Centralny Ośrodek Informatyki uruchomił usługę SaaS systemu EZD RP w Rządowej Chmurze Obliczeniowej. Dzięki temu jednostki administracji publicznej mogą korzystać z elektronicznego zarządzania dokumentacją bez budowy własnej infrastruktury IT. Rozwiązanie ma usprawnić obieg dokumentów, skrócić czas obsługi spraw i stopniowo ograniczyć wykorzystanie papieru w urzędach. EZD RP obejmuje cały cykl obsługi dokumentów – od rejestracji pisma, przez dekretację i prowadzenie sprawy, po archiwizację. Dokumenty są przekazywane między pracownikami elektronicznie, bez konieczności fizycznego obiegu. Dla obywateli oznacza to sprawniejszą obsługę spraw i mniejsze ryzyko opóźnień wynikających z papierowego obiegu dokumentów. Z kolei urzędy zyskują większą przejrzystość procesów, łatwiejsze monitorowanie postępów spraw oraz możliwość ograniczenia dokumentacji papierowej. Mimo korzystania ze wspólnej platformy dane poszczególnych instytucji pozostają od siebie odseparowane i są dostępne wyłącznie dla uprawnionych użytkowników. Chmura zamiast własnej infrastruktury Model SaaS eliminuje konieczność samodzielnego wdrażania i utrzymywania systemu przez poszczególne jednostki administracji. To szczególnie istotne dla samorządów i mniejszych instytucji, które nie dysponują rozbudowanymi zespołami IT. Dzięki centralnemu utrzymaniu mogą skoncentrować się na cyfryzacji procesów i obsłudze mieszkańców. "W przedsięwzięciu finansowanym z KPO odpowiadaliśmy za stworzenie kompletnego zaplecza technologicznego dla usługi o ogólnopolskiej skali. Obejmowało to nie tylko zakup i konfigurację infrastruktury, lecz także bezpieczeństwo, wydajność, testy oraz przygotowanie procesów utrzymaniowych. Dzięki temu EZD RP może być udostępniane instytucjom bez konieczności budowania przez każdą z nich osobnego środowiska" - mówi Tomasz Stojek, dyrektor Pionu Operacji w Centralnym Ośrodku Informatyki. Centralne utrzymanie systemu oznacza również łatwiejsze wdrażanie aktualizacji, jednolite mechanizmy bezpieczeństwa oraz mniejsze obciążenie lokalnych działów IT. Projekt dla 300 tys. użytkowników Uruchomienie chmurowej wersji EZD RP jest elementem projektu realizowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji i NASK w ramach Krajowego Planu Odbudowy. Jego celem jest wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w 2 tys. podmiotów administracji publicznej oraz udostępnienie usługi SaaS dla 300 tys. użytkowników. Całkowita wartość przedsięwzięcia wynosi 228,4 mln zł, z czego 194,2 mln zł pochodzi ze środków Unii Europejskiej. Zadania realizowane przez Centralny Ośrodek Informatyki, obejmujące przygotowanie i utrzymanie infrastruktury usługi, mają wartość około 167 mln zł.
