Jak spec-ustawa COVID-19 wpłynie na zamówienia publiczne w IT

Pandemia koronawirusa będzie miała realny wpływ także na zamówienia publiczne w sektorze IT. Warto zatem dowiedzieć się jakie – w ramach tzw. spec-ustawy COVID-19 z 31 marca 2020 r. – wprowadzono zmiany w ustawie Prawo zamówień publicznych (PZP). Z jednej strony, pozwalają one na szersze wykorzystanie elektronicznych środków komunikacji w procedurze udzielania zamówienia, a z drugiej pozwalają na daleko idące zmiany umów już podpisanych.

Ograniczenia związane z COVID-19 wpływają też na przetargi oraz umowy w sprawie zamówień publicznych w sektorze IT. Dotyczy to np. braku możliwości spotkań koordynacyjnych, przesuwania terminów realizacji, a także trudności wywołanych kwarantanną u wykonawców lub zamawiających. Obecna sytuacja nie pozostaje również bez znaczenia dla toczących się aktualnie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Poniżej prezentujemy kluczowe informacje w tym zakresie, uwzględniające regulacje prawne zawarte w tzw. specustawie COVID-19 z dnia 31 marca 2020 r.

Specustawa wprowadza możliwość transmisji online z otwarcia ofert – Koronawirus nie uzasadnia „utajnienia” otwarcia ofert, tj. uniemożliwienia wykonawcom wzięcia udziału w tej czynności. Urząd Zamówień Publicznych (UZP) stanął na stanowisku, że w zaisniałej sytuacji transmija on-line z otwarcia ofert w sposób wystarczający realizuje zasadę, o której mowa w art. 86 ust. 2 PZP, a zatem zasadę jawności otwarcia ofert.

Udzielenie zamówień z wyłączeniem PZP – do zamówień na usług lub dostawy niezbędne do przeciwdziałania COVID-19 nie stosuje się PZP, jeżeli zachodzi wysokie prawdopodbieństwo szybkiego i niekontrolowanego rozprzestrzeniania się choroby lub jeżeli wymaga tego ochrona zdrowia publicznego.

Terminy wyznaczone przez zamawiajacego na złożenie ofert – „powinny być odpowiednie”.

Terminy na wykonanie wezwania zamawiającego – „powinny być odpowiednie”, a bieg terminów na wniesienie odwołania do Prezesa KIO nie został zawieszony.

Wzajemnie informowanie się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy – Strony są zobligowane do niezwłocznego, wzajemnego informowania się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy, o ile taki wpływ wystąpił lub też może wystąpić. W tym zakresie zwracamy uwagę na konieczność przygotowania odpowiedniego pisma do zamawiającego, w którym należy:poinformować zamawiającego o tym jak koronawirus wpływa lub też może wpłynąć na należyte wykonanie umowy; potwierdzić ten wpływ poprzez przedłożenie stosownych dokumentów lub oświadczeń. Mogą one dotyczyć w szczególności np.: nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia; decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych; poleceń wydanych przez wojewodów lub decyzji wydanych przez Prezesa Rady Ministrów związanych z przeciwdziałaniem COVID-19, dotyczących nałożenia obowiązku realizacji określonego zadania; wstrzymania dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych; wskazanych powyżej okoliczności w zakresie w jakim dotyczą one podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy.

Zgodnie ze specustwą można ewentulanie zawnioskować o zmianę umowy w sprawie zamówienia publicznego – np. w zakresie: zmiany terminu wykonania umowy lub jej części, czasowego zawieszenia wykonania umowy lub jej części,zmiany sposobu wykonywania dostaw, usług lub robót budowlanych, zmiany zakresu świadczenia wykonawcy i odpowiadającą jej zmianę wynagrodzenia wykonawcy. Zamawiajacy może jednak zażądać przedstawienia dodatkowych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy.

Obowiązek udzielenia odpowiedzi na zawiadomienie o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy – W odpowiedzi na zawiadomienie otrzymane od wykonawcy, w terminie 14 dni od otrzymania pisma wykonawcy, zamawiający ma obowiązek przekazać swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem. W stanowisku tym zamawiający powinien przedstawić: wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy oraz wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na zasadność ustalenia i dochodzenia kar umownych lub odszkodowań, lub ich wysokość. Obowiązek przekazania stanowiska dotyczy również wykonawcy, jeżeli to zamawiający zawiadomi wykonawcę o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tej umowy.

Możliwość zmiany umowy poprzez zawarcie stosownego aneksu do umowy – Zamawiający, po stwierdzeniu, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie umowy, może w uzgodnieniu z wykonawcą dokonać zmiany umowy, ale wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie może przekroczyć 50% wartości pierwotnej umowy. Jeżeli zmiana umowy w sprawie zamówienia publicznego obejmuje część zamówienia powierzoną do wykonania podwykonawcy, wykonawca i podwykonawca uzgadniają odpowiednią zmianę łączącej ich umowy, w sposób zapewniający, że warunki wykonania tej umowy przez podwykonawcę nie będą mniej korzystne niż warunki wykonania zmienionej umowy w sprawie zamówienia publicznego (obowiązek ten dotyczy również umowy zawieranej przez podwykonawcę z dalszym podwykonawcą). Wykonawca ma obowiązek uzgodnienia z podwykonawcą odpowiedniej zmiany umowy związanej z wykonaniem zamówienia publicznego, jeżeli okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie umowy łączącej wykonawcę z podwykonawcą (obowiązek ten dotyczy również umowy zawieranej przez podwykonawcę z dalszym podwykonawcą).Okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 nie mogą stanowić samodzielnej podstawy do wykonania umownego prawa odstąpienia od umowy.

Możliwość zmiany umowy przez sąd – Wykonawca jest również uprawniony do wystąpienia o sądową zmianę umowy w oparciu o: zawartą w art. 357¹ Kodeksu Cywilnego klauzulę nadzwyczajnej zmiany stosunków (tzw. klauzula rebus sic stantibus); w przypadku umów o dzieło lub o roboty budowlane – również w oparciu o art. 632 § 2 Kodeksu Cywilnego.

Projekt_pismo_wykonawcy_zamawiajcy_COVID_03.04.2020.doc

Broszura dla Wykonawców_zamówienia publiczne a koronawirsus_31 03 2020_pdf

Marta Ewiak – Kawecka, adwokat i Przemysław Wierzbicki, adwokat i Partner w Kancelarii KKLW, z praktyki zamówień publicznych, którą kieruje mec. Przemysław Wierzbicki.