekłada się na zwiększenie lojalności i sprzedaży, co jest nie do przecenienia w coraz bardziej konkurencyjnym i zglobalizowanym świecie.
Nie jest jednak tak, że troska o dobre wrażenia ze współpracy powinna ograniczać się jedynie do klientów. Żadna firma nie będzie bowiem w stanie efektywnie działać bez zgranego zespołu zaufanych pracowników. Zespół taki można zbudować tylko dzięki umiejętnemu zarządzaniu ludźmi, ich rozwojem i kompetencjami. Do tego niezbędne są jednak zarówno umiejętności organizacyjne, jak i nowoczesne narzędzia, dostosowane do dzisiejszych potrzeb pracowników.
Troska o zapewnienie ergonomicznych, wygodnych w obsłudze i skutecznych narzędzi pracy powinna przyświecać pracodawcom niezależnie od tego, czy mówimy o okresie rozwoju gospodarczego, gdzie często pracownicy mogą przebierać w ofertach, czy o budzącym obawy czasie niepewności i spowolnienia. Aspekt ten nabiera szczególnego znaczenia w kontekście związanej z pandemią COVID-19 zmiany funkcjonowania większości firm. W realiach powszechnej pracy zdalnej i niepewności gospodarczej niezbędne są: narzędzia wspierające poszczególne procesy biznesowe, rozwiązania pozwalające pracownikom na wykonywanie obowiązków spoza biura, a także systemy zapewniające efektywne funkcjonowanie obszaru HR. Rozwiązania z tej kategorii ułatwiają np. złożenie wniosku urlopowego, rozliczenie delegacji czy uzyskanie informacji lub wsparcia w zakresie rozwoju kompetencji. Jednocześnie od nich zależą doświadczenia pracowników w relacjach z pracodawcami, a więc też ich zadowolenie, efektywność i lojalność.
Nowoczesne rozwiązania na nowe czasy
Wizja zakładająca skupienie funkcjonalności oprogramowania biznesowego na potrzebach i wrażeniach użytkowników – zarówno klientów, jak i pracowników firm – od lat przyświeca strategii rozwoju rozwiązań Unit4 Polska. Globalna strategia tej firmy zakłada bowiem wprowadzenie narzędzi biznesowych, które czerpią z doświadczeń rozwiązań typowo konsumenckich m.in. w zakresie ergonomii i łatwości wykorzystania. „Największym wyzwaniem w środowiskach pracy jest dziś to, że rozwiązania biznesowe często bardzo odbiegają od technologii znanych ze świata konsumenckiego. Na co dzień używamy Instagrama, Facebooka, a potem przychodzimy do pracy, gdzie mamy siermiężny system ERP i inne narzędzia, z których korzystały jeszcze poprzednie pokolenia” – mówi Mike Ettling, dyrektor generalny Unit4.
Zapewnienie w świecie biznesowym rozwiązań równie łatwych w obsłudze, funkcjonalnych i zaawansowanych technologicznie, jak te wykorzystywane przez pracowników w celach prywatnych, może stać się źródłem przewagi konkurencyjnej. Przekłada się bowiem m.in. na efektywność oraz zaangażowanie zespołu. „Zapewnienie pracownikom właściwych doświadczeń – także podczas wykonywania swoich obowiązków oraz w kontaktach z pracodawcą – jest dziś ogromnie ważne, a technologia odgrywa kluczową rolę” – przekonuje Mike Ettling.
Poprawa doświadczeń pracowników i zwiększanie ich lojalności
Szczególnym obszarem, choć często pomijanym w kontekście projektów cyfrowej transformacji, gdzie istotne jest dziś zapewnienie właściwych doświadczeń pracownikom, są procesy HR. Mowa tu nie tylko o zagwarantowaniu sprawnej obsługi procesów administracyjnych związanych z rozliczeniami wynagrodzeń, urlopów czy delegacji, ale też zarządzaniu rozwojem kompetencji czy rekrutacji. Organizacje, które odpowiednio wcześniej sięgnęły po nowoczesne rozwiązania z zakresu zarządzania kapitałem ludzkim, znalazły się w zdecydowanie lepszej pozycji niż firmy opierające procesy HR na bardzo tradycyjnych rozwiązaniach.
„Jeszcze przed pandemią COVID-19 zwracaliśmy uwagę na potrzebę poprawy doświadczenia klientów zgodnie z filozofią naszej firmy – People Experience. W naszym odczuciu zmiany rynkowe wywołane koronawirusem przyspieszyły pewne procesy – inwestycje w rozwiązania chmurowe, digitalizację czy korzystanie z mobilnych aplikacji. Według wskazań Banku Światowego i Komisji Europejskiej, mogą mieć one kluczowe znaczenie w przetrwaniu kryzysu i nabyciu większej odporności na fluktuacje gospodarcze. Staramy się więc odpowiadać na potrzeby klientów, dostarczając najwyższej klasy rozwiązania, niezbędne w tym trudnym czasie” – podkreśla Piotr Chrobot, prezes zarządu firmy Unit4 Polska.
Digitalizacja procesów HR ułatwia funkcjonowanie w obecnych czasach
Pandemia COVID-19 spowodowała, że rozwiązania, które wcześniej wykorzystywano sporadycznie, w krótkim czasie nabrały krytycznego znaczenia dla ciągłości działania firm. W kontekście administracji kadrowo-płacowej takim rozwiązaniem stały się – dostępne w modelu chmury obliczeniowej – systemy elektronicznej wymiany dokumentów oraz całościowo wspierające zarządzanie HR. Dobrym przykładem jest tu oprogramowanie TETA HR, które pełni rolę kompleksowego narzędzia wspierającego zarządzanie polityką personalną firmy, zarówno w obszarze twardego, jak i miękkiego HR. Może przy tym funkcjonować i w modelu on-premise, i za pośrednictwem usługi chmurowej.
Z oprogramowania TETA HR korzysta ponad 500 największych firm i instytucji w Polsce. Można więc przypuszczać, że – przynajmniej w kontekście zapewnienia ciągłości operacji działu kadr i płac – w szczycie ograniczeń społecznych, firmy te miały ułatwione zadanie właśnie ze względu na funkcjonalność i architekturę wdrożonego oprogramowania HR. Tymczasem nie we wszystkich organizacjach w Polsce ciągłość – choćby procesów administracji kadrowo-płacowej – została jednak wówczas utrzymana. „Firmy, które jeszcze przed pandemią przygotowały się na digitalizację w obszarze HR, mogły realizować kadrowe procesy administracyjne bez przeszkód. W organizacjach, które były na wcześniejszym etapie digitalizacji, transformacja wymagała większego wysiłku i zastosowania procedur tymczasowych” – mówi Katarzyna Jaśniewicz, Product Manager TETA HR w Unit4 Polska. „Sytuacja pandemiczna i wynikające z niej nowe procedury dały orędownikom transformacji cyfrowej w firmach argumenty, takie jak zdrowie pracowników oraz możliwość płynnej realizacji zadań biznesowych niezależnie od rozwoju sytuacji. Firmy, które zastanawiały się, czy warto inwestować w digitalizację, dzisiaj mają dane liczbowe, pozwalające wyliczyć zwrot z inwestycji” – dodaje.
Nowoczesne technologie w procesach kadrowo-płacowych
W tego typu potrzeby wpisują się rozwiązania Unit4 Polska. Przykładowo, aplikacja mobilna TETA ME zapewnia dostęp do rozbudowanych funkcji kadrowo-płacowych za pośrednictwem przemyślanego i przyjaznego interfejsu wspierającego m.in. mechanizmy samoobsługi pracowniczej. Dzięki temu rozwiązanie TETA ME w znaczący sposób ułatwia zdalną realizację procesów kadrowo-płacowych, zarówno z perspektywy pracodawcy, jak i pracownika. W kontekście prowadzenia całości procesów HR w realiach pracy zdalnej bądź hybrydowej przydatna staje się również m.in. możliwość zintegrowania dostępnej w ramach oprogramowania TETA HR funkcjonalności elektronicznych teczek pracowniczych z mobilnym podpisem kwalifikowanym – jest to pierwsze w Polsce rozwiązanie dające możliwość kompleksowej digitalizacji procesów HR w zgodzie z polskimi przepisami.
„Warto uważnie przyjrzeć się standardowym procedurom, które dzisiaj wymagają wizyty pracownika w dziale HR i złożenia odręcznego podpisu. Polskie prawo umożliwia posługiwanie się kwalifikowanym e-podpisem w wielu obszarach, na równi z podpisem odręcznym. Pracownicy dysponujący podpisem kwalifikowanym mogą używać go do sygnowania umów z pracodawcą, aneksów do umów czy potwierdzania zapoznania się z istotnymi regulaminami” – zapewnia Katarzyna Jaśniewicz.
Obecnie wszyscy przynajmniej w pewnym stopniu przywykliśmy do nowej rzeczywistości. Z perspektywy pracodawców oznacza to konieczność zapewnienia sprawnego przebiegu wielu procesów kadrowych, rozliczeń i analiz w sposób w pełni zdalny. Nadal – choć dostosowane do nowej rzeczywistości – niezbędne jest m.in. zapewnienie sukcesji dla pracowników odchodzących na emeryturę, a także prowadzenie działań rekrutacyjnych i szkoleń. Coraz bardziej powszechne stały się też nowe potrzeby w zakresie oprogramowania usprawniającego obszary komunikacji oraz organizacji pracy zespołowej.
Artykuł ukazał się na łamach Magazynu ITwiz nr. 7-8/2020. Wydanie zamówisz na stronie: https://itwiz.pl/produkt/magazyn-itwiz-7-8-2020/
