Od jutra (1 kwietnia) do Krajowego Systemu e-Faktur dołączą miliony przedsiębiorstw, a już przy znacznie mniejszym obciążeniu system miał poważne problemy. Eksperci ostrzegają, że początek obowiązku może być realnym testem wydolności infrastruktury i przygotowania firm.
Od 1 kwietnia br. Krajowy System e-Faktur obejmie większość podatników VAT – to nawet ok. 2,8 mln firm. Problem w tym, że na dzień przed rozszerzeniem obowiązku tylko ok. 40% przedsiębiorców korzystało z systemu.
„Duża część firm wchodzi w KSeF w ostatniej chwili, bez pełnego przygotowania. To oznacza skokowe zwiększenie obciążenia systemu dokładnie w momencie, gdy staje się on krytyczny dla działalności biznesu” – mówi Kamil Fac z Faktura.pl.
Pierwszy sygnał ostrzegawczy pojawił się już 1 lutego br. Wtedy – przy ok. 320 tys. użytkowników – system doświadczał przeciążeń i problemów z logowaniem. Tymczasem w kwietniu liczba użytkowników wzrośnie niemal dziesięciokrotnie. Dodatkowo w marcu odnotowano kolejne incydenty techniczne i przerwy w działaniu systemu.
Administracja przygotowała procedury awaryjne, w tym tryb offline, ale ich użycie w praktyce – przy masowej skali – może oznaczać poważne zakłócenia w obiegu dokumentów.
Bez KSeF firma „nie istnieje”
Stawka jest wysoka. Faktura bez numeru KSeF nie funkcjonuje w systemie VAT, co oznacza brak możliwości legalnego rozliczania transakcji.
„Jeśli firma nie wdroży KSeF na czas, w praktyce nie będzie mogła legalnie wystawiać faktur – dokument bez nadania numeru KSeF „nie istnieje” dla VAT. Oznacza to naruszenie przepisów, ryzyko kar (ale dopiero od 2027 roku, 2026 rok to okres przejściowy) oraz problemy z kontrahentami, którzy nie odliczą VAT i mogą wstrzymać płatności. W skrajnym przypadku może to sparaliżować działalność, bo brak możliwości wystawiania faktur oznacza brak normalnego obrotu gospodarczego” – ostrzega Kamil Fac.
Najbardziej narażoną grupą są małe i średnie firmy, które dopiero teraz mierzą się z integracją systemów, autoryzacją i obsługą e-faktur. To właśnie one najczęściej zgłaszają problemy – od logowania po błędy w plikach XML. W połączeniu z rosnącym obciążeniem systemu tworzy to scenariusz, w którym problemy techniczne i brak przygotowania użytkowników mogą się nałożyć.
Pierwsze dni kwietnia będą więc kluczowe. Jeśli problemy z lutego się powtórzą, tym razem ich skala może być znacznie większa i odczuwalna nie tylko dla pojedynczych firm, ale dla całego obrotu gospodarczego.
Najczęstsze pytania dotyczące KSeF – odpowiada Kamil Fac z Faktura.pl:
1. Co zrobić, jeśli nie mogę się zalogować?
Najpierw sprawdź podstawy: czy działa profil zaufany, podpis kwalifikowany lub logowanie przez bank/mObywatel. Jeśli problem nadal występuje, możliwe, że jest to chwilowa niedostępność KSeF albo błąd techniczny. Trzeba spróbować ponownie lub sprawdzić komunikaty Ministerstwa Finansów. W sytuacji pilnej możesz tymczasowo wystawić fakturę w trybie offline, a po odzyskaniu dostępu przesłać ją do KSeF w wymaganym terminie. Sprzedaż może być kontynuowana, ale obowiązki wobec KSeF trzeba później uzupełnić. Na wypadek takich sytuacji warto mieć wsparcie w postaci dobrze zintegrowanego z systemem programu, który często upraszcza logowanie i komunikację z KSeF, ograniczając takie problemy.
2. Czy mogę prowadzić działalność i wystawiać faktury w kwietniu, jeśli nie dołączyłem do KSeF?
To zależy od Twojej sytuacji. Jeśli w kwietniu 2026 r. masz już obowiązek korzystania z KSeF i nie mieścisz się w limicie, to nie — nie możesz prawidłowo wystawiać faktur poza systemem, więc działasz niezgodnie z przepisami. Natomiast jeśli korzystasz z okresu przejściowego i Twoja sprzedaż nie przekracza 10 000 zł miesięcznie, możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF. To jednak rozwiązanie tymczasowe — po przekroczeniu limitu albo po zakończeniu okresu przejściowego i tak musisz przejść na KSeF.
3. Czy muszę coś akceptować? Czy księgowa może to zrobić za mnie?
Przedsiębiorca musi się samodzielnie zarejestrować w KSeF przez Profil Zaufany, mObywatela, pobierając token KSeF lub certyfikat. Nie może tego zrobić za niego księgowa, ponieważ nie ma ona dostępu do rządowego konta klienta.
