Koronawirus: praca typu home office i digitalizacja procesów – jak wprowadzić w krótkim czasie?

Praca zdalna z domu od dawna rodzi wiele emocji, również skrajnych. Wykonywanie swoich obowiązków poza na biurem i na stałe przypisanym biurkiem postrzegane jest w różny sposób w zależności od roli w organizacji. Z perspektywy pracownika, dla jednych taka możliwość to warunek absolutnie konieczny zatrudnienia się w danej organizacji, dla innych model nie do przyjęcia ze względu ma przenikanie się świata pracy i życia prywatnego. Dziś jednak – w związku z epidemią koronawirusa COVID-19 – większość firm przygotowuje się na konieczność pracy zdalnej swoich pracowników. A do tego jeszcze dochodzi nakaz zamknięcia szkół w całej Polsce na najbliższe 2 tygodnie.

Do tej pory pracodawcy najczęściej rozważali wpływ telepracy na efektywność i sumienność, na którą może liczyć ze strony pracownika. Jak wynika to ze stereotypów, w biurze powinna być ona większa. Można by tu przywołać znany slogan „kontrola najlepsza formą zaufania”. System pracy home office zupełnie inaczej odbierany jest przez współpracowników. Różne zespoły – nawet w tym samym departamencie – mogą mieć bowiem inne praktyki w tym zakresie. Bywa, że praca z domu dla niektórych jest standardem a dla innych niemile widzianym wyjątkiem. Na koniec można wspomnieć, żartobliwe memy, które przedstawiają Home Office jako wieczne wakacje wśród egzotycznej fauny, połączonej z drinkiem z palemką na biurku. W każdym z tych przybliżeń jest ziarno prawdy, jednak w praktyce praca zdalna to bardzo złożone zagadnienie, które staje się coraz bardziej zauważalne na całym świecie.

Telepraca w zasięgu nawet najmniejszych firm

Sympatycy klasycznej 8-mio godzinnej pracy przy przypisanym do konkretnej osoby biurku mogą się z tą tezą nie zgadzać jednak nie można przejść obojętnie obok czynników niewątpliwie wpływających na potęgowanie zjawiska Home Office. Jednym z nich jest technologia – to co kiedyś było niemożliwe albo bardzo drogie dzisiaj jest w zasięgu nawet bardzo małych przedsiębiorstw. Choćby narzędzi do wideo- i telekonferencji przybyło, zyskały one nowe funkcjonalności integrują się z innymi narzędziami biznesowymi i wreszcie są coraz częściej projektowane z myślą o galopującej cyfryzacji.

Wymiana dokumentów, przebiegi biznesowe, cyfrowe podpisy i uwierzytelnienie biometryczne odegrały niemałą rolę w zwiększaniu efektywności telepracy. Nie mniej istotnym aspektem jest zgodność prawna, którą zapewniają liczne regulacje dynamicznie pojawiające się w różnych krajach i organizacjach. Coraz częściej w przedsiębiorstwach otwarcie mówi się o polityce BYOD (Bring Your Own Device).

Wiele aspektów Home Office do uwzględnienia

To, że jeszcze nie przeżywamy rozkwitu tego modelu w pełnej krasie wynika wyłącznie z dużego poziomu skomplikowania i licznych luk w legislacji. Za przykład może posłużyć Kodeks Pracy, w którym zdefiniowano jedynie wykorzystanie samochodu służbowego do realizacji zleconych zadań. Pozostałe narzędzia pracy zgodnie z Kodeksem powinny być dostarczone przez pracodawcę. Ponadto nie jest jasno określone jak podatkowo rozliczać korzyść jaką odnosi pracodawca dzięki temu, że do własnych celów wykorzystuje sprzęt pracownika. Jeśli dodać do tych rozterek kwestie licencyjne, a także cały zestaw zagadnień związanych z ochroną danych osobowych, otrzymujemy wielowymiarowy problem o większej liczbie niewiadomych niż równań.

Praca zdalna, szczególnie dla organizacji z długą historią na rynku, to luksus skierowany do nowej kadry, której pozyskanie wręcz wymagało takiego ustępstwa. Świadomie używam tu sformułowania „luksus” ponieważ ciągle jeszcze w skali kraju czy świata nie wiele przedsiębiorstw dokonało wnikliwej analizy korzyści i ryzyka jakie niesie ze sobą ten model. Często pokutuje przekonanie, że w biurze po prostu trzeba być, szczególnie w przypadku niezapowiedzianej wizyty szefa regionu, która staje się ważniejsza niż umówione od tygodni spotkania biznesowe z klientami.

Zmiana modelu pracy w czasie kryzysu

Do niedawna istotnie pracę zdalną można było traktować jako ciekawą, być może kuszącą, ale na pewno niekonieczną alternatywę… Do niedawna, bo odkąd pojawiło się realne zagrożenie koronawirusem sytuacja zmieniła się diametralnie. Tylko w ostatnich kilku dniach masowo pojawiają się zalecenia czy wręcz nakazy rezygnacji z podróży służbowych związanych, udziału w spotkaniach i konferencjach, ale także rekomendacje do pracy zdalnej. Dla tych, którzy w takim modelu pracują to żadna nowość, ale dla organizacji zatrudniających wielu pracowników stacjonarnych może to być nie lada wyzwanie.

Najłatwiej zapewnia się komunikację wewnętrzną, ponieważ rozwiązania takie jak Skype, Slack, Teams czy Zoom są już dość mocno rozpowszechnione. Oczywiście trzeba zadbać o odpowiednią pojemność i wydajność infrastruktury dedykowanych do wspomnianych systemów komunikacyjnych, ale zazwyczaj nie jest to wielkie wyzwanie – szczególnie, że część z nich działa w modelu SaaS z chmury publicznej. Warto tu zauważyć, że istnieją organizacje, które wręcz zachęcają swoich pracowników do używania szyfrowanych komunikatorów takich jak WhatsApp czy Signal do komunikacji między sobą czy z przełożonymi.

Bezpieczeństwo zdalnej komunikacji

Może się wydać to dziwne, ale mimo iż są to narzędzia adresowane raczej do konsumentów niż do przedsiębiorstw, znajdują w tych ostatnich szerokie zastosowanie. Przyczynia się do tego również kwestia zapewnienia bezpiecznej komunikacji. Ze względu na koszty VPN bardzo często nie jest udostępniany wszystkim pracownikom, podczas gdy polityka bezpieczeństwa firmy dopuszcza stosowanie narzędzi typu Skype for Business tylko w bezpiecznej sieci organizacji to na sprawdzonym, właściwie skonfigurowanym komputerze stanowiącym jej własność. Co zatem z większością pracowników, którzy jedyny kontakt z korporacyjnymi systemami komunikacji mają wyłącznie za pomocą stacji roboczej przy biurku w oddziale?

Tu z pomocą mogą przyjść różne usługi serwowane w modelu SaaS z chmury, ale także stacje robocze VDI, które można udostępnić poza organizację w bezpieczny sposób bez zastosowania VPN. Dotyczy to również dostępu do takich maszyn z komputerów prywatnych. Konsekwencją stosowania technologii VDI, jak również wideo- i telekonferencji będzie zwiększenie wykorzystania pasma sieciowego, które, przyznajmy, nie dla każdej lokalizacji zapewnia komfort już teraz. Tu wygrywają ci, którzy już zainwestowali w technologię SD-WAN i WAN-OP, bo właśnie w ten sposób można jednocześnie zapewniać optymalizację ruchu, odpowiednie priorytety w zależności od rodzaju ruchu i wreszcie łącza zapasowe LTE, które mogą być aktywnie wykorzystane do balansowania i odciążania obecnych MPLS i innych łączy.

Wspólna, zdalna praca nad dokumentami

Zdalne spotkania to jednak nie wszystko, czego potrzebujemy do prowadzenia biznesu. Fizyczna obecność często jest wykorzystywana do wspólnej pracy nad rożnymi dokumentami a do tego sam obraz i dźwięk nie wystarczy. Warto tu pomyśleć o rozwiązaniach takich jak OneDrive, Share Point czy HCP Anywhere, które pozwalają na grupową pracę nad zestawem dokumentów. Microsoft Teams czy Slack wprost pozwalają na integrację z narzędziami do śledzenia realizacji zadań, jak np. Trello czy Microsoft Planner jak również z cyfrowymi notatnikami takimi, jak OneNote czy Evernote.

Oczywiście inną kwestią są przyzwyczajenia ludzi, z którymi musimy przesiąść się na cyfrowy model współpracy. Wypracowane przez lata nawyki związane z notatnikiem i długopisem, mogą być dużą przeszkodą w efektywnym wykorzystaniu cyfrowych narzędzi. Czasem jednak nie ma innego wyjścia, a należy zakładać, że szalejący od początku 2020 koronawirus nie jest ostatnim, który tak bardzo zmienia funkcjonowanie wielu krajów świata. Ot po prostu – czas się przywyczaić. Szczególnie, że to dopiero początek burzliwych i wielkich zmian.

Wsparcie dla cyfrowych dokumentów

Wspomniane narzędzia w dużym uproszczeniu zapewnią pracę biurową, nawet jeśli będzie ona wykonywana z domu czy innego miejsca poza stacjonarnym biurem. Jeśli jednak przyjrzeć się bliżej okaże się, że do realizacji strategii pracy zdalnej wymagana jest bardziej niż kiedykolwiek radykalna cyfryzacja. Nie będzie możliwości zrobienia wydruków, przekazania w teczce do podpisu. Tu muszą funkcjonować mechanizmy, które zapewniają systemy ECM/DMS a w nich konkretne przebiegi pracy (Workflow). Na szczęście w wielu organizacjach takie systemy już funkcjonują, ale nagła potrzeba wyeliminowania fizycznych dokumentów w wielu procesach biznesowych z pewnością przyspieszy dynamikę rozwoju tych narzędzi w przedsiębiorstwach i ostatecznym rozrachunku pchnie na nowe tory szeroko pojętą cyfryzację. Jako technologię wspierającą ten proces na pewno wielu rozważy RPA (Robotics Process Automation) czyli robotyzację. I to ciągle nie koniec potencjalnych, bardzo dynamicznych zmian.

Wprawdzie mawiamy czasem żartobliwie, że każda duża korporacja przetrwa co najmniej 2 lata i nie potrzebuje do tego klientów, to jednak bez kontaktu z klientem ciężko sobie wyobrazić utrzymanie jakiegokolwiek biznesu, nie mówiąc o jego rozwoju. Wymienione wcześniej narzędzia w dużej mierze koncentrują się na procesach wewnętrznych organizacji, ale do kontaktu z klientem może to być za mało. Kontrahentom trzeba dostarczyć dokumenty – umowy, załączniki, wyciągi, cenniki itp. – i to w sposób zgodny z regulatorem. Wzrośnie zatem wykorzystanie już rozpowszechnionego na polskim rynku trwałego nośnika.

Dokumenty te muszą być podpisane, a klient musi zostać uwierzytelniony co można zrealizować sięgając po metody biometryczne. Warto zaznaczyć, że nie jest to obszar nieznany – już dzisiaj można podpisać umowę z bankiem czy przeprowadzić rozmowę z lekarzem za pomocą kamery wbudowanej w komputer. Jednak do tej pory rozwiązania te zaliczane były do innowacji pomagających przede wszystkim w budowaniu przewagi konkurencyjnej. Być może obecny kryzys związany z koronawirusem dowiedzie, że są to rozwiązania gwarantujące przetrwanie.

Jak widać na przytoczonych przykładach nie są to technologie zupełnie nowe, nieznane. Nie jest też moim celem podsycanie i tak obecnej już w wielu głowach paniki związanej z rozwojem epidemii korona wirusa. Intencją tych kilku przykładów jest zachęta do przyjrzenia się jeszcze raz technologiom, które być może negowaliśmy jako zbędną fanaberię. Wiele z nich dojrzała do wdrożeń na wielką skalę. Być może to doskonała okazja, żeby w końcu dać szanse niektórym z nich i zacząć czerpać korzyści z realnej i szeroko pojętej digitalizacji. Może ich wdrożenie teraz, pod presją, na potrzeby drastycznego ograniczenia kontaktów z klientami i partnerami w przyszłości pozwoli nam pracować efektywniej i znaleźć więcej czasu dla siebie na spotkaniach przy kawie?

Krzysztof Waszkiewicz,
architekt