W ostatnim raporcie, NIK stwierdziła, że „ZUS ustalając termin na złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu – 35 dni – nie zapewnił potencjalnym wykonawcom, innym niż Asseco Poland – realizująca usługi związane z utrzymaniem KSI od 1997 r. – realnej możliwości zapoznania się z dokumentacją dotyczącą przedmiotu zamówienia”. Zakład Ubezpieczeń Społecznych odpowiada, że ok. 10 miesięcy, które de facto otrzymali wszyscy dostawcy, to czas zupełnie wystarczający.
Jeden partner w utrzymaniu…
Odpowiadając na zarzuty Najwyższej Izby Kontroli, Dariusz Śpiewak, członek zarządu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nadzorujący Pion Operacji i Eksploatacji Systemów, stwierdza, że na przygotowanie się do przejęcia wsparcia, eksploatacji i utrzymania KSI ZUS nowe firmy zapewniony miały niezbędny czas. Ponad pół roku bowiem trwał sam proces ostatecznego wyboru nowego dostawcy, a dodatkowy czas na przejęcie mógł zostać określony przez potencjalnych oferentów w koncepcji przejęcia zadań. Było to też jedno z kryteriów oceny ofert.
„W ten sposób zapewniliśmy potencjalnym oferentom dodatkowy czas – do 3 miesięcy – na przejęcie utrzymania KSI. Wspomniane w raporcie NIK, 35 dni – termin ustawowy to 30 dni – to jedynie czas na sprawdzenie wymagań podmiotowych i wybór dostawców, którzy przechodzą do drugiego etapu. Potencjalni dostawcy musieli spełnić kilka wymagań formalnych – mieć odpowiednią płynność finansową, doświadczenie i zasoby. Opisaliśmy szczegółowo wymagania dla 87 specjalistów, choć de facto nad utrzymaniem KSI ZUS w ciągu roku pracuje ponad 250 osób. Ale nie chcieliśmy zbytnio śrubować wymagań już na początku”- wyjaśnia Dariusz Śpiewak. „Wymieniany w raporcie NIK przetarg trwał od lutego do października 2013 r. Założyliśmy, że jest to wystarczający czas ‘sprzyjający dochowaniu zasad konkurencji’. Tym bardziej, że już w latach 2011-2012 odbywaliśmy spotkania z firmami IT, aby zapoznać ich z KSI ZUS” – dodaje. Niezależnie od tego, wykonawcom przysługiwało, w ramach własnej inicjatywy, m.in. prawo do uzyskania wiedzy o systemach informatycznych Zakładu np. w trybie dostępu do informacji publicznej.
W obecnie obowiązującym kontrakcie na utrzymanie KSI ZUS – realizowanym przez Asseco Poland – zostało zapisane, że przez ostatnie 12 miesięcy będzie ono wspierało nową firmę – która ewentualnie wygrałaby kolejny przetarg na utrzymanie KSI ZUS – w przejęciu opieki nad tym systemem.
„Zakład nie może ponosić odpowiedzialności za okoliczność, że na udział w postępowaniu w 2013 r. na usługę wsparcia, eksploatacji i utrzymania KSI zdecydował się ostatecznie jeden wykonawca. Podkreślenia wymaga fakt, że na etapie postępowania nie było oczekiwań wykonawców w zakresie wydłużenia terminu składania ofert, jak to miało miejsce w postępowaniu na rozwój KSI ZUS” – mówi Dariusz Śpiewak. W obecnie obowiązującym kontrakcie – realizowanym przez Asseco Poland – zostało zapisane, że przez ostatnie 12 miesięcy będzie ono wspierało nową firmę – która ewentualnie wygrałaby kolejny przetarg na utrzymanie KSI ZUS – w przejęciu opieki nad tym systemem.
…i trzech w rozwoju KSI ZUS
W postępowaniu przeprowadzonym w analogiczny sposób – przy zastosowaniu analogicznych terminów, jak w postępowaniu na usługę wsparcia, eksploatacji i utrzymania KSI – na zawarcie umowy ramowej na modyfikację i rozbudowę oprogramowania KSI ZUS, brało udział 5 oferentów, a ostatecznie zawarto umowy ramowe z trzema wykonawcami: Asseco Poland, Capgemini Polska, oraz HP Polska z Kamsoft. Wybrane w alogiczny sposób w pierwszym etapie postępowania pięć firm i konsorcjów otrzymało SIWZ (Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia). „W ustawie na zapoznanie się z nią zapisano 40 dni, my – na prośbę dostawców – wydłużyliśmy ten termin do 56 dni, a więc do prawie 2 miesięcy. Tyle mieli na złożenie oferty. Do tej procedury przetargowej NIK nie zgłosiła zastrzeżeń” – mówi Dariusz Śpiewak.
Rozwój, eksploatacja i utrzymanie systemów ZUS zostało podzielone na pięć obszarów: SAP (finanse i księgowość) – postępowanie rozstrzygnięte w 2012 r. oraz KSI ZUS (pobór i wypłata świadczeń), system workflow EPWD, hurtownia danych i archiwum. „Dla każdego z obszarów – oprócz SAP – obowiązuje ta sama formuła przetargu, w pierwszym etapie następuje wybór firm, powstaje tzw. krótka lista, którym następnie przekazywany jest SIWZ” – wyjaśnia Dariusz Śpiewak.
Jedyne sugestie pokontrolne NIK dotyczyły: konieczności wzmocnienia procedur kontroli zarządczej i przejęcia praw autorskich do systemów obsługujących emerytury tzw. starego portfela. Dziś należą one do sieci Zakładów Elektronicznej Techniki Obliczeniowej (ZETO). „Zastanawiamy się jednak, czy ma to sens, skoro rozważamy rezygnację z tych rozwiązań” – mówi Dariusz Śpiewak.
W roku 2010 zarząd Zakładu Ubezpieczeń Społecznych podjął trzy, kluczowe decyzje o: przejęciu praw autorskich i kodów źródłowych do KSI ZUS, stworzenia repozytorium wiedzy na temat KSI ZUS oraz złożenia oświadczenia, że ZUS nie chce korzystać z – zawartego w umowie z 1997 roku – zapisu, iż okres utrzymania KSI ZUS automatycznie przedłużany jest o kolejne 5 lat.
Przedstawiciele ZUS, zapewniają więc, że nie złamali żadnej z procedur Ustawy Zamówień Publicznych, a sam przetarg był transparentny i otwarty. „NIK zarzucił nam, że nie przygotowaliśmy odpowiednio rynku do udziału w tym przetargu, ale nie jesteśmy tego w stanie zrobić, bo Asseco zawsze będzie znało najlepiej KSI ZUS, skoro tworzyło i rozwijało go przez 10 lat” – stwierdza Dariusz Śpiewak. Jednocześnie podkreśla, że w ciągu 3 lat udało się doprowadzić do dywersyfikacji dostawców.
Proces dywersyfikacji dostawców
W roku 2010 zarząd Zakładu Ubezpieczeń Społecznych podjął trzy, kluczowe decyzje o: przejęciu praw autorskich i kodów źródłowych do KSI ZUS, stworzenia repozytorium wiedzy na temat KSI ZUS (informacje te przekazywane są nowym dostawcom) oraz złożenia oświadczenia, że ZUS nie chce korzystać z – zawartego w umowie z 1997 roku – zapisu, iż okres utrzymania Kompleksowego Systemu Informatycznego ZUS automatycznie przedłużany jest o kolejne 5 lat. „Działoby się tak, gdybyśmy na 6 miesięcy wcześniej nie złożyli rezygnacji” – wyjaśnia wiceprezes ZUS.
NIK wspomniał też, że dokumentację pokontrolną przekazał do Centralnego Biura Antykorupcyjnego. Zdaniem ZUS, dotyczy to jednak jedynie informacji o zasiadaniu do roku 2010 dwóch pracowników Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w fundacji założonej przez byłego pracownika Asseco. „Fundacja Fundowiczów została założona po śmieci ojca tej osoby. Postanowiła ona przeznaczyć spadek po nim na pomoc dzieciom. Te osoby się znały, bo przez lata pracy nad KSI ZUS siedziały niemal biurko w biurko” – wyjaśnia Dariusz Śpiewak. „Trzeba jednak zaznaczyć, że nasi pracownicy nie pobierali z tego tytułu wynagrodzenia i skutecznie wycofali się z pracy w tej Fundacji na 3 lata przed przetargiem, o którym mowa w raporcie NIK. Nasi prawnicy uważają, że w żaden sposób nie naruszyli prawa. Świadczą o tym dokumenty, które są publicznie dostępne na stronach ZUS” – podsumowuje.
