Prace nad długo oczekiwanym projektem ustawy zmieniającej Kodeks pracy i wprowadzającej pracę zdalną na stałe do Kodeksu zakończyły się 7 marca 2023 roku. Wówczas wejdą w życie postanowienia dot. pracy zdalnej. Przepisy o pracy zdalnej zastępują telepracę, które pozwalały na pracę „poza zakładem pracy”.
Po ponad 3 latach od specustawy covidowej, praca zdalna przestała być tymczasowym rozwiązaniem. Nowe przepisy regulują szereg kwestii, pozostawiając pewną przestrzeń na ustalenia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, generując przy tym konieczność wdrożenia znacznej liczby dokumentów. Co ważne, zmiany dotyczące pracy zdalnej i uchylanej telepracy, wchodzą w życie po upływie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy, dając przedsiębiorcom czas na dostosowanie się do nowych przepisów.
Konieczne doprecyzowanie przepisów
Pracodawcy od dłuższego czasu zastanawiają się, jak należy interpretować poszczególne kwestie. Najwięcej kontrowersji budzi obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną. Ustawodawca przewidział, że obowiązkowemu zwrotowi podlegają takie koszty jak energia elektryczna czy usługi telekomunikacyjne, natomiast wprowadził możliwość ustalenia zasad dotyczących pokrywania przez pracodawcę dodatkowych kosztów (innych niż energia elektryczna i telefon) – w porozumieniu ze związkami zawodowymi, w regulaminie, poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem.
Wdrożenie nowych przepisów, to kilka dodatkowych zadań dla działów HR. Należy przygotować szereg dodatkowych dokumentów: ocenę ryzyka zawodowego, wymagane oświadczenia czy wzory wniosków. Do tego dochodzi rozliczanie kosztów związanych z pracą zdalną i pytania, jakie rodzą się przy tej okazji. Jak np. obliczać, zużycie prądu przez pracownika? Jak rozgraniczmy zużycie Internetu, na te związane z potrzebami służbowymi i domowymi? Przez trzy lata pandemii, każdy przedsiębiorca z pracownikami wypracował inny model pracy zdalnej, więc te rozliczenia inaczej mogą wyglądać w każdej firmie. Faktem jest, że zdecydowana większość osób, korzystających z tego typu rozwiązań, pracuje w modelu hybrydowym.
W nowej ustawie najwięcej kontrowersji budzi obowiązek pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną. Ustawodawca przewidział, że obowiązkowemu zwrotowi podlegają takie koszty jak energia czy usługi telekomunikacyjne.
Zasady dotyczące pracy zdalnej
Wraz z wprowadzeniem pracy zdalnej, pracodawcy będą zobowiązani do podjęcia kroków przewidzianych w ustawie. Konieczne będzie przeprowadzenie konsultacji z organizacjami związkowymi działającymi u danego pracodawcy, celem ustalenia treści porozumienia. Jeżeli natomiast u danego pracodawcy nie działają organizacje związkowe, pracodawca ustali treść regulaminu z przedstawicielami pracowników. Brak porozumienia lub regulaminu nie wykluczy możliwości wykonywania przez pracownika pracy zdalnej. Zasady będą mogły zostać ustalone w poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub w porozumieniu indywidualnym pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.
Pracę zdalną pracownik będzie mógł wykonywać „całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”. Nie jest również wykluczone, że – aby pracownik wykonywał pracę zdalną z kilku różnych miejsc – konieczne jest jednak spełnienie warunku każdorazowego uzgodnienia ich z pracodawcą. Pracodawca musi więc zaakceptować miejsce pracy zdalnej wskazane przez pracownika.
Powierzenie wykonywania pracy zdalnej będzie mogło nastąpić na dwa sposoby: poprzez zawarcie porozumienia z pracownikiem lub za pomocą polecenia pracodawcy. Porozumienie pracownika oraz pracodawcy będzie polegało na uzgodnieniu pomiędzy stronami, że od danej chwili praca świadczona przez pracownika będzie pracą zdalną.
Zgodnie z art. 6719 § 1 KP, takie uzgodnienie będzie możliwe:
a) przy zawieraniu umowy (od chwili nawiązania stosunku pracy pracownik świadczy pracę zdalnie),
b) w trakcie zatrudnienia – z propozycją przejścia na pracę zdalną może wystąpić zarówno pracownik jak i pracodawca, jednak propozycja pracodawcy nie będzie miała charakteru wiążącego.
Pracodawca będzie natomiast zobowiązany uwzględnić wniosek pracownicy w ciąży, pracownika sprawującego opiekę nad dzieckiem do lat 4 lub niepełnosprawnym dzieckiem lub członkiem rodziny. W tym przypadku, co do zasady, wniosek pracownika będzie wiążący jednak pracodawca może nie wyrazić zgody na pracę zdalną, jeżeli praca wykonywana przez pracownika nie może być wykonywana zdalnie (ze względu na rodzaj pracy lub organizację pracy).
Pracodawca będzie mógł powierzyć pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej na podstawie polecenia pracodawcy, w wyjątkowych okolicznościach (zgodnie z art. 6719 § 3 KP):
a) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
b) jeżeli z powodu siły wyższej pracodawca nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy – konieczne jest przy tym uzyskanie informacji, czy pracownik ma możliwości lokalowe i techniczne, aby wykonywać pracę zdalną.
Polecenie może być cofnięte w każdym czasie. Jeżeli w trakcie wykonywania pracy zdalnej pracownikowi zmienią się warunki lokalowe i techniczne, które nie będą umożliwiały mu świadczenia pracy zdalnej, pracodawca powinien przywrócić pracownika do wykonywania pracy w zwyczajnym trybie.
W związku z nadchodzącymi zmianami pracodawcy powinni rozpocząć przygotowanie takich regulacji wewnętrznych jak:
- porozumienie lub regulamin dotyczący zasad pracy zdalnej (kluczowa regulacja),
- aktualizacja informacji, o której mowa w art. 29 § 3 kodeksu pracy (obowiązek informacyjny pracodawcy),
- procedura ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej oraz potwierdzenie, że pracownik zapoznał się z tą procedurą,
- oceny ryzyka zawodowego – możliwa uniwersalna ocena ryzyka dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej,
- oświadczenie pracownika potwierdzające zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją dotycząca BHP,
- oświadczenie pracownika potwierdzające bezpieczne i higieniczne warunki pracy zdalnej w miejscu jej wykonywania,
- zmiany w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczenie dotyczące wprowadzenia kontroli trzeźwości grupy lub grup pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania.
Powrót z pracy zdalnej
Jeżeli pracodawca wydał polecenie wykonywania pracy zdalnej, może je w każdej chwili cofnąć (z co najmniej 2-dniowym uprzedzeniem). Powrót do wykonywania pracy w formie stacjonarnej uzależniony jest od chwili rozpoczęcia wykonywania przez pracownika pracy zdalnej:
1) Jeżeli pracownik zaczął wykonywać pracę zdalną w trakcie zatrudnienia – zarówno pracownik jak i pracodawca może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku (jeżeli strony nie będą w stanie ustalić terminu przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku). Pracodawca nie będzie jednak mógł wystąpić z wnioskiem o przywrócenie poprzednich warunków pracy w odniesieniu do pracowników, o których mowa w art. 6719 § 6 i 7 KP), chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
2) W przypadku uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę konieczne będzie zastosowanie mechanizmów kodeksowych, czyli porozumienie stron lub wypowiedzenie zmieniające.
Wdrożenie nowych przepisów, to kilka dodatkowych zadań dla działów HR. Należy przygotować szereg dodatkowych dokumentów: ocenę ryzyka zawodowego, wymagane oświadczenia czy wzory wniosków. Do tego dochodzi rozliczanie kosztów pracy zdalnej.
Obowiązki pracodawcy w związku z pracą zdalną
Na pracodawcę zostaną nałożone następujące obowiązki, w związku z wprowadzeniem pracy zdalnej (zgodnie z art. 6724 KP):
1) zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
2) zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej;
3) pokrycie innych kosztów niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu, stanowiących podstawę wykonywania pracy zdalnej;
4) zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania tej pracy.
Wydaje się, że to właśnie kwestia dotycząca rozliczenia kosztów wymienionych powyżej będzie stanowiła największą trudność. Zapewne, większość pracodawców ustali ryczałt przysługujący każdemu pracownikowi, jednak przy jego ustalaniu pracodawca będzie zobowiązany wziąć pod uwagę indywidualną sytuację pracownika.
Ustawodawca w art. 6733 Kodeksu pracy wprowadza możliwość wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej, w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym, na wniosek pracownika. Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się art. 6719 – 6724 KP, czyli nie mają zastosowania m.in. konieczność ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu/regulaminie czy obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy lub pokrycia kosztów związanych z ich instalacją i serwisem.
Możliwość korzystania z pracy okazjonalnej
Z punktu widzenia działów HR to dodatkowa zmienna. Wyobraźmy sobie, że zatrudniamy ok. 50 pracowników, wśród których część osób może w pełni korzystać z przepisów ustawy, część będzie chciała pracować hybrydowo, a część skorzysta kilka razy w roku z opcji okazjonalnej pracy zdalnej. Taka sytuacja rodzi za sobą istny koszmar dla działów HR. Bez rozwiązań systemowych, które przeprowadzą nas przez cały proces, poczynając od składania wniosku, weryfikację tego czy i w jakim zakresie jest możliwa praca zdalna, po comiesięczne ryczałtowe rozliczenie kosztów z nią związanych, zastosowanie nowych przepisów może zaowocować istnym chaosem w organizacji.
Przemysław Chmielewski, COO, Zonifero
Wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie będzie dla pracodawcy wiążący, co oznacza, że pracodawca będzie mógł odmówić jego uwzględnienia. W szczególności pracodawca będzie mógł odmówić jego uwzględnienia, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Wymiar 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej będzie również niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika (taka sama ilość dni do wykorzystania przez pracownika zatrudnionego w pełnym jak i niepełnym wymiarze).
Po dwóch latach pandemicznej rzeczywistości, większość pracodawców wypracowała już wstępne zasady hybrydowej pracy zdalnej, po wejściu w życie ustawy nowelizującej Kodeks pracy konieczne będzie natomiast oficjalne ustalenie zasad i ram prawnych związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.
Katarzyna Sakowska, Prawnik, ekspert z zakresu prawa pracy, LegalHut
