W ciągu dwóch lat Ministerstwo Sprawiedliwości powołało Radę Portfela Projektów oraz stworzyło zasady zarządzania projektami. Wygląda, że organizacja „przyzwyczaiła się” już do takiego podejścia. W tekście tym przedstawiamy krok, po kroku fazy planowania i wdrożenia systemu zarządzania portfelem projektów. Za projekt ten Ministerstwo Sprawiedliwości otrzymała wyróżnienie w konkursie PMO Award w roku 2016.
Ministerstwo Sprawiedliwości – chcąc skutecznie wykorzystywać środki przeznaczone na wsparcie wymiaru sprawiedliwości – dokonało w czerwcu 2013 r. przeglądu doświadczeń wynikających z oceny wdrażania reform wymiaru sprawiedliwości.
Istotne bariery prowadzenia projektów
Przeprowadzone analizy wykazały, że dotychczasowa praktyka w zarządzaniu projektami skutkowała brakiem spójności pomiędzy poszczególnymi inicjatywami, a wybór priorytetów, brak definicji i niezrozumienie siatki pojęciowej stanowiły realną barierę w nawiązaniu ściślejszej współpracy pomiędzy poszczególnymi instytucjami wymiaru sprawiedliwości. Istotną przeszkodę w efektywnym modernizowaniu przestrzeni sprawiedliwości stanowiło także ograniczenie nadzoru nad projektami realizowanymi w resorcie do inicjatyw współfinansowanych ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej. W efekcie, zdiagnozowano deficyt wiedzy w obszarze zarządzania całym spektrum inicjatyw zmiany, i to zarówno pod względem monitorowania aktualności uzasadnienia biznesowego dla uruchomionych projektów, jak i odpowiedniego zaangażowania interesariuszy.
Jednym ze skutków przeglądu doświadczeń była decyzja o rozpoczęciu prac nad wspólną strategią dla wymiaru sprawiedliwości. Punkt wyjścia do przygotowania dokumentu strategicznego stanowiła potrzeba kompleksowego rozwiązywania problemów obywatela w relacji z wymiarem sprawiedliwości, przy zaangażowaniu możliwie szerokiej grupy instytucji i podmiotów wymiaru sprawiedliwości.
Jednocześnie, w połowie 2013 r., Minister Sprawiedliwości podjął decyzję o rozpoczęciu działań zmierzających do opracowania nowego systemu zarządzania projektami, który jest jednym z filarów wdrażania strategii modernizującej przestrzeń sprawiedliwości. Postanowiono także, że podstawę systemu zarządzania portfelem projektów stanowić będzie analiza współzależności pomiędzy prowadzonymi inicjatywami oraz identyfikacja zagrożeń i szans, zaś sposób podejmowania decyzji umożliwi uruchamianie projektów wspierających cele strategiczne.
Etapy wdrożenia systemu zarządzania portfelem projektów
Głównym celem wdrożenia systemu zarządzania portfelem projektów w Ministerstwie Sprawiedliwości jest ukierunkowanie projektów na realizację celów strategicznych w obszarze modernizacji przestrzeni sprawiedliwości, standaryzacja procesów zarządzania projektami, a także zapewnienie właściwej koordynacji projektów.
W Ministerstwie Sprawiedliwości uruchomiono ewidencję projektów, co wiązało się z wprowadzeniem obowiązku zgłaszania wszystkich projektów legislacyjnych oraz projektów rozwojowych z wykorzystaniem właściwego formularza (karta projektu). Ponadto wyznaczono komórkę właściwą merytorycznie w obszarze opracowania i wdrażania systemu zarządzania portfelem projektów, tj. Departament Strategii i Deregulacji.
W etapie analitycznym brały udział trzy osoby – pracownicy i kierownictwo departamentu merytorycznego, do którego należy zarządzanie strategiczne portfelem projektów w Ministerstwie Sprawiedliwości. Był to ówczesny Departament Strategii i Deregulacji. Natomiast już w etapie wdrożeniowym było to ok. 35 osób – pracownicy i kierownictwo departamentu merytorycznego, do którego właściwości należy zarządzanie strategiczne portfelem projektów w Ministerstwie Sprawiedliwości oraz pracownicy i kierownicy wszystkich jednostek organizacyjnych tego resortu zaangażowanych w realizację projektów, z uwzględnieniem przedstawicieli komórek obsługowych.
Kolejny etap, analityczny, obejmował opracowanie projektu wewnętrznego aktu prawnego, tj. zarządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie ustanowienia i zadań Rady Portfela Projektów oraz zasad zarządzania Portfelem Projektów w Ministerstwie Sprawiedliwości. Ze względu na zakończenie – w połowie 2013 r. – prac przez Zespół Sterujący ds. wdrażania projektów współfinansowanych z bezzwrotnej pomocy zagranicznej w resorcie sprawiedliwości, etap ten stanowił także okres przejściowy do momentu wejścia w życie nowych regulacji w obszarze zarządzania projektami.
Wdrożenie ewidencji projektów
W tej fazie w Ministerstwie Sprawiedliwości uruchomiono ewidencję projektów, co wiązało się z wprowadzeniem – od 1 lipca 2013 r. – obowiązku zgłaszania wszystkich projektów legislacyjnych oraz projektów rozwojowych z wykorzystaniem właściwego formularza (karta projektu). Ponadto wyznaczono komórkę właściwą merytorycznie w obszarze opracowania i wdrażania systemu zarządzania portfelem projektów, tj. Departament Strategii i Deregulacji. W efekcie, zmieniono regulamin organizacyjny resortu sprawiedliwości oraz regulaminy wewnętrzne komórek organizacyjnych.
Minister Sprawiedliwości podjął decyzję o powołaniu Rady Portfela Projektów, w skład której weszli członkowie kierownictwa Ministerstwa Sprawiedliwości oraz dyrektor generalny. Rolę przewodniczącego Rady Portfela pełnił Minister Sprawiedliwości, zaś rolę sekretarza Rady dyrektor Departamentu Strategii i Deregulacji.
Następnie, w sierpniu 2013 r., wprowadzono jednolite zasady powoływania zespołów projektowych oraz komitetów sterujących. Minister Sprawiedliwości podjął także w tym okresie decyzję o powołaniu Rady Portfela Projektów, w skład której weszli członkowie kierownictwa Ministerstwa Sprawiedliwości oraz dyrektor generalny. Rolę przewodniczącego Rady Portfela pełnił Minister Sprawiedliwości, zaś rolę sekretarza Rady pełnił dyrektor Departamentu Strategii i Deregulacji. Jednocześnie sukcesywnie zwiększano wiedzę pracowników resortu w obszarze zarządzania projektami, zarówno poprzez zapewnienie udziału w certyfikowanych szkoleniach z zakresu zarządzania, jak i zapoznanie z dobrymi praktykami w obszarze zarządzania portfelem projektów, obecnymi zarówno na gruncie polskiej administracji publicznej, jak i w środowisku międzynarodowym.
Zasady zarządzania portfelem projektów
Faza analityczna ukierunkowana została na opracowywanie nowych rozwiązań, wprowadzanych stopniowo do systemu zarządzania portfelem projektów, oraz przygotowanie projektu zarządzenia Ministra Sprawiedliwości, które miało kompleksowo uregulować ten obszar. W toku licznych dyskusji i narad zdecydowano, że zasady zarządzania portfelem projektów w sposób szczegółowy normować będą proces przygotowania oraz inicjowania projektów, w tym sposób powoływania struktur projektowych, tj. komitetów sterujących oraz zespołów projektowych.
Do procesu realizacji wyznaczono obligatoryjne elementy, które powinny zostać opracowane na potrzeby zarządzania projektem, przy czym szczegółowy zakres procedur określany jest przez kierowników projektów, z uwzględnieniem specyfiki realizowanej inicjatywy. Zgodnie z przyjętą koncepcją w procesie realizacji uwzględnia się obowiązkowo zasady odbioru produktów i etapów, zarządzanie ryzykiem, zarządzanie zmianą, zarządzanie dokumentacją, raportowanie i zamykanie projektu, a także zarządzanie komunikacją w zespołach projektowych.
Dotychczasowa praktyka w zarządzaniu projektami w Ministerstwie Sprawiedliwości skutkowała brakiem spójności pomiędzy poszczególnymi inicjatywami, a wybór priorytetów, brak definicji i niezrozumienie siatki pojęciowej stanowiły realną barierę w nawiązaniu ściślejszej współpracy pomiędzy poszczególnymi instytucjami wymiaru sprawiedliwości.
Etap analityczny został zakończony w kwietniu 2014 r., kiedy to przedłożono do konsultacji wewnętrznych projekt zarządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie ustanowienia i zadań Rady Portfela Projektów oraz zasad zarządzania Portfelem Projektów w Ministerstwie Sprawiedliwości.
Początek wdrożenia systemu zarządzania portfelem projektów
W etapie wdrożeniowym prace skoncentrowane zostały na uzgodnieniu projektu zarządzenia z jednostkami organizacyjnymi Ministerstwa Sprawiedliwości, z których zakresem zadań wiązała się projektowana regulacja (13 departamentów i biur); opracowaniu wzorów dokumentów i formularzy służących zarządzaniu projektami oraz przygotowaniu narzędzi IT wspomagających zarządzanie projektami.
W tym celu Departament Strategii i Deregulacji przeprowadził wiele konsultacji, zorganizował spotkanie z udziałem przedstawicieli wszystkich jednostek organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości, podczas którego zaprezentował uzasadnienie dla projektowanego zarządzenia oraz przybliżył proponowane zasady zarządzania portfelem projektów, zebrał uwagi do projektu i ustosunkował się do wszystkich zgłoszonych wątpliwości. Etap konsultacji rozpoczął się 4 kwietnia 2014 r. i zakończył 26 maja 2014 r. Uzgodniony na zasadzie konsensusu projekt zarządzenia został przedłożony Ministrowi Sprawiedliwości do podpisu.
Zarządzenie w sprawie ustanowienia i zadań Rady Portfela Projektów oraz zasad zarządzania Portfelem Projektów w Ministerstwie Sprawiedliwości zostało podpisane przez Ministra Sprawiedliwości 4 czerwca 2014 r. i tego samego dnia weszło w życie. Informację o wprowadzeniu nowych zasad przekazano pracownikom resortu, dyrektorom komórek organizacyjnych, a także do kierownictwa Centralnego Zarządu Służby Więziennej oraz Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury. Jednocześnie w sieci wewnętrznej MS zamieszczone zostały wzory formularzy i dokumentów służących zarządzaniu projektami. Są to: karta projektu, zgłoszenie projektu legislacyjnego, wniosek o powołanie Komitetu Sterującego Projektu, wniosek o powołanie Zespołu Projektowego, wniosek o zmianę Komitetu Sterującego Projektu, wniosek o zmianę Zespołu Projektowego, wnioski o zmianę w projekcie, wniosek o wcześniejsze zamknięcie projektu, formularz raportu końcowego. W tym samym czasie pracowano nad uruchomieniem jednolitego systemu monitorowania projektów oraz portalu wspierającego zarządzanie projektami na bazie Microsoft SharePoint. Obecnie jest on w fazie testowania.
Rezultaty po zakończeniu projektu
W zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości określono m.in.: strukturę organizacyjną Portfela Projektów; role i obowiązki członków Rady Portfela Projektów, Komitetu Sterującego oraz Kierownika Projektu; sposób monitorowania Portfela Projektów; struktury organizacyjne powoływanych w celu realizacji projektów i nadzoru; proces przygotowania projektu; proces inicjowania projektu, a także proces realizacji projektu, w tym: zatwierdzanie produktów i etapów projektu, zarządzanie zmianą w projekcie, zarządzanie ryzykiem w projekcie, zarządzanie dokumentacją projektową, raportowanie z realizacji projektu oraz zamykanie projektu.
W resorcie sprawiedliwości wyznaczono obligatoryjne elementy, które powinny zostać opracowane na potrzeby zarządzania projektem. Zgodnie z przyjętą koncepcją, w procesie realizacji projektów uwzględnia się obowiązkowo zasady odbioru produktów i etapów, zarządzanie ryzykiem, zarządzanie zmianą, zarządzanie dokumentacją, raportowanie i zamykanie projektu, a także zarządzanie komunikacją w zespołach projektowych.
Ponadto kierownictwo resortu finansów wprowadziło ewidencję realizowanych projektów. Ujęto w niej wszystkie projekty realizowane przez Ministerstwo Sprawiedliwości, w tym projekty legislacyjne, jak również projekty realizowane przez Krajową Szkołę Sądownictwa i Prokuratury oraz projekty poszczególnych jednostek Służby Więziennej; poza tym określono powiązania między poszczególnymi projektami realizowanymi w resorcie sprawiedliwości. Nastąpiła też standaryzacja wzorów dokumentów i formularzy służących zarządzaniu projektami; a także wprowadzono jednolity system monitorowania projektów i uruchomiono wewnętrzny intranet. Zawiera on dokumenty zarządcze, wzory dokumentów, aktualności dot. obszaru zarządzania projektami MS, ewidencję projektów, aktualne składy komitetów sterujących oraz zespołów projektowych, bazę wiedzy, miesięczny system sprawozdawczy z realizacji projektów, e-roomy dla poszczególnych projektów, gdzie znajduje się pełna dokumentacja związana z danym projektem.
Formularze i dokumenty służące zarządzaniu projektami:- · karta projektu,
- · zgłoszenie projektu legislacyjnego,
- · wniosek o powołanie Komitetu Sterującego Projektu,
- · wniosek o powołanie Zespołu Projektowego,
- · wniosek o zmianę Komitetu Sterującego Projektu,
- · wniosek o zmianę Zespołu Projektowego,
- · wnioski o zmianę w projekcie,
- · wniosek o wcześniejsze zamknięcie projektu,
- · formularz raportu końcowego.
Szymon Wiśniewski, do stycznia 2016 roku zastępca dyrektora w Departamencie Strategii i Funduszy Europejskich Ministerstwa Sprawiedliwości. Obecnie Członek Rady Programowej w Akademii Zarządzania IT w Administracji Publicznej.
