Kiedy wybuchła pandemia, praca zdalna okazała się uniwersalnym panaceum pozwalającym nad podtrzymanie pracy w setkach tysięcy zakładów. Rzadko kto jednak był do tego przygotowany. Powstał także spory problem innej natury. Otóż praca zdalna oznaczała także konieczność zdalnego zarządzania zespołami. A o tym pojęcie mieli wyłącznie nieliczni. Jak utrzymać dyscyplinę pracy, produktywność, motywować pracowników siedzących przy komputerach w spodniach od piżamy?
I tu także pomóc miała technologia. Oprogramowanie służące do monitorowania pracy zdalnej nie jest dzieckiem pandemii ale niewątpliwie pandemii ma do zawdzięczenia wzrost popularności i sięganie po kolejne rozszerzenia funkcjonalności. Tam jednak gdzie technologia zderza się z prawami jednostki do prywatności powstają wątpliwości i pytania o granice ingerencji w życie pracownika wykonującego pracę z domu.
Warunki wprowadzenia monitoringu
Wprowadzenie monitoringu musi być uzasadnione koniecznością zapewnienia organizacji pracy spełniającej dwa warunki. Pierwszy z nich to pełne wykorzystanie czasu pracy. Drugi to właściwe użytkowanie udostępnionych narzędzi pracy. Większość ekspertów uznaje dopuszczalność zastosowania monitoringu pracy zdalnej w sytuacji zaistnienia tylko jednej z wyżej wymienionych przesłanek.
Należy jednak pamiętać o tym, że pracodawca nie może wprowadzić monitoringu pracy zdalnej na prywatnym sprzęcie pracownika, z którego korzysta w celach służbowych bez jego zgody. Warunkiem wprowadzenia monitoringu pracy zdalnej jest też dokonanie tego w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Natomiast jeżeli pracodawca nie jest objęty żadnym z powyższych aktów to może dokonać tego jednostronnie w obwieszczeniu.
Jak podejść do monitoringu?
Na początku pracodawcy muszą także zastanowić się czy cel jaki zamierzają osiągnąć poprzez wprowadzenie monitoringu nie może zostać osiągnięty w inny, mniej inwazyjny sposób? Czy interes pracodawcy we wprowadzanym monitoringu jest ważniejszy niż interes pracownika?
Jeżeli w wyniku tej analizy, monitoring okaże się w dalszym ciągu wyjściem optymalnym, można przejść do fazy planowania pamiętając o konieczności stosowania zasady minimalizacji (adekwatności) przetwarzanych danych, wynikającej prost z RODO. Oznacza to, że dane powinny być przetwarzane przez pracodawcę (administratora) wyłącznie w zakresie niezbędnym dla realizacji zakładanych celów. Określenie właściwych celów wydaje się zatem kluczowe z punktu widzenia zastosowania konkretnych rozwiązań technologicznych.
Wprowadzenie monitoringu nie może nastąpić również z dnia na dzień. Pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników o wprowadzonym monitoringu w odpowiednim czasie (co najmniej 2 tygodnie przed uruchomieniem). Wykonanie tego obowiązku powinno zostać spełnione na piśmie, lecz mając na uwadze aktualne warunki epidemiczne oraz równoważność formy elektronicznej, pracodawca może poinformować pracownika dokumentem podpisanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Pracodawca nie może zapomnieć o obowiązku odpowiedniego oznaczenia monitorowanego narzędzia pracy w sposób widoczny i czytelny. Najlepszym rozwiązaniem niniejszego problemu jest włączenie komunikatu np. przy rozpoczęciu pracy komputera. Jednocześnie pracownik powinien być w sposób jasny i czytelny poinformowany o tożsamości administratora jego danych, celach i podstawie prawnej przetwarzania danych, czy też o swoich prawach jako osoby monitorowanej.
Kodeks pracy w swoich postanowieniach wskazuje trzy formy dopuszczalnego monitoringu: wizyjny, poczty elektronicznej oraz tzw. inne formy monitoringu.
1. Monitoring wizyjny
Stosowanie monitoringu wizyjnego ma ograniczone znaczenie przy wykonywaniu pracy zdalnej. Nie będzie bowiem dopuszczalne w domu pracownika lub w innym miejscu, które nie jest zakładem pracy, takim jak kawiarnia, restauracja, z których korzystać mogą pracownicy podczas wykonywania pracy w formie zdalnej. Przepisy są w tej mierze jasne. Monitoring wizyjny może być stosowany wyłącznie nad terenem zakładu pracy lub wokół tego terenu. Pomimo przeniesienia procesu świadczenia pracy do domu pracownika, nie sposób uznać, że jego mieszkanie staje się „terenem zakładu pracy”, choć niektórzy pracodawcy o tym zapominają.
2. Monitoring poczty elektronicznej
Polega on na dostępie osób upoważnionych, innych niż nadzorowany pracownik, do poczty e-mail nadzorowanego. Jak wynika wprost z przepisu, pod kontrolą pracodawcy pozostawać może wyłącznie poczta elektroniczna. Pracodawcy przez monitoring e-maili mogą weryfikować godzinę wysłania pierwszego i ostatniego e-maila w danym dniu, co może potwierdzać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. W celu kontroli jakości świadczonej pracy, pracodawcy mogą również weryfikować treść służbowych e-maili. Są uprawnieni także do weryfikacji ilości wysłanych e-maili w konkretnym okresie (dzień, tydzień, miesiąc), aby zweryfikować obłożenie pracą, czy też efektywność pracownika.
Wprowadzenie tej formy monitoringu wiąże się z bezwzględnym zakazem naruszenia tajemnicy prywatnej korespondencji pracownika i innych jego dóbr osobistych. W regulaminie pracy zdalnej lub innym akcie prawa wewnątrzzakładowego powinien znaleźć się bezwzględny zakaz korzystanie ze służbowego e-maila w celach prywatnych. Lecz nawet, gdy pracodawca wprowadzi taki zakaz, a pracownik go złamie, to pracodawca i tak nie ma prawa do zapoznawania się z prywatną korespondencją pracownika.
Naruszenia tajemnicy korespondencji z premedytacją, może prowadzić do odpowiedzialności cywilnej a nawet odpowiedzialności karnej.
3. Inne formy monitoringu
Jest to zasadniczo każdy inny rodzaj monitoringu, który nie jest sprzeczny z prawem i nie został unormowany w przepisach odrębnych. Właśnie w tej kategorii umieścić należy monitoring realizowany przy zastosowaniu specjalnego oprogramowania, albowiem nawet najprostsze z takich narzędzi wychodzą daleko poza kontrolę samej poczty elektronicznej. Większość z nich obejmuje także aktywność pracownika w odniesieniu do wykorzystania specjalistycznego oprogramowania zainstalowanego na komputerze, a także jego aktywność w Internecie, niejednokrotnie w podziale na konkretne adresy stron www oraz z wyliczeniem czasu spędzanego przezeń na różnych platform społecznościowych. Za monitoring pracy zdalnej uznawane będzie także monitorowanie geolokalizacji powierzonych narzędzi pracy.
W praktyce występują także programy do rejestracji dowolnej aktywności użytkownika takie jak Teramid. Są również narzędzia, które ułatwią przełożonym ocenę efektywności i zaangażowania pracowników, np. Veriato Cerebral. Pracodawcy mogą korzystać także z programów umożliwiających blokowanie dostępu do wybranych stron (np. SentryPC).
Wartym rozważenia jest także monitoring innych form komunikacji służbowej niż e-mail, takich jak np. wiadomości SMS, Whatsapp. Z całą pewnością niedopuszczalne będzie zainstalowanie podsłuchu ponieważ to uprawnienie zostało przeznaczone wyłącznie dla odpowiednich służb mundurowych. Natomiast, przy zachowaniu zasad tajemnicy komunikacji, na służbowych telefonach przeznaczonych wyłącznie do świadczenia pracy (z których nie można korzystać w celach prywatnych), dopuszczalne jest zastosowanie monitoringu komunikatorów lub wręcz całej aktywności pracownika.
Natomiast w sytuacji zezwolenia przez pracodawcę na korzystanie przez pracownika z telefonu służbowego do celów prywatnych, kwestia ta nie jest już taka jednoznaczna, ponieważ znowu istnieje ryzyko uznania tego za kontrolę sfery prywatnej pracownika i naruszenia jego dóbr osobistych.
Należy również pamiętać, że uprawnienie do monitorowania pracy zdalnej nie może być przez pracodawcę realizowane o każdej porze i w dowolnej formie. W każdym przypadku pracodawca powinien z tego uprawnienia korzystać z poszanowaniem praw pracownika, w tym w szczególności jego prywatności. Dla uniknięcia ryzyka naruszenia praw pracownika, warto ustalić jasne zasady zarówno raportowania przez pracownika jego wyników pracy, jak również zasady przeprowadzania ewentualnej kontroli.
Podsumowanie
Monitoring pracy zdalnej może być przydatnym narzędziem w rękach pracodawcy, służącym do sprawnego zarządzania zespołem w warunkach pracy zdalnej (i nie tylko). Nie może on jednak być narzędziem koncentrującym się bezpośrednio na pracowniku, lecz na wykonywanej przez niego pracy i na powierzonych mu narzędziach pracy.
Jednocześnie, aby w jak największym stopniu zabezpieczyć się przed wszelkimi potencjalnymi roszczeniami pracowników dotyczącymi naruszenia ich prywatności, pracodawcy powinni skrupulatnie zweryfikować podstawy wprowadzenia monitoringu i wprowadzić go zgodnie z literą prawa. Wszelkie zaniedbania w tym zakresie mogą okazać się bardzo kosztowne z punktu widzenia ewentualnej odpowiedzialności Pracodawcy (lub osób zarządzających) tak cywilnoprawnej jak i karnej.
Co równie istotne, szczególnie w czasach w których głównym atutem wielu firm są zatrudnieni w takich firmach specjaliści, nietransparentne lub nadmiarowe wprowadzenie monitoringu może wiązać się z przekonaniem, że inne firmy zapewniają dużo bardziej przyjazne środowisko pracy.
Wybierając zatem oprogramowanie do wsparcia procesu monitoringu, warto jest dokładnie zapoznać się z funkcjonalnością nabywanego pakietu i przeanalizować, czy jest ona w całości zgodna z modelem monitoringu przyjętym w danej firmie.
Bartosz Ulczycki, Associate, Kancelaria DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy
