Pandemia w ogromnym stopniu wpłynęła na funkcjonowanie biznesu. Przeniesieniu do sfery cyfrowej uległo wiele procesów wymagających dotąd interakcji między ludźmi. W szczególnym stopniu widać to na przykładzie branży eventowej. Podpowiadamy, jak w nowej rzeczywistości należy przygotować się do przeprowadzenia wideokonferencji dla klientów lub partnerów biznesowych.
Jako Homo Sapiens Televisus przyzwyczailiśmy nasz mózg do odbierania pewnej formy przekazów – dynamicznych i atrakcyjnych wizualnie. Sugeruję osobom w wieku 25-40 lat wykonać pewne doświadczenie. Wystarczy obejrzeć fragment bajki Disneya z 1937 roku i dla kontry jakąkolwiek współczesną bajkę. Przy tej pierwszej nasz mózg męczy się za sprawą powolnej fabuły i niezbyt żywych kolorów. Natomiast przy tej drugiej nie jest w stanie przetworzyć ilości scen na minutę oraz wszystkich szczegółów widocznych na ekranie. Mimo tego, do większości osób bardziej trafią produkcje nowoczesne właśnie za sprawą kolorów, dźwięków i dynamiki. Ta sama kwestia dotyczy warstwy dźwiękowej naszego przekazu. Musi być dobrze dopasowana do rodzaju naszego wystąpienia.
Ludzie, którzy często występują na konferencjach mają wypracowane techniki takie jak szybkość mówienia, modulowanie głosu czy wykorzystywanie mowy ciała. Dziś mówcy, prowadzący i moderatorzy występujący na naszych konferencjach będą musieli się dostosować do nowej formy spotkań w świecie on-line oraz zapewne doszkolić z wielu internetowych narzędzi, z których do tej pory nie korzystali. Oto organizacja konferencji krok po kroku.
Krok pierwszy: najważniejsze decyzje do podjęcia
Profesjonalna wideokonferencja, jej organizacja, jeśli ma pełnić rolę spotkania w Internecie trzeba odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Pierwszym i najważniejszym z nich jest to z kim chcemy się spotkać, czyli kto stanowi naszą grupę docelową. Kolejne pytania, które powinniśmy sobie zadać to: kto będzie mówcą lub mówcami? Czy wideokonferencja ma być formalna czy też nie, a może ma to być webinarium? Last but not least: jaki ma być cel tego spotkania i w jaki sposób chcemy go osiągnąć?
Od razu muszę nadmienić, że po miesiącu pełnej izolacji od fizycznych spotkań oraz przeniesieniu całego życia zawodowego w świat digitalu należy bardzo ostrożnie dobierać słowa, którymi określamy poszczególne narzędzia. Słysząc po raz kolejny słowo “webinarium” zaczynamy przewracać oczami. Mam wrażenie, że za niedługo wszystko stanie się webinarium, nawet jeżeli nie ma z nim nic wspólnego.
Jeżeli znamy już odpowiedzi na zadane wcześniej pytania, pozostaje nam kwestia przygotowania technicznego – wyboru sprzętu i zapewnienia odpowiedniego łącza. Tutaj mamy dwie możliwości: możemy zorganizować takie spotkanie online metodami domowymi, a możemy też wynająć profesjonalną firmę dysponującą odpowiednim studiem do przygotowania wymarzonej przez nas realizacji. Druga opcja daje o wiele więcej możliwości. Mam tu na myśli wszelkiego rodzaju dodatki w postaci nakładek, pasków informacyjnych wyświetlających się na ekranie oraz przyjemnych dla oka odbiorcy zmian kadrów.
Krok drugi: wybór sprzętu do wideokonferencji
Rozwiązanie pierwsze zewnętrzna firma eventowa – Jeśli decydujemy się na współpracę z firmą profesjonalnie zajmującą się transmisjami wideo czy streamingami video to powinniśmy być gotowi na to, aby podać kilka benchmarków jednoznacznie określających nasze wyobrażenia, co do kształtu organizowanego wydarzenia online. Musimy również podać niezbędne informacje takie jak to, czy chcemy mieć chat video i interaktywne pytania od publiczności, czy jednak nie chcemy wchodzić z odbiorcami w interakcję. Kwestia sprzętu w tym wypadku nas nie dotyka, albowiem zatrudniona przez nas firma dysponuje wszystkim co potrzebne do przygotowania iście hollywoodzkiej produkcji.
Rozwiązanie drugie domowe studio dźwiękowe – Wykorzystanie domowego studia do transmisji jest znacznie mniej skomplikowane i zdecydowanie tańsze. Najważniejszym elementem w transmisjach “domowych” jest dźwięk. Nawet transmisja wideo, która ma słabą jakość nie irytuje nas tak bardzo, jak trzaski i buczenie mikrofonu. Jest to szczególnie widoczne w przypadku, w którym jeden z naszych rozmówców dysponuje lepszym sprzętem. Już zwykły zestaw słuchawkowy (dodawany do każdego smartphone`a lub polecany przez youtuberów Zalman ZM-MIC1 ) znacznie podnosi jakość dźwięku. Natomiast sprzęt bardziej profesjonalny, jak chociażby mikrofon pojemnościowy nabiurkowy (Blue Snowball lub Razer Seiren X) to wydatek rzędu 200-400 zł. Taki mikrofon gwarantuje cyfrową obróbkę głosu co znacząco wpływa na jakość formułowanych przez nas komunikatów i poprawia ogólne doświadczenia odbiorców.
Jeśli chcemy zapewnić dla naszej transmisji wyższą jakość obrazu niż ta, jaką zapewniają kamery wbudowane w większość typowego sprzętu komputerowego, można pokusić się o zakup dobrej kamery internetowej. Koszt takiego sprzętu oscyluje w granicach od 500 do 1500 zł. Jest to obecnie jeden z najbardziej chodliwych towarów na rynku. Osobiście korzystam z kamery Logitech C930e, gdy potrzebuję lepszej jakości wideo niż ta wbudowana w laptopa. Kamery pokroju 4K to wybór, który… odpuściłbym przez najbliższe pół roku. Po pierwsze przepustowość sieci w domowym biurze raczej nie pozwoli na sprawne przesyłanie tak dużej ilości danych, aby w pełni wykorzystać możliwości oferowane przez tego rodzaju sprzęt. Nie mniejsze znaczenie ma także fakt, że transmisja wideo obniża bitrate tak, aby zachować pełną płynność ruchu w sieci, na czas pandemii robi tak większość dostawców usług. Dodatkowo, trudno oczekiwać, aby w perspektywie kilkunastu miesięcy infrastruktura Internetu została rozbudowana tak, aby zapewnić przepustowość niezbędną dla 4K wszystkim użytkownikom. W sferze obrazu powinniśmy więc skupić się na jakości, jednak – biorąc pod uwagę także zdrowy rozsądek – w wielu wypadkach wystarczająca będzie kamera do wideokonferencji wbudowana w typowy komputer przenośny.
Rozwiązanie trzecie nagrywanie konferencji z gotowych już plików wideo – Taką konferencję “składa” się na etapie postprodukcji z materiałów uprzednio nagranych przez prelegentów w zaciszach ich własnych domów. W tym modelu materiał można dopieścić tak, aby zapewniał jak najlepsze wrażenia odbiorcom. W ten sposób w ciągu kilku godzin możemy zaplanować i przygotować międzynarodową konferencję dla setek odbiorców. Sprzęt wykorzystywany przy takich produkcjach to np. aparat Canon 600D i inne, porównywalne, ale także popularne kamery GoPro. Warto też podpatrzeć osoby zajmujące się streamingami na co dzień, żeby dowiedzieć się więcej o sprzęcie. Dodatkowo przyda się mikrofon do aparatów i kamer – np. Rode VideoMic Pro.
Pamiętajmy jednak, mierzmy też siły na zamiary, czasami wystarczy dobry smartphone, który zdecydowanie przebije jakość obrazu i dźwięku w porównaniu z laptopem. Testowałem nagrywanie Samsung Galaxy S10e vs. Lenovo Flex 5 i wygrał telefon z frontową kamerą.
Krok trzeci: napisanie scenariusza konferencji
Każda konferencja musi posiadać agendę, z której dowiemy się kto i kiedy na niej wystąpi, jak długo będzie trwała dana prelekcja oraz jakie tematy zostaną poruszone. Nie inaczej jest w przypadku wideokonferencji. Na podstawie własnego doświadczenia mogę podpowiedzieć, że jeżeli konferencja online jest bardziej pasywna, nastawiona na jednostronny przekaz wiedzy, to nie powinna trwać dłużej niż godzinę. Każda, dodatkowa minuta będzie męczyć odbiorców i uniemożliwi im skupienie się na najważniejszych aspektach prezentacji. Jeśli jednak mamy możliwość wciągnięcia gości w interakcję to 2 godziny będą jak najbardziej odpowiednie.
Idąc dalej, jeżeli z jakichkolwiek względów nasz przekaz musi trwać dłużej to konieczna jest przerwa! Jesteśmy tylko ludźmi, a nasze organizmy mają pewne granice odporności. Pamiętajmy również o tym, iż w czasie pandemii większość różnego rodzaju platform jest dostępna za darmo, a odbiorcy powoli zaczynają być przesyceni treściami wideo. Nie zmienia to jednak faktu, że organizowanie wideokonferencji wymaga zadbania o odpowiedni scenariusz wydarzenia, a następnie o jego dokładne przestrzeganie tak, aby każdy element pojawiał się w określonym miejscu, o określonym czasie i jak najlepiej spełniał swoją rolę.
Krok czwarty: które platformy wideokonferencyjne wybrać, a jakich unikać?
Polecam iść w prostotę i maksymalną użyteczność jeśli chodzi o narzędzia komunikacyjne do wideokonferencji, np. Zoom, Cisco Webex czy Microsoft Teams. Oczywiście wszystko zależy od rodzaju eventu on-line jaki chcemy przeprowadzić. Rejestracja uczestników oraz dostęp do platformy powinny być jak najprostsze i jak najbardziej zbliżone do przyzwyczajeń naszych odbiorców. Większość dostępnych dziś narzędzi do prowadzenia wideokonferencji posiada wiele funkcjonalności – wspierają m.in. mechanizmy rejestracji uczestników, zapewniają pełen zakres narzędzi niezbędnych do przeprowadzenia kompleksowej konferencji jak i wiele dodatków, takich jak analizy statystyk czy selektywne follow-upy. Do osób, które uczestniczyły w konferencji możemy automatycznie wysłać jeden rodzaj komunikatu, a do osób, które tylko się zarejestrowały zupełnie inny. Dodatkowo wszystkich zarejestrowanym możemy łatwo udostępnić nagranie konferencji, aby mogli wrócić do interesujących materiałów, kiedy zechcą.
Należy zauważyć, że w ciągu ostatnich dni na popularności najbardziej zyskało kilka komunikatorów. Mam tu na myśli przede wszystkim Zoom, który zdaje się być obecnie najbardziej popularnym narzędziem do komunikacji w świecie biznesu. Dlaczego rekomenduję tą właśnie platformę? Korzystam obecnie z czterech platform do konferencji z lokalizacji, gdzie sieć LTE – dyplomatycznie mówiąc działa średnio – i po 3 tygodniach mogę stwierdzić, że Zoom ani razu nie zerwał mi połączenia wideo. Oczywiście zdarzały się sytuacje, w których jakość wideo połączenia się obniżała, ale nigdy nie zostało ono zerwane, a ma to kluczowe znaczenie dla organizatora wideokonferencji.
Pozostałe rozwiązania, z których korzystam to: konferencja na Skype – ponieważ są firmy, które mają tylko to narzędzie do wideokonferencji; Slack – narzędzie bardziej przeznaczone do komunikacji tekstowej i wymiany plików, z opcją wideokonferencji, wewnątrz zamkniętej grupy/firmy; oraz – bardziej otwarty – Microsoft Teams wykorzystywany do pracy nad projektami pomiędzy firmami. Dodatkowo stosuję też wideokomunikatory do natychmiastowej komunikacji takie, jak Messenger Whatsapp i Hangouts.
Niestety geometryczny przyrost ilości użytkowników Zoom sprawił, że zaciekawili się nim hakerzy i wyszukali kilka luk w zabezpieczeniach. Wyciekły maile i hasła 500 tys. użytkowników i są one obecnie do kupienia na Dark Necie. Spowodowało to nakaz usunięcia aplikacji Zoom w takich firmach i instytucjach, jak Google, SpaceX, NASA, Departament Szkolnictwa w Nowym Jorku, czy administracja Niemiec i Tajwanu. Oczywiście producent stara się podnieść poziom bezpieczeństwa kosztem rozwoju dodatkowych funkcji, których wdrożenia zostały wstrzymane, a całość prac skupia się tylko na bezpieczeństwie.
Krok piąty: zadbanie o zaangażowanie uczestników wirtualnego spotkania
Odpowiedzią na to pytanie jest: interesująca treść przekazu i charyzmatyczny prezenter. Jestem przekonany, że za niedługo będziemy w stanie określić “współczynnik atrakcyjności” danego prezentera dzięki analizie wskaźnika atencji ocenionej np. po liczbie aktywnych odbiorców. Już teraz mamy do czynienia z platformami e-learningowymi, gdzie zliczana jest obecność uczestników w zależności od czasu.
Narzędzia pomocne w skutecznej komunikacji i w pozyskiwaniu uwagi uczestników to z pewnością konkursy. Za pomocą QR kodu możemy zapewnić uczestnikom przekierowania do stron z głosowaniem, quizem lub prostą grą, a wyniki obserwować w czasie rzeczywistym na ekranie głównym. Wielokrotnie polecałem już polleverywhere.com i sli.do – bardzo podobne w zakresie funkcjonalności platformy do przeprowadzania ankiet, głosowań i „icebreakerów”. Inną, nieco bardziej rozrywkowo-turniejową platformą jest Kahoot. Są też serwisy z mikrogrami takie, jak np. airconsole.com. Wszystkie działają online i mogą być kontrolowane za pomocą smartphone`ów bez konieczności instalowania jakichkolwiek aplikacji na telefonach. Natomiast nagrody możemy przekazać zwycięzcom np. za pośrednictwem firmy kurierskiej lub e-mailem w postaci kodu na jakąkolwiek usługę
Podsumowując, wideo konferencja musi być krótka i z możliwością zadawania pytań prelegentowi przez uczestników wydarzenia. Musi być na temat. Nie starajmy się na siłę ubarwiać naszej prezentacji czy bawić się w stand-up. Musi być też ładnie, nie streamujmy z kuchni czy łóżka, ale nie zapominajmy też o elementach rozrywkowych.
Wideokonferencja online: plusy i minusy
Nic nie zastąpi fizycznego wydarzenia. Takie spotkania zakorzenione są głęboko w naszej naturze, co więcej potrzebujemy ich, aby zachować zdrowie psychiczne. Cenimy te spotkania za to, że tworzą przeżycia, emocje, budują wspomnienia i nowe relacje. To właśnie te nieuchwytne dla świata online wyrywki rzeczywistości są kluczowymi czynnikami w ocenie wydarzenia i jego powodzenia. Natomiast spotkania internetowe z natury są odarte z warstwy emocjonalnej. Oczywiście, jeśli podczas nich padnie super żart, albo zdarzy się jakaś wpadka to możemy być pewni, że Internet tego nie zapomni. Z drugiej jednak strony wirtualne wideo konferencje pozwalają zaoszczędzić najcenniejszą walutę na świecie – czas.
Konferencja online, która ma trwać godzinę, rzeczywiście potrwa 15 minut dłużej. Wystarczy, że założymy słuchawki, uruchomimy laptopa i zamkniemy się w pokoju. Nie musimy już tracić godzin na dojazdy i powroty, a zaoszczędzony czas możemy spożytkować w inny sposób. Idąc dalej uważam, że po okresie przymusowej kwarantanny wielu pracodawców zaimplementuje pracę zdalną jako normalny rodzaj pracy, gdyż zaczną zauważać, iż niektórzy pracownicy są po prostu bardziej efektywni pracując w home office.
Jakie są główne błędy popełniane przez organizatorów wirtualnych wydarzeń?
Koronnym błędem – popełnianym zarówno w świecie eventów realnych, jak i wirtualnych – jest marnotrawienie czasu. Nie przedłużajmy naszych wydarzeń. Jeżeli spotkanie, e-konferencja została zaplanowana na 30 minut, to postarajmy się, aby tyle trwała. Jeżeli natomiast mamy ograniczony czas i bardzo dużo treści do przekazania – rozłóżmy nasze wydarzenie na kilka części. Zadbajmy o ciekawe i merytoryczne treści oraz o to, aby nasz wirtualny event nie obfitował w problemy techniczne.
Wszelkie uatrakcyjnienia naszego przekazu, takie jak: głosowania, sekcje Q&A, chaty online, wirtualne tablice, udostępnianie pulpitów czy wręcz przejmowanie pulpitów panelistów w większości platform są dostępne “od ręki”. Istnieje też nieskończenie wiele możliwości integracji tych programów z innymi platformami. Pamiętajmy jednak, że wszystkie tego rodzaju funkcje muszą działać bezawaryjnie, aby były atrakcyjne dla widzów.
Czy wirtualne eventy mogą zastąpić fizyczne konferencje?
W dłuższej perspektywie systemy wideokonferencji na pewno nie wyprą klasycznych, fizycznych wydarzeń. Po okresie pandemii ludzie znowu będą chcieli wyjść z domów, spotkać się ze sobą, podejrzewam nawet, że rozmowa w cztery oczy stanie się czymś, co będzie sprawiać nam radość. Firma, która jako pierwsza zorganizuje konferencję, na którą uczestnicy przyjdą bez obaw o swoje życie, wygra wiele. Jesteśmy spragnieni wieloosobowych spotkań.
Niemniej jednak widzę możliwość podziału na eventy “twarde”, gdzie trzonem będzie treść i możliwość jego szybkiego przekazu, w czym zdecydowanie lepiej sprawdziłyby się wydarzenia on-line oraz wydarzenia “miękkie”, czyli klasyczne, które mają realizować cele sprzedażowe i tworzyć wspomnienia. To one nadal pozostaną na topie. Wydaje mi się, że powstanie też trzeci rodzaj konferencji. Będzie on nową hybrydą eventów “miękkich” i “twardych”, gdzie w materiale wideo czy połączeniu strumieniowym pojawią się wirtualne avatary oparte na nowych technologiach. Co więcej, takie avatary będą mogły prowadzić jednocześnie konferencje w kilku państwach, o tej samej porze, ale z różną treścią.
Pandemia zdecydowanie zmieni nas społecznie. Dziś wszyscy jesteśmy niejako zmuszeni do pracy i komunikacji on-line. Dzięki temu poznajemy dostępne technologie i przyzwyczajamy się do nich. Z perspektywy organizacji wydarzeń dla klientów lub partnerów stwarza to zupełnie nowe możliwości.
Tomasz Podkowa, Tech R&D Manager, Imagine Nation
