Wsparcie CFO w analizie danych i zarządzaniu finansami

Rola dyrektora finansowego w ostatnich latach mocno ewoluowała. Jak wynika z raportu Korn Ferry – CFO przejmują obowiązki związane z ustalaniem strategii działania przedsiębiorstw, stając się partnerami biznesowymi. Aby poradzić sobie z większą liczbą zadań, CFO coraz chętniej korzystają z pomocy dostępnych na rynku technologii.

Autorzy Michael Page Insights przypisują współczesnemu dyrektorowi finansowemu cztery role: naukowca, wykorzystującego nowoczesne systemy, przetwarzającego i analizującego dane; inżyniera tworzącego zasady w oparciu o wizję CEO i zarządzającego finansami, rachunkowością, budżetowaniem i administracją; pilota potrafiącego poprowadzić firmę zarówno w okresie spokoju, jak i kryzysu oraz coacha ściśle współpracującego z działem HR, łączącego ludzi i technologię w celu podniesienia efektywności.

Obsługa procesów wsparta technologią

Tak liczne zadania wymagają wsparcia nie tylko zorganizowanej grupy specjalistów, ale także systemów i procedur, które mogą pomóc w przetwarzaniu coraz większej ilości danych czy zarządzaniu finansami. Dostępne na rynku zintegrowane rozwiązania informatyczne mają możliwość automatycznego przekazywania informacji z systemów „satelitarnych” do systemu finansowo-księgowego bez konieczności dodatkowego przetwarzania i integrowania danych. Dotyczy to takich obszarów, jak zakup, sprzedaż, gospodarka magazynowa, płatności i wyciągi bankowe, listy płac itd.

Przykładem takiego rozwiązania jest TETA ERP, która posiada repozytorium dokumentów, do którego z systemów „satelitarnych” spływają dane gotowe do dekretacji i ujęcia w księgach finansowych. Automaty księgowe rozpoznają dany dokument czy typ transakcji, a następnie na podstawie ułożonych reguł dekretują dokument, odpowiednio wyznaczając konta księgowe. Oprócz dekretacji dokumenty automatycznie trafiają do modułu VAT i JPK. Takie działanie przyspiesza i optymalizuje procesy zarówno finansowo-księgowe, jak i sprawozdawczość zarządczą. Jeśli po zadekretowaniu i weryfikacji okaże się, że na dokumencie źródłowym jest błąd, istnieje możliwość wycofania, poprawienia go i ponownej dekretacji.

Narzędzia dla CFO

Dla dyrektorów finansowych istotne w systemach ERP są przede wszystkim dwa obszary funkcjonalności powiązane ze sprawozdawczością – finansową i zarządczą. Bardziej od analizy detalicznych danych istotna z punktu widzenia CFO jest możliwość ewidencji finansowej i niezbędnego minimum na potrzeby sprawozdawczości urzędowej. Jednocześnie oprócz ewidencji finansowej bardzo ważna jest ewidencja zarządcza.

Ewidencja finansowa i ewidencja zarządcza są ze sobą powiązane, przy czym ta druga jest bardziej szczegółowa, możemy w niej wydzielać poszczególne typy transakcji. Na podstawie danych zarządczych dyrektor finansowy może korzystać z zapisów i sum na poszczególnych wymiarach zarządczych, na przykład ile zostało zakupionego paliwa lub zużytej energii w ujęciu poszczególnych osób czy działów. Pozwala to na szybkie znalezienie nieprawidłowości, czy przestrzeni, w których można wdrożyć oszczędności.

Technologia = korzyści

Wykorzystanie przez CFO systemów ERP pozwala na pełną kontrolę płynności finansowej i znaczne zmniejszenie czasu dostępu do potrzebnych informacji. Systemy te zapewniają też kontrolę dostępnych środków, w powiązaniu z budżetem stworzonym w systemie FP&A, wielowymiarową analizę danych, ewidencję zdarzeń gospodarczych. Procesy mogą być wspomagane przez elektroniczny obieg dokumentów oraz delegowanie akceptacji i opisów do poszczególnych osób lub działów. W automatyzacji istotna staje się dwukierunkowa komunikacja online z bankami oraz niemal bezobsługowe uzgodnienia transakcji. Dla CFO firm o rozbudowanych strukturach lub wielofirmowych istotne na pewno będą możliwości raportowania przez jednego użytkownika z jednej lub wielu firm jednocześnie, wspólne kartoteki i plan kont pozwalający ujednolicić i zintegrować zapisy, dzięki czemu dane będą dostępne wspólnie lub rozłącznie w sprawozdaniach finansowych czy też analizach, zależnie od potrzeb w danej chwili.

Mateusz Łaba, Account Manager Unit4 Polska, od ponad 12 lat zaangażowany w obszar zintegrowanych systemów ERP i Business Intelligence. Doświadczenie zdobywał w trakcie studiów oraz wdrażając rozwiązania TETA ERP w dużych firmach, działających niemal w każdym sektorze

Źródła: CFO & Financial Leadership Insights, Michael Page – bit.ly/2Zgusuk; Deloitte CFO Survey 2020, Wyniki badania dla Polski na tle Europy Środkowej 2020, bit.ly/3fYOkZM; Korn Ferry, 2020 Plus Survey, https://bit.ly/3dzWkif