Od początku 2024 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy dla wszystkich firm w Polsce, jako jedyny sposób na rozliczanie sprzedaży. Z kolei wszelkie błędy w fakturowaniu obłożone będą karami. Dlatego Empik już teraz intensywnie pracuje nad odpowiednim przygotowaniem swoich systemów, korzystając z rozwiązania SmartKSeF, stworzonego przez spółkę Exorigo-Upos.
Biorąc pod uwagę skalę zmian w przedsiębiorstwach, jakie wdrożenie KSeF wymusza, zostało niewiele czasu na przygotowanie się. Fakturowanie to krytyczny proces biznesowy, a stopień skomplikowania komunikacji z rządowym rejestrem jest znaczący. Bezpieczna integracja z KSeF, poprzedzona testami i modyfikacjami procesów wewnętrznych, może zająć nawet kilkanaście miesięcy.
Dla podmiotów handlu detalicznego jedną z ważniejszych modyfikacji, które przynosi propozycja zmian ustawy o VAT, jest zapowiedź wycofania możliwości traktowania paragonu z NIP nabywcy do kwoty 450 zł jako faktury uproszczonej.
“Całą branżę handlową czeka prawdziwa rewolucja. Odpowiednie przygotowanie się do zmian jest kluczowe do dalszego sprawnego funkcjonowania biznesu. Doskonale zdajemy sobie z tego sprawę, dlatego prowadzimy już bardzo zaawansowane prace przygotowawcze, w których wspiera nas Exorigo-Upos” – tłumaczy Maciej Jakubowski, Chief Technology Officer w Empiku.
Poza obligatoryjnym aspektem wdrożenia nowego e-fakturowania, Empik traktuje ten proces również jako okazję do optymalizacji i dostosowania swoich systemów oraz procedur do nowego narzędzia.
SmartKSeF – integracja systemów sprzedażowych i zakupowych
Rozwiązanie SmartKSeF pozwala na integrację wielu systemów sprzedażowych i zakupowych. Dzięki temu cała komunikacja z rządowym rozwiązaniem dostępna jest w jednym miejscu. Ważnym elementem rozwiązania jest także ujednolicona walidacja wystawianych dokumentów – ma to pozwolić na uniknięcie błędów.
Jak wskazują przedstawiciele Exorigo-Upos, opracowując własne rozwiązanie pośredniczące w komunikacji z KSeF, firma korzystała z wieloletnich doświadczeń we wdrożeniach systemów kasowych oraz hubu płatniczego Cloud EFT dla dużych podmiotów handlu detalicznego w Polsce. W dotychczasowych procesach fakturowania kontrolę nad wystawianiem dokumentu miał sprzedawca. W warunkach obligatoryjnej e-Faktury wprowadzenie jej do obrotu prawnego zależy od działania rozwiązania przygotowanego przez Ministerstwo Finansów. KSeF może odrzucić fakturę po dłuższym czasie od momentu jej wygenerowania i przekazania klientowi.
Dzięki skorzystaniu z funkcjonalności SmartKSeF, firmy umożliwią swoim klientom w czasie rzeczywistym walidację wystawianej faktury, a nabywcom towaru sprawdzenie statusu wystawienia faktury w KSeF niezależnie na jakim etapie procesowania znajduje się dokument, zapewniają przedstawiciele Exorigo-Upos.
“Obligatoryjne e-fakturowanie niesie ze sobą wiele zalet m.in. usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-Faktury i ograniczenie dokumentacji papierowej. Natomiast należy pamiętać, że dla dużych podmiotów, może stanowić rewolucję i wymagać bardzo poważnych zmian w procesach i procedurach. Czasu na przygotowanie się jest wbrew pozorom niewiele” – podsumowuje Michał Sosnowski, Business Development Director z Exorigo-Upos.
