Jak wyglądałaby rzeczywistość, gdyby pandemia Covid19 wybuchła trzydzieści, dwadzieścia lat temu? Skala kryzysu i paraliż gospodarki byłby zapewne całkowity. Co prawda obecnie kryzysu nie uniknęliśmy, ale dzięki technologii ciągłość działania została utrzymana. Pomogła w tym zwłaszcza praca zdalna. Kancelaria DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy – na podstawie ponad 50 wywiadów przeprowadzonych we wrześniu i październiku br. z szefami HR polskich firm z różnych branż – przygotowała raport „Praca zdalna. Pierwszy krok na drodze do nowoczesnego środowiska pracy?”, w którym przeanalizowano jak organizacje wykorzystały przejście na ten model pracy.
Twórcy raportu postanowili sprawdzić jak wyglądała kwestia pracy zdalnej w badanych firmach zarówno przed wybuchem pandemii, jak i w czasie jej trwania, ale także pokusić się o próbę wskazania jaka będzie przyszłość tego modelu pracy. I tak, analizując okres przed pandemią, autorzy badania wykazali, że praca zdalna, pomimo jej zastosowania w większości organizacji, odbywała się w dość ograniczonym zakresie – żadna z firm nie korzystała z niej w wyższym stopniu niż 25% łącznego czasu pracy. Zdecydowana większość przedsiębiorstw zapewniała zaledwie jedno niezbędne narzędzie do jej wykonywania – komputery wraz z oprogramowaniem. Okazuje się też, że 60% ankietowanych firm nie monitorowało wykonywanej pracy zdalnej w żadnej formie, a w 42% przedsiębiorstw nie istniały regulacje wewnętrzne jej dotyczące.
I wtedy nadszedł Covid-19…
Jak czytamy w raporcie, większość ankietowanych pracodawców zdecydowała się na powrót do biur w ciągu pierwszych 6 miesięcy od rozpoczęcia pandemii, z czego ponad ¾ przed końcem maja 2020 roku. W znacznej liczbie wypadków dostęp do biura został udzielony wyłącznie tym pracownikom, których obecność w nich była niezbędna z punktu widzenia krytycznych procesów organizacji. 9 na 10 pracodawców wprowadziło ograniczenia w korzystaniu z biur, w tym w przeważającej większości wprowadzano ograniczenia związane z liczbą osób, które mogą jednocześnie przebywać w danej przestrzeni. Można więc śmiało twierdzić, że praca hybrydowa w dużej mierze na stałe zagościła w poszczególnych organizacjach – wskazują autorzy badania.
Z analizy wynika również, że prawie wszyscy ankietowani pracodawcy wyposażyli swoich pracowników w komputery. Nawet jeżeli nie były to laptopy to zapewniali im możliwość korzystania z komputerów stacjonarnych dostarczając je do domów pracowników. Z kolei 1/3 respondentów dostarczyła pracownikom internet do pracy zdalnej.
Tym razem, przeważająca większość pracodawców (78%) uregulowała świadczenie pracy zdalnej w wewnętrznych dokumentach. Ale co ciekawe, jedynie 12% wszystkich ankietowanych dokonało tego w formie zmian w regulaminie pracy. Preferowano miękkie regulacje (zalecenia, instrukcje) ponad sformalizowane procedury, ze względu na potrzebę zapewnienia elastyczności wprowadzanych zasad oraz krótkiego czasu na ich wprowadzenie. Autorzy raportu zwracają uwagę, że w okresie epidemii, pracodawcy zapewniali też pracownikom znaczną liczbę szkoleń, w tym te dotyczące organizacji pracy zdalnej (70%), korzystania z powierzonych im narzędzi (38%) oraz dotyczące cyberbezpieczeństwa (44%). Czas epidemii wykorzystano również pod kątem podnoszenia osobistych kwalifikacji poszczególnych pracowników.
Okazuje się, że w znacznej liczbie przypadków, zasady dotyczące pracy zdalnej były tworzone w ramach działalności grup roboczych zajmujących się kompleksowo zarządzaniem kryzysem epidemiologicznym, pracą zdalną oraz przygotowywaniem organizacji do przyszłego powrotu do biur. W większości wypadków, wiodącą rolę we wdrażaniu zmian miały nie tylko działy HR, ale też IT, co wyraźnie pokazuje jak istotny jest wpływ technologii na procesy zarządzania ludźmi w nowej organizacji pracy, podkreślają przedstawiciele kancelarii DGTL.
Jak organizacje poradziły sobie podczas lockdown?
Pomimo płynących z rynku wielu informacji o głębokim kryzysie w jaki popadną przedsiębiorstwa na skutek lockdown’u, o nieprzygotowaniu firm do przejścia w tryb zdalny czy szkodach jakie przyniesie konieczność wysyłania pracowników na home office, wyniki przeprowadzonych przez twórców badania ankiet mogą napawać optymizmem. Okazuj się bowiem, że jeżeli była już konieczność ograniczania kosztów zatrudnienia, najczęściej dokonywano zamrożenia wypłat bonusów, premii i podwyżek oraz wstrzymywano prowadzone rekrutacje. Jedynie 12 % respondentów wskazało, iż było zmuszonych do przeprowadzenia ponadstandardowych zwolnień.
Z badania wynika, że większość ankietowanych pracodawców po pierwszych miesiącach lockdown wznowiła rekrutacje. Zdecydowana większość (46%) realizowała proces rekrutacyjny w formie hybrydowej. Znakomita większość pracodawców nie miała też problemu z rotacją pracowników. W przypadku rekrutacji problemy pojawiały się głównie na poziomie rekrutacji specjalistów, ze względu na ich obawy co do opuszczenia dotychczasowego miejsca pracy, przy niepewnej sytuacji rynkowej. W trakcie lockdown u większości pracodawców nie wzrósł odsetek pracowników korzystających ze zwolnień lekarskich, a u niektórych ta sytuacja wręcz uległa znacznemu zmniejszeniu w porównaniu do okresu sprzed pandemii.
Ankietowani pracodawcy nie zauważyli też wzrostu problemu z planowaniem czasu pracy pracowników, choć w większości wypadków nie dokonywali żadnych zmian, względem systemów czasu pracy, które obowiązywały pracowników podczas pracy w biurze. Wszyscy pracodawcy wprowadzili także dodatkową komunikację z pracownikami. Niektórzy wręcz doprowadzili do większej integracji niż w sytuacji pracy z biura. Pracownicy zdecydowanie pozytywnie odbierali wszystkie aktywności pracodawców zmierzające do lepszego poinformowania ich o aktualnej sytuacji firmy oraz o kierunkach podejmowanych działań – czytamy w raporcie.
Jak doświadczenia z okresu pandemii wpłyną na przedsiębiorstwa?
Autorzy badania wskazują, że pandemia znacząco wpłynęła na konieczność zmiany długofalowej strategii w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi – jedynie 8% respondentów stwierdziło, iż nie będzie ona miała na nią żadnego wpływu. Okazuje się, że 60% pracodawców zamierza dokonać przeglądu wewnętrznych regulacji w ciągu najbliższych 6 miesięcy lub jest w trakcie takiego przeglądu.
Co szczególnie pozytywne, przeważająca większość ankietowanych pracodawców wskazała, iż pandemia nie będzie miała wpływu na stan zatrudnienia w branży w której działa, a jedynie 18% stwierdziło, że zmniejszy się on istotnie. Z analizy wynika, że 44% ankietowanych wskazało, iż dokona zmian w obszarze czasu pracy pracowników, dostosowując go do nowego modelu pracy. A co najciekawsze, nawet 58% respondentów zauważyło potrzebę zmiany systemów motywacyjnych pracowników, celem nastawienia ich na docenianie większej samodzielności oraz nakierowania na realizację celów – podsumowują autorzy raportu.
„Covid19 pokazał nam, że praca zdalna jest możliwa na masową skalę, ale też, że może się ona cieszyć zainteresowaniem wszystkich pracowników niezależnie od ich wieku. Jedynym determinantem jest to, czy może być ona wykonywana ze względu na charakter pracy i czy pracownik posiada ku temu warunki. Praca zdalna to nie tylko zmiana miejsca wykonywania pracy. To kompleksowe podejście do zmiany organizacji przedsiębiorstwa, w którym człowiek oraz budowanie z nim relacji, jest najważniejszym czynnikiem” – skomentował Michał Kibil współzałożyciel i starszy partner w DGTL.
Eksperci wskazują, że praca zdalna, choć jest „bohaterem” ostatnich miesięcy, to także zaledwie jeden z wielu elementów układanki tworzącej “nowoczesne środowisko pracy”. „Kolejnym bohaterem jest technologia teleinformatyczna która ją umożliwia. A najważniejszym ludzie, którzy takie środowisko starają się stworzyć mimo mocno anachronicznych regulacji” – podsumowuje Irek Piecuch, współzałożyciel i starszy partner w DGTL.
