Wydarzenia ubiegłego roku sprawiły, że praca zdalna stała się „nową normalnością”. Według badania IT Priorities 2021, nawet 50% organizacji zainwestowało w umożliwienie pracy w tym modelu jeszcze większej liczbie pracowników, poprzez zwiększanie automatyzacji procesów w swoich firmach. Miniony rok przyniósł także wiele wyzwań dotyczących przepływu pracy, dostępu do informacji czy bezpieczeństwa. Z pomocą w ich rozwiązaniu przychodzą systemy oparte na sztucznej inteligencji – w tym systemy ECM. Czym są i dlaczego tak niewiele się o nich mówi, pomimo iż są tak ważne?
ECM określany jest przez firmę Gartner jako platforma usług treści (CSP). Z kolei CSP definiowana jest jako zintegrowana platforma, która zapewnia usługi skoncentrowane na treści, repozytoria, interfejsy API, rozwiązania i narzędzia do przetwarzania biznesowego w celu wspierania cyfrowego biznesu oraz transformacji. ECM to oprogramowanie, które w dużym uproszczeniu zarządza wszystkimi treściami firmy, coraz częściej wykorzystując w tym celu, mechanizmy sztucznej inteligencji oraz uczenia maszynowego. W dużym skrócie działanie ECM zapewnia odpowiedzi na trzy kluczowe pytania: „gdzie?”, „przez kogo?”, oraz „na jakim etapie?” przetwarzana jest treść w organizacji.
Dojrzałe platformy ECM umożliwiają użytkownikowi końcowemu automatyzację zadań wykonywanych w kontekście dokumentów oraz innych treści cyfrowych, takich jak email, czy nagranie audio. Ich szybka klasyfikacja, ekstrakcja oraz analiza zawartych treści, audytowalna współpraca z innymi użytkownikami, archiwizacja wieczysta oraz sprawne przeszukiwanie – to tylko wybrane grupy funkcjonalne jakie oferują systemy ECM. Dodajmy, od razu że to jedynie wierzchołek góry lodowej, jeśli chodzi o spektrum możliwości tych systemów. Nowoczesne rozwiązania tej klasy wykorzystują wiele elementów związanych z AI oraz uczenia maszynowego, aby jeszcze sprawniej i wydajniej działać. I tak, zastosowanie tych systemów w ECM obejmuje przetwarzanie dużych wolumenów dokumentów w celu klasyfikacji oraz analizy treści, a także ich inteligentnej dystrybucji w ramach procesów zachodzących w organizacji, wskazują eksperci SER Group.
„System ECM jest w stanie znacząco poprawić produktywność pracy grupowej – poprzez automatyzację procesów związanych z przetwarzaniem treści dokumentów” – mówi Marcin Somla, Dyrektor SER Group w Polsce – producenta rozwiązania ECM, DOXIS4. „Nasz produkt, DOXIS4, idzie jednak o krok dalej, dostarczając możliwość analizy znaczeniowej treści przetwarzanych dokumentów, która ma decydujące znaczenie dla właściwej kategoryzacji i klasyfikacji dokumentów, wpływających na priorytet ich przetwarzania. Dzięki wykorzystywaniu AI oraz ML możemy mówić o wspieraniu przez DOXIS4 hiper automatyzacji działania.”
Jak się okazuje, ECM to nie tylko wiele możliwości i szans dla przedsiębiorstw – według AI Multiple wdrożenie takiego systemu może poprawić realizację projektów średnio o 23% – ale także potężny i prężnie rozwijający się rynek. Badania wskazują, że jego globalna wielkość osiągnie 84 740 mln USD do 2026 roku, z 40 440 mln USD w 2020 roku.
Brak systemu ECM – czy twoją firmę na to stać?
Konkurencyjność na rynku buduje się nie tylko na podstawie wyników finansowych przedsiębiorstwa, czy liczby klientów. Ważna jest również możliwość dostosowania do zmieniających się warunków –dotyczących oczekiwań klientów lub otoczenia rynkowego. Taka elastyczność to często „być, albo nie być” dla wielu firm. Jednak, jak podkreślają specjaliści, jest ona możliwa wtedy, gdy proces decyzyjny w firmie jest jak najkrótszy, a jednocześnie organizacja potrafi efektywnie działać i zapewnić sprawny przepływ zadań oraz informacji między pracownikami. Badania nie pozostawiają wątpliwości: czas stracony na wyszukiwanie informacji kosztuje firmy od 60 do 85 miliardów dolarów kosztów bezpośrednich, a jeszcze więcej kosztów alternatywnych. Dodatkowo ogólny średni czas spędzony na wyszukiwaniu informacji wynosi 45 minut, co stanowi około 8% dnia roboczego, wynika z badania AI Multiple.
„Nie zapominajmy, że sprawne zarządzanie procesami w firmie to nie tylko oszczędność cennego czasu, ale to przede wszystkim… oszczędność pieniędzy. Zainwestowanie w systemy ECM, takie jak Doxis4, po prostu się opłaca” – komentuje Marcin Somla.
Przeprowadzone przez AI Multiple badania są najlepszym potwierdzeniem tej tezy – wskaźniki zwrotu z inwestycji w ECM wahają się od 38% do ponad 600% – w zależności, czy rozpoczynamy automatyzację zupełnie od zera, czy też aktualizujemy już wcześniej istniejący system.
ECM – biznes bez papieru
W ostatnich latach, pracownik spędzał średnio 30-40% swojego czasu na szukaniu informacji zamkniętych w wiadomościach e-mail czy archiwach. Podczas pandemii COVID-19 ze względu na bezpieczeństwo, więcej firm zaczęło adaptować się do wymogu automatyzacji procesów zarządzania dokumentami. Jednak przejście na zdalną infrastrukturę wcale nie było takie proste. Zdalne i bezpieczne udostępnienie odpowiednich treści pracownikom oraz partnerom w ramach zdalnej współpracy podczas ich przetwarzania, wymaga niejednokrotnie digitalizacji ton dokumentów papierowych ze stacjonarnych archiwów i późniejszej sprawnej, szybkiej klasyfikacji ich cyfrowych odpowiedników.
„Kluczowe jest również zapewnienie ich zdalnej dostępności pracownikom czy partnerom biznesowym, zgodnie z zasadami compliance w ramach zautomatyzowanych procesów współpracy. Tym właśnie się zajmujemy, wdrażając u naszych klientów DOXIS4” – wyjaśnia Marcin Somla.
Znaczenie rynku ECM dla współczesnego biznesu
Ogromna ilość danych stwarza wyzwania dla firm w kontekście zebrania czy analizy wymaganych informacji. To z kolei często osłabia produktywność pracowników czy postęp projektu. Potrzeba szybkiego i automatycznego kategoryzowania i strukturyzowania treści w sposób prosty i zrozumiały, a także łatwy do zbadania – to właśnie będzie napędzać wielkość rynku ECM w najbliższych latach, uważają eksperci.
Pojawia się jednak pytanie, gdzie miejsce dla pracownika w tym całym procesie? „Zdecydowanie na pierwszym miejscu. Systemy klasy ECM są jedynie narzędziami, których nadrzędnym celem jest poprawić produktywność oraz komunikację. Wspomniana analiza treści dokumentów nawet jeśli jest wstanie zapewnić hiperautomatyczną współpracę członków zespołu, nie zastąpi doświadczenia oraz wiedzy pracowników podejmujących zadania. Osobiście widzę w automatyzacji ogromny potencjał uwalniający dodatkowe rezerwy produktywności i możliwości skupienia uwagi na najistotniejszych czynnikach dla prowadzonego biznesu, czyli na ludziach” – podsumowuje Marcin Somla.
