Jak będzie wyglądała „nowa rzeczywistość” pracowników po powrocie do biur?

W związku z zapowiedzianym przez polski rząd stopniowym odmrażaniem gospodarki firmy ruszyły z przygotowaniami do przywracania pracy w biurowcach. Także część pracowników „zmęczonych” już trybem home office nie może doczekać się przybycia do swoich biur. Jak będzie wyglądał powrót do tej „nowej rzeczywistości”?

Na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z 15 kwietnia tego roku wszystkie organizacje powracające do swoich biur muszą spełnić określone warunki. Zapewnienie pracownikom rękawiczek jednorazowych, środków do dezynfekcji rąk oraz zachowania dystansu 1,5-metrowego między stanowiskami to absolutne minimum. W wypadku pracowników wykonujących bezpośrednią obsługę klientów dochodzi również konieczności noszenia maseczek zasłaniających usta i nos.

„Wielu pracodawców pójdzie jednak o krok dalej i wprowadzi do swoich biur jeszcze większe środki bezpieczeństwa. Najgorsze, co może spotkać każdą organizację, to paraliż spowodowany zakażeniem całych zespołów. Firmy nie mogą sobie na to pozwolić, dlatego będą dmuchać na zimne. Powrót do nowej normalności będzie przebiegać stopniowo i przy zachowaniu najwyższych środków ostrożności” – mówi Małgorzata Michalczyk, dyrektor ds. administracji, Colliers International.

Izolacja społeczna w wersji biurowej

Powracający do biurowców pracownicy muszą więc być przygotowani na całkiem nowe procedury i zasady funkcjonowania. Jak przekonują przedstawiciele Colliers International, swobodne przemieszczanie się po budynku jeszcze przez długi czas będzie mocno ograniczone. Inną nową praktyką będzie dzielenie przestrzeni biurowych na strefy, w ramach których będzie można się poruszać. Wiele firm może się zdecydować również na częściowe lub nawet całkowite wyłączenie niektórych miejsc wspólnych, w których panuje duży ruch, takich jak kantyny czy kuchnie. Mogą też zostać wprowadzone limity przebywających w nich osób czy nawet zalecenia, aby spożywanie posiłków odbywało się przy biurkach.

Inne części wspólne, takie jak choćby recepcje, powinny być dodatkowo wyposażone w przegrody z pleksi, a przekazywanie przesyłek czy innych przedmiotów winno odbywać się bezkontaktowo. Także w wypadku sal konferencyjnych wprowadzone powinny być limity przebywających w nich pracowników.

Jak zwracają uwagę specjaliści Colliers, ważnym elementem zabezpieczeń są procedury dotyczące zasad czystości i dezynfekcji pomieszczeń. Powierzchnie takie jak blaty, stoły, uchwyty, ksero czy inne biurowe urządzenia muszą być często i regularnie czyszczone oraz dezynfekowane. Powinno się do tego zobowiązać nie tylko serwis sprzątający, ale również korzystających z nich pracowników.

Zalecane rozwiązania długoterminowe

Eksperci Colliers rekomendują, aby powrót do biura odbywał się w sposób usystematyzowany i zgodnie z przygotowanym wcześniej planem oraz harmonogramem. Poszczególne firmy, w zależności od swojej wielkości, struktury, branży i posiadanej powierzchni powinny wypracować wewnętrzne procedury i zasady funkcjonowania.

W związku z faktem, iż koronawirus prawdopodobnie pozostanie z nami jeszcze przed długi czas, należy przygotować rozwiązania długoterminowe, które umożliwią pracę w nowych warunkach. Niewykluczane, że wiele organizacji będzie musiało całkowicie przearanżować swoje biura. Oznacza to choćby przejście z modeli open space na format gabinetowy oraz wdrożenie rozwiązań technologicznych, które pomogą zarządzać taką przestrzenią.

„My taką technologię już wprowadzamy, zarówno u siebie w biurze, jak i oferujemy ją naszym klientom. Jest to aplikacja, która umożliwia m.in. rezerwację biurek, sal konferencyjnych, wyszukiwanie współpracowników na terenie biura, zgłaszanie usterek w budynku, dostęp do wirtualnej recepcji i wiele innych funkcjonalności. Takie aplikacje to nasza przyszłość” – przekonuje Renata Hartle, manager ds. strategii flex office i rozwiązań technologicznych w Colliers.

Zmiana podejścia do środowiska pracy

Choć powrót do biur będzie już możliwy, na pewno należy się poważnie zastanowić czy należy się z nim śpieszyć. Trzeba bowiem pamiętać, że potencjalnym źródłem zakażenie koronawirusem może być nie tylko biuro, ale także sama droga do niego. Cześć pracowników może więc nadal zostać w trybie home office, a ci których powrót do biura jest konieczny powinni unikać transportu publicznego i korzystać z własnych samochodów lub przesiąść się na rower.

­„Jednym z długofalowych skutków obecnej pandemii może być zmiana podejścia do środowiska pracy. Wyraźniej zaznaczy się trend polaryzacji funkcjonalnej, w której zadania indywidualne bądź wymagające koncentracji wykonywane będą w większym stopniu zdalnie, przestrzeń biurowa będzie zaś służyć przede wszystkim pracy grupowej, podtrzymywaniu relacji i budowaniu spójności kultury organizacyjnej” – mówi Dorota Osiecka, dyrektor działu Workplace Innovation w Colliers. „Rekomendujemy zbudowanie modelu zapotrzebowania przestrzennego, który uwzględnia różne scenariusze zakresu pracy zdalnej. Potencjalna optymalizacja funkcjonalna powinna uwzględniać specyfikę pracy poszczególnych zespołów, aby zwiększony stopień wirtualizacji relacji służbowych pozwalał jednocześnie utrzymać efektywność biznesową, spójność kultury organizacyjnej, zaangażowanie pracowników i zdrowe relacje w zespole” – wyjaśnia ekspertka.

Ważna edukacja oraz zdrowe nawyki

Istotnym elementem powrotu do biurowej rzeczywistości jest również edukacja pracowników w zakresie nowych procedur, dobrych praktyk, a także wyrobienia u siebie zdrowych nawyków, przekonują specjaliści Colliers. Zasady pracy i poruszania się po biurze powinny więc zostać określone przez każdego pracodawcę z osobna, natomiast nad częściami wspólnymi budynku opiekę roztaczają zarządy nieruchomości.

I tak, przy każdym wejściu do budynku powinno znajdować się stanowisko do dezynfekcji rąk dla osób przychodzących z zewnątrz. Z kolei w windach winny obowiązywać limity dopuszczalnej liczby osób, które wyegzekwuje ochrona. Wskazane jest też prowadzenie ewidencji osób przychodzących z zewnątrz i ograniczenie wizyt do niezbędnego minimum. Należy też pamiętać, że od momentu wejścia do biura, odpowiedzialność za nie przejmuje już najemca.