Właściwy system biznesowy to podstawa rozwoju w niepewnych czasach

Rok 2020 dobitnie pokazał, że nie ma nowoczesnego biznesu bez zintegrowanych systemów łączących różne, bardzo odrębne przecież, ale współzależne obszary działalności. Podobnie, nie ma dziś biznesu działającego w całości poza światem cyfrowym. Zmieniły się też miary efektywności biznesu. Sprawny biznes musi nie tylko funkcjonować w sposób optymalny, lecz także powinien być zdolny do szybkiej adaptacji do nawet najbardziej radykalnych zmian. Wszystko to wpływa na oczekiwania względem systemów klasy ERP oraz na podejście do wdrożeń takich rozwiązań.

Ostatnie lata przyniosły dynamiczny rozwój oprogramowania wspierającego zarządzanie. Jak w soczewce skupiają się tu bowiem wszystkie główne trendy obserwowane na rynku IT – od rosnącej skali wykorzystania możliwości modelu chmury obliczeniowej, zmian związanych z otwartością i modularnością oprogramowania, przez rosnące możliwości analizy i operacjonalizacji danych, po wsparcie dla automatyzacji procesów.

Udźwignąć ciężar nowych wymagań

Rozwiązania wspierające zarządzanie – z systemami klasy ERP na czele – zyskały jednak nowe znaczenie w obliczu wyzwań biznesowych towarzyszących pandemii COVID-19. Scentralizowane systemy biznesowe musiały bowiem udźwignąć ciężar nowych wymagań związanych z powszechnym przejściem na pracę zdalną i koniecznością błyskawicznego dopasowania modeli biznesowych do działania w nowych realiach. W praktyce, oznaczało to m.in. zapewnienia pracownikom zdalnego dostępu do niezbędnych narzędzi biznesowych na szerszą niż dotąd skalę, przemodelowania procesów, wdrożenia nowych funkcji i zintegrowania nowych aplikacji. Wszystko to, w jak najkrótszym czasie.

W 2020 roku projektów związanych z rozwojem lub modernizacją oprogramowania biznesowego nie brakowało. Zmienił się jednak ich charakter. Wiele wskazuje na to, że zmiany te będą mieć charakter trwały. „Pomimo okresu niepewności firmy w 2020 roku nie rezygnowały z projektów dotyczących rozwoju posiadanego oprogramowania wspierającego zarządzanie. Choć inny – niż w poprzednich latach – był charakter tych projektów. Dotyczyły one przede wszystkim tych obszarów funkcjonalnych, które wcześniej nie były uznawane za kluczowe. Nie brakowało inwestycji dotyczących obszarów pomocniczych, których usprawnienie stało się jednak ogromnie ważne w realiach pandemii COVID-19. Prowadzone projekty dotyczyły więc obszarów zaopatrzenia, zarządzania łańcuchem dostaw, czy szeroko rozumianego obszaru CRM, który obejmuje m.in. rozwiązania digital commerce” – mówi Edyta Kosowska, Program Manager, Enterprise Applications Europe w IDC.

Jednocześnie, pandemiczne realia biznesowe sprawiły, że rozległe projekty rozwojowe w obszarze systemów biznesowych ustąpiły miejsca projektom realizowanym metodą małych kroków i wdrażania punktowych usprawnień. „Równolegle, w 2020 roku obserwowaliśmy zmniejszenie ilości dużych projektów modernizacyjnych, które zakładały generalną modernizację środowiska ERP lub wymianę modułów wspierających finanse, produkcję czy zarządzanie zapasami. Projekty te z reguły są obarczone dużym ryzykiem. Nie oznacza to jednak, że tego typu inicjatyw w ogóle nie realizowano. Niektóre organizacje decydowały się na kontynuowanie wcześniej zaplanowanych projektów, pomimo potencjalnych problemów związanych np. z koniecznością przejścia na model pracy zdalnej” – dodaje Edyta Kosowska. Do tego typu zmiany w sposób naturalny przygotowane były te organizacje, które już wcześniej zdecydowały się na wdrożenie rozwiązań opartych na nowszych, bardziej dynamicznych i łatwiej skalowalnych architekturach.

Zwrot ku chmurze obliczeniowej

Konieczność podejmowania bardziej racjonalnych, ostrożnych decyzji biznesowych wpłynęła także na zwiększenie oczekiwań względem wszelkiego rodzaju narzędzi analitycznych, co z kolei rozbudziło oczekiwania m.in. w zakresie integracji dodatkowych źródeł danych i wykorzystania potencjału sztucznej inteligencji na poziomie systemów ERP czy CRM. „Ostatni rok przyniósł też zdecydowany wzrost zainteresowania rozwiązaniami biznesowymi z zaszytymi rozwiązaniami analityki biznesowej. Takie narzędzia pomagają zrozumieć biznes, przewidywać trendy i optymalizować cash flow, co stało się szczególnie niezbędne w obliczu wprowadzanych kolejno obostrzeń. Wzrosło też, także w Polsce, zainteresowanie usługami oferowanymi w modelu publicznej chmury obliczeniowej. Co ciekawe, z naszych badań wynika, że głównymi korzyściami oczekiwanymi przez polskie firmy po wykorzystaniu usług cloud computing była poprawa bezpieczeństwa biznesu i dostępności zasobów IT na potrzeby nowych realiów funkcjonowania organizacji” – mówi Edyta Kosowska.

Po ogłoszeniu pierwszych, najbardziej radykalnych obostrzeń społecznych i gospodarczych w lepszej sytuacji znalazły się naturalnie te organizacje, które już wcześniej dysponowały rozwiązaniami – w tym chmurowymi i mobilnymi – pozwalającymi na zapewnienie dostępu do funkcjonalności wdrożonych systemów także poza biurem, ale też sprawną sprzedaż i obsługę klienta poprzez kanały cyfrowe.

Wiele wskazuje też na to, że kolejne miesiące i lata przyniosą zwiększenie skali wykorzystania w polskich firmach systemów wspierających zarządzanie, wdrożonych w oparciu o model public cloud lub podejście hybrydowe, zakładające pozostawienie najbardziej newralgicznych funkcji w ramach lokalnej infrastruktury i dołączenie do nich narzędzi udostępnionych z chmury. „W 2021 roku widzimy efekty ubiegłorocznych zmian. Nastawienie do chmury obliczeniowej zmieniło się w całej Europie. Nie jest to oczywiście ogromny skok zainteresowania, ale pewna bariera mentalna została przełamana” – dodaje Edyta Kosowska.

Standaryzacja w parze z unikalnością

Otwartość i elastyczność dzisiejszych systemów zintegrowanych w pewnym sensie idzie w parze z ich postępującą standaryzacją. O ile na rynku rozwiązań wspierających zarządzanie trend oferowania rozwiązań prekonfigurowanych, dopasowanych do specyfiki poszczególnych branż lub obszarów biznesowych jest widoczny od lat, to w ostatnich miesiącach znacząco nabrał znaczenia w nieco innym wymiarze. W ślad za postępującą modułowością oprogramowania, kolejni dostawcy systemów biznesowych wprowadzają do oferty ustandaryzowane i przeznaczone do określonych zastosowań punktowe rozwiązania odpowiadające potrzebom relatywnie wąskich grup odbiorców. Wykorzystanie tej koncepcji na szerszą skalę pozwala jednak na zbudowanie w krótkim czasie naprawdę złożonych rozwiązań wspierających unikalne procesy w oparciu o integrację wielu punktowych modułów funkcjonalnych.

Dzisiejsze systemy wspierające zarządzanie stają się coraz bardziej modułowe i otwarte na integrację z zewnętrznymi rozwiązaniami oraz usługami, a co za tym idzie – bardziej dostosowane do możliwości wykorzystania w modelu hybrydowym. W ostatnich latach znacząco zmieniła się też granularność podziału funkcjonalnego systemów ERP. „Najwięksi dostawcy rozwiązań klasy ERP coraz częściej stosują dziś nie tylko podział na główne obszary funkcjonalne, ale także podmoduły odpowiedzialne za konkretne, specyficzne procesy branżowe. Istotną zmianą jest także fakt, że takie cząstkowe elementy środowiska ERP można w łatwy sposób dodawać do istniejącej instalacji systemu i integrować nie tylko z kluczowymi funkcjonalnościami, ale też z zewnętrznymi aplikacjami. Tego rodzaju modułowość i otwartość przekładają się na elastyczność całego rozwiązania oraz obsługiwanych przez nie procesów, która nabrała kluczowego znaczenia w obliczu pandemii COVID-19” – podkreśla Edyta Kosowska.

Szczęśliwie, w wielu firmach zmiany mające na celu uelastycznienie architektury rozwiązań ERP rozpoczęto z odpowiednim wyprzedzeniem. Biorąc bowiem pod uwagę jak newralgiczną rolę pełnią systemy ERP dla efektywności, ale i ciągłości działalności biznesowej, zwiększenie elastyczności architektury takich rozwiązań oraz ich funkcjonalności stało się niezbędne, aby zapewnić możliwość łatwego dopasowywania procesów biznesowych czy obiegu informacji w firmie do nowych potrzeb. W obliczu zmian gospodarczych, wywołanych obostrzeniami towarzyszącymi walce z pandemią COVID-19, możliwość szybkiego przeskalowania biznesu lub wdrożenia nowego modelu działalności była często jedyną drogą do zminimalizowania strat lub wykorzystania nadarzających się szans rynkowych.

Ważne są cechy platformy, a nie jej funkcjonalność

„Na etapie decyzji o wyborze nowego rozwiązania ERP kartą przetargową stają się dziś nie tyle nowe funkcjonalności, co cechy całej platformy – możliwości wbudowanej analityki, wykorzystanie elementów uczenia maszynowego, łatwość kontekstowego dostępu do informacji, a także skala dostępnych funkcji automatyzacyjnych” – twierdzi Edyta Kosowska. Wspomniane narzędzia pozwalające na zautomatyzowanie obsługi wybranych operacji biznesowych lub całych procesów zyskują na znaczeniu m.in. w obliczu nieustannej presji na optymalizację operacji biznesowych, chęci wyeliminowania błędów ludzkich i przyspieszenia procesów, a także rosnących kosztów pracy i braków kadrowych.

Co ważne, funkcje analityczne dostępne w ramach szeroko rozumianych systemów klasy ERP dysponują szerokim potencjałem wykraczającym poza prostą robotyzację procesów. Coraz częściej bowiem – i jest to najczęściej zasługa wykorzystania dedykowanych usług oferowanych w modelu chmury obliczeniowej – wykorzystują możliwości sztucznej inteligencji działającej na ogromnych zbiorach danych, co przekłada się na możliwość zautomatyzowania złożonych procesów przy jednoczesnym wsparciu dla rosnącej dynamiki ich zmian.

Omawiając jednak charakter realizowanych w Polsce projektów związanych z modernizacją lub wdrożeniem oprogramowania biznesowego, należy wziąć poprawkę na specyfikę naszego rynku. O ile faktycznie można oczekiwać zwiększonej otwartości na projekty wykorzystujące możliwości modelu publicznej chmury obliczeniowej oraz zainteresowania bardziej elastycznymi możliwościami finansowania i rozwoju oprogramowania biznesowego, tak wiele wskazuje na to, że w najbliższym czasie projekty zakładające wykorzystanie najbardziej zaawansowanych możliwości dzisiejszych systemów ERP pozostaną u nas raczej egzotyką aniżeli normą.

„Mówiąc o polskim rynku oprogramowania biznesowego, należy wziąć pod uwagę specyfikę naszej gospodarki. Wiele polskich przedsiębiorstw pełni rolę podwykonawcy dla partnerów z zagranicy, co wprost przekłada się na ich potrzeby względem systemów wspierających zarządzanie. W takich firmach oczywiście niezbędne są rozwiązania zapewniające efektywny i optymalny przebieg procesów biznesowych, a także narzędzia gwarantujące płynną wymianę informacji z kontrahentami.

W dużo mniejszym stopniu natomiast potrzebujemy złożonych rozwiązań pozwalających na planowanie produkcji czy proaktywną, predykcyjną konserwację wielkich maszyn i urządzeń, np. silników lotniczych. W efekcie, w Polsce zapotrzebowanie na najbardziej zaawansowane funkcjonalności systemów ERP jest znacznie mniejsze” – stwierdza Edyta Kosowska. „Nie oznacza to jednak, że na tle Europy polskie firmy wypadają blado, jeśli chodzi o skalę wykorzystania nowoczesnego oprogramowania biznesowego. W Europie Zachodniej także istnieją kraje i regiony, gdzie skala wykorzystania rozwiązań tego typu wygląda podobnie” – podsumowuje.