Z badań przeprowadzonych przez AIIM wynika, że prawie co druga organizacja uważa, że jej działania w zakresie radzenia sobie z nadmiarem informacji są niedostateczne lub wymagają poprawy. Dodatkowo sytuacja ta ulegnie pogorszeniu ze względu na to, że za 2 lata przedsiębiorstwa mogą mieć do przetworzenia nawet 4,5 razy więcej danych niż obecnie.
Chaos informacyjny nie jest nowym zjawiskiem, już w 2018 roku 92 proc. przedsiębiorców przyznawało, że musi „coś” zmienić w swojej strategii zarządzania informacjami. Pomimo podjęcia prób przez przedsiębiorstwa mających na celu poprawę sytuacji w tym obszarze, nadal wiele z nich nie radzi sobie z tą kwestią. Nieradzenie sobie przez przedsiębiorstwa z przetwarzaniem informacji wywołuje szereg zagrożeń, między innymi w kwestiach prawnych, reputacji i finansowych, a także negatywnie wpływa na bezpieczeństwo procesów biznesowych. W przyszłości ponad połowę danych mają stanowić te nieustrukturyzowane, czyli dokumenty, których nie da się prosto skategoryzować, np. w bazie danych lub arkuszu kalkulacyjnym. Obejmuje to także e-maile, dokumenty, faktury czy zdjęcia. Powoduje to, że kluczowym wyzwaniem stawianym organizacjom jest zarządzanie całym cyklem życia informacji. Inne problematyczne kwestie to ustawiczna digitalizacja, automatyzacja i integracja procesów biznesowych. Informacje niestrukturalne przekładają się na zakłócenie procesów wewnątrz firmy. Na przykład przychodząca faktura nie może być po prostu umieszczona w „tradycyjnej” bazie danych. W tej sytuacji najważniejsze informacje z dokumentu takie, jak nazwa nadawcy, kwota należności czy termin płatności, muszą być zeskanowane i zaimportowane do systemu. W takim przypadku brakuje powiązania pomiędzy fakturą i innymi dokumentami dotyczącymi danego nadawcy, a pracownicy nie mogą szybko znaleźć informacji na ten temat. Skutkiem tego jest właśnie wspomniany chaos informacyjny, dokumenty stają się trudnodostępne, a nawet się gubią.
Odpowiedzią na ten problem są systemy ECM (Enterprise Content Management), które pomagają radzić sobie z dużą ilością danych i treści. Technologia ta łączy się z systemami ERP i CRM, i pozwala stworzyć pełny, 360-stopniowy obraz dowolnego podmiotu (np. klienta, dostawcy czy pacjenta), a tym samym uzyskać sprawny dostęp do wszystkich informacji o jego relacji z daną firmą. ECM umożliwia sprawniejsze i efektywniejsze podejmowanie decyzji, daje lepsze doświadczenia klienta (CX) oraz optymalny workflow.
„W sytuacji gdy firmy z roku na rok przetwarzają coraz większą ilość informacji, widzimy, że punkt ciężkości przesuwa się z potrzeby gromadzenia treści na konieczność ich zrozumienia. System ECM oparty na sztucznej inteligencji jest w stanie automatycznie wyodrębniać wartościowe metadane z nieustrukturyzowanych treści za pomocą algorytmów AI i ML, dzięki czemu możliwe jest powiązanie dokumentów, e-maili, faktur i innych treści z konkretnym projektem, dostawcą, pacjentem, i tak dalej. Taki system pozwala użytkownikowi na szeroki przegląd treści wewnątrz firmy oraz wyciąganie konstruktywnych wniosków. Najbardziej innowacyjne przykłady oprogramowania ECM, takie jak Doxis4, umożliwiają automatyzację przepływu pracy, stając się swego rodzaju „inteligentnym asystentem” dla pracowników. Dzięki temu oszczędzają oni czas, który mogą później poświęcić na bardziej wartościowe czynności, zamiast ręcznie wpisywać dane lub przesyłać dokumenty” – mówi Marcin Somla, Country Manager SER Group (wiodącego dostawcy oprogramowania do inteligentnego zarządzania informacjami) w Polsce.
Systemy ECM umożliwiają jednak coś więcej niż tylko dostęp do wszystkich informacji z jednego źródła. Mianowicie pozwalają na tworzenie procesów opartych o treści, które umożliwiają dalsze przetwarzanie wymienionych informacji w większym niż dotychczas tempie oraz tworzenie różnego rodzaju obiegu dokumentów w zależności od potrzeb. Dzięki wykorzystaniu tej technologii użytkownicy zyskują pełen wgląd w status procesów, a osoby odpowiedzialne za te procesy otrzymują automatyczne powiadomienia o statusach realizacji wykonywanych zadań.
„Weźmy przykładowo proces zakładania konta bankowego przez klienta. W takim przypadku ręczne sprawdzanie dokumentów można z powodzeniem zautomatyzować z pomocą Doxis4 Cognitive Services. Wstępnie przygotowany model AI jest w stanie zidentyfikować rodzaj przesyłanego dokumentu, potrafi również rozpoznać, czy np. adres podany na dokumencie poświadczającym (takim jak np. rachunek za usługi energetyczne) jest identyczny z tym podanym przez użytkownika. W przypadku pomyłki lub próby oszustwa, klient i pracownik natychmiast otrzymują powiadomienie. W ten sposób inteligentna klasyfikacja dokumentów przynosi firmie wymierne korzyści” – dodaje Marcin Somla.
