Jakość technologii decyduje o powodzeniu wdrożenia modelu hybrydowej pracy

TDJ jest spółką inwestycyjną posiadającą kilka grup kapitałowych. Jej Centrum Usług Wspólnych obsługuje – w zakresie IT – wszystkie grupy i spółki portfelowe, w tym największą – Grupę Famur. O tym, jak w tej grupie firm powstał efektywny model pracy zdalnej – który stał się fundamentem trwałego modelu hybrydowego w przyszłości – rozmawiamy z Dawidem Wachowiakiem, CIO w TDJ.

W przypadku spółek i grup z portfela TDJ, historia szybkiego i skutecznego wdrożenia pracy zdalnej i modelu hybrydowego była możliwa dzięki wcześniejszym Pana doświadczeniom z organizacją korporacyjnej komunikacji zdalnej…

TDJ – jako duża grupa kapitałowa – już od 10 lat wykorzystywała rozwiązania systemu wideo do komunikacji pomiędzy rozproszonymi geograficznie lokalizacjami. Początkowo było to rozwiązanie Cisco Telepresence, wykorzystujące urządzenia SX10 i SX20, w które zostały wówczas wyposażone wszystkie spółki grupy. Było to – na te czasy – bardzo dobre rozwiązanie, już wtedy myśleliśmy bowiem o ograniczeniu kosztów podróży oraz zaoszczędzeniu czasu osób kluczowych, które musiały się prze-mieszczać pomiędzy zakładami, ponieważ większość naszych spółek to były typowe spółki produkcyjne.

Co było zatem pretekstem do dalszego rozwoju, ewolucji i skalowania tego rozwiązania?

W 2018 roku TDJ rozpoczął projekt budowy nowego biura. Projektując system zdalnej komunikacji, mogliśmy rozpocząć pracę od czystej kartki, aby stworzyć najlepsze rozwiązanie. Uznaliśmy, że organizacja i środowisko naszej pracy zasługują na unowocześnienie. Celem nadrzędnym było połączenie biur z Katowic i Warszawy, ponieważ są to dwie jednostki, w których znajduje się nasza decyzyjna i kluczowa kadra, współpracująca ze sobą na co dzień. Osoby te prowadzą liczne spotkania, burze mózgów, pracę koncepcyjną. Naszym celem było poprawić jakość techniczną tych spotkań i tym samym efektywność pracy. Chcieliśmy to uzyskać m.in. poprzez ujednolicenie systemu komunikacji, dotąd obsługiwanego przez kilka narzędzi.

W jaki sposób doszło do doprecyzowania szczegółów koncepcji wdrożenia?

Naszym partnerem w tej zmianie został Trecom, a rozmowy rozpoczęliśmy od przeglądu rozwizań. Firma ta dostarczyła kilka rozwiązań różnych producentów w jedno miejsce i zaczęliśmy eksperymentować nad możliwością ich zastosowania w konkretnych scenariuszach spotkań wykorzystywanych przez nasz biznes. Podstawą eksperymentów ze sposobem użytkowania było zapewnienie interaktywności, a więc pełnej i wielostronnej komunikacji wideo, głosowej, współpracy – np. jednoczesnego korzystania z whiteboarda – tak jakby uczestnicy byli w jednej sali. Wyłoniliśmy dwa najlepsze, naszym zdaniem, rozwiązania, które przedstawiliśmy biznesowi.

Czy zatem biznes był zaangażowany dopiero w końcowej fazie wyboru?

Nie, trzeba podkreślić, że przedstawiciele biznesu, użytkownicy, uczestniczyli już w formułowaniu wstępnych założeń, a potem w ocenie użyteczności próbowanych rozwiązań. Mieliśmy więc na bieżąco dobry feedback i poczucie, że podążamy dobrą drogą, chcąc usprawnić pracę w firmie. Dwa najlepsze scenariusze przedstawiliśmy już całościowo, aby biznes wybrał rozwiązanie ciekawsze, najefektywniejsze oraz najłatwiejsze w obsłudze i zarządzaniu. Według naszych założeń, użytkownik biznesowy powinien móc dołączyć do spotkania zdalnego intuicyjnie, 1-2 kliknięciami i natychmiast uczestniczyć w spotkaniu, zacząć pracować.

Co wybrał biznes?

Wybraliśmy rozwiązanie w stu procentach oparte na rozwiązaniach Cisco. Obejmuje ono interaktywne tablice Webex Board, umożliwiające wspólne opracowywanie koncepcji z różnych lokalizacji. Można z niego korzystać poprzez komputer, tablet, laptop, telefon – często bowiem ktoś łączy się z samochodu z telefonu i także może wnieść swój wkład w spotkanie. Każda sala została wyposażona w platformę komunikacji Webex. To narzędzie, które integruje się w świetny sposób z urządzeniami, posiada doskonale dopracowane elementy komunikacji z użytkownikiem, rozpoznawania, logowania, a więc całą sferę User Experience. Decydujące znaczenie z punktu widzenia biznesu miała jakość sprzętu i wynikająca z tego jakość połączeń.

Jaki był odbiór użytkowników, co spotkało się z najlepszym przyjęciem?

Myślę, że duże wrażenie zrobiła jakość połączeń, z obrazem 4K transferowanym w jakości Full HD, dająca realistyczne wrażenie, że uczestnicy spotkania siedzą w jednej sali. I oczywiście możliwość współpracy, współdzielenia wirtualnych ekranów i urządzeń, tablicy interaktywnej, komentowania podczas prezentacji i pracy grupowej. Efektywność spotkań zdalnych można przyrównać do spotkań tradycyjnych, gdzie podchodziliśmy do tablicy z kartką. Tyle, że dzieli nas np. 300 km.

W jaki sposób system wsparł samą organizację czasu pracy, harmonogramowanie spotkań, dyscyplinę czasową?

To są kwestie bardzo ważne w komunikacji zdalnej. Znakomicie poprawiła się efektywność wykorzystania kalendarza. Zniknęły zupełnie nadmiarowe spotkania, nie ma też przedłużania spotkań, zmienił się sam sposób komunikowania. Nie wchodząc w szczegóły, zaczęliśmy wykorzystywać Webex Teams, aby budować obszary, organizować się w zespoły, tam przechowywać dane. To oczywiste sprawy, codzienne, które jednak wniosły także dużo do jakości współpracy w organizacji projektowej.

Projekt polegał na wdrożeniu – w ciągu miesiąca od oddania do użytku nowego biura – całego pakietu technologii. Podzieliliśmy użytkowników na 6-7-osobowe grupy, które uczestniczyły w 1,5-godz. warsztatach, gdzie po prostu uczyliśmy sposobu korzystania z rozwiązania, dlatego że np. tablic interaktywnych wcześniej nie było. Równolegle aktywowaliśmy konta, instalowaliśmy rozwiązanie na urządzeniach mobilnych.

To wystarczyło?

Bez problemów się nie obyło, ale w zasadzie udało się je zażegnać poprzez powtórzenie – dla części osób – warsztatu albo dzięki doraźnemu wsparciu. W ciągu 2-3 miesięcy doskonale już opanowaliśmy system. A sama technologia po prostu nie zawodzi.

Zmiennych przybyło w momencie wystąpienia pandemii COVID-19. Niedługo po zakończeniu wdrożenia pojawiły się przecież choćby wymogi sanitarne, dotyczące liczby osób na określonej przestrzeni czy wentylacji pomieszczeń, wymagającej ustalonych liczby przerw…

Kiedy przyszedł okres pandemii, przełączenie niezbędnej wymaganej liczby osób do pracy zdalnej w zasadzie nastąpiło z dnia na dzień, bez żadnych kłopotów. Oczywiście, skokowo wzrosło wykorzystanie przestrzeni wirtualnych spotkań i sieci, ale to jest chyba naturalne. Zmieniliśmy tylko sale konferencyjne na nasze prywatne pomieszczenia w mieszkaniach. Dziś można powiedzieć, że nikt sobie nie wyobraża pracy bez Cisco Webex.

To w centrali, która w 2018 roku oswoiła się z rozwiązaniem. A jak było w spółkach portfelowych?

Nasze spółki portfelowe oczywiście podłączone są do całej infrastruktury i systemu komunikacji, po zmianie w centrali w roku 2018. Wykorzystaliśmy starsze modele, SX10, SX20 i przenieśliśmy je do rozwiązania chmurowego Cisco Webex. Sale spotkań wyposażyliśmy w tablety, które zaczęły funkcjonować w ekosystemie chmurowym. Spółki – w okresie pierwszego lockdownu – nie były wyposażone początkowo w dostateczną liczbę licencji, skorzystaliśmy więc ze wsparcia Trecomu i możliwości wykorzystania funkcji okresu testowego. W ten sposób wdrożyliśmy w naszych spół-kach portfelowych to rozwiązanie.

Dzięki doświadczeniu z roku 2018, wdrożenia dokonaliśmy w ciągu kilku dni, po których dodatkowo przeszkoliliśmy pracowników, tym samym, znanym już z centrali systemem. Ostatecznie każda spółka rządzi się swoimi prawami, ma inne uwarunkowania biznesowe, w inny sposób pracuje. Dlatego np. jedna z nich została przy rozwiązaniu darmowym, wystarczającym na jej potrzeby. Z kolei Grupa Famur przeszła na rozwiązanie pełnego licencjonowania, ale zarządzane bardzo płynnie, z kwartalnym przeglądem potrzeb, kiedy weryfikujemy liczbę licencji. Obserwujemy też, że liczba użytkowników zaczyna się stabilizować. Mamy określoną liczbę pracowników, którzy wykorzystują faktycznie rozwiązanie Cisco i takich, którzy otrzymują licencję czasowo.

W trakcie pandemii wiele procesów i produktów trzeba było przestawić na format zdalny…

Dlatego np. Grupa Famur – stosując tę technologię – wyposażyła salę centrum serwisowego w rozwiązania Cisco. Sala szkoleniowa posiada system Webex Room Kit Pro z wieloma kamerami, ścianą wideo i integracją z systemami znajdującymi się w sali (oświetlenie, rolety itp.). Wykorzystujemy salę do szkoleń na odległość dla naszych klientów. Plan jest taki, aby ta infrastruktura posłużyła jeszcze bardziej ambitnym celom naszego centrum serwisowego. Przykładowo chcemy wdrożyć rozwiązania rozszerzonej, wirtualnej rzeczywistości i przenieść szkolenia na odległość na jeszcze wyższy poziom. Pandemia mocno utrudniła przemieszczanie się i serwisowanie naszych produktów, szczególnie u klientów zagranicznych, więc takie rozwiązanie podniesie komfort i jakość usługi, którą oferujemy razem z dostawą urządzeń.

Zaletą – działającego u nas systemu – jest to, że w rozwiązaniach Cisco działają otwarte protokoły komunikacji SIP lub H323, więc w łatwy sposób można nawiązać połączenie z innymi systemami u klientów albo nawet w urzędach. Mamy już przykłady połączenia do Zooma po protokole SIP-owym. Bez przeszkód możemy łączyć się w zasadzie z dowolnym rozwiązaniem klasy Enterprise do komunikacji. Właśnie wdrażamy połączenie z Office 365, aby można było wykorzystać nasze urządzenia do spotkań, do których zapraszają nas czasami klienci czy kontrahenci. Utrzymamy zatem nasz standard jakości połączenia wideo i dźwięku.

Czy po pandemii model hybrydowy pracy ma się utrzymać? Czy to przeciera szlak do nowego sposobu pracy?

W TDJ pracuje dziś w tym trybie 120 osób, a w Grupie Famur ponad 600! Bardziej jestem pewien, że pozostaniemy w modelu hybrydowym na dłużej, niż co do tego, że pandemia się skończy. Podsumowując, zdecydowanie tak. Jesteśmy już przyzwyczajeni, rozwijamy na bazie tego systemu usługi, jak we wspomnianym centrum serwisowym. Podoba nam się to, że z każdego miejsca można się połączyć, uczestniczyć w spotkaniach i zachować ciągłość biznesową. Myślę, że model hybrydowy zostanie z nami jako standardowy, naturalny tryb działania, niezależnie od pandemii.