Asseco Anywhere, czyli prowadź biznes, gdziekolwiek jesteś!

Według analityków Gartnera, w 2023 roku już 40% organizacji na świecie będzie prowadziło działalność ze wsparciem rozwiązań IT umożliwiających zarządzanie firmą, korzystanie z jej zasobów czy wdrażanie procesów biznesowych, z dowolnego miejsca i w dowolnie rozproszonej strukturze organizacyjnej. Realizowanie takiego modelu pracy, zwanego „Anywhere Operations”, umożliwiają inteligentne systemy ERP. Dobrym przykładem takiego narzędzia jest Asseco Anywhere.

W ostatnich kilku latach przyspieszenie transformacji cyfrowej w wielu sektorach stało się faktem. Aby nie stracić żadnych możliwości biznesowych, organizacje musiały zdynamizować przejście na stosowanie technologii cyfrowych. Dla wielu z nich była to nawet kwestia przetrwania. Jak się okazało, realnym rozwiązaniem dla części z transformujących się cyfrowo firm było wdrożenie systemów ERP.

I tak, praca z oprogramowaniem tego typu jest obecnie integralną częścią sukcesu biznesowego tych przedsiębiorstw. Zwłaszcza że nowoczesne, inteligentne systemy ERP umożliwiają prowadzenie biznesu z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie i na dowolnym urządzeniu. Praca z nimi zapewnia dostęp do jednego portalu i tych samych narzędzi, które można znaleźć w swoim biurze. Tak właśnie wygląda wspomniany już model pracy nazwany „Anywhere Operations”.

Jest to koncepcja zarządzania, która rozszerza działalność firmy poza granice fizycznego biura, umożliwiając kontakt z pracownikami i klientami wszędzie tam, gdzie się znajdują. W modelu tym pracownicy często przełączają się między różnymi stanowiskami pracy, potrzebując tego samego poziomu dostępu do zasobów oraz procesów, z dowolnego urządzenia fizycznego. Koncepcja ta zapewnia więc wsparcie dla obsługi klienta, pracowników wirtualnych oraz wdrażanie produktów z dowolnego miejsca bez względu na fizyczną lokalizację zasobów lub osób.

Jakie korzyści płyną ze stosowania takiego modelu? Wszelkie operacje realizowane w dowolnym miejscu zapewniają ulepszone usługi, płynniejszą obsługę klientów, współpracę, wyższą produktywność zespołów oraz ich autonomię, zwiększony poziom automatyzacji, bezpieczny zdalny dostęp, a także wiele innych innowacyjnych funkcji. Istotne jest również to, że stosowanie mobilnego systemu ERP gwarantuje optymalizację kosztów. Przeglądarkowy ERP minimalizuje bowiem koszty zakupu sprzętu i oprogramowania, a także obsługi serwisowej. Nie bez znaczenia pozostaje również fakt, iż większa część wszelkich załatwianych formalności w tym modelu realizowana jest bez użycia papieru.

„Dla nas w Asseco Business Solutions hasło ‘Anywhere’ oznacza nic innego, jak: prowadź swój biznes gdziekolwiek jesteś! To jednozdaniowe uproszczenie tej koncepcji to jednak nie wszystko. Rodzi ono bowiem pewne konsekwencje, które z powodzeniem udało się nam zrealizować. ‘Anywhere’ oznacza bowiem też to, że nasze systemy rzeczywiście pozwalają na takie prowadzenie biznesu” – tłumaczy Grzegorz Ząbkiewicz, Team Menager w Asseco Business Solutions.

“Rozwiązanie Asseco Anywhere udostępniamy zarówno poprzez klasyczną aplikację desktopową, jak i przez przeglądarkę HTML, z której można korzystać z dowolnego urządzenia. Jego wybór zależy wyłącznie od użytkownika. Zatem z systemu typu ERP możemy swobodnie korzystać np. na tablecie czy telefonie komórkowym. Ponadto możemy zacząć konkretny proces biznesowy pracując na jednym urządzeniu, np. komputerze, a dokończyć go na innym, przykładowo na smartfonie” – dodaje.

Jak powstało oprogramowanie Asseco Anywhere?

Oprogramowanie Asseco Anywhere zrodziło się z wewnętrznej potrzeby pracowników Asseco Business Solutions. To przecież firma informatyczna, której kadra pracuje zdalnie, a konsultanci bardzo często przebywają poza biurem, w siedzibach klientów, gdzie potrzebują się łączyć z wewnętrznymi systemami. To był pierwszy krok w ewolucji tego rozwiązania.

Drugim krokiem było udostępnianie pewnych funkcji i procesów na przeglądarkę internetową. Szczególnie tych, które były – i nadal są – realizowane poza biurem. Mowa więc o systemach do komunikacji z klientami, obiegu dokumentów zewnętrznych, który komunikuje się również z KSeF czy systemem obiegu dokumentów wewnętrznych, np. analiz zarządczych, ale także o portalu pracowniczym. Te właśnie funkcjonalności były po kolei uruchamiane na przeglądarkę HTML. Ponadto pewne elementy wewnętrznych systemów zaczęto udostępniać na dedykowane urządzenia tak, aby można je było wykorzystać w miejscu wykonywania danej operacji, np. system WMS.

„Trzecim krokiem było zaś to, co mamy obecnie, a więc pełną funkcjonalność systemu ERP dostępną na dowolnym urządzeniu. Można zatem powiedzieć, że rozwiązanie Asseco Anywhere testowaliśmy na sobie” – mówi Grzegorz Ząbkiewicz.

Użytkownik w samym centrum

Koncepcja Asseco Anywhere stawia użytkownika w centrum. To on wybiera, w jaki sposób chce pracować z systemem ERP i jakiego urządzenia do tego potrzebuje. Przykładowo, system ERP udostępniony przez przeglądarkę internetową idealnie sprawdzi się, gdy jesteśmy w terenie. Choćby wtedy, gdy sprzedawca negocjuje warunki umowy z klientem i chce je od razu zapisać.

Z kolei kontrolerzy w sektorze produkcyjnym, którzy bardzo często wykonują badania bezpośrednio na hali produkcyjnej, dzięki takiemu systemowi mogą je od razu zarejestrować z poziomu tabletu. Jest to na pewno prostsze i szybsze, niż zapisywanie ich na kartce i przepisywanie po powrocie do biura. Takiego rozwiązania zapewne potrzebują też młodzi pracownicy, którzy przyzwyczajeni są do działania na smartfonie czy innych urządzeniach mobilnych, praktycznie od początku swojego życia.

Specjalistów korzystających z tego oprogramowania może być jednak dużo więcej. „Nie prowadzimy żadnej segmentacji odbiorcy tego programu. Nie mówimy, że Asseco Anywhere jest głównie dla osób zarządzających firmami, sprzedawców jeżdżących do klientów, czy tylko dla osób młodych. Zwłaszcza że pozostaje ogromna rzesza odbiorców dla takiego systemu – nie tylko pracowników back office, lecz także innych, którzy będą korzystać z aplikacji klasycznej, uruchomionej w biurze na komputerze” – przekonuje Grzegorz Ząbkiewicz.

Co istotne, pomimo możliwości korzystania z takiego systemu na różnych urządzeniach, a także wspomnianego przełączania się pomiędzy komputerem, tabletem czy smartfonem, użytkownik nie powinien czuć się zagubiony. Nowoczesny wygląd elementów interfejsu jest spójny pomiędzy platformami: desktopową, przeglądarkową czy mobilną. Spójne są również wszystkie procesy, które użytkownik wykonuje w systemie.

Inteligentny asystent Genius by Asseco

Systemy Anywhere zapewniają mobilność, zwinność, komunikację i współpracę, ale także – co jest szczególnie istotne przy pracy zdalnej – kontrolę, ciągłość działania i usprawniania procesów. I tu do gry wchodzi wspierany przez analizę statyczną oraz sztuczną inteligencję asystent Genius by Asseco. Jest nim chatbot, z którym można kontaktować się jak nam wygodniej – za pomocą klawiatury, albo poleceń wydawanych głosowo w języku naturalnym, w zależności od tego, na jakim urządzeniu akurat pracujemy. Asystent ten nie tylko przypomina nam o zadaniach do wykonania czy oferuje pewne podpowiedzi, lecz także automatyzuje część wykonywanych przez nas działań.

Przykładowo, w module księgowości, księgowa może zapytać Geniusa czy można już wystawić deklarację JPK_V7? Do wystawienia jej wymagane jest spełnienie wielu warunków, które należałoby sprawdzić samodzielnie, ale po usłyszeniu takiego polecenia Genius sprawdzi te warunki sam, a następnie udzieli właściwej odpowiedzi. Co więcej, w wypadku, kiedy nie będzie można wystawić tej deklaracji, wyświetli księgowej odpowiednie wskazówki, co należy jeszcze zrobić, aby można było sporządzić taki dokument.

Są też inne przykłady zastosowania. „Szef magazynu może wydać inteligentnemu asystentowi polecenie – pokaż oczekujące polecenia magazynowe – a on wyświetli mu skompletowaną listę towarów. Jeżeli tych poleceń będzie zbyt dużo, można Geniusa zapytać o aktywnych magazynierów, a następnie wysłać wiadomość SMS do pracownika, aby zajął się kompletacją. Takich możliwości pomocy oraz optymalizacji procesów dzięki Geniusowi jest bardzo dużo” – zapewnia Grzegorz Ząbkiewicz.

„Na tym etapie wykorzystaliśmy te elementy NLP, które już są powszechne i bezpieczne dla naszych klientów, jak np. rozpoznanie i synteza mowy. Skorzystanie z nich to naturalny efekt koncepcji Anywhere i korzystania z systemu na urządzeniach mobilnych. Jednak wciąż jest to początek drogi, którą chcemy podążać – jak zawsze kierując się tym, jaką wartość przyniesie to dla naszych klientów. A zależy nam na tym, aby dzięki takim inteligentnym rozwiązaniom mogli oni osiągać lepsze rezultaty, redukować koszty oraz wykonywać swoje zadania szybciej i z wyższą jakością” – dodaje.

Już teraz Asseco Anywhere pomaga optymalizować pewne procesy. Załóżmy, że księgowa musi zarejestrować fakturę. System potrafi to zrobić automatycznie, po pobraniu jej z Krajowego Systemu e-Faktur. Kolejny krok, to wysłanie jej do akceptacji. Tu księgowej może przyjść z pomocą Genius, który podpowie do jakiej osoby, czy do jakiej grupy osób należy tę fakturę wysłać. Dodajmy, że asystent będzie się tego uczył na podstawie wystawianych i akceptowanych wcześniej faktur. Oczywiście księgowa może skorzystać z takiej podpowiedzi lub nie, a może też zmienić wskazywanego akceptanta, aby Genius nauczył się tego. Gdy wspomniana faktura trafia do odpowiedniej osoby, np. kierownika działu, otrzymuje on automatycznie powiadomienie od Geniusa, że należy ją zaakceptować.

Ponadto kierownik musi często taki dokument opisać. W tym też może mu pomóc Genius, który np. ustali, jakiego projektu dotyczy faktura, a następnie samodzielnie ją opisze. Kierownik będzie musiał ją tylko zaakceptować. Potem faktura wraca do księgowej, ponieważ trzeba ją zadekretować i również na tym etapie Genius podpowiada co robić. Może bowiem przypisać odpowiednią grupę podatkową, a nawet wykonać pełną dekretację faktury.

Taki obieg dokumentów – wsparty inteligentnym asystentem – powoduje, że zarówno księgowa, jak i poszczególni kierownicy nie muszą przeklikiwać się przez system, oszczędzają swój czas, a dzięki wykorzystaniu inteligentnych funkcji cały proces zostaje zoptymalizowany.

Czy pracownicy powinni się bać optymalizacji?

System Asseco Anywhere potrafi sprawnie analizować poszczególne procesy. W przyszłości będzie natomiast mógł wyciągać wnioski z takiej analizy i automatycznie proponować użytkownikowi konkretną optymalizację danej czynności. Jak zapewniają eksperci Asseco Business Solutions, nie oznacza to jednak, że pracownicy powinni bać się takich rozwiązań.

„To, że system ERP nas w czymś wyręczy nie oznacza od razu, że stracimy pracę. Dzięki temu mamy przecież czas, który można wykorzystać na inne działania. Księgowa może np. poświęcić więcej uwagi na sprawdzenie faktury pod kątem merytorycznym czy kosztowym. Pracownicy wyręczeni przez system będą mieli również przestrzeń do bardziej twórczej pracy, czy też będą mogli skupić się na dostarczaniu pomysłów na usprawnianie kolejnych procesów” – tłumaczy Grzegorz Ząbkiewicz. „Nadal bardzo ważną rolę w procesach będą pełnić ludzie będący ich uczestnikami. Część zadań odbywa się przecież poza systemem IT i pełną wiedzę na temat danego procesu mają właśnie pracownicy. Będą więc oni niezbędni przy przeprowadzaniu dalszej optymalizacji procesów” – dodaje.

Warto podkreślić, że utrzymanie standardowego produktu, takiego jak Asseco Anywhere, przynosi korzyści. Dużo łatwiej wprowadzać w nim wszelkie nowości, czy chociażby aktualizacje dotyczące przepisów prawnych, które – zwłaszcza w Polsce – tak często się zmieniają. „Obecnie dążenie do produktów standardowych nie jest narzucane przez dostawców, a sterowane przez klientów, którzy dostrzegają ich wartości i coraz częściej starają się wybrać taki produkt standardowy, który będzie odpowiadał ich potrzebom. W Asseco Business Solutions mamy pewne sposoby na to, aby z jednej strony dostosować i modyfikować takie produkty do indywidualnych potrzeb klienta, a z drugiej, aby jednocześnie zachowywały one cechy produktu standardowego” – zapewnia Grzegorz Ząbkiewicz.

Dodajmy również, że Asseco Business Solutions oferuje rozwiązania w różnych konfiguracjach: cloud, on-premise oraz w modelu hybrydowym. W tym ostatnim system ERP funkcjonuje on-premise, a firma korzysta z rozwiązań chmurowych, takich jak portal HR, analizy biznesowe, system Businesslink – odpowiadający za komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur oraz elektroniczną wymianę dokumentów zewnętrznych – czy odpowiadająca za obieg różnych typów dokumentów wewnątrz firmy aplikacja SEOD. „Jak widać, jest wiele możliwości, aby nasi klienci mogli wybrać taki sposób korzystania z naszych rozwiązań, jaki jest dla nich najkorzystniejszy” – podsumowuje Grzegorz Ząbkiewicz.