1 października Sejm przyjął projekt zmian do ustawy VAT, a więc przepisy wdrażające Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz faktury ustrukturyzowane. Od 1 stycznia 2022 roku polscy przedsiębiorcy będą więc mogli wystawiać ustrukturyzowane e-faktury przez specjalny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów. Zachętą do korzystania z niego ma być przede wszystkim szybszy zwrot VAT – w terminie 40, zamiast 60 dni. Z kolei od 1 stycznia 2023 roku korzystanie z e-faktury stanie się już obligatoryjne. Dodajmy, że podobne, centralne repozytoria faktur wprowadziły już w Unii Europejskiej: Portugalia, Hiszpania i Włochy. Polska ma być kolejnym, czwartym krajem UE wdrażającym e-faktury.
KSeF będzie zatem systemem teleinformatycznym służącym do otrzymywania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur wystawionych przez przedsiębiorców, z których każdy posiadać będzie na platformie swoje konto. I tak, po wprowadzeniu do systemu danych faktury – w formie ustrukturyzowanego pliku – dokumentowi nadawany będzie unikalny numer identyfikujący, a system zweryfikuje zgodność zawartych danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ma być uznawana za wystawioną i doręczoną, w dniu przydzielenia przez system wspomnianego numeru identyfikacyjnego. Co ważne, aby przedsiębiorca mógł wystawiać e-faktury w systemie KSeF, musi on uzyskać zgodę odbiorcy, co według ekspertów Ministerstwa Finansów powinno odbywać się na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych, np. przesyłanych e-mailem.
W pierwszej fazie wdrażania e-faktur, dokumenty te – ustrukturyzowane, wystawione i udostępnione za pomocą KSeF – będą więc działały jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i występujących już w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Natomiast od początku 2023 roku wystawianie ich oraz korzystanie z KSeF stanie się już obowiązkowe. W ten sposób nowy system ma usprawnić kontrole – skarbówka będzie mogła analizować faktury tuż po ich wystawieniu przez podatnika – oraz uszczelnić system podatkowy.
“Wdrożenie e-faktur przyniesie dwa bardzo pozytywne skutki dla polskiej gospodarki. Po pierwsze znacznie ułatwi rozliczanie obrotu pomiędzy przedsiębiorcami. Po drugie, przyspieszy wykrywanie prób wyłudzenia podatku, a przez to zwiększy bezpieczeństwo uczciwych firm i posłuży dalszemu zmniejszeniu luki VAT” – powiedział Jan Sarnowski, wiceminister Ministerstwa Finansów.
Szybszy zwrot VAT tak, ale po spełnieniu kilku warunków
Wśród korzyści wynikających z wprowadzenia tego rozwiązania, przedstawiciele ministerstwa wymieniają na pierwszym miejscu wspomniany już szybszy zwrot podatku VAT – jego termin skróci się o 20 dni (z 60, do 40 dni). Wymagane będzie jednak spełnienie łącznie kilku warunków. Przedsiębiorcy nie tylko będą musieli wystawiać w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane zgodne z wzorem, ale także być zarejestrowanym jako podatnik VAT, czynny dłużej niż rok. Ponadto, kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu, nie może przekraczać 3 tys. zł. Co zabezpieczyć ma przed nadużyciami.
Kolejną korzyścią z rozwiązania ma być także szybszy obrót dokumentów – dzięki działaniu za pośrednictwem bazy ministerstwa, będziemy mieli pewność, że faktura trafiła do kontrahenta, a wydawane według jednego wzorca dokumenty będą łatwe w użyciu. Podatnik nie będzie też musiał przechowywać faktur wystawionych w KSeF, ponieważ będą one przechowywane przez administrację przez okres 10 lat. Nie będzie także konieczności udostępniania ich podczas kontroli, przesyłania na żądanie organów struktury JPK_FA czy wydawania duplikatów.
Specjaliści Ministerstwa Finansów zapewniają również, że informacje o fakturach pozostawionych w KSeF będą bezpieczne. Zarówno same dane (multiplikowane i zapisywane w kopiach zapasowych), jak i komunikacja, mają być bowiem szyfrowane. W celu uwierzytelnienia zakłada się bezpieczeństwo systemu certyfikatów kwalifikowanych, profilu zaufanego oraz dodatkowych mechanizmach kryptografii opartej o klucze symetryczne i asymetryczne.
Robocza wersja struktury logicznej e-faktury
Aby umożliwić dostosowanie systemów informatycznych do wprowadzanych innowacji, Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą wersję struktury logicznej e-faktury (FA_VAT). Jak zapewniają urzędnicy, opracowano ją z uwzględnieniem uwag zgłoszonych podczas konsultacji podatkowych z przedsiębiorcami. Ponadto udostępniono zestaw przykładowych plików e-faktury obrazujących sposób wypełnienia struktury w określonych przypadkach – walidacja przykładowych plików możliwa jest po wskazaniu wzorcowej struktury logicznej e-faktury z lokalnego zasobu.
Wspomniane pliki oraz roboczą wersję struktury logicznej e-faktury można pobrać na stronie MF.
