Do obowiązkowego uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla największych firm pozostało zaledwie kilka dni, tymczasem nastroje rynkowe dalekie są od entuzjazmu. Z raportów Exorigo-Upos wynika, że priorytetowość wdrożenia KSeF spadła z 66% w 2023 roku do 38% w roku 2025, a sam projekt zsunął się z pierwszego na piąte miejsce w hierarchii inwestycji technologicznych firm. W połączeniu z brakiem publicznych deklaracji gotowości ze strony dużych detalistów tworzy to obraz rynku pełnego ostrożności i niepewności.
Choć testy techniczne dobiegły końca, wielu przedsiębiorców wciąż zadaje sobie pytania o dojrzałość własnych procesów, jakość danych i realne ryzyko zakłóceń operacyjnych po starcie systemu. Nawet 44% badanych uznaje dziś wdrożenie KSeF za projekt, który „może poczekać”, co przy nieuchronnym terminie 1 lutego budzi wątpliwości co do faktycznego poziomu przygotowania na sytuacje awaryjne czy błędy walidacyjne.
Najbardziej widoczne jest to w handlu detalicznym. Firmy obawiają się nie tylko stabilności infrastruktury Ministerstwa Finansów, ale przede wszystkim wpływu KSeF na relacje z kontrahentami. Kluczowym ryzykiem pozostaje nieprzygotowanie części dostawców, które może przełożyć się na chaos w łańcuchach dostaw i błędy fakturowania w okresie przejściowym.
„Powściągliwość firm nie oznacza braku przygotowania, lecz dojrzałą ostrożność. KSeF to nie tylko prosty interfejs do wysyłki dokumentów, ale operacja na otwartym sercu systemów ERP i procesów logistycznych. Przedsiębiorstwa, które postrzegają ten obowiązek jako element szerszej strategii cyfrowej, zyskują szansę na wyeliminowanie manualnych procesów i wzmocnienie transparentności w relacjach z kontrahentami. Kluczem do sukcesu po 1 lutego nie będzie sama techniczna łączność, ale to, jak sprawnie organizacja potrafi zarządzać informacją w nowym, cyfrowym standardzie, zamieniając obowiązek regulacyjny w realną wartość biznesową i operacyjną” – skomentował Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.
MŚP wejdą do systemu szybciej, niż zakładają
Choć obowiązek KSeF dla MŚP zacznie formalnie obowiązywać dopiero w kwietniu 2026 roku, w praktyce wiele z nich zetknie się z systemem już w lutym, wystawiając faktury dużym kontrahentom lub odbierając je od nich. Gotowość największych firm automatycznie wymusi tempo cyfryzacji po stronie ich mniejszych partnerów.
„Duże organizacje wdrażają KSeF od razu, podczas gdy część mniejszych firm wciąż zakłada, że ma na to dużo czasu. To realne ryzyko dla ciągłości współpracy i stabilności łańcuchów dostaw” – zaznacza Michał Sosnowski.
Pięć obszarów krytycznych
Na podstawie dotychczasowych wdrożeń eksperci Exorigo-Upos wskazują pięć kluczowych wyzwań:
- niereprezentatywność testów MF,
- brak walidacji merytorycznej danych biznesowych,
- nieprzygotowanie na awarie,
- rozproszenie źródeł faktur w dużych organizacjach (POS, ERP czy WMS),
- problemy techniczne, m.in. z obsługą kodów QR 2.0.
Bez centralnego „hubu” dokumentowego i procedur przejściowych ryzyko błędów i duplikatów rośnie lawinowo.
Dodatkowym utrudnieniem będzie zaplanowana przerwa techniczna KSeF 1.0 w dniach 26-31 stycznia 2026 roku, związana z uruchomieniem docelowej wersji KSeF 2.0. W tym czasie większość kluczowych komponentów systemu będzie niedostępna, a pełna obsługa certyfikatów i uprawnień ruszy dopiero po 1 lutego.
