Transport i logistyka pod presją efektywności

Optymalizacja kosztów, planowanie tras, logistyka zwrotna i jakość obsługi klientów wyznaczają dziś kierunki rozwoju technologii dla branży TSL.

Wywiad Piotra Waszczuka z Jackiem Zacharewiczem, Business Development Managerem w Omecon.

Jakie trendy w największym stopniu wpływają na sektory transportu, logistyki i spedycji?

W ostatnich latach są to dwa wektory – optymalizacja kosztów i troska o Customer Experience. Wbrew pozorom, te dwa kierunki są bardzo silnie powiązane i dotyczą wielu obszarów oraz procesów typowych dla branży transportowej. Jeszcze kilkanaście lat temu wiele firm wychodziło z założenia, że najlepszym sposobem ograniczenia kosztów obsługi zwrotów jest utrudnienie procesu zwrotu produktów. Dziś powszechna jest świadomość, że jest dokładnie odwrotnie.

Jakość procesu obsługi zwrotu świadczy o firmie. Jeśli proces ten jest sprawny, wygodny i dopasowany do zmieniających się potrzeb rynku, wzmacnia lojalność klienta i zachęca go do kolejnych zakupów. Jednocześnie, właściwa organizacja, prostota, dostępność i elastyczność procesu realnie obniżają koszty jego obsługi. Przedłużanie i komplikowanie zwrotów okazało się po prostu droższe niż sprawna organizacja całego procesu. Podobnie jest we wszystkich obszarach typowych dla branży TSL. Na koniec  przekładają się one na doświadczenia klienta.

Poza tym, procesy zwrotu coraz silniej wpływają na projektowanie operacji logistycznych. Przestają być traktowane jako uboczny koszt sprzedaży i stają się jednym z ważniejszych elementów efektywności całego łańcucha dostaw. Dobrze zaprojektowany proces zwrotu zwiększa wygodę odbiorcy i wzmacnia jego relację z marką, ale z punktu widzenia operatora równie ważne jest to, że może ograniczać koszty, zamiast je generować.

Jest to relatywnie młody obszar, który ma jednak duży potencjał rozwoju. Powód jest prosty – puste przejazdy oznaczają koszty. Dlatego firmy logistyczne coraz częściej szukają sposobów na to, aby wykorzystać posiadane środki transportu również w drodze powrotnej od odbiorców, a nawet świadczyć usługi dla innych podmiotów, w tym konkurencyjnych, jeśli tylko pozwalają na to model operacyjny i wymagania regulacyjne.

Z pewnością powoduje to jednak dalszy wzrost złożoności systemów wspierających transport.

To prawda. W praktyce oznacza to, że rośnie znaczenie łatwej integracji systemów i dostępu do danych o wolnych zasobach transportowych. Firmy logistyczne nie tylko korzystają z giełd transportowych w sytuacjach niedoboru własnej floty, ale też coraz częściej oferują własne, wolne moce transportowe innym przewoźnikom. Zwroty i logistyka powrotna stają się więc nie dodatkiem, ale pełnoprawnym obszarem działalności i elementem szerszej optymalizacji.

Aby jednak było to możliwe, potrzebny jest system, który wie, gdzie i kiedy pojazd ma dostępne miejsce, jakie ma ograniczenia czasowe, jaki korytarz przestrzenny obsługuje i czy dołożenie dodatkowego ładunku nie zaburzy realizacji podstawowych zobowiązań.

Czy kwestie związane z szeroko rozumianą optymalizacją definiują dziś główne wymagania względem systemów wspierających kluczowe procesy w sektorze TSL?

Tak. Customer Experience zaczyna się dużo wcześniej niż w momencie dostawy, już w chwili kontaktu klienta z systemem obsługi transportu – na etapie składania zamówienia i wyboru sposobu dostawy oraz możliwości skorzystania z usług dodatkowych. Kolejnym ważnym czynnikiem jest łatwy dostęp do rzetelnej informacji na temat przebiegu dostawy, a także terminu i miejsca odbioru.

Jako odbiorcy przesyłek, jakość całego procesu dostawy w największym stopniu dostrzegamy i doceniamy w przypadku zdarzeń nietypowych, np. sytuacji, które uniemożliwiają nam odebranie paczki zgodnie z pierwotnym planem. Dlatego tak cenna okazuje się możliwość włączenia klienta w sterowanie końcowym etapem dostawy: przekierowania paczki czy zmiany terminu jej odbioru.

Wszystko to wpływa na ocenę jakości usługi i w dłuższej perspektywie przekłada się na przywiązanie klientów i rentowność biznesu. Cena usługi nie jest dziś jedynym kryterium wyboru, a klienci coraz częściej doceniają znaczenie jakości obsługi.

W logistyce wygrywają więc rozwiązania kompleksowe, użyteczne i intuicyjne. Klient końcowy oczekuje nie tylko terminowej dostawy, lecz także prostego procesu, przewidywalności i usług dodatkowych.

W praktyce oznacza to konieczność budowania takich systemów, które obejmują cały proces transportu – podpowiadają właściwe opcje, pamiętają użytkownika, automatyzują wprowadzanie danych i uwzględniają realne warunki dostawy. To właśnie ten kierunek rozwoju najsilniej definiuje dziś rynek TSL od strony technologii.

W których obszarach procesów TSL jest dziś najwięcej miejsca do optymalizacji? Czy rynek wciąż koncentruje się na ostatniej mili?

Nie powiedziałbym, że obszar ostatniej mili, a więc faktycznych dostaw do odbiorców, pozostaje jedynym obszarem podatnym na optymalizację. Byłoby to zbyt duże uproszczenie. Oczywiście ostatnia mila jest bardzo wrażliwym i kosztownym elementem całego łańcucha dostaw, ale realna przestrzeń do usprawnień istnieje w wielu miejscach: w planowaniu, wykorzystaniu floty, organizacji przejazdów między magazynami, w integracji procesów finansowych, a także w poprawie przepływu informacji między procesami transportu i magazynowania.

W rzeczywistości decydująca zarówno dla możliwości optymalizacji procesów, jak i poprawy całościowych doświadczeń odbiorców jest jakość współpracy systemu TMS z systemami sąsiadującymi, przede wszystkim z rozwiązaniami magazynowymi.

Sama optymalizacja transportu nie może opierać się wyłącznie na planie wysyłek. Musi uwzględniać m.in. faktyczne możliwości kompletacji i wydania oraz przepustowość bram załadunkowych w funkcji czasu. Kluczowe są wszystkie kwestie, warunkujące, czy magazyn jest w stanie na czas przygotować do wysyłki określoną liczbę przesyłek, palet czy towarów luzem. Dopiero zestawienie planu z realnym wykonaniem daje podstawę do sensownej optymalizacji, i to zarówno na poziomie procesów transportowych, jak i magazynowych.

Dobrym przykładem jest sytuacja, w której między dwoma magazynami trzeba przewieźć możliwie jak najwięcej towaru, mając do dyspozycji różne typy pojazdów. Sama decyzja o wyborze większego samochodu nie oznacza jeszcze lepszego wyniku, bo trzeba uwzględnić tempo przygotowania towaru, zajętość pól odkładczych, czas załadunku i wpływ tego procesu na dalszą kompletację. Właśnie dlatego analiza przepływów między kompletacją a wysyłką staje się kluczowa. Optymalizacja nie kończy się na doborze środka transportu, tylko obejmuje całe środowisko operacyjne.

Jakie znaczenie mają jakość i architektura danych, które zwykle są przecież gromadzone w różnych systemach?

W logistyce jakość danych ma fundamentalne znaczenie, bo wszystkie algorytmy działają tak dobrze, jak dobre i spójne są dane, które do nich trafiają. Matematyka jest tutaj bezwzględna: jeśli dane są źle opisane, niespójne albo niepełne, to system nie będzie w stanie poprawnie policzyć optymalnego scenariusza procesu logistycznego. O ile zatem doświadczony pracownik może niektórych rzeczy domyślić się z kontekstu, o tyle  algorytm wymaga danych uporządkowanych i jednoznacznych.

Bardzo dobrze widać to choćby na przykładzie danych adresowych. Jeśli dane są niekompletne, nie da się ich poprawnie geokodować, a wtedy punkt dostawy może zostać wyznaczony błędnie. To z kolei wpływa na plan trasy, czas dojazdu, wykorzystanie zasobów i jakość obsługi klienta. Dlatego wspólna architektura danych w całym środowisku jest tak istotna. Porządkuje ona informacje, zapewnia ich spójność i daje podstawę do dalszej automatyzacji.

Ogromna część pracy optymalizacyjnej polega dziś właśnie na porządkowaniu, czyszczeniu i strukturyzowaniu danych, które trafiają do systemów wspierających zarządzanie transportem z bardzo różnych źródeł. Jest to istotne, ponieważ nowoczesny system TMS może uwzględniać bardzo dużą liczbę zmiennych, hierarchizować je, a następnie wykorzystywać na potrzeby wielopoziomowych analiz, prognoz i optymalizacji. Warunkiem jest jednak dobre przygotowanie danych wejściowych. Im lepiej opisane są parametry dostawy, odbiorcy, okna czasowe, ograniczenia i dane historyczne, tym większy efekt biznesowy można osiągnąć.

Dlaczego proste planowanie tras przestaje wystarczać?

Klasyczne, statyczne planowanie tras coraz częściej staje się niewystarczające przede wszystkim dlatego, że dzisiejsza logistyka wymaga dużo bardziej precyzyjnego dopasowania zasobów do zleceń niż jeszcze kilka lat temu. Jednocześnie, nowoczesne systemy klasy TMS, takie jak platforma Omecon &UP®, zapewniają dużo większe możliwości optymalizacji.

Kiedyś było tak, że jeśli przesyłki nie mieściły się do samochodu, to po prostu ich nie zabierano. Z kolei, jeżeli paczek było mniej i pojazd był częściowo pusty, to nikt nie próbował poprawiać współczynnika załadunku. Dziś możemy dokładnie policzyć zarówno koszt załadunku, jak i czas pracy kierowcy, a także ocenić zgodność planu z oknami czasowymi dostaw czy możliwość wykonania kilku cykli przez ten sam pojazd.

Dynamiczna optymalizacja oznacza w praktyce wykorzystanie dostępnych danych do tego, aby każdy zasób był zastosowany w sposób maksymalnie efektywny kosztowo i operacyjnie. Nie chodzi tylko o to, aby każdy samochód był pełny, ale również o to, aby zmieścił się w harmonogramie, obsłużył odpowiednie punkty, a kierowca wykonał swoją pracę zgodnie z ograniczeniami czasowymi. Tego typu optymalizacja otwiera przestrzeń do poprawy wykorzystania floty i zwiększenia wydajności operacji logistycznych w całej organizacji.

Dobrze widać to na przykładzie wdrożenia w Grupie NEUCA, największej hurtowni farmaceutycznej w Polsce, która realizuje dostawy do ok. 25 000 odbiorców na ponad 1000 trasach dziennie. Po wdrożeniu platformy Omecon &UP® proces przygotowania danych i planowania tras, który wcześniej zajmował pół dnia, skrócił się do kilkunastu minut – przy zachowaniu gwarancji okien czasowych dostaw i optymalizacji kosztów transportu. To pokazuje, że dynamiczna optymalizacja przekłada się na konkretne, mierzalne efekty operacyjne.

Warto przy tym podkreślić, że optymalizacja nie dotyczy wyłącznie ostatniej mili. Ogromne rezerwy tkwią także w transporcie liniowym, przewozach między centrami dystrybucyjno-logistycznymi oraz w wykorzystaniu przestrzeni ładunkowej na wszystkich etapach procesu transportowego. Proszę pamiętać, że niewielka poprawa stopnia zapełniania przestrzeni ładunkowej – nawet rzędu 1-2% – przy dużej skali operacji w ciągu roku może oznaczać bardzo duże oszczędności i źródło przewagi konkurencyjnej.

Do tego dochodzi jeszcze coraz ważniejszy aspekt śladu węglowego. Optymalizacja wypełnienia pojazdów i lepsze wykorzystanie przestrzeni będą miały znaczenie nie tylko kosztowe, lecz także środowiskowe. W tym sensie dane, matematyka i precyzyjne modele optymalizacyjne stają się wspólnym językiem efektywności operacyjnej i zrównoważonego rozwoju.

Co wyróżnia Państwa podejście do projektowania systemu TMS i obsługi procesów logistycznych?

Najkrócej mówiąc, kompleksowość rozwiązania i szybkość wdrożenia. Te dwa elementy są ze sobą bezpośrednio powiązane. Przy większości projektów tylko część funkcjonalności systemu Omecon &UP® wymaga dostosowania do potrzeb konkretnego klienta. Duża część systemu jest sprawdzona w innych projektach i gotowa do wykorzystania po prostej parametryzacji. Dzięki temu wdrożenie przebiega szybciej i jest mniej obciążające dla klienta. To istotna różnica względem podejścia typowego dla software house’ów – klient nie zamawia u nas systemu budowanego od zera, z całym związanym z tym ryzykiem i czasem, lecz otrzymuje sprawdzone, gotowe rozwiązanie, które dostosowujemy parametryzacją do jego procesów.

Drugą ważną przewagą jest nasze doświadczenie branżowe. System Omecon &UP® rozwijamy na bazie projektów realizowanych w różnych segmentach rynku i z różnymi rodzajami operacji – od logistyki kuriersko-paczkowej (KEP), przez dystrybucję farmaceutyczną, po e-commerce i retail.

Taki model działania w naturalny sposób prowadzi do narastającego rozwoju funkcjonalności naszego systemu TMS. Stanowi też o uniwersalności rozwiązania Omecon &UP®. System może obsługiwać zarówno towary zunifikowane, takie jak palety czy rollkontenery, jak i towary luzem, a także skalować się od obsługi kilku tysięcy do ponad 1 mln przesyłek dziennie. Platforma pracuje w trybie ciągłym 24/7, co przy tej skali operacji ma kluczowe znaczenie dla niezawodności całego łańcucha dostaw.

Istotne jest również to, że jedna platforma Omecon &UP® może obsługiwać różne obszary logistyki w dowolnych
kombinacjach – od operacji, przez optymalizację, po transport liniowy i ostatnią milę. Charakterystyczna dla naszego rozwiązania modułowość oznacza elastyczność bez ryzyka utraty spójności danych i procesów. Z biznesowego punktu widzenia oznacza to możliwość szybszego osiągnięcia efektów wdrożenia, łatwiejszej rozbudowy systemu i lepszego wykorzystania już dostępnych funkcji.

Jakie są główne kierunki rozwoju systemu Omecon &UP® i specjalizacji rynkowej?

Nasze plany koncentrują się wokół dalszej optymalizacji oraz rozwoju tych obszarów, za którymi stoi największy potencjał dla naszych klientów. Z jednej strony są to: ostatnia mila, transport liniowy i operacje wahadłowe oraz logistyka związana z obsługą zwrotów i systemu kaucyjnego. Z naszej perspektywy są to kierunki komplementarne. Co istotne, rozwiązania sprawdzone w skali i wymaganiach polskiego rynku są gotowe do zastosowania również za granicą. I to właśnie tam, na rynki zagraniczne, kierujemy jeden z naszych strategicznych priorytetów rozwoju.

Poza tym, widać bardzo wyraźnie, że przyszłość optymalizacji procesów logistycznych będzie oparta na łączeniu efektywności operacyjnej z wymaganiami środowiskowymi i coraz lepszym zastosowaniem danych. Ważnym elementem dalszego rozwoju systemu Omecon &UP® pozostaje też centralizacja funkcjonalności analitycznych i optymalizacyjnych, a więc wykorzystanie naszej platformy do coraz pełniejszego liczenia kosztów, wypełnienia pojazdów i śladu węglowego. W tym sensie rozwój nie oznacza jednego zamkniętego kierunku, lecz konsekwentne poszerzanie możliwości platformy w tych obszarach, w których matematyka i dane mogą przynieść klientom najbardziej wymierne efekty.