58% firm wykorzystuje mniej niż 60% zakupionych modułów ERP, a 31% korzysta z mniej niż 40% funkcjonalności. Jednocześnie większość organizacji wspiera system arkuszami Excel, ręcznym przenoszeniem danych i dodatkowymi interwencjami IT. Badanie BGR Quantic na zlecenie Axians pokazuje, że rzeczywisty koszt ERP wykracza poza licencje i utrzymanie.
Badanie objęło 968 przedstawicieli firm zatrudniających powyżej 200 pracowników. Mediana wykorzystania modułów ERP mieści się w przedziale 40-59%, a co dziesiąty respondent nie potrafi określić, jaka część zakupionych funkcji jest faktycznie wykorzystywana. Oznacza to, że firmy często płacą za możliwości systemu, których nie wykorzystują w codziennej pracy.
Jak się okazuje, najczęściej stosowanym uzupełnieniem ERP pozostaje Excel. 76% firm wykorzystuje arkusze do raportowania zarządczego, 72% do budżetowania i controllingu, a 52% do konsolidowania danych z innych systemów. Co ciekawe, 59% respondentów zgadza się ze stwierdzeniem, że bez Excela poza ERP nie byłoby w stanie domknąć najważniejszych procesów biznesowych.
ERP wymaga dodatkowej pracy
Problem przekłada się na czas i koszty. Ponad połowa firm wykonuje ręczne transfery danych codziennie w wielu lub wybranych działach, a 81% robi to co najmniej kilka razy w tygodniu. Jeden dział traci na obejścia ERP medianę 11-20 godzin tygodniowo. W przypadku 37% badanych jest to co najmniej 21 godzin.
Dodatkowym obciążeniem jest praca działów IT. W 71% organizacji interwencje specjalistów IT związane z ERP są potrzebne przynajmniej kilka razy w miesiącu. Mediana rocznego „ukrytego kosztu” obecnego ERP wynosi 251-500 tys. zł. 43% firm szacuje go na ponad 500 tys. zł rocznie, a 18% na ponad 1 mln zł.
„Jeżeli ERP wymaga stałego podpierania się Excelem, ręcznego przenoszenia danych i częstych interwencji IT, warto przestać patrzeć wyłącznie na koszt licencji. Trzeba policzyć również czas pracowników, dodatkowe integracje, ryzyko błędów i koszt ograniczeń systemu. Dopiero wtedy można uczciwie porównać utrzymanie obecnego rozwiązania z inwestycją w system lepiej dopasowany do procesów firmy” – komentuje Agnieszka Małachowska, dyrektorka segmentu Infor w Axians.
Firmy coraz częściej myślą o zmianie ERP
Badanie wskazuje jednocześnie na rosnącą gotowość do modernizacji systemów. 40% firm podjęło już decyzję albo planuje wymianę lub poważną modernizację ERP w ciągu 24 miesięcy. Kolejne 28% rozważa taki krok, ale bez określonego terminu. 42% respondentów zgadza się, że wymiana ERP jest w ich organizacji kwestią „kiedy”, a nie „czy”.
Jak wynika z badania, mediana wieku głównego systemu ERP wynosi 6-10 lat, natomiast niemal 30% firm korzysta z rozwiązań starszych niż 10 lat.
Największymi barierami przy wymianie systemu są wysoki koszt wdrożenia, wskazywany przez 39% badanych, ryzyko przerwania ciągłości operacyjnej (29%) oraz brak zasobów ludzkich (25%). Przy wyborze nowego rozwiązania firmy najwyżej oceniają dopasowanie do specyfiki branży i procesów oraz całkowity koszt posiadania w perspektywie pięciu lat. Wbudowane funkcje AI są wyraźnie niżej w hierarchii priorytetów.
„Obawy o koszt wdrożenia i ciągłość operacyjną są zrozumiałe, bo wiele firm pamięta projekty ERP sprzed dekady, kiedy system budowało się pod istniejące procesy, a każda nowa potrzeba oznaczała kolejną modyfikację. Dziś punkt wyjścia jest inny: nowoczesne platformy dostarczane są z gotowymi rozwiązaniami branżowymi i predefiniowanymi procesami, a zmianę można przeprowadzić etapami, zaczynając od obszarów, w których obejścia kosztują najwięcej. To skraca wdrożenie, ogranicza ryzyko projektowe i pozwala szybciej zobaczyć zwrot z inwestycji” – mówi Grzegorz Kubera, analityk i założyciel ośrodka badawczego BGR Quantic.
Dane z badania wskazują, że koszty ERP nie kończą się na licencjach i utrzymaniu. Jeżeli firma regularnie przenosi część procesów do Excela, ręcznie przesyła dane między systemami, angażuje IT w obchodzenie ograniczeń i poświęca na to dziesiątki godzin tygodniowo, część kosztów pozostaje poza podstawowym budżetem systemu. Jednocześnie firmy stoją przed wyborem między utrzymywaniem obecnego rozwiązania a jego modernizacją lub wymianą. O tym, czy zmiana jest uzasadniona, decydować powinny nie tylko koszty samego systemu, ale również wykorzystanie jego funkcji, nakład pracy potrzebny do obsługi procesów oraz koszty dodatkowych obejść i integracji.
