Od 1 stycznia 2027 roku kasy fiskalne mają służyć wyłącznie do ewidencji sprzedaży detalicznej. Wystawianie faktur ma zostać przeniesione do KSeF, co dla klientów oznacza niewielką zmianę, ale dla producentów kas i sieci handlowych – konieczność przebudowy oprogramowania, raportowania i procesów obsługi urządzeń. Dodatkowym wyzwaniem jest brak okresu przejściowego.
Zgodnie z projektem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów i Gospodarki, od 1 stycznia 2027 roku na kasie nie będzie można wystawić faktury zamiast paragonu fiskalnego. Kasy mają służyć wyłącznie do ewidencji sprzedaży detalicznej, a obsługę faktur przejmie KSeF. Ministerstwo uzasadnia tę zmianę potrzebą ograniczenia dublowania funkcji systemów oraz dostosowania zasad wystawiania faktur do modelu faktur ustrukturyzowanych.
Dla producentów urządzeń oznacza to jednak konieczność ingerencji w oprogramowanie kas i drukarek fiskalnych. Trzeba będzie m.in. usunąć lub zablokować funkcje związane z wystawianiem i edycją faktur oraz zmienić sposób raportowania.
„Nowe przepisy oznaczają konieczność wprowadzenia zmian w oprogramowaniu drukarek i kas fiskalnych. W produkowanych przez nas urządzeniach musimy zablokować lub usunąć algorytmy i komendy odpowiedzialne za wystawianie faktur oraz ich edycję. Czeka nas też przebudowa raportowania. Od 1 stycznia 2027 roku w pamięci kas nie mogą zostać dane i statystyki dotyczące faktur, które do tej pory trafiały do raportów dobowych” – wyjaśnia Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.
Zmiana musi nastąpić z dnia na dzień
Problemem nie jest wyłącznie aktualizacja oprogramowania. Tak głęboka ingerencja w działanie urządzeń może oznaczać konieczność ponownego przejścia procedur w Głównym Urzędzie Miar. Producenci będą musieli również zaktualizować instrukcje, protokoły komunikacyjne oraz przygotować serwisantów do obsługi zmienionych urządzeń.
Szczególnym wyzwaniem jest brak okresu przejściowego. Do 31 grudnia 2026 roku obowiązywać ma dotychczasowy model, natomiast od 1 stycznia 2027 roku systemy sprzedażowe muszą działać już według nowych zasad. Oznacza to konieczność przeprowadzenia aktualizacji praktycznie w jednym terminie, bez możliwości rozłożenia jej na kolejne tygodnie czy miesiące.
Elektroniczne raporty kolejnym wyzwaniem
Projekt przewiduje również zmiany dotyczące raportów fiskalnych, które mają być przekazywane administracji w formie elektronicznej. Wątpliwości producentów budzi m.in. obowiązek generowania dużych plików zawierających szczegółowe dane z ponad pięciu lat pracy kasy.
Według ekspertów Exorigo-Upos, takie rozwiązanie może niepotrzebnie obciążać urządzenia i utrudniać transmisję oraz archiwizację danych. Firma postuluje wykorzystanie łącznych raportów rozliczeniowych, które mają zapewniać spójność danych podatkowych przy jednoczesnym ograniczeniu rozmiaru przesyłanych plików.
Z punktu widzenia handlu zmiana ma jednak również uporządkować podział zadań między systemami. KSeF będzie odpowiadał za faktury, a kasy za ewidencję sprzedaży detalicznej. Dla producentów i operatorów sieci handlowych kluczowe pozostaje jednak przygotowanie infrastruktury przed początkiem 2027 roku.
„Dążenie Ministerstwa do uporządkowania systemu, czyli sytuacji, w której KSeF odpowiada za faktury, a kasy wyłącznie za paragony, jest logicznym krokiem w cyfryzacji gospodarki. Jednocześnie jednak ta transformacja i brak okresu dostosowawczego nakładają na dostawców technologii ogromną odpowiedzialność. W efekcie wygrają te sieci handlowe, które współpracują z partnerami zdolnymi przeprowadzić ten proces bez ryzyka dla ciągłości sprzedaży i sprawnie dokonać aktualizacji systemów w ten jeden krytyczny moment. W Exorigo-Upos rozpoczęliśmy już procedury analityczne i dostosowawcze, a także braliśmy udział w konsultacjach społecznych oraz zgłosiliśmy uwagi m.in. do KIGEiT, aby 1 stycznia 2027 roku infrastruktura naszych klientów była w pełni zgodna z nowym ładem prawnym, działając stabilnie i bez zakłóceń” – podsumowuje Michał Sosnowski.
