Dlaczego? Może dlatego, że liczba problemów związanych ze sprawnym i nowoczesnym zarządzaniem zasobami ludzkimi rośnie szybciej niż liczba etatów w działach, które się tymi wyzwaniami mają zajmować. A może dlatego, że budowanie sprawnie działających zespołów wymaga coraz to dalej idącej indywidualizacji podejścia do pracownika, o czym kiedyś nie było w ogóle mowy.
Jeżeli dodać do tego ciągle rozwijający się i schodzący do coraz mniejszych detali obowiązek zachowywania zgodności ze środowiskiem prawno-regulacyjnym (tzw. HR Compliance), to okazuje się, że technologia jest naturalnym rozwiązaniem, które może pomóc w rozwiązaniu, jeśli nie wszystkich, to większości nowo pojawiających się wymagań i to w tempie i skali, którą trudno sobie wyobrazić bez tych narzędzi.
W cyklu HR „A.D.2023” będziemy pisać zarówno o wyzwaniach z jakim działy HR będą się spotykać coraz częściej, o tym jak niektóre z tych zadań mogą być adresowane z wykorzystaniem narzędzi teleinformatycznych, a także o tym jakie wiążą się z tym ograniczenia i ryzyka. Wśród wspomnianych wyzwań wymienić należy: monitoring pracowniczy w pracy zdalnej i hybrydowej, zastosowanie sztucznej inteligencji na różnych etapach procesu zatrudniania, systemy zgodności i zapewnienie nowoczesnych kanałów komunikacji, kompleksowe systemy benefitowe.
Praca zdalna
Praca zdalna (na potrzeby tego artykułu przyjmijmy, iż termin ten obejmuje także pracę hybrydową) nie jest niczym nowym. To nie znaczy, że wszyscy nauczyli się ją organizować w sposób zapewniający płynność działania organizacji. Wręcz odwrotnie. Zupełnie jak w Kubusiu Puchatku, który im bardziej zaglądał do środka to tym bardziej Prosiaczka tam nie było.
Praca zdalna od kiedy wdarła się na firmowe pokoje razem z covidową falą, od samego początku sprawiała problemy. Na początku prozaiczne – brak sprzętu. Później coraz bardziej praktyczne. Jak monitorować działania pracownika i czy w ogóle jest to możliwe? Jak zarządzać rozproszonymi zespołami. Jak motywować pracowników pozostających w domach? A jak i kiedy ich dyscyplinować? Jak i czy wykorzystywać dostęp do internetu należący do pracownika? W jaki sposób zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych? Pytania się mnożyły, podobnie jak pomysły na zagospodarowanie nowej przestrzeni.
Ostatnie zmiany w Kodeksie Pracy raczej też nie przyczyniają się do wprowadzenia jednolitego modelu realizacji pracy zdalnej.
Sztuczna Inteligencja
Ray Kurzweil – amerykański informatyk, naukowiec i futurolog, a jednocześnie pionier w dziedzinie OCR (Optical Character Recognition), syntezy mowy i jej rozpoznawania oraz elektronicznych instrumentów klawiszowych – w 2011 roku zajął 30. miejsce w rankingu najbardziej wpływowych ludzi świata przeprowadzonym przez tygodnik TIME, a jego książka „Nadchodzi osobliwość” stała się absolutnym światowym bestsellerem.
Zdaniem Kurzweila sztuczna inteligencja osiągnie poziom, na którym znajduje się obecnie człowiek nie za kilkaset czy kilkadziesiąt lat, ale już pod koniec obecnej dekady. I nie mówimy tu o inteligencji dziedzinowej (to już się stało w wielu obszarach) tylko o inteligencji uniwersalnej. Oczywiście w dalszym ciągu zdania są podzielone, ale powoli, acz stanowczo ciężar dyskusji przenosi się z płaszczyzna „czy?” na płaszczyznę „i co wtedy?”.
Komisja Europejska oraz wiele krajów, w tym dwie super potęgi (USA i Chiny) pracują nad realizacją strategii rozwoju nauki i technologii w tej dziedzinie oraz rozwojem nowych regulacji mających adresować przyszłe ryzyka (rozpatrując szanse na wygrane w tym wyścigu – Unii Europejskiej przypadnie zapewne czołowa lokata właśnie w kategorii „regulacje”). Już teraz jednak pojawiają się rozwiązania, które – korzystając z dużej ilości zebranych danych oraz elementów sztucznej inteligencji – wykorzystywane są w poszczególnych procesach obsługi obszaru zarządzania zasobami ludzkimi.
Głównie tam, gdzie mamy do czynienia z dużą liczbą powtarzających się czynności do wykonania lub w obszarze wsparcia procesów podejmowania decyzji. Dobrym przykładem jest proces rekrutacyjny. Zastosowanie mechanizmów sztucznej inteligencji, może pomóc w analizie nadsyłanych życiorysów dokonując ich analizy pod kątem specyfiki wymagań związanych z danym stanowiskiem pracy. Dodatkowo zastosowanie inteligentnych chatbotów może uwolnić czas rekruterów przeznaczony na obsługę pytań związanych z ofertą zatrudnienia i pozwolić im skoncentrować się na ostatnich etapach selekcji.
Czy jednak oprogramowanie powinno mieć decydujące znaczenie w podejmowaniu kluczowych decyzji odnoszących się do ludzi? Kogo zatrudnić? Kogo zwolnić w procesie zwolnień grupowych? Jak ocenić pracę danej osoby? Oczywiście, zawsze można przedstawić argument, że oprogramowanie ma jedynie pomocniczy charakter, ale czy na pewno?
Odpowiedzi na tego typu pytania udzielane są – póki co – w pustce legislacyjnej która otacza zagadnienia związane ze sztuczną inteligencją. Ale pustka ta już niedługo wypełni się legislacyjnymi łamigłówkami, których interpretacje nie raz każą nam jeszcze wzdychać z nostalgia do czasów, kiedy regulacje zagadnień związanych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji były kwestia czasu przyszłego niedokonanego.
Dobrobyt Pracownika – skarb dla Pracodawcy?
Jak pokazują ostatnie badania intensywna praca, szczególnie połączona ze stresem może prowadzić do nadzwyczajnego wzrostu ryzyka chorób sercowo-naczyniowych. Ponadto przepracowanie zmniejsza produktywność i zwiększa ryzyko problemów ze zdrowiem psychicznym, w tym lęku i depresji.
Nagłe przejście na pracę zdalną pokazało, że podobne skutki mogą zostać wywołane wymuszoną izolacją i przejściem na komunikację wyłącznie wirtualną. Nic zatem dziwnego, że pracodawcy zaczęli skupiać się na sferze psychologicznego bezpieczeństwa pracowników (well-being) w miejscu pracy. Powstały programy pomocy dla pracowników i elastyczne godziny pracy.
Programy edukacyjne połączone z możliwością korzystania z benefitów związanych z utrzymaniem dobrej formy (zarówno fizycznej, jak i psychicznej), programy wsparcia medycznego. Te wszystkie elementy na stałe zagościły w wielu firmach i zaczynają być traktowane jako przewaga konkurencyjna w procesie rekrutowania nowych pracowników.
Zarządzanie tymi elementami nie jest jednak trywialne i bez wykorzystania specjalnych, przystosowanych do tego platform cyfrowych, w praktyce niemożliwe. W ramach takich platform pracownicy mogą dokonać oceny ryzyk zagrażających ich zdrowiu (Health Risk Assesment), otrzymać darmowe porady odnośnie do możliwości zaadresowania takich ryzyk (Health Coaching), skorzystać z możliwości integracji tych platform z urządzeniami zewnętrznymi oraz innymi aplikacjami dokonującymi pomiaru funkcji życiowych istotnych z punktu zachowania dobrej kondycji fizycznej i psychicznej.
Wiele z takich platform wyposażonych jest także w elementy grywalizacji oraz programów benefitowych, stymulujących działania prozdrowotne. Oczywiście istotnym elementem ich wdrożenia, jest dokładna analiza funkcjonalności nie tylko pod kątem potrzeb danego przedsiębiorstwa ale także otoczenia regulacyjnego, bo w tej mierze istotne odmienności mogą pojawiać się nawet w poszczególnych państwach członkowskich Unii Europejskiej.
Różnorodność, Równość, Włączenie
W różnych krajach europejskich z różną intensywnością, ale z dużą konsekwencją i determinacją do procesów zarządzania zasobami ludzkimi wracają kwestie różnorodności, równości i włączenia DEI (Diversitym Equity Inclusion). Zapewne istnieją jeszcze firmy, które walczą jeszcze z pozostałościami starych nawyków ustalania wynagrodzenia i warunków pracy wedle uznania, ale pracodawcy hołdujący tego typu praktykom będą mieli coraz większe problemy. Z jednej strony z pracownikami, którzy musieliby godzić się z takim traktowaniem – z drugiej strony z regulatorem, który coraz głębiej i coraz bardziej szczegółowo zaczyna ingerować w weryfikację przestrzegania zakazu dyskryminacji czy zachowań niepożądanych. Wprowadzenie ustawowej ochrony osób zgłaszających nadużycia jeszcze te tendencje wzmocni.
Badania pokazują, że zespoły budowane na zasadach DEI potrafią uzyskiwać dużo lepsze wyniki od pozostałych, podejmują decyzję szybciej i trafniej są też bardziej zaangażowane i innowacyjne. Zbudowanie środowiska, które zapewniać będzie te trzy elementy nie jest jednak wcale łatwe, co łatwo prześledzić na przykładzie Google, który w latach 2014-2015 wydał w tym celu 2556 mln USD, a mimo to nie osiągnął wszystkich zamierzonych celów.
Podobnie jak w przypadku wellbeing, samo przyjęcie odpowiednich regulacji wewnątrz zakładowych nie wystarczy. Wdrożony w firmie system musi działać sprawnie i z dużą powtarzalnością. To zaś oznacza konieczność wsparcia go odpowiednimi narzędziami IT, które pozwolą zarządzać procesami w sposób ustrukturyzowany i rzetelny, wypełniając przy tym wszystkie obowiązki nałożone na przedsiębiorców przez regulatora.
Przykładem takich aplikacji są chatboty przeprowadzające okresowe ankiety wśród pracowników na temat kultury organizacyjnej firmy czy też oprogramowanie wspierające proces rekrutacyjny poprzez eliminację ewentualnych uprzedzeń rekrutera, który dostaje do oceny wyłącznie te elementy złożonych życiorysów, które są wymagane na dane stanowisko.
Edukacja oraz Rozwój – czyli droga jednokierunkowa
Wedle starej anegdoty do rabina przyszedł swego czasu przedsiębiorca i powiedział: „Rabi, ja mam wielki problem. Ja muszę opłacać edukację moich pracowników, aby oni coraz lepiej pracowali, bo konkurencja straszna. Ale co ja zrobię, jeśli oni się nauczą i pójdą pracować gdzie indziej?”. Na co Rabi miał odpowiedzieć „Ty się nie zastanawiaj co ty zrobisz jak oni sobie pójdą. Ty się lepiej zastanów co zrobisz, jeśli ich nie wyszkolisz, a oni u Ciebie zostaną!”.
Anegdota anegdotą, a czasy takie, że możliwość ciągłego szkolenia staje się nie tylko kwestią związaną z utrzymaniem konkurencyjności i innowacyjności w firmie, ale przede wszystkim zachęcenia zdolnych i dobrych kandydatów do pracy.
W czasach cyfrowej transformacji, dostęp do wiedzy to nie tylko wybór, to konieczność. Oczywiście, tradycyjne modele edukacji – w formie wieloletnich studiów stacjonarnych w większości przypadków nie wchodzą w grę. Studia podyplomowe, niejednokrotnie z wykorzystaniem platform e-learningowych, a w niedalekiej przyszłości szkolenia z wykorzystaniem narzędzi rodem z metaversu, umożliwiają nie tylko łączenie pracy i edukacji, ale także korzystanie z olbrzymiej liczby materiałów dydaktycznych i przeróżnego rodzaju symulacji, o których do niedawna można było jedynie pomarzyć.
Epilog, czyli Wstęp
Wskazane wyżej trendy w obszarze HR w roku 2023, to tylko kilka przykładów. W kolejnych artykułach omawiać będziemy nie tylko tak obszerne zagadnienia jak kwestie sztucznej inteligencji w procesach HR. Zajmiemy się także dużo bardziej wąskimi domenami styku obszarów HR i technologii, takimi jak możliwości wykorzystania w HR rozwiązań opartych o blockchain ale także wątkami szczególnie charakterystycznymi dla polskiej rzeczywistości (specyfika zatrudnienia programistów w firmie, możliwość konstruowania efektywnych programów benefitowych, monitoring pracowniczy).
Transformacja cyfrowa obszaru zarządzania kadrami, jest jak każda transformacja procesem zmiany, ale zmiany szczególnej. Z jednej bowiem strony animatorzy tej transformacji oczekują, że kultura organizacji, którą zarządzają skręci w oczekiwanym kierunku, a ludzie dobrowolnie opuszczą strefy komfortu, z drugiej zaś strony cały proces będzie realizowany przy wykorzystaniu narzędzi cyfrowych, które dla wielu mogą być wyzwaniem samym w sobie.
Warto zatem poświęcić parę chwil na analizę zarówno kierunków tych zmian, narzędzi które mogą okazać się pomocne oraz regulacyjnych uwarunkowań całego procesu.
Ireneusz Piecuch, założyciel i partner zarządzający w kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy
