Transformacja administracji publicznej w Polsce: dobre praktyki i palące potrzeby

Cyfryzacja administracji publicznej jest światowym trendem, w którym uczestniczy wiele krajów, w tym Polska. Ograniczenia spowodowane epidemią COVID-19 naocznie uwidoczniły nam, jak wiele polskich instytucji nie jest jeszcze gotowych na działanie w warunkach ograniczonej mobilności obywateli. Co zrobić, żeby sektor publiczny lepiej przygotować na tego rodzaju wyzwania?

Z aktualizowanego co dwa lata rankingu najlepszych „cyfrowych administracji” na świecie prowadzonego przez Organizację Narodów Zjednoczonych wynika, że liderem pod tym względem jest Dania. Według indeksu EGDI (E-Government Development Index), Polska znajduje się powyżej średniej światowej. W czasie pandemii okazało się jednak, że wiele instytucji nie jest gotowych do pełnej obsługi swoich interesariuszy online. Urzędy stanu cywilnego zaprzestały wydawać dokumenty, niektóre agendy rządowe, takie jak Krajowa Izba Odwoławcza, zawiesiły organizację i rozpoznawanie spraw, wstrzymując tym samym wiele procedur przetargowych w całej Polsce. Wszędzie tam, gdzie procesy administracyjne wymagały wizyty w urzędzie czy osobistego podpisu na wniosku, pojawiły się zakłócenia w funkcjonowaniu.

Udane wdrożenie platformy eUDT

Nie wszystkie jednak urzędy zostały sparaliżowane. Mamy wiele przykładów instytucji, które przetrwały ten trudny okres bez istotnych zmian w ich statutowej działalności. Poza gronem podmiotów dotkniętych paraliżującymi konsekwencjami zagrożenia epidemiologicznego znalazł się Urząd Dozoru Technicznego. W czasie zamrożenia gospodarki i najcięższych obostrzeń, pracownicy UDT przeprowadzali niezbędne inspekcje i odbiory urządzeń. Było to możliwe m.in. dzięki wdrożonej – przy pomocy S&T – elektronicznej platformie dedykowanej do współpracy z klientami. Instytucja ta w ciągu kilku ostatnich lat wprowadziła wiele zmian systemowych, które pozwoliły jej stworzyć środowisko wspierające pracę zdalną swoich pracowników (wirtualne pulpity, mobilne podpisy cyfrowe). Dzięki temu przez cały okres pandemii klienci UDT mogli załatwić większość spraw bez kontaktu z urzędnikami.

E-recepta bez wychodzenia z domu

Kolejnym udanym przykładem cyfryzacji administracji publicznej jest e-recepta. Według wielu ekspertów, wdrożona w idealnym momencie. Pełna transformacja tego obszaru tuż przed wybuchem epidemii koronawirusa ułatwiła pacjentom pozyskiwanie niezbędnych recept bez wychodzenia z domu. Od momentu uruchomienia, współtworzonego przez firmę S&T systemu e-zdrowie, do dziś lekarze wystawili już ponad 275 mln e-recept dla 25 mln pacjentów. Nie tylko personel medyczny, ale także pacjenci przekonali się do tego e-rozwiązania i chętnie z niego korzystają ― udział e-recepty wzrósł do 95% w maju, gdy w lutym tuż przed epidemią koronawirusa SARS-CoV-2 było to 88%.

Elektroniczne patentowanie wynalazków

W kryzysie COVID-19 swoją działalność kontynuował także Urząd Patentowy, który na początku tego roku zakończył budowę platformy usług elektronicznych. Dzięki czemu, mimo trwającej izolacji społecznej w okresie od lutego do maja 2020 roku, rozpatrzył drogą elektroniczną blisko 3000 wniosków o ochronę własności intelektualnej.

Wielu ekspertów spodziewa się, że w najbliższych miesiącach nadal najskuteczniejszym narzędziem powstrzymywania kolejnej fali pandemii będzie seria okresów izolacji społecznej. Dziś wszyscy skupiamy się na bezpieczeństwie i hamowaniu transmisji koronawirusa. Wciąż nie można jednak wykluczyć sytuacji, w której ze względu na wysokie prawdopodobieństwo zakażenia, nie zostaną wdrożone jakieś nowe formy obostrzeń. Warto brać to ryzyko pod uwagę i przygotować na nie instytucje publiczne. Jako S&T, jesteśmy gotowi dzielić się swoim doświadczeniem w transformacji cyfrowej w administracji.

Michał Wilbrandt, Business Solutions Unit Director, S&T w Polsce. Szef działu aplikacji dedykowanych odpowiedzialny m.in. za rozwiązania dla administracji publicznej.