Od elektronicznych faksów do zaawansowanej analityki i sztucznej inteligencji

Z Robertem Kucharczykiem, CIO Grupy Inter Cars rozmawiamy o historii rozwoju IT w tej firmie; strategicznych, podjętych w przeszłości decyzjach i ich konsekwencjach; pozycji Inter Cars uzyskanej dzięki realizowanej strategii, także dotyczącej rozwoju IT; wykorzystaniu sztucznej inteligencji i Machine Learning w realizowanych projektach; jak również ofercie dla młodych ludzi pragnących rozwijać się w IT.

Jak wyglądał początek informatyzacji Inter Cars?

Pracuję w tej firmie długo, ale nie początku jej działalności (śmiech). Żona została zatrudniona wcześniej, a ja pracowałem wówczas w Biurze Usług Komputerowych. Któregoś dnia – czekając na nią – zapytano mnie, w jaki sposób połączyć siedzibę główną Inter Cars z pierwszym, powstającym wówczas oddziałem. Poproszono mnie o zaproponowanie rozwiązania, które zapewniłoby transmisję danych pomiędzy obydwiema placówkami. Po zakończeniu tego projektu dołączyłem do firmy, w której pracowało już kilku programistów. Ja miałem odpowiadać za rozwój infrastruktury IT.

Pierwszym, zadaniem, które otrzymałem już po dołączeniu w 1996 roku do Inter Cars było dostarczenie rozwiązania, które pozwoliłoby na wysyłanie elektronicznych faksów (tak kiedyś składało się zamówienia!). Pamiętam, że wówczas korzystaliśmy jeszcze z ogólnopolskiego numeru 0202122 oferującego połączenia do sieci szkieletowej Polpak-T. Kilka miesięcy później udało się wybudować pierwsze połączenia WAN, była to jedna z pierwszych sieci Frame Relay w Polsce. Na jej bazie zaoferowaliśmy wewnątrz firmową usługę Voice over Frame Relay pozwalającą na kontakt z pierwszymi, powstającymi poza Warszawą oddziałami. Wówczas korzystaliśmy z łączy o prędkości 16 kb/s!

Jakie były pierwsze, poważne decyzje dotyczące strategii rozwoju IT w Inter Cars?

W latach 90. XX wieku musieliśmy zadecydować czy wdrażać rozwiązania scentralizowane, działające w trybie online, z centralną bazą danych, czy zdecentralizowane, czyli każdy oddział byłby niezależnie działającą „wyspą”. W tamtym czasie zarząd uważał, że firmie wystarczy wymiana danych raz dziennie. Obawiał się bowiem, że oddziały – było ich wówczas tylko 5, dziś mamy ich ponad 500 – w przypadku awarii sieci WAN stracą dostęp do systemu centralnego i nie będą mogły obsługiwać klientów. Natomiast my – z Maciejem Oleksowiczem, dzisiejszym prezesem Inter Cars – byliśmy za rozwiązaniem scentralizowanym z jedną bazą danych. Uważaliśmy już wówczas, że w przypadku systemu centralnego dużo łatwiejsza będzie wymiana i synchronizacja danych, np. o stanach magazynowych. Udało nam się przekonać zarząd do innowacyjnego (na tamte czasy) rozwiązania. Uwierzono, że dostarczane przez operatorów łączą będą wystarczająco stabilne. Wówczas dopiero otrzymaliśmy budżet na projekt. Kolejną, strategiczną decyzją była zmiana sieci działającej po protokole Frame Relay – o którym niewiele już pewnie osób pamięta – na rozwiązanie oparte o protokół IP. Zmigrowaliśmy sieć, gdy Inter Cars miał ok. 15 oddziałów.

Efektem centralizacji było wdrożenie systemu klasy ERP SAFO200 firmy Safo z Lublina, dziś wchodzącej w skład Grupy Asseco Business Solutions. Zastąpił on naszą, wewnętrzną aplikację napisaną w – powstałym jeszcze w 1985 roku – języku Clipper. W tym samym czasie, gdy wymieniliśmy system wspierający zarządzanie, uruchomiliśmy pierwsze rozwiązania „e-commerce”. Nasi partnerzy wdzwaniali się do nas, uruchamiali katalog produktów i zamawiali potrzebne im części. Po naszej stronie umożliwiał to wielodostępowy modem. System ten wdrożyliśmy 17 lat temu! Projekt już wtedy pokazał nam, jak bardzo efektywne kosztowo są rozwiązania e-commerce. Od tamtej pory wciąż inwestujemy w ich rozwój. Dziś ponad 60% obrotów Inter Cars dokonywanych jest w tym kanale.

Wdrożone przed kilkunastu laty rozwiązanie e-commerce zastąpiło konieczność dystrybucji na dyskietkach cenników dla naszych partnerów. Każdy z nich miał inne warunki handlowe, upusty na różne linie towarowe. Parametrów, które należało wziąć pod uwagę było tak dużo, że dla każdego z klientów przygotowywaliśmy osobny plik. System ERP w pewnym momencie nie był jednak w stanie równocześnie obsługiwać firmy i jej oddziałów oraz generować setki, indywidualnych cenników. Dlatego zdecydowaliśmy się wówczas zbudować centralny katalog produktów z możliwością samodzielnego pobierania cenników przez partnerów. Na jego bazie powstały wszystkie inne katalogi, z których dziś korzystamy. IC_Katalog OnLine oraz najnowszy oparty o SAP Hybris IC_Catalog. Narzędzia te zastąpiły pierwszy katalog z częściami i cennikiem dystrybuowany na dyskietkach. Każdy z naszych odbiorów, warsztatów, ma możliwość używania obecnie jednej z naszych aplikacji do wyszukiwania i zamawiania części z oferty ponad 1,5 miliona oferowanych podzespołów.

Katalog produktów Inter Cars to dziś jedna z głównych przewag konkurencyjnych firmy…

To prawda, dzięki położeniu przed laty dużego nacisku na tworzenie własnych katalogów części, dysponujemy dziś największą bazą na rynku. Rozwojem katalogu części zajmuje się na co dzień dedykowany, blisko 50-osobowy zespół. Wyróżniamy się tym, że mamy najbardziej dopracowaną wyszukiwarkę części. De facto bierzemy udział w swego rodzaju wyścigu zbrojeń. Kto ma lepszą bazę, ten ma lepszy katalog części i wygrywa z konkurencją w ich dystrybucji. Dzięki wyszukiwaniu opartemu o model, typ, markę, rok produkcji, coraz częściej VIN samochodu możemy zidentyfikować dowolną, potrzebną do pojazdu część.

Warto podkreślić, że zarządzanie informacjami o częściach samochodowych to złożony proces. Każdy z producentów części potrafi inaczej opisywać dany element samochodu. Takie opisy należy powiązać z samochodami lub z częściami od innych dostawców (zamienniki). Dodanie nowego producenta części wymaga przypisania jego numeracji to do już istniejącej bazy części.,. Bez budowania takich korelacji oferta wielu dostawców byłaby właściwie niesprzedawalna.

Dodatkowo stopniowo odchodzimy od wyszukiwania pełno tekstowego, np. po haśle „opona zimowa duży fiat”, bardziej prosząc o podanie jej paramentów – średnica, bieżnik, prędkość, rodzaj…. To wymaga ciągłych zmian po stronie naszych systemów i aplikacji Biorąc pod uwagę, że w naszych magazynach mamy ponad 1,5 mln różnego rodzaju towarów, a to oznacza kilka milionów powiązań, powinno dawać to wyobrażenie o stopniu skomplikowania katalogu części

Czy dziś rola IT w Inter Cars jest większa niż kiedyś?

Od zawsze odgrywaliśmy istotną rolę w organizacji. Zarząd zdawał sobie bowiem sprawę, że bez rozwiązań informatycznych będzie trudno zarządzać rosnącą sprzedażą i logistyką. Dlatego też nie było problemu z pozyskaniem budżetu na – oczywiście uzasadnione biznesowo – projekt IT. Od początku jednak oczekiwano od nas, pełnej kontroli nad rosnącym budżetem IT. Obecnie dedykowane Centrum Kompetencji wraz z wewnętrznym Kontrolingiem Finansowym dba o kontrolę naszych wydatków.

Jakie były początki Inter Cars?

Wszystko zaczęło się od warsztatu na Sadybie w Warszawie, oddział przy Powsińskiej jest do dziś, do którego założyciel firmy – Krzysztof Oleksowicz – przywoził części samochodowe z zagranicy. Początkowo na potrzeby własnych klientów, ale w końcu także i dla innych warsztatów. Krzysztof Oleksowicz wykorzystując zagraniczne kontakty dokonał transformacji – choć jeszcze nie cyfrowej –dotychczasowego biznesu. Z kolei fundusze zdobywane na zaopatrywaniu w sprzęt polskich ekip alpinistycznych z Klubu Wysokogórskiego w Zakopanem przeznaczał na rozwój sprzedaży części samochodowych.

Po kilku latach firma stała się spółką akcyjną. Zainwestował w nią fundusz venture capital. Dzięki pozyskanym w ten sposób środkom sfinansowano bardzo szybki wzrost firmy. Następnie Inter Cars wszedł na Warszawską Giełdę Papierów Wartościowych. W tym samym mniej więcej czasie dokonała się fuzja Inter Cars z JC Auto. Kolejnym etapem była ekspansja międzynarodowa. Po stronie IT wymagało to wyboru nowego systemu ERP – Microsoft Navision. Chcieliśmy wdrożyć coś, co da się łatwo modelować. Potem nastąpiła ekspansja na kolejne kraje. Dostarczone przez nas narzędzie miało pozwolić na to, aby rozwijanie organizacji – otwieranie kolejnego oddziału – nie było za każdym razem nowym projektem, lecz dobrze opracowanym procesem, zarówno po stronie IT, jak i biznesu. Tylko w ten sposób da się zarządzać tak szybko rozwijającą się organizacją, jaką był i jest dziś Inter Cars. Działamy już na 16 rynkach. Informatyką zaś zajmuje się ponad. 200 osób, z czego jedynie kilkanaście poza Polską.

Jakie obecnie projekty prowadzi Inter Cars? Czy wpisują się one w takie trendy technologiczne, jak np. wykorzystanie rozwiązań sztucznej inteligencji?

Podobnie, jak większość firm w branży handlowej, korzystamy z rozwiązań Machine Learning. Gdy klient szuka w naszych katalogach określonej części, system stara się skorelować z założonych przez niego parametrach, modelu, roczniku czy marce samochodu podpowiada inne potrzebne do naprawy elementy lub zestawy. Dzięki temu oferujemy klientom i partnerom dostosowaną do ich potrzeb ofertę. Na rynku części zamiennych nie sprawdzają się podpowiedzi związane z wyszukiwanymi innego klienta, bo kto byłby zainteresowany zakupem sprzęgła nie pasującego do swojego samochodu?

W Inter Cars Machine Learning sprawdza się przede wszystkim przy optymalizacji stanów magazynowych. System codziennie otrzymuje dane na temat tego, co i na jakich rynkach zostało sprzedane, czego klienci szukają i nie znaleźli w naszej ofercie lub nie zamówili z innej przyczyny, a także o tym jak długo na daną część są w stanie poczekać. Na bazie tych informacji algorytmy statystyczne sugerują odpowiednie ilości pozycji do zamówienia. Inne algorytmy dbają o to, aby asortyment był „jak najbliżej warsztatu”. Dostarczamy więc części albo do magazynu centralnego albo do kilku tzw. hubów regionalnych, lub też bezpośrednio do magazynów w naszych oddziałach. Tak, aby jak największa część naszej oferty mogła być dostarczona tego samego dnia lub następnego. Podpowiedzi systemu Machine Learning zmieniają się w zależności od pory roku. Co innego bowiem sprzedaje się przed sezonem letnim, a co innego przed zimowym. Gdy prognozowane są opady śniegu, potrzebujemy w magazynie więcej opon, a gdy przewidywany jest mróz – akumulatorów lub lamp czy elementów karoserii.

Pracowaliśmy nad zastosowaniem algorytmów statystycznych już 10 lat temu, gdy nie mówiło się jeszcze o sztucznej inteligencji. Biorąc pod uwagę nasze doświadczenia jesteśmy bardziej niż pewni, że w niedalekiej przyszłości – de facto już to się dzieje – sztuczna inteligencja, algorytmy, zastąpi człowieka w doborze odpowiednich części. Jeśli do systemu wprowadzone zostaną prawidłowe dane o samochodzie, a najlepiej jego numer VIN, to algorytm dużo lepiej niż sprzedawca wybierze odpowiednią część z magazynu.

Jakie jeszcze rozwiązania, poza sztuczną inteligencją, wspierają i optymalizują zarządzanie magazynami Inter Cars?

Część naszych magazynów zorganizowana jest tradycyjnie. Zamówienie złożone przez klienta, dzielone jest na mniejsze w których zgrupowane są części przechowywane w dedykowanych sektorach magazynowych. Magazynierzy w obrębie swoich sektorów kompletują zamówienie. Poszczególne części zamówienia taśmociągiem trafiają do strefy kompletacji, gdzie są łączone są w całość. Okazuje się jednak, że dużo szybsza i skuteczniejsza metodą kompletacji dostaw jest agregacja wszystkich zamówień dotyczących danej części. To znaczy co kilka godzin system sortuje złożone zamówienia, powtarzające się podzespoły grupuje i wysyła do zbierania w sektorach. W kolejnym dopiero etapie sorter rozdziela je pomiędzy poszczególnych partnerów. Urządzenia te umożliwiają sortowanie ok.170 tyś pozycji, ok 300 tyś sztuk dziennie. Sortery stosujemy w naszym Europejskim Centrum Logistyki i Rozwoju ILS w Zakroczymiu. Inwestycja ta umożliwiła nam obsługę rosnącej liczby partnerów. W dawnym centrum logistycznym w Czosnowie mogliśmy wydawać z magazynu ok. 80 tyś pozycji, 160 tyś sztuk. Dodatkowo z Zakroczymia obsługujemy zarówno klientów końcowych, jak i nasze filie, każdego dnia uzupełniając ich stany magazynowe.

Zamówienia zbierane są każdego dnia do godziny 20:00 tak, aby następnego dnia rano znaleźć się w naszej filii. Dodatkowo nasze systemy magazynowe są zintegrowane z systemami IT producentów części. Dla niektórych z nich prowadzimy nawet magazyny, w przypadku innych widzimy tylko stany magazynowe po ich stronie. Dzięki temu jednak wiemy, ile części i jak szybko możemy zamówić. Coraz częściej także producenci widząc nasze stany magazynowe i sami uzupełniają ewentualne braki. Naszą przewagą konkurencyjną jest ogromny magazyn w Zakroczymiu, w którym możemy przechowywać zarówno odpowiednią ilość towarów szybkozbywalnych, jak i tych o długim terminie sprzedaży.

Na ile ważna jest analiza danych w działalności Inter Cars?

Narzędzia analityczne są dla nas kluczowe, ponieważ służą do zachowania na odpowiednim poziomie dostępności i rotacji towarów. To zaś wpływa na cash flow całej firmy. Korzystając z narzędzi analitycznych SAS Institute możemy prognozować zapotrzebowanie na poszczególne części. Chcemy optymalizować koszty zakupów i magazynowania przy zachowaniu jak największej dostępności części. Bazujemy na wielu, różnorodnych wskaźnikach, takich jak: spodziewany popyt; koszty magazynowania; dostępność danej części u dostawcy; a nawet ile jej sztuk zamówić, aby otrzymać lepszą ofertą od producenta. Z drugiej strony należy uwzględnić koszt magazynowania i rotowania – w tym transportu – towarów pomiędzy magazynami. System możemy ‘nakarmić’ bardzo wieloma danymi takimi, jak koszt składowania i transportu, koszt zamrożonego kapitału, cenniki dostawców, dostępność danej części, rabatów za tzw. jednostkę opakowania itp.

Kiedyś wykresy stanów magazynowych danej części i jej sprzedaży różniły się bardzo od siebie, nawet o kilkadziesiąt procent. Dziś – dzięki algorytmom sztucznej inteligencji – są praktycznie ze sobą zbieżne. Bez nowoczesnej informatyki nie bylibyśmy w stanie działać w takiej skali, jak dziś. Warto zauważyć, że skonsolidowane przychody Inter Cars za rok 2018 wyniosły prawie 8 mld zł, o 1 mld zł więcej niż rok wcześniej!

Jak oceniasz podjęte w przeszłości decyzje o rozwoju IT?

Efekty decyzji o inwestycjach – we własny katalog produktów, platformę e-commerce, łatwy do modelowania system ERP itp. – dają nam dziś ogromną przewagę konkurencyjną. W efekcie jesteśmy największą spółką w branży na rynku Europy Wschodniej, 2. w Europie i 8. na świecie! Działamy na 16 europejskich rynnach w sektorach B2B i B2C!

Jak zachęciłbyś byś młodych ludzi do pracy w Inter Cars IT?

Powinienem odwołać się do „sprytu” młodych ludzi. Czyli, pytania, ile znasz spółek polskich spółek publicznych które potrafią rosnąć w tempie blisko 20% rocznie? Jak myślisz, jak musi wyglądać współpraca, w firmie która przyrasta od kilkunastu lat w takim tempie? Jakie rozwiązania techniczne musi stosować taka firma, aby mogła wytrzymać to tempo zmian? Czy też dlaczego rotacja w pionie IT jest mniejsza niż 2%?