Jak ciągła praca zdalna wpływa na nas i czy powoduje rosnące przeciążenie cyfrowe?

Rok 2020 zmienił sposób w jaki pracujemy, wpływając na każdą osobę i organizację na całym świecie. Teraz znajdujemy się na skraju zakłócenia równie wielkiego – powszechnego przejścia na model hybrydowy, w którym część pracowników wraca do biur, a część kontynuuje pracę w domu. Po ostatnim roku dwie rzeczy wiemy na pewno: elastyczna praca pozostanie z nami na stałe, a krajobraz talentów uległ zasadniczej zmianie. Czy jednak remote work oferuje wyłącznie korzyści zarówno dla pracowników, jak i menedżerów oraz pracodawców?

„Praca zdalna stworzyła dla niektórych nowe możliwości zatrudnienia, dała więcej czasu rodzinie i umożliwiła wybór, czy i kiedy dojeżdżać do pracy. Ale przed nami stoją nowe wyzwania. Zespoły stały się bardziej wyizolowane, a przeciążenie cyfrowe jest realnym i niemożliwym do utrzymania zagrożeniem. Dziś mamy szansę wykorzystać to, czego nauczyliśmy się w ciągu ostatnich 12 miesięcy, aby stworzyć miejsce pracy, w którym każdy może się rozwijać” – piszą autorzy, przygotowanego przez Microsoft, dorocznego raportu „2021 Work Trend Index: The Next Great Disruption Is Hybrid Work – Are We Ready?”. „Ponad 40% pracowników rozważa zmianę pracodawcy w tym roku, dlatego przemyślane podejście do pracy hybrydowej jest kluczowe dla liderów, którzy chcą przyciągnąć i zatrzymać różnorodne talenty” – dodają.

Raport „2021 Work Trend Index” przedstawia wnioski z badania przeprowadzonego wśród 31 092 pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin lub samozatrudnionych na 31 rynkach (w okresie od 12 stycznia 2021 r. do 25 stycznia 2021 r.) oraz analizy bilionów danych dotyczących produktywności i pracy zarejestrowanych na platformie Microsoft 365 i w serwisie LinkedIn. Zawiera on również perspektywy ekspertów, którzy od dziesięcioleci analizują najlepsze praktyki w zakresie pracy grupowej, analizują kapitał społeczny w poszczególnych organizacjach, a także zasady projektowania przestrzeni w miejscu pracy. Badanie zostało przeprowadzone przez firmę badawczą Edelman Data x Intelligence.

Oto 7 trendów, które będą kształtować przyszłość pracy wg autorów raportu „2021 Work Trend Index”.

1. Elastyczna, hybrydowa praca pozostanie z nami na stałe

Z tym chyba nikt już nie dyskutuje. Ekstremalna elastyczność i praca hybrydowa będą definiować miejsce pracy po pandemii. Pracownicy chcą bowiem korzystać z tego, co najlepsze. Ponad 70% z nich oczekuje zaś, że elastyczne formy pracy zdalnej będą nadal istniały. Jednocześnie ponad z nich 65% pragnie spędzać więcej czasu osobiście ze swoimi zespołami. Aby się do tego przygotować, 66% decydentów biznesowych rozważa przeprojektowanie przestrzeni biurowej, aby lepiej dostosować ją do hybrydowych środowisk pracy.

„W ciągu ostatniego roku żaden obszar nie przeszedł tak gwałtownej transformacji jak sposób, w jaki pracujemy. Oczekiwania pracowników ulegają zmianie i będziemy musieli zdefiniować produktywność znacznie szerzej – włączając w to współpracę, uczenie się i dobre samopoczucie, aby zapewnić rozwój kariery każdemu pracownikowi, w tym pracownikom pierwszej linii i tzw. pracownikom wiedzy – knowledge workers – oraz absolwentom szkół wyższych wchodzącym dopiero na rynek i tym, którzy już dziś są aktywni zawodowo. Wszystko to musi odbywać się z zachowaniem elastyczności w zakresie czasu, miejsca i sposobu pracy” – komentuje Satya Nadella, CEO w Microsoft

Ważne jest jednak, aby liderzy nie byli zbyt wąsko skoncentrowani na tym, gdzie należy inwestować, aby zaspokoić potrzeby pracowników zdalnych. Nawet po roku pracy w domu, aż 42% pracowników twierdzi, że brakuje im w domu niezbędnych materiałów biurowych, a 10% nie ma odpowiedniego połączenia z Internetem, aby wykonywać pracę. Natomiast ponad 46% twierdzi, że ich pracodawca nie pomaga im w pokryciu kosztów pracy zdalnej.

Zeszłoroczne przejście na pracę zdalną zwiększyło poczucie integracji wśród pracowników, ponieważ wszyscy znajdowali się w tym samym wirtualnym pokoju. Przejście na pracę hybrydową przełamie ten schemat. Nowym i ważnym celem stanie się zapewnienie pracownikom elastyczność pracy w wybranym przez nich miejscu i czasie, a także narzędzi, których potrzebują, aby w równym stopniu przyczynić się do rozwoju firmy z dowolnego miejsca, w którym się znajdują.

2. Liderzy stracili kontakt z pracownikami i oni to czują

Wielu liderów biznesowych radzi sobie lepiej niż ich pracownicy. Aż 61% z nich twierdzi, że obecnie “dobrze prosperuje” (to o 23% więcej niż wśród osób bez uprawnień decyzyjnych). Zgłaszają oni również, że budują silniejsze relacje ze współpracownikami (+11%) i kierownictwem (+19%), uzyskują wyższe dochody (+17%) i wykorzystują wszystkie lub więcej przydzielonych im dni urlopu (+12%).

„Improwizowane spotkania w biurze przed pandemią pomagały liderom być bliżej pracowników i ich potrzeb. W przypadku pracy zdalnej jest mniej okazji, aby zapytać pracowników – ‘Hej, jak się masz?’, a następnie wychwycić ważne sygnały, gdy odpowiadają. Dane są jednak jasne: nasi pracownicy zmagają się z problemami. I musimy znaleźć nowe sposoby, aby im pomóc” – komentuje Jared Spataro, CVP w Microsoft 365. Co ważne, jak wynika z raport „2021 Work Trend Index”, pracownicy czują brak kontaktu z liderami. Aż 37% z nich uważa, że ich firmy wymagają od nich zbyt wiele w czasach pandemii.

Ankietowani liderzy biznesowi stanowili w większości przedstawicieli pokolenia Millennials lub Generacji X, byli mężczyznami i znajdowali się na dalszych etapach kariery zawodowej. Z kolei osoby, które w ciągu ostatniego roku najbardziej zmagały się z problemami były w większości przedstawicielami pokolenia Generacji Z, kobietami, pracownikami pierwszej linii, osobami rozpoczynającymi dopiero karierę zawodową.

3. Wysoka produktywność maskuje jedynie wyczerpanie pracowników

W ciągu ostatniego roku produktywność pracowników pozostała – mimo powszechnej pracy zdalnej – na tym samym lub wyższym poziomie w ciągu ostatniego roku. Wiąże się to jednak z ogromnymi kosztami ludzkimi.

• 20% respondentów badania twierdzi, że jego pracodawca nie dba o jego równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
• 54% z nich czuje się przepracowanych.
• 39% czuje się wyczerpanych.

Dane na temat produktywności zbierane z platformy Microsoft 365 pozwalają precyzyjnie określić cyfrowe zmęczenie, jakie odczuwają pracownicy. Intensywność z jaką korzystają z narzędzi cyfrowych w ciągu dnia znacznie wzrosła od lutego 2020 roku, a średnia liczba spotkań i czatów stale rośnie. W okresie lutym 2020 r. – lutym 2021 r:

• Czas spędzony na spotkaniach Microsoft Teams wzrósł ponad dwukrotnie (2,5x) w skali globalnej i – pomijając spowodowany przerwą świąteczną spadek w grudniu 2020 r. – nadal rośnie.
• Przeciętne spotkanie jest o 10 minut dłuższe i jego czas trwania wzrósł z 35 do 45 minut.
• Przeciętny użytkownik Teams wysyła 45% więcej czatów tygodniowo i 42% więcej czatów po godzinach, a te wskaźniki nadal rosną.
• Liczba wiadomości e-mail dostarczonych do klientów komercyjnych i edukacyjnych w lutym 2021 roku wzrosła rok do roku o 40,6 mld.
• Na platformie Microsoft 365 odnotowano 66 proc. wzrost liczby osób pracujących nad dokumentami.

Co najbardziej niepokojące, ten natłok komunikacji jest nieustrukturyzowany i w większości niezaplanowany. Aż 62% rozmów i spotkań jest niezaplanowanych lub odbywa się ad hoc. Pracownicy odczuwają presję, aby nadążyć za tym zalewem komunikatów i – pomimo przeciążenia spotkaniami i czatami – aż 50% z nich odpowiada na czaty Teams w ciągu 5 minut lub krócej. Czas ten nie zmienił się w porównaniu z rokiem 2020.

Dowodzi to, że intensywność naszego dnia pracy oraz to, czego oczekuje się od pracowników w tym czasie, znacznie wzrosły. Przeciążenie cyfrowe jest realne, a jednocześnie czas spędzony na spotkaniach i czatach wysyłanych tygodniowo na osobę wciąż rośnie.

4. Pracownicy pokolenia Generacja Z są najbardziej zagrożeni

Ta często niedostrzegana grupa demograficzna – osób w wieku od 18 do 25 lat – wydaje się obecnie cierpieć najbardziej. Aż 60% ankietowanych przedstawicieli tego pokolenia twierdzi, że obecnie zaledwie „przeżywa” z miesiąca na miesiąc lub stale walczy z trudnościami.

„Nawiązywanie kontaktów z ludźmi na początku ich kariery stało się o wiele trudniejsze od czasu przejścia całkowicie na pracę zdalną, zwłaszcza gdy – w czasie pandemii – często trafiali do zupełnie innego zespołu. Bez rozmów na korytarzu, przypadkowych spotkań i drobnych pogawędek przy kawie, trudno jest czuć się związanym nawet z moim najbliższym zespołem, a tym bardziej budować znaczące połączenia w całej firmie” – Hannah McConnaughey, Product Marketing Manager w Microsoft.

Pokolenie Generacji Z to najczęściej single na wczesnym etapie kariery zawodowej. Sprawia to, że częściej odczuwają skutki izolacji, zmaga się z brakiem motywacji w pracy lub nie mają środków finansowych na stworzenie odpowiedniego miejsca pracy w domu. Respondenci badania stwierdzili, że w porównaniu ze starszymi pokoleniami częściej mają problemy z pogodzeniem pracy z życiem prywatnym (+8%) i czują się wyczerpani po typowym dniu pracy (+8%).

Generacja Z zgłaszała też trudności w odczuwaniu zaangażowania i podekscytowania pracą, zabieraniu głosu podczas spotkań i przedstawianiu nowych pomysłów. Tymczasem to właśnie przedstawiciele młodego pokolenia oferują świeże perspektywy i kwestionują status quo. Ich wkład jest kluczowy, a jako pierwsze pokolenie, które na tak szeroką skalę rozpoczyna pracę w całkowicie zdalnym środowisku, ich doświadczenia będą wyznaczać oczekiwania i nastawienie do pracy w przyszłości. Zapewnienie pokoleniu Generacji Z poczucia celu i dobrego samopoczucia jest pilną koniecznością w okresie przechodzenia na pracę hybrydową.

5. Kurczące się sieci kontaktów i ograniczenie spotkań face-to-face zagrażają innowacjom

Wywołana pandemią izolacja – którą ludzie odczuwają w życiu osobistym – ma miejsce również w pracy. Zanonimizowane trendy wychwycone ze 122 mld wiadomości e-mail z Outlooka i 2,3 mld spotkań w Microsoft Teams ujawniają wyraźny trend – przejście na pracę zdalną skurczyło nasze sieci.

Na początku pandemii interakcje z naszymi bliskimi sieciami w pracy wzrosły, podczas gdy interakcje z odległymi sieciami – spoza naszych zespołów – zmalały. Sugeruje to, że w momencie przejścia w stan zamknięcia, trzymaliśmy się naszych bezpośrednich zespołów w celu uzyskania wsparcia i pozwoliliśmy, aby nasza szersza sieć została zepchnięta na margines.

W czasie pandemii firmy stały się bardziej silosowe niż były przed pandemią. I chociaż interakcje z naszymi bliskimi sieciami nadal są częstsze niż przed pandemią, trend pokazuje, że nawet te bliskie interakcje w zespołach zaczęły się z czasem zmniejszać. Zespoły stały się bardziej podzielone w cyfrowym świecie. „Tymczasem, kiedy tracisz połączenia ze swoją ‘siecią’, przestajesz wprowadzać innowacje. Nowym pomysłom trudniej jest się przebić, a myślenie grupowe staje się poważnym wyzwaniem” – komentuje dr Nancy Baym, Senior Principal Researcher w Microsoft

Na szczęście – zgodnie z analizą autorów raportu „2021 Work Trend Index” – praca hybrydowa może pomóc ożywić nasze sieci w pracy. Przykładowo, w Nowej Zelandii możemy zauważyć, że izolacja zespołu – mierzona brakiem komunikacji z odległą siecią – wzrasta, gdy wydawane są nakazy pozostania w domu (lockdown). Kiedy lockdown zostaje złagodzony, obserwujemy wzmożoną komunikację z odległą siecią kontaktów. Ten trend zaobserwowano również w innych krajach, w tym w Korei Południowej.

W miarę jak firmy będą balansować pomiędzy zespołami osobistymi i zdalnymi, ważne będzie, aby pamiętać, że praca zdalna prowadzi do powstawania silniejszych zespołów. Liderzy muszą więc szukać sposobów na wspieranie kapitału społecznego, współpracy pomiędzy zespołami i spontanicznego dzielenia się pomysłami, które od dziesięcioleci napędzają innowacje w miejscu pracy.

6. Autentyczność zwiększy produktywność i poprawi samopoczucie

W miarę jak ludzie radzili sobie z bezprecedensowym stresem związanym z pandemią i izolacją, godzili opiekę nad dziećmi z obowiązkami domowymi, pracowali w salonie, uciszali szczekające psy i odpychali ciekawskie koty, coś się zmieniło: praca stała się bardziej ludzka.

Aż 20% osób poznało na wirtualnych spotkaniach zwierzęta domowe lub rodziny swoich kolegów, a ponieważ trzymaliśmy się razem – aby przetrwać ten rok – jedna na sześć osób (17%) popłakała się w tym roku w czasie rozmowy z koleżanką lub kolegą z pracy. Liczba ta była jeszcze wyższa w przypadku osób z branż, które najbardziej ucierpiały w tym czasie, takich jak edukacja (20%), podróże i turystyka (21%) oraz opieka zdrowotna (23%).

„Przed pandemią zachęcaliśmy ludzi, aby ‘wnosili do pracy całych siebie’, ale trudno było im to naprawdę umożliwić. Wspólna wrażliwość spędzenia tego czasu dała nam ogromną szansę na wniesienie prawdziwej autentyczności do kultury firmy i przekształcenie pracy na lepsze” – mówi Jared Spataro, CVP w Microsoft 365

Interakcje ze współpracownikami mogą pomóc wspierać miejsce pracy, w którym ludzie czują się bardziej komfortowo, aby być sobą. W porównaniu z sytuacją sprzed roku, 39% osób twierdzi, że w pracy jest bardziej skłonnych do bycia w pełni sobą, a 31% jest mniej skłonnych do odczuwania zażenowania lub wstydu, gdy ich życie domowe „pojawia się” w pracy. A osoby, które w większym stopniu niż wcześniej kontaktowały się ze swoimi współpracownikami, nie tylko doświadczyły silniejszych relacji w pracy, ale także odnotowały wyższą wydajność i lepsze ogólne samopoczucie.

Liderzy i współpracownicy powinni mieć świadomość, że ich interakcje w miejscu pracy sprzyjają autentyczności wśród wszystkich grup, szczególnie w środowiskach pracy hybrydowej.

7. W hybrydowym świecie pracy talenty są wszędzie

Jedną z najjaśniejszych stron przejścia na pracę zdalną jest to, że poszerza ona rynek talentów. Liczba ogłoszeń o pracę zdalną na LinkedIn wzrosła ponad 5-krotnie w czasie pandemii! Ludzie to zauważają. Aż 46% ankietowanych przez Microsoft pracowników zdalnych planuje w tym roku przeprowadzkę do nowej lokalizacji, ponieważ mogą teraz pracować zdalnie. Ludzie nie muszą już opuszczać swojego biurka, domu czy społeczności, aby rozwijać karierę. Będzie to miało głęboki wpływ na krajobraz talentów.

„Ta zmiana prawdopodobnie się utrzyma, a to jest dobre dla demokratyzacji dostępu do możliwości rozwoju i osiągania sukcesów zawodowych. Firmy w dużych miastach mogą zatrudniać talenty z grup niedoreprezentowanych, które mogą nie mieć środków lub chęci, aby przenieść się do dużego miasta. W mniejszych miastach, firmy będą miały teraz dostęp do talentów, które mogą mieć inny zestaw umiejętności niż wcześniej” – przekonuje Karin Kimbrough, główny ekonomista w LinkedIn.

Analiza wykresu ekonomicznego LinkedIn pokazuje kobiety, przedstawiciele Generacji Z i osoby bez dyplomu ukończenia studiów to grupy, które najczęściej ubiegają się o miejsca pracy zdalnej niż stacjonarnej. Ponadto, w Stanach Zjednoczonych badanie Microsoft wykazało, że pracownicy czarnoskórzy i latynoscy – częściej niż pracownicy biali i mężczyźni – deklarują, że wolą pracę zdalną.

Pracownicy zmieniają priorytety i przewartościowują całe swoje życie

Przy tak wielu zmianach, które wstrząsnęły ludźmi w ciągu ostatniego roku, pracownicy przewartościowują priorytety, bazy domowe i całe swoje życie. Tak więc, niezależnie od tego, czy jest to spowodowane mniejszą liczbą okazji do nawiązania kontaktów lub rozwoju kariery, nowym powołaniem, stłumionym popytem, czy też licznymi problemami związanymi z pandemią, więcej osób rozważa swój następny ruch. Sposób, w jaki firmy podchodzą do kolejnego etapu pracy – wykorzystując pozytywy i wyciągając wnioski z wyzwań ostatniego roku – będzie miał wpływ na to, kto zostanie, kto odejdzie i kto ostatecznie będzie chciał dołączyć do naszej firmy. W miarę otwierania się świata, coraz więcej pracowników – 41% – rozważa zmianę pracodawcy w ciągu roku, a 46% planuje dokonać poważnego zwrotu lub zmiany ścieżki kariery.

Z kolei według danych z 2020 roku zebranych przez Glint – platformę przejętą przez LinkedIn – 71% pracowników twierdzi, że planuje pozostać u obecnego pracodawcy w ciągu 2 lat, co jest liczbą niemal identyczną jak w poprzednim roku (69%). „Jednocześnie mamy podwojenie deklaracji o chęci zmiany pracy. Ludzie będą próbowali skompresować w jeden rok to, co normalnie mogliby zrobić w dwa ” – mówi George Anders Senior Editor-at-Large w LinkedIn.

5 strategii pomagających dostosować się do pracy hybrydowej

Opisane trendy te pokazują, że nie jesteśmy już związani tradycyjnymi pojęciami przestrzeni i czasu, aby pracować razem. Zamiast tego możemy odłożyć na bok nasze długoletnie założenia i zmienić nasz model mentalny, aby przyjąć ekstremalną elastyczność. Dzięki – opisanym przez Microsoft – 5 strategiom liderzy biznesowi mogą tak przeformułować model operacyjny, aby z powodzeniem przejść na pracę hybrydową.

1. Stwórz plan, który umożliwi pracownikom osiągnięcie skrajnej elastyczności

Każda organizacja będzie potrzebowała planu, który obejmie politykę, przestrzeń fizyczną i technologię. Rozpoczyna się on od odpowiedzi na krytyczne pytania: Jak radzą sobie ludzie i czego potrzebują? Kto będzie mógł pracować zdalnie, a kto być może będzie musiał przyjechać do biura? Jak często będzie musiał to robić? Odpowiedzi na te pytania pozwolą na sformułowania planu, który umożliwi pracownikom maksymalną elastyczność, a następnie zapewnienie im niezbędne – w trakcie eksperymentowania i uczenia się – wskazówki.

2. Inwestuj w przestrzeń i technologię, aby połączyć świat fizyczny z cyfrowym

Przestrzeń biurowa nie kończy się na biurze. Liderzy muszą zastanowić się, jak wyposażyć pracowników w narzędzia, których potrzebują niezależnie od tego, czy pracują w domu, na hali produkcyjnej, w biurze, czy w podróży. Fizyczna przestrzeń biurowa musi być na tyle atrakcyjna, aby zachęcić pracowników do dojeżdżania do pracy, a także obejmować połączenie obszarów współpracy i koncentracji. Sale konferencyjne i kultura zespołu będą musiały ewoluować, aby zapewnić, że wszystkie głosy będą słyszalne.

3. Walka z cyfrowym wyczerpaniem od góry

W miarę jak dążymy do stworzenia lepszej przyszłości w pracy, walka z cyfrowym przemęczeniem musi być dla liderów priorytetem. Nie będzie to łatwe, ale warto zastanowić się, jak zmniejszyć obciążenie pracowników pracą, wprowadzić równowagę pomiędzy współpracą synchroniczną i asynchroniczną oraz stworzyć kulturę, w której przerwy w pracy są promowane i szanowane.

4. Nadanie priorytetu odbudowie kapitału społecznego i kultury

Poszerzanie sieci kontaktów i budowanie kapitału społecznego wymaga wysiłku w każdym środowisku pracy, ale w świecie cyfrowym jest to jeszcze trudniejsze. Zespoły muszą zmienić podejście do budowania sieci kontaktów z pasywnego na proaktywne, zachęcać i nagradzać menedżerów za priorytetowe traktowanie budowania kapitału społecznego w pracy oraz dążyć do stworzenia kultury, w której wsparcie społeczne kwitnie.

5. Przemyśl na nowo doświadczenia pracowników, aby konkurować o najlepsze i najbardziej zróżnicowane talenty

Krajobraz talentów uległ zmianie. Zmieniły się też oczekiwania pracowników. Najlepsi liderzy będą wczuwać się w unikalne potrzeby każdej grupy w swojej organizacji i postrzegać pracę zdalną jako dźwignię do przyciągania najlepszych i najbardziej zróżnicowanych talentów.

Więcej na stronie Microsoft 2021 Work Trend Index.