FinOps sposobem na opanowanie wydatków na usługi chmurowe

Wysoka elastyczność, skalowalność i łatwość wykorzystania zasobów IT w modelu chmury obliczeniowej mają swoją cenę. Nadmierny rozrost kosztów usług chmurowych staje się problematyczny nawet dla najbardziej dojrzałych organizacji. Po okresie powszechnej fascynacji chmurą przychodzi moment otrzeźwienia i zastanowienia nad faktycznymi kosztami, ich właścicielstwem, a nawet opłacalnością chmury obliczeniowej. Z pomocą przychodzi tu koncepcja FinOps.

W dzisiejszym, coraz bardziej cyfrowym, świecie model chmury obliczeniowej na dobre zagościł w wielu organizacjach biznesowych. Dużo bardziej powszechne stało się też zrozumienie dla wartości, jakie oferuje ten model używania zasobów IT. Ceniona jest m.in. elastyczność oraz szybkość w procesie tworzenia i rozbudowywania środowisk IT, zwiększone bezpieczeństwo, łatwy dostęp do światowej klasy rozwiązań bez konieczności ponoszenia kosztów ich rozwoju i zakupu na własność, a wreszcie – większą możliwość tworzenia innowacji oraz szybsze wprowadzanie na rynek nowych produktów. Przykłady korzyści biznesowych możliwych do osiągnięcia za sprawą koncepcji chmury obliczeniowej można mnożyć i patrzeć na nie przez pryzmat konkretnych wyzwań, przed którymi stoją poszczególne organizacje – każda z nich może szukać wartości chmury w różny, właściwy dla siebie sposób.

Model chmury obliczeniowej nie jest jednak pozbawiony wad. W ostatnich latach dla bardzo wielu – nauczonych praktyką – organizacji oczywistym stało się, że nieumiejętne i pozbawione racjonalnej kontroli podejście do usług publicznej chmury obliczeniowej może w znacznym stopniu windować nakłady niezbędne do osiągnięcia oczekiwanych wartości. Koszty usług chmurowych stały się dziś zresztą bardzo popularnym zagadnieniem. Wynika to z faktu, iż w większości przypadków jesteśmy w stanie wskazać zalety chmury widziane przez pryzmat potrzeb konkretnej organizacji, ale niestety nie do końca potrafimy te wartości skwantyfikować, a tym samym zrozumieć czy dany koszt warto ponieść.

Bardzo często fakt ten wynika z zastosowania przestarzałego modelu zakupowego. Modelu, który dobrze sprawdzał się w czasach kiedy główną inwestycją działów technologii był zakup infrastruktury IT – z długotrwałym, ale przewidywalnym procesem zakupowym, obarczonym dodatkowo ryzykiem przeszacowania lub niedoszacowania nabywanego sprzętu.

Chmura wymaga nowego podejścia do zakupów

Skoro model chmury obliczeniowej – i podobne mu podejścia zapewniające analogiczne doświadczenia użytkowe – zapewnia elastyczność i szybkość w kupowaniu zasobów, a także kształtowaniu środowisk IT, to zupełnie nie przystaje do niego tradycyjne, statyczne podejście do zakupów nastawione na inwestycję, otwarte na przewymiarowanie infrastruktury lub przeszacowanie kosztów. Wystarczy tu wziąć pod uwagę fakt, że zasoby takie są bardzo łatwe do wdrożenia i wykorzystania na początkowych etapach projektów, lecz wymagają skrupulatnej kontroli m.in. aby ocenić czy faktycznie są nadal potrzebne oraz czy są używane w najbardziej efektywny sposób na dalszych etapach poszczególnych inicjatyw.

W efekcie, aż 57% ankietowanych przez EY menedżerów odpowiedzialnych za obszar IT w światowych firmach przyznaje, że przekracza roczne budżety na usługi chmurowe o co najmniej 50%. Z kolei z analiz firmy Virtana podsumowanych w raporcie “State of Hybrid Cloud and Migration” z 2021 roku wynika, że niemal trzech na czterech (72%) CIO zdecydowało się na ponowne przeniesienie do infrastruktury lokalnej systemów IT zmigrowanych wcześniej do chmury. Powodem są przekroczone koszty.

Pokazuje to jak bardzo niezbędna staje się zmiana w podejściu do samego procesu, ale też – zarządzania aspektem finansowym chmury.

Z pomocą przychodzi nam koncepcja FinOps, która zapewnia ustrukturyzowane procesy oraz model operacyjny dla tworzenia i wykonywania przejrzystego zarządzania finansami w procesie korzystania z chmury. W kontrze do tradycyjnego modelu zakupowego w IT, koncepcja FinOps przełamuje paradygmat silosów w organizacji. Łącząc kluczowe grupy interesariuszy zakupów usług chmurowych – biznes, finanse, dział zakupów oraz IT, zapewnia możliwość efektywnego mierzenia realnych wartości dostarczanych w modelu chmurowym, w każdym miejscu organizacji i w sposób ciągły.

Co więcej, model FinOps daje narzędzia potrzebne nie tylko do obliczenia realnych kosztów, jakie ponosi organizacja w związku z używaniem zasobów chmurowych, ale także – być może przede wszystkim – pozwala skwantyfikować wartości, jakie organizacja osiąga za sprawą takich usług – jako całość i w wymiarze konkretnych obszarów biznesowych.

Wydatki na chmurę pod całkowitą kontrolą

Faktem jest, że organizacje posiadające tradycyjny model kosztowy, bądź mocno ograniczone procesy operacji finansowych tworzą budżety ad hoc, prognozują wydatki w oparciu o bieżące trendy i w niewystarczającym stopniu integrują kluczowe zespoły pod kątem tworzenia realnych prognoz kosztów usług chmurowych oraz – co nie mniej istotne – oceny rozbieżności pomiędzy faktycznymi opłatami, a założonymi wcześniej nakładami. Wnioski zamieszczone na łamach, opracowanego przez ekpsertów FinOps Foundation raportu “The State of FinOps Report 2022” pokazują m.in., że organizacje pozostające przy tradycyjnym podejściu do operacji finansowych także na potrzeby bieżących zakupów usług chmurowych obserwują, przykładowo, miesięczne rachunki zawyżone o nawet 30% względem pierwotnych szacunków.

W odpowiedzi na zjawisko niekontrolowanego rozrostu kosztów wiele organizacji zwróciło się ku nowym inicjatywom lub narzędziom umożliwiającym optymalizację kosztów zasobów chmurowych. Wiele z tych inicjatyw zakończyło się jednak niepowodzeniem – długoterminowe zarządzanie efektywną i wartościową platformą chmurową nie jest czymś, co można zrobić samodzielnie za pomocą jednego narzędzia lub jednorazowego procesu.

Usystematyzowane podejście staje się niezbędne w obliczu stale rosnącej ilości inicjatyw transformacyjnych dotykających różnych obszarów biznesu. Cyfrowa transformacja nierzadko wymusza dziś bowiem wykorzystanie zasobów chmurowych, przykładowo, z myślą o wykorzystaniu możliwości rozbudowanych modeli uczenia maszynowego czy sztucznej inteligencji.

Czas transformacji cyfrowych to czas FinOps

Zintegrowany model i skoordynowane dobre praktyki wpisane w koncepcję FinOps nie tylko umożliwiają efektywne zarządzanie kosztami obszaru IT w realiach rosnącej skali stosowania modeli chmurowych. Dają też możliwość skrócenia czasu – równolegle wobec ograniczenia kosztów – migracji istniejących rozwiązań do modelu chmurowego nawet o jedną trzecią. Jest to realne głównie za sprawą ujednolicenia i centralizacji procesów wymiany informacji pomiędzy wszystkimi działami zaangażowanymi w generowanie kosztów związanych z takimi usługami oraz ustanowieniu zaawansowanej kontroli bieżących wydatków.

Udane programy FinOps kontrolują koszty, jednocześnie określając, gdzie skoncentrować wysiłki organizacji, aby zoptymalizować wydatki na chmurę. Uwzględniają także działania mające na celu usprawnienie i poprawę efektywności wykorzystania usług i zasobów dostępnych w modelu publicznej chmury obliczeniowej. Ponadto, koncepcja FinOps pozwala jednoznacznie określić mierzalną wartość, jaką przynosi inwestycja w chmurę i ułatwia zapewnienie zgodności z regulacjami i politykami finansowymi. Wszystko to wskutek dostępnych w czasie rzeczywistym i wspartych narzędziami analitycznymi informacji na temat faktycznych kosztów ponoszonych w skali całej organizacji w związku z używaniem zasobów chmurowych.

Cloud FinOps, choć wywodzi się z sektora komercyjnego, to obecnie znajduje coraz szersze wykorzystanie także w sektorze administracji publicznej. Stanowi bowiem unikalne podejście łączące interesy właścicieli biznesowych konkretnych projektów i obciążeń, zespołów DevSecOps odpowiedzialnych za firmową infrastrukturę IT oraz dyrektorów finansowych, którzy odpowiadają za racjonalne gospodarowanie posiadanymi środkami. Istota FinOps polega bowiem na demokratyzacji zarządzania kosztami zasobów chmurowych i ograniczeniu rozbieżności pomiędzy ogólnym budżetem IT a wydatkami na chmurę ponoszonymi w poszczególnych programach czy projektach biznesowych.

Mateusz Micek, Cloud Competency Senior Manager, EY Technology
Karolina Górecka, Dyrektor i Lider Cloud Competency, EY Technology