Odpowiednia architektura IT może znacznie pomóc w kreowaniu przyszłości organizacji, która planuje rozszerzenie działalności na nowe rynki lub chce dokonać przejęcia. CIO muszą stworzyć zarys technologii wymaganych do realizacji ww. celów biznesowych, odpowiednich reguł, które nimi rządzą oraz procesów i polityk, które kierują firmą, gdy pojawiają się nowe wyzwania i możliwości.
Jasność, co do własnych priorytetów i zastosowania rozwiązań, które będą miały największy wpływ na rozwój firmy są kluczowe. Ekspansja wymaga zgromadzenia odpowiedniej wiedzy i właściwej integracji technologicznej. Bez wątpienia sukces każdej integracji wiąże się z tym, jak dobrze zaplanowano te procesy, a kwestie związane z technologią nie są tu wyjątkiem. Struktura zarządzania, która zapewnia przejrzystość poszczególnych działań jest ważna dla motywacji ludzi, podobnie jak właściwa komunikacja, by przeciwdziałać niepewności, co do ich poszczególnych ról.
Komunikacja jest równie istotna w rozwiązywaniu problemów z zakresu integracji kulturowej. Interakcje z pracownikami oraz wskazanie, jakie podejścia i wartości organizacyjne powinny zostać przyjęte pomagają budować odpowiedzialność za integrację kulturalną. Tym samym, jeśli odmienna kultura przejmowanej firmy jest jej nadrzędną wartością, wnoszoną w procesie przejęcia, może okazać się, że najlepszym rozwiązaniem jest nie integrować jej w pełni, a pozwolić istnieć w pewnej autonomii.
Wykorzystanie technologii głównie w celu zastąpienia ludzi automatyzacją pozbawia organizację ludzkiego potencjału. Ten negatywny scenariusz jest możliwy, gdy CIO znajduje się pod nadmierną i nadrzędną presją, jaką jest obniżenie kosztów.
Współczesny CIO jest mocno związany z tymi procesami, jednak równie często napotyka wyzwania, którym musi sprostać. Mogą to być kwestie informacyjne lub aspekty związane z prywatnością w organizacji. Na szczęście, aby pokonać te przeszkody i przyspieszyć proces integracji, do dyspozycji CIO jest coraz więcej środków komunikacyjnych, a także odpowiednich, cyfrowych narzędzi, które można wdrożyć.
O czym warto pamiętać
Punktem wyjścia dla CIO w budowaniu wewnętrznej architektury i platformy do ekspansji i integracji jest świadomość, że nie chodzi wyłącznie o technologię. Kluczową kwestią powinno być to, jak technologia może wesprzeć biznes. “Należy znać różnice między architekturą procesów biznesowych, a cyfrowymi technologiami i platformami, które je umożliwiają. Oznacza to zrozumienie, w jaki sposób procesy biznesowe są zaprojektowane i dostosowane do dostarczania określonej wartości; jakie są ich kluczowe wskaźniki wydajności; czy architektura danej technologii ułatwia monitorowanie, zarządzanie i śledzenie procesów biznesowych; i czy firma zaprojektowała poszczególne procesy biznesowe i wdrożyła odpowiednie technologie, by finalnie proces automatyzacji był prostszy i bardziej skalowalny” – mówi Krzysztof Rachwalski, country manager Citrix w Polsce.
Do niedawna rola CIO polegała na dbaniu o sprawne działanie poszczególnych technologii i interakcje między nimi – np. między systemami ERP/CRM. Rewolucja, którą mamy teraz, opiera się głównie na interfejsach programowania aplikacji – API.
Gdy dział IT ma już strukturę biznesową, może opracować architekturę technologiczną. Możliwości rozbudowy firmy w oparciu o nowe technologie jest wiele. Jeśli nie ma jasności, co do kwestii biznesowych, które za pomocą technologii chce się rozwiązać punktem odniesienia powinny być odpowiedzi na te same pytania, o które pytają klienci firmy, i zastanowienie się nad spektrum dostępnych możliwości w ramach relacji IT/ biznes.
CIO muszą być jednak ostrożni. Wykorzystanie technologii głównie w celu zastąpienia ludzi automatyzacją pozbawia organizację ludzkiego potencjału. Ten negatywny scenariusz jest możliwy, gdy CIO znajduje się pod nadmierną i nadrzędną presją, jaką jest obniżenie kosztów. W procesie biznesowym takim jak np. przejęcie innego podmiotu integracja oznacza również ustalenie, które technologie będą wykorzystywane po jego zakończeniu. Określenie, które systemy należy zachować, które zastąpić innymi technologiami jest niezbędne do osiągnięcia efektu synergii. Podmiot przejmujący może wprowadzić firmę przejmowaną w swoje systemy lub może dostosować niektóre elementy systemów docelowych, jeśli uważa, że to efektywnie zastąpi ich własne. Bywa również, że organizacja po dokonaniu fuzji wymaga stworzenia nowej architektury.
Dylemat IT: elastyczność vs bezpieczeństwo?
Każda zorientowana na wzrost organizacja wymaga takiego modelu IT, który w przypadku zmiany warunków biznesowych zapewni odpowiednią elastyczność. Obecnie, zarówno ekspansja jak i integracja oznaczają coś zupełnie odmiennego niż jeszcze klika lat temu. Do niedawna rola CIO polegała na dbaniu o sprawne działanie poszczególnych technologii i interakcje między nimi – np. między systemami ERP/CRM. Rewolucja, którą mamy teraz, opiera się głównie na interfejsach programowania aplikacji – API. Mamy mikrousługi, czy architektury zaprojektowane wokół interoperacyjności. Z tego powodu CIO są bardziej zaangażowani w działalność związaną z zarządzaniem niż w działalność dot. utrzymania infrastruktury.
Ponadto, obecnie organizacje są bardziej wrażliwe na kwestie prywatności, zgodności z przepisami i bezpieczeństwa, w szczególności w odniesieniu do obowiązującej regulacji dotyczącej ochrony danych (RODO). Bezpieczeństwo jest teraz częścią projektów IT od samego początku ich powstawania. Jednak trudność z RODO polega na tym, że dyrektywa nie daje przepisu, co konkretnie należy zrobić, by odpowiednio zabezpieczyć dane. Określa standardy, których należy przestrzegać, a konkretne działania każda firma musi opracować samodzielnie.
Wraz z rozwojem działalności firm w różnych lokalizacjach i w ramach różnych przepisów, w tym rozporządzenia RODO, należy wykorzystać możliwości wsparcia lokalnego. Tradycyjne, najlepsze praktyki w zakresie bezpieczeństwa i zgodności skupiają się na długofalowych metodach. Zakładają więcej czasu na uczenie się oraz wykorzystywanie procesów myślenia projektowego, w celu tworzenia określonej wartości. Oznacza to budowanie od podstaw, ale w bardzo szybki, interakcyjny sposób koncepcji bezpieczeństwa zarówno od strony infrastruktury, zasad zgodności jak i jakości.
W kierunku zmian
Ustalanie oczekiwań, słuchanie, jak zmiany wpływają na ludzi czy komunikowanie decyzji to ważne działania, które podejmują współcześni CIO. Przekazywanie swojej wizji i konsekwentna praca nad zaangażowaniem innych pomagają im w inspirowaniu członków zespołu i reszty organizacji do osiągnięcia wspólnego celu. Wykorzystanie poza tradycyjną korespondencją e-mail różnych narzędzi do komunikacji (platform technologicznych, narzędzi do rozmów, publikacji filmów czy mediów społecznościowych) pozwala nie tylko sprawnie przekazywać informacje, ale i uzyskiwać informacje zwrotne odnośnie procesu integracji, co daje jego lepsze wyniki i pozwala postrzegać go jako wiarygodny i transparenty.
“W procesie cyfrowej transformacji integracja danych jest równie niezbędna. Lepsze zarządzanie firmowymi zasobami stanowi jeden z priorytetów dla CIO, gdyż coraz więcej firm korzysta z analizy predykcyjnej. Wykorzystanie technologii nie tylko do automatyzacji, ale także do zwiększenia ludzkich możliwości pomaga ulepszyć organizację pod kątem oferowania różnorodnych form pracy” – dodaje Krzysztof Rachwalski.
Dlatego, coraz częściej firmy automatyzują procesy, a nie tylko starają się zastąpić ludzi. Ostatnie badanie dotyczące współpracy między ludźmi i maszynami („Wspólna inteligencja: ludzie i AI łączą siły”, Harvard Business Review, lipiec-sierpień 2018 r.) ukazuje, w jaki sposób maszyny są wykorzystywane do zwiększania zdolności poznawczych i fizycznych człowieka oraz do interakcji z innymi. Z badania wynika, że firmy osiągają znaczącą poprawę wydajności, gdy ludzie i maszyny współpracują ze sobą, a nie gdy AI jest wykorzystywana głównie do zastępowania pracowników.
Ustalanie oczekiwań, słuchanie, jak zmiany wpływają na ludzi czy komunikowanie decyzji to ważne działania, które podejmują współcześni CIO. Przekazywanie swojej wizji i konsekwentna praca nad zaangażowaniem innych pomagają im w inspirowaniu członków zespołu i reszty organizacji do osiągnięcia wspólnego celu.
Budowa infrastruktury IT, która jest zgodna z celami biznesowymi, a tym samym pomaga poprawić proces integracji opierając się na umiejętnościach technicznych, biznesowych i ludzkich CIO przestaje być wyzwaniem nie do pokonania. Połączenie klasycznych najlepszych praktyk i przyszłościowych działań, takich jak wdrażanie autonomicznych systemów, pomaga współczesnym CIO działać w środowisku szybkich zmian, globalnego wzrostu i zwiększonych rygorów w kontekście nowych regulacji oraz bezpieczeństwa. Wykorzystanie technologii nie tylko do automatyzacji, ale także do zwiększenia możliwości ludzi, pozwala efektywnie korzystać z cyfrowych narzędzi i kierować organizację w stronę stosowania efektywniejszych metod pracy.
