Optymalizacja licencji oprogramowania w erze hybrydowych rozwiązań IT

Z Jakubem Sulakiem, CEO firmy Forscope rozmawiamy o realizowanych scenariuszach optymalizacji kosztów wykorzystania licencji na oprogramowanie, sposobie współpracy z firmami użytkującymi oprogramowanie, korzyściach i ograniczeniach tego rodzaju poszukiwań podnoszenia efektywności IT.

W jaki sposób pozycjonuje się na rynku Forscope? Jaki to jest obecnie rynek, jakim podlega trendom i w jaki sposób kształtują one rozwój firmy?

Jesteśmy niezależnym dostawcą oprogramowania, który specjalizuje się w optymalizacji licencjonowania z nadrzędnym celem: zapewnić klientowi oszczędność kosztów. Nasze miejsce najlepiej opisuje różnica wobec dostawców oprogramowania i firm sprzedających i integrujących je (partnerów Value Added Resellers). Dostawcy oprogramowania dążą do maksymalizacji cen i ilości sprzedawanych licencji, z kolei partnerzy VAR otrzymują prowizje od tych samych dostawców. My pozostajemy całkowicie niezależni.

Pomagamy firmom i organizacjom publicznym oszczędzać na licencjach oprogramowania poprzez rynek wtórny – podobnie jak w przypadku samochodów. Rynek wtórny samochodów jest niezbędny dla producentów, aby mogli sprzedawać więcej nowych pojazdów. Analogicznie, my pomagamy firmom finansować migrację do chmury poprzez skup ich nadmiarowych licencji, a jednocześnie oferujemy innym firmom oszczędności dzięki możliwości zakupu licencji z rynku wtórnego. Na polskim rynku widzimy kilku brokerów oferujących niższe ceny niż my, ale firmy te działają wbrew prawu.

Jakie konkretne scenariusze problemów licencyjnych rozwiązujecie?

Częstym scenariuszem jest optymalizacja kosztów usług chmurowych. Z naszych usług korzystają organizacje posiadające kilka czy kilkanaście zakładów produkcyjnych i zatrudniające w nich tysiące pracowników. Bardzo często każda fabryka posiada własne działy, każdy dział kupuje różne subskrypcje oprogramowania w modelu usługowym. W firmie nie ma jednak centralnej ewidencji wszystkich subskrypcji ani strategii kontroli wydatków na takie usługi. Nierzadko pracownicy wykupują subskrypcje i płacą za nie firmowymi kartami, ale nikt nie wie, czy faktycznie z tych usług  korzystają. Naszą rolą jest wówczas konsolidacja takich usług i wynegocjowanie w imieniu klienta rabatów z dostawcami.

Podobny problem rozwiązujemy w scenariuszu optymalizacji chmury. Chmura to świetne rozwiązanie, ale wiele firm przekonuje się, że model chmurowy doskonale sprawdza się tylko dla części infrastruktury. Oferuje przewagę elastyczności, ale często okazuje się bardzo droga. Wiele firm, których koszty chmury wzrosły o 70% w ciągu 3 lat, zastanawia się więc nad dalszymi krokami. Niektóre przenoszą rozwiązania do własnej infrastruktury. Zwykle rozważają to dla stabilnych systemów jak ERP czy CRM, które mają stałe obciążenie przez cały rok, zachowując chmurę tylko dla elastycznych systemów z okresowymi wzrostami obciążenia.

Czy z racji współpracy i relacji bliżej Wam do dostawców czy raczej pozycjonujecie się jako partnerzy klientów?

Stoimy po stronie klienta końcowego. Nie otrzymujemy żadnych prowizji od dostawców. Jesteśmy partnerem firmy Microsoft, ponieważ korzystamy z ich systemu szkoleń, możemy też dystrybuować ich nowe oprogramowanie – to nie jest sprzeczne z naszymi zasadami.

Wasze cele biznesowe można jednak uznać za sprzeczne z interesami dostawców…

Po części tak. Faktem jest, że celem producentów oprogramowania i dostawców usług, jak wspomnianej firmy Microsoft jest zwiększenie przychodów. Nasz cel to znalezienie oszczędności dla klientów. Można tu dostrzec potencjalny konflikt, ale uważam, że obie te strony powinny dostrzegać wspólny, większy cel: długoterminowe relacje. Gdy pomagamy klientom zaoszczędzić pieniądze w jednym obszarze, mogą oni zainwestować w nowe technologie i rozwiązania, ponownie wydać te środki na rozwiązania konkretnego dostawcy.

Na jakim etapie najlepiej nawiązać z Wami współpracę?

Zdecydowanie najlepszy scenariusz to taki, gdy jesteśmy zaangażowani w projekt już na etapie decyzji o poszukiwaniu określonej technologii. Szukamy wówczas alternatywnych rozwiązań, analizujemy różne ścieżki i możliwości – to nasza rola. Wskazujemy programy i zasady licencjonowania, pokazuemy inne możliwości zakupu danego rozwiązania, w tym takie, które nie są promowane przez dostawców i nie będą pierwszą ofertą ich przedstawiciela handlowego. Dobrze, jeśli możemy być obecni także podczas początkowych decyzji o migracji do chmury, ale także o powrocie z takiego modelu – jest to kolejny scenariusz, w którym się wyspecjalizowaliśmy. Bywa też, że optymalizujemy zasoby oprogramowania po wielkiej konsolidacji albo przejęciu, np. w grupie liczącej 200 spółek.

Jaki profil klientów najczęściej obsługujecie?

Technicznie nasze zaangażowanie ma sens już w firmach powyżej 100 stanowisk pracy. Lepiej, gdy są to większe firmy, ale oczywiście skalujemy nasze usługi w zależności od rynku – na przykład polski rynek różni się od słoweńskiego.

W sektorze prywatnym z naszych usług korzystają najczęściej firmy przemysłu motoryzacyjnego, banki i firmy ubezpieczeniowe. W sektorze publicznym z kolei, szczególnie często pracujemy ze szpitalami, którym dokucza brak budżetu i oglądają dwa razy każdą złotówkę wydawaną na inną sferę niż leczenie.

Od jakiej skali wykorzystanie używanych licencji lub alternatywnych sposobów ich zakupu naprawdę się opłaca?

Nie jest to opłacalne dla małych firm, bo choć oszczędności wynoszą 20-30%, to przy niskich wartościach nie jest to dla nas wykonalne. Nie istnieje natomiast górna granica – nawet największe firmy z zespołami zarządzania aktywami oprogramowania posiadają obszary, w których nie są wystarczająco wyspecjalizowane i korzystają z naszych kompetencji. Opłacalność to jednak kwestia mocno indywidualna.

Czy macie własny zespół badawczo-rozwojowy lub zespół analityczny, który śledzi na bieżąco zmiany w branży oprogramowania?

Tak, co więcej, zespół ten jest prowadzony przez Polaka – Mateusza Drozowskiego. W zespole Solution Team zatrudniamy specjalistów od licencjonowania, ale także prawników i ekspertów w zakresie technologii. Opracowują nowe rozwiązania w oparciu o regulacje, zasady licencjonowania, nowe wydania produktów oraz zapotrzebowanie rynku.

Jakie są zatem obecne kluczowe trendy w regulacjach i oczekiwaniach firm?

Obserwujemy wzrost zainteresowania rozwiązaniami wykorzystującymi AI, ale dla CIO i CTO głównym tematem jest dziś cyberbezpieczeństwo i ochrona danych. Widzę zresztą, że lekcje wyniesione z FinOps i chmury mogą być wykorzystane w AIOps. Także suwerenność danych – wiele firm i instytucji publicznych odkryło, że ich dane nie są bezpieczne, na przykład w chmurze z powodu amerykańskiego Cloud Act.

Natomiast, wracając do CIO i CTO, którzy często odpowiadają za całą infrastrukturę IT w organizacjach, przy wszystkich jej zmianach i potrzebach, rozwoju, skalowaniu nowych modeli, ale też rozwojowi zagrożeń. Czasem okazuje się, że tych obszarów odpowiedzialności jest wręcz zbyt dużo, a osoby decyzyjne są przeciążone obowiązkami. W efekcie, dla nas oznacza to, że szefowie obszarów technologicznych będą z większym prawdopodobieństwem zainteresowani wsparciem przy zarządzaniu aktywami IT, w tym licencjami. Zresztą, nawet z naszej perspektywy zmiany zachodzące na rynku oprogramowania sprawiają, że coraz trudniej zachować jasny obraz wszystkich opcji i znaleźć sposób najlepiej dopasowany do potrzeb konkretnej organizacji.

Czy próbujecie automatyzować swoją pracę za pomocą sztucznej inteligencji?

Tak. Używamy AI do celów wewnętrznych, przykładowo na potrzeby oszacowania kosztów różnych scenariuszy, ale za każda propozycja, która trafia do klienta przechodzi przez kontrolę człowieka.

W naszm wypadku znaczenie ma to, jak działa dzisiaj AI, czyli przez rozpoznawanie wzorców. Gdy wzorzec jest błędny, wynik jest błędny. W przypadku licencji Oracle czy Microsoftu, których konstrukcja nie jest najprostsza, pojawia się wiele interpretacji, porad, prób i wskazówek publikowanych na forach czy w serwisach internetowych. Nie wszystkie są aktualne i trafne. Jeśli na podstawie takiego zbioru dobrych i błędnych danych AI zacznie wysnuwać wnioski – z dużym prawdopodobieństwem popełni błąd. Proszę pamiętać, że akceptowalny poziom poprawności wyników z powszechnych modeli AI wynosi około 95%. Dla naszego biznesu nie jest to poziom akceptowalny; nie moglibyśmy się pod czymś takim podpisać.

Czy dostawcy świadomie „polują” na klientów nieświadomych liczby i zasad swoich licencji?

Oczywiście, że tak. Dlatego wprost uwielbiają model subskrypcyjny. Najlepszym aktualnie poligonem jest rozwój sytuacji po przejęciu firmy VMware przez Broadcom. Większość klientów jest poruszona tym, co się stało. Mieli plan, kupili licencje za bardzo wysoką cenę, a teraz muszą przejść na niezwykle drogie rozwiązanie oparte na subskrypcji dziennej bez ram czasowych.

Ten przypadek uczy nas, że powinniśmy być gotowi, analizować sytuację rynkową i stale poszukiwać alternatywnych rozwiązań. Nie musimy z nich korzystać, ale powinniśmy wiedzieć, że istnieją.

Czy to znaczy, że postrzegacie swoją działalność w roli strategicznych architektów uczestniczących w planowanie długoterminowej strategii klientów w obszarze zakupów oprogramowania?

Dokładnie taki jest nasz cel – chcemy być strategicznymi architektami działającymi z pozycji partnera.. Chcemy pokazywać klientom różne sposoby działania, ich zalety oraz wady, ale bez żadnej ukrytej motywacji. Takich usług zdecydowanie na rynku brakuje.

Czy Wasze plany rozwoju przewidują działalność na skalę globalną?

Jeśli chodzi o podejście globalne, to nie jest ono obecnie naszym celem. IT jest wszędzie takie samo, administracja i biurokracja też, ale ramy prawne są różne.

W Europie przepisy dotyczące praw autorskich są dobrze zharmonizowane. Gdybyśmy jednak mieli ruszyć na Ukrainę, do Turcji czy do USA – to natrafimy na zupełnie inny system, nawet w szczegółach niszowych. Grupy licencjonowania są różne dla różnych regionów i potrzebowalibyśmy różnych zespołów.

Obecnie jesteśmy wciąż startupem, nasz zespół liczy 50 osób. W przyszłości być może staniemy się częścią większej firmy, która zechce mieć dział pomagający firmom z edukacją i pokazywaniem dróg optymalizacji budżetu. Niewykluczone jednak, że utrzymamy niezależność i rozbudujemy firmę do skali paneuropejskiej, konsolidując ten rodzaj usług.

Jakie są najczęstsze typy licencji, z którymi pracujecie?

W przypadku sprzedaży brokerskiej oprogramowania – w zasadzie kupnie i sprzedaży – musimy mówić tylko o licencjach wieczystych, bo nie wolno odsprzedawać subskrypcji. Subskrypcja nie stanowi, w sensie prawa, mojego zasobu, podobnie jak to jest z samochodem: gdy kupuję auto, mogę je sprzedać, ale gdy wynajmuję, nie mogę go oczywiście sprzedać.

Głównym obszarem działania jest obecnie dla nas ekosystem Microsoft, bo wszyscy go używają. Wymogiem jest natomiast to, że trzeba w jednym momencie kupić i sprzedać -sparować popyt z podażą.

Gdy mówimy o innych, bardziej specyficznych dostawcach, to zadanie jest o trudniejsze, ale wykonalne. Przykładowo, mówiąc o popularnym systemie klasy ERP musimy znaleźć firmę zainteresowaną sprzedaniem posiadanych licencji i klienta poszukującego takiego właśnie rozwiązania. Zwykle nie jest to jeden produkt, ale wiele edycji, wiele wydań. Proces ten nie jest zatem łatwy. Dość powiedzieć, że obecnie mamy w ofercie pół tysiąca pozycji.

Czy dostrzega Pan problem z technologiami marketingowymi – analizy mówią, że MarTech to katastrofa pod względem zwrotu z inwestycji…

To typowa pozycja w naszej usłudze optymalizacji Software as a Service. Działy marketingu są bardzo elastyczne, zwykle pracują z wieloma kreatywnymi ludźmi. Kreatywni ludzie są świetni, bo przynoszą nowe pomysły. Z drugiej strony, nie mogą utrzymać się przy jednym projekcie i lubią nowe funkcje. Lubią testować nowe aplikacje, usługi itd.

Dlatego z punktu widzenia CTO czy IT oznacza to nieuchronnie wyzwanie – marketingowcy zmieniają aplikacje co roku. Takie podejście jest kosztowne i prawie niemożliwe do zintegrowania, bo gdy integracja stanie się faktem, pracownicy będą już przy innym rozwiązaniu.

Dlatego czasem ktoś musi przyjść i posprzątać – zinwentaryzować wszystkie subskrypcje, aplikacje, które ktoś tam zostawił, określić status, sprzedać lub wygasić. Często zdarza się, że pracownik już dawno zmienił firmę, ale aplikacje którymi się posługiwał nadal są pozycją w budżecie.

W jakich sytuacjach firmy powinny szukać Waszej pomocy?

Konkretne przypadki to m.in. konieczność zmodernizowania oprogramowania z powodu zakończenia wsparcia producenta, wprowadzenia nowych regulacji, plan migracji do chmury lub chęć zoptymalizowania kosztów usług chmurowych. Innym scenariuszem, kiedy możemy pomóc, jest sytuacja, kiedy firma posiada nadmiarowe licencje na oprogramowanie biznesowe i szuka sposobu na odmrożenie zainwestowanych w nie środków.

Czy Forscope ma klientów w Polsce?

Tak, oczywiście. Mamy dobrze udokumentowaną współpracę w sektorze publicznym – obsługujemy komendy wojewódzkie policji, komendy straży pożarnej, miasto Cieszyn. Wśród klientów możemy wymienić także NASK, Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, szpitale. Z naszych usług korzysta też wiele polskich firm.

Jakie są z kolei najbardziej interesujące projekty zagraniczne?

Ciekawy projekt zrealizowaliśmy dla Agro Cieszyn. Jest to duża czeska firma rolnicza dla której wykonaliśmy modernizację centrum danych. Obecnie jesteśmy w trakcie dużego projektu zarządzania aktywami oprogramowania dla jednego z największych chorwackich miast, które zarządza całym portfelem spółek miejskich.

Z kolei w Bułgarii wykonaliśmy projekt dla wojskowej instytucji publicznej. Co ciekawe, był to element inicjatyw NATO.

Te projekty były szczególnie udane ze względu na oszczędności finansowe, ale także z innego powodu – nie jesteśmy zależni od marż. Nasze marże są lepsze niż przy bezpośrednim zakupie od Microsoftu.

To pozwala nam świadczyć dodatkowe, bezpłatne usługi. Przykładowo, jesteśmy w stanie skomponować ofertę korzystną dla instytucji publicznych, możemy zapewnić wsparcie techniczne czy doradztwo w zakresie licencjonowania bez dodatkowych opłat. Tego rodzaju usługi są praktycznie nieosiągalne dla wielu instytucji w przypadku zakupu nowych licencji.