Rola Chief Data Officer’a

Wielu CDO wcześniej było związanych z IT, pionem prawnym lub finansowym i brakuje im „skoncentrowania na danych” koniecznego w tej pracy. Nie czują tego – uważa Susan Geuens, prezes organizacji DAMA International i gość specjalny warszawskiej konferencji CDO Forum.

Dlaczego Chief Data Officer jest obecny w coraz większej ilości organizacji?

W nowoczesnych organizacjach niemal wszyscy w swojej codziennej pracy wykorzystują dane. Firmy potrzebują kogoś odpowiedzialnego i przeznaczającego cały swój czas na budowanie ładu w danych i opiekę nad nimi, będącego pośrednikiem między technologią a biznesem, a kimś takim właśnie jest Chief Data Officer.

Na podobnej zasadzie Chief Financial Officer odpowiada za finanse przedsiębiorstwa. Zasoby informacyjne w tej chwili są najbardziej wartościowym zasobem w biznesie, bo bez nich nie da się efektywnie działać.

Jakie są najważniejsze cechy, które musi mieć CDO, aby skutecznie wykonywać swoją pracę?

CDO przynależy do pionu biznesowego, a nie technologicznego, dlatego najbardziej są mu potrzebne kompetencje miękkie, przede wszystkim komunikacyjne. CDO często musi zbudować porozumienie między różnymi działami, na przykład IT i marketingiem. Po drugie, powinien rozumieć swój biznes oraz wiedzieć, jaką strategię przyjmuje w krótkim i długim okresie. Skuteczny CDO jest twardy i uparty. Wykonuje ważną i ciężką pracę, która nie zawsze spotyka się ze zrozumieniem. Nikt nie lubi zmian, a CDO to w zasadzie jest jedna wielka zmiana krążąca po organizacji między różnymi działami.

Czasem konieczne będzie wsadzenie dumy w kieszeń i przyznanie, że inni mogą mieć lepsze pomysły. Potrzebny jest także charakter lidera. To musi być ktoś, kto potrafi przekonać innych do swojej wizji, pociągnąć za sobą i zainspirować do działania, nie tylko pracowników ale także swoich zwierzchników. Jednocześnie musi mieć kwalifikacje technologiczne, aby rozumieć działanie narzędzi z których korzysta, a także wybrać te najlepsze do swojej pracy.

Wiele z tych umiejętności wymaganych jest na stanowiskach najwyższego poziomu, na przykład Chief Marketing Officera. Gdzie leży różnica?

Wspominany CMO, który powinien mieć podobne kwalifikacje, znać się na technologii i rozumieć wagę jaką mają dane w organizacji, zwraca się przede wszystkim na zewnątrz. Jego zadanie to pozyskiwanie klientów. Tymczasem CDO zwraca się w zasadzie wyłącznie do wnętrza. Jego klienci są zasadniczo wewnętrzni, co zupełnie zmienia jego pozycję negocjacyjną, choćby przy pozyskiwaniu budżetu.

Jakie CDO powinien mieć doświadczenie zawodowe?

Związane z obróbką i przetwarzaniem danych. To kluczowa kwestia – wielu CDO wcześniej było związanych z IT, pionem prawnym lub finansowym i brakuje im owego „skoncentrowania na zasobach informacyjnych” koniecznego w tej pracy. Nie czują tego. To praca, którą trzeba kochać, a co więcej, trzeba do niej dorosnąć. Jeśli ktoś nie czerpie przyjemności z pracy z danymi, szybko się wypali na tym stanowisku. Zarządzania ludźmi czy obycia biznesowego można się nauczyć. Pasji do przetwarzania informacji i grzebania w danych, już nie. Wielu ludzi nie dostrzega w danych korelacji czy wzorców. Dla nich to tylko tabelki pełne numerków. Tymczasem dla ludzi, którzy czują te wzorce, dane są jak nuty. Tam, gdzie jedni widzą kropki i kreski na pięciolinii, inni od razu słyszą w głowie muzykę.

Czy kariera CDO to dobry wybór? Czy w ogóle dane i analityka to dobra ścieżka kariery?

Moim zdaniem świetna, jedna z najlepszych możliwych. Co więcej, powinniśmy zachęcać jak najwięcej młodych ludzi do tej ścieżki. Podnoszą się głosy, że coraz więcej analityki będzie wykonywane przez komputery i machine learning, ale ja nie jestem do końca przekonana. Choć informacje same w sobie nie są trudne do odczytania dla komputerów, to jednak maszyny mają wiele ograniczeń.

Podczas swojej pracy spotkałam się z sytuacją, gdy firma instalująca prepaidowe liczniki prądu zbierała z nich dane, aby optymalizować działanie, prognozować zużycie, itp. Jednak wyniki były błędne, nie zgadzały się z późniejszą praktyką. Jednocześnie na poziomie maszyn wszystko było w porządku. Przeszkodą była sieć przesyłowa, czujniki, masa różnych czynników, które byłyby nie do zauważenia dla systemów opartych o sam Machine Learning.

Czy firmy potrafią wskazać teraz, gdzie znajdują się ich dane?

Jeszcze 20 lat temu w firmie było jedno, konkretne miejsce, gdzie przechowywane były firmowe dane. Taka swego rodzaju biblioteka, która najczęściej miała formę komputera klasy mainframe. W tej chwili zasoby informacyjne rozpierzchły się po różnych miejscach w organizacji, co jest ogromnym wyzwaniem z perspektywy ludzi za nie odpowiedzialnych.

Pod wieloma względami przypomina to rozrzucanie dokumentów po całej siedzibie firmy ze słowami „przecież wiemy, co robimy”. Tyle, że wcale nie wie wiemy, co robimy. Danych jest coraz więcej, ich ilość dosłownie eksplodowała w ostatnich latach, a my wciąż robimy kolejne kopie. Zawsze, gdy przenosimy je z jednego systemu do drugiego, kopiujemy je. Powstaje kolejna kopia, kolejna, kolejna…

Ale skąd będziemy wiedzieli w przyszłości, jaki jest kontekst tych informacji, co one oznaczają i skąd się właściwie wzięły u nas? Kluczem jest inwentaryzacja. Nie tylko wiedzieć, gdzie są dane, ale także co oznaczają, co można z nimi zrobić oraz w jaki sposób je wykorzystać. Jak już wiadomo, co i gdzie się znajduje, można tym zarządzać.

Jak sobie radzić z bałaganem w danych firmowych?

Przede wszystkim trzeba się pogodzić z faktem, że bałagan był, jest i do pewnego stopnia zawsze będzie. Firmy gromadzą dane, ale ich nie opisują i nie tworzą definicji. Podam przykład z własnego doświadczenia. Jeden z moich klientów miał w swojej bazie  pole opisane jako VAT. Po jakimś czasie, w trakcie kontroli, urząd skarbowy poprosił ich o numery VAT kontrahentów. Nic prostszego, wystarczy sięgnąć do naszego archiwum.

Co się okazało? Przez lata gromadzili w tym polu pewne dane, nie był to jednak numer VAT. Nikt nie potrafił powiedzieć, co w zasadzie tam trafiało i jak bardzo jest istotne, oraz gdzie wobec tego znajdują się numery VAT klientów, bo przecież skoro je wprowadzano, to gdzieś muszą być. Analizy wsteczne zajęły miesiące. Musieli znaleźć te numery, stworzyć nowe pole dla VATu oraz poprawić niemal wszystkie faktury wstecz. To był koszmarny bałagan.

Czyli bałagan w danych jest jak lawina.

Owszem, zaczyna się od drobiazgu, małego kamyczka, który wydawał się zbyt nieistotny, by się nim przejmować. Zagrożenie płynie również z nadmiernej analityki, tak jak to miało miejsce w sieci Target. Z historii zakupowej wynikało, że jeśli firma sprzedaje klientce więcej konkretnych produktów, jest duża szansa, że kupująca jest w ciąży. Wobec tego może warto jej wysłać kupony zniżkowe na produkty dla kobiet w ciąży? Brzmi jak dobry pomysł.

Kupony były wysyłane do konkretnych domów. Na przykład takich, w których mieszkało dojrzałe małżeństwo i ich nastoletnia córka, której kłopotliwy sekret za sprawą przesyłki właśnie wypłynął. W takiej sytuacji wszyscy tracą. Firma ładuje się w bagno wizerunkowe, a w rodzinie pojawia się gigantyczny konflikt. Tymczasem Target z pewnością dysponował danymi, które pozwalały sprawdzić schematy zakupowe wskazujące na ilość i wiek osób w rodzinie. W tym przypadku zabrakło odpowiedzialności oraz zwykłego rozsądku. Kolejnej ważnej cechy, którą powinien mieć CDO.

Wiele danych przydatnych w tego typu analizach płynie z mediów społecznościowych lub podobnych, nieustrukturyzowanych źródeł. Jak sobie z nimi radzić?

Dane nieustrukturyzowane istniały zawsze, nikt jednak ich w ten sposób nie nazywał. To były choćby firmowe emaile. Często wcześniej nawet nie postrzegaliśmy tych zasobów jako istotnych dla firmy, bo przecież co ważnego może znajdować się w historii maili z ostatnich kilku lat. Oczywiście specjaliści czuli, że będą nowe sposoby pozyskiwania i przetwarzania informacji, nikt jednak nie miał pomysłu, jak to będzie mogło wyglądać w nadchodzących latach. Jednak gdy tak już się wydarzyło, powinniśmy byli przede wszystkim opracować spójne słowniki pojęć.

Takie firmy jak Facebook czy Google mają doskonale opracowane definicje, a dzięki temu porządek w swoich bazach. A to dlatego, że właśnie dzięki danym zarabiają tak obłędne ilości pieniędzy, a ich wyceny są na tak astronomicznych poziomach. To jest kluczowa kwestia. Facebook czy Google zdają sobie sprawę, że to informacje stanowią ich kluczowy produkt. Tymczasem firma, której core business leży gdzie indziej, na przykład produkuje telefony komórkowe, wciąż jeszcze nie do końca wierzy, że bez danych jej działanie byłoby niemożliwe. Jest to również jedna z przyczyn, dla których przy korzystaniu z mediów społecznościowych zarówno prywatnie jak i jako firmy, należy zachować szczególną ostrożność.

Dlaczego?

Gdyby Facebook był krajem, byłby 3 najludniejszym państwem na planecie. To oznacza prawdziwą potęgę. Gdy cokolwiek publikujemy na Facebooku czy w innej sieci społecznościowej, trzeba od razu zastanowić się, co tak naprawdę udostępniamy pozostałym obywatelom tego „państwa” a w konsekwencji całej sieci. Nie istotne przy tym, że konkretne zdjęcie czy wpis zostało oznaczone jako „prywatne”. W chwili, gdy jakaś treść trafia na Facebooka, to już tam jest i pozostanie tak długo, jak będzie istniał Facebook. Oni nie kasują danych. Mogą je oznaczyć jako „usunięte” czy zarchiwizować, jednak nigdy go nie wykasują i trzeba się z tym liczyć.

GDPR zapewnia nam prawo do bycia „zapomnianym..”

Nie zapewnia. Więcej – nikt i nic nam takiego prawa nie da. To niewykonalne. Można jedynie oczekiwać, że konkretna firma usunie bądź zanonimizuje informacje o nas. Jednak GDPR nie funkcjonuje w próżni prawnej. Część danych trzeba przechowywać ileś lat ze względu na regulacje podatkowe. Tak więc zapomnianym można być tylko do pewnego stopnia.

Po drugie, w zasadzie niemożliwe jest wyczyszczenie informacji dotyczących konkretnej osoby ze wszystkich systemów w których się znalazły. Dochodzą kwestie praktyczne. Podam przykład – dane są zapisane w kopii zapasowej wykonanej przez „zapomnieniem”. Dochodzi do awarii w firmie i zostaje przywrócona kopia zapasowa, razem z osobą wykasowaną. Co wtedy? Należy grzebać w backupach na życzenie konkretnego klienta, który chce zostać zapomnianym? To by było ogromne wyzwanie technologiczne.

Poza tym nawet jeśli firmy wykasują konkretne zdjęcie czy wpis, miliony użytkowników internetu mogło sobie ten materiał zapisać na dysku. Gdy zniknie, opublikują go ponownie, bo dlaczego nie? Nie ma czegoś takiego jak bycie „zapomnianym”. To niebezpieczna pułapka myślowa. Jeśli ktoś chce być zapomnianym, niech pilnuje swoich danych. W ten sposób nie będzie miał problemu ani z prywatnością ani z ewentualnym prawem do bycia zapomnianym.

Susan Geuens, prezes organizacji DAMA International była gościem specjalnym konferencji Chief Data Ofiicer Forum, organizowanej przez firmę Evention, która miała miejsce 7 czerwca 2017 r. w Warszawie. Patronem medialnym konferencji był magazyn IT Wiz. Relacja z wydarzenia znajduje się na stronie www.cdoforum.pl. DAMA International to organizacja o światowym zasięgu, zrzeszająca profesjonalistów od danych i zarządzania informacją. Jest źródłem uznanych metodyk i ścieżek certyfikacji, potwierdzających kolejne szczeble w ścieżce zawodowej profesjonalistów od danych. Obecnie powstaje polski Chapter (oddział) tej organizacji.