Rozwój technologii i globalna konkurencja sprawiły, że narzędzia wspierające zarządzanie wcale nie muszą być drogie, skomplikowane i trudne do wdrożenia. Dziś takie rozwiązania są w pełni osiągalne także dla mniejszych organizacji.
Typowe systemy klasy ERP usprawniają funkcjonowanie firmy. Stanowią wsparcie praktycznie każdego procesu biznesowego, a dzięki modułom Business Intelligence dostarczają szczegółowych raportów o stanie przedsiębiorstwa. Do niedawna rozbudowane rozwiązania tego typu dostępne były głównie dla największych firm. Decydowały wysokie koszty wdrożenia, czy wymagane kompetencje. Dziś okazuje się, że narzędzia dla biznesu nie muszą być drogie i skomplikowane.
Aplikacje, które wspomagają zarządzanie przedsiębiorstwem, są dostępne praktycznie na wyciągnięcie ręki. Mogą być też używane na wiele sposobów – za pośrednictwem aplikacji, przeglądarki czy urządzenia mobilnego. Oczywiście występujące – poza oferowanymi na rynku rozwiązaniami – różnice funkcjonalne w pewnym stopniu definiują potencjał ich wykorzystania w firmach z sektora MŚP. Niektóre z takich systemów pomogą nam przy zarządzaniu nawet jednoosobową działalnością, ale z równą skutecznością będą mogły być stosowane w firmach zatrudniających 50 i więcej pracowników.
ERP to nie wszystko i nie dla każdego
Rozwiązania wspierające zarządzanie – na czele z systemami klasy ERP – podlegają ciągłej ewolucji. Na rynku pojawiają się też nowe rozwiązania – jak stworzony z myślą o branży projektowo-inżynieryjnej system Wayman ERP czy – zaprezentowany pod koniec tego roku, przez firmę Macrologic – zorientowany procesowo system Merit. Na polskim rynku przybywa również rozwiązań – zarówno uniwersalnych systemów ERP, jak i narzędzi bardziej wyspecjalizowanych – oferowanych w modelu chmury obliczeniowej. Za sprawą tego modelu koszty wykorzystania oprogramowania nie obciążają budżetu przedsiębiorstwa w stopniu tak dużym, jak klasyczne wdrożenie.
Rozwiązanie klasy ERP zdecydowanie nie jest jednak wszystkim, co współcześni dostawcy technologii biznesowych mogą zaproponować przedsiębiorcom. System typu ERP nie rozwiązuje wszystkich problemów związanych z efektywnym wykorzystaniem zasobów firmy. Nie zawsze też może być wdrożony w pełnym zakresie funkcjonalnym. Wówczas pomocne okazują się zewnętrzne narzędzia – oferowane w formie aplikacji na poszczególne platformy sprzętowe, czy jako usługi chmurowe. Zaletą takich narzędzi jest łatwość ich wykorzystania.
Rozwiązanie klasy ERP zdecydowanie nie jest jednak wszystkim, co współcześni dostawcy technologii biznesowych mogą zaproponować przedsiębiorcom. System typu ERP nie rozwiązuje wszystkich problemów związanych z efektywnym wykorzystaniem zasobów firmy. Nie zawsze też może być wdrożony w pełnym zakresie funkcjonalnym. Wówczas pomocne okazują się zewnętrzne narzędzia – oferowane w formie aplikacji na poszczególne platformy sprzętowe, czy jako usługi chmurowe. Zaletą takich narzędzi jest łatwość ich użycia, co powoduje, że kierownicy i właściciele firm mogą zawsze trzymać rękę na pulsie, czego często wymaga zarządzanie małą lub średnią organizacją.
Przeszukując zasoby internetu, znajdziemy dziesiątki rozwiązań, które mają wspomóc nasz biznes. Nie wszystkie są warte uwagi, ale niektóre nawet drobne dodatki potrafią znacząco wpłynąć na efektywność pracy zespołu. Poniżej prezentujemy przykłady takich rozwiązań. Na naszej liście znalazły się różne rozwiązania, w tym również te będące jeszcze w wersji beta. Co ważne, znalazły się tu projekty z Polski, które dostosowane są do naszego rynku, a także te, które osiągnęły już światowy sukces. Oto najciekawsze z nich:
Pakiet rozwiązań Microsoftu – wszystko w jednej chmurze
W ramach pakietu Office 365 dla firm dostępnych jest wiele narzędzi, które wspomogą działalność biznesową. W skład pakietu wchodzi m.in. usługowa wersja serwera poczty elektronicznej Exchange, która umożliwia konfigurację własnego kompleksowego środowiska e-mail, a także klient poczty elektronicznej Outlook. Będzie on dużym ułatwieniem dla firm, które dotąd korzystały jedynie z dostępu do poczty z poziomu przeglądarki. Usługi dostępne w ramach pakietu Office, to także OneDrive zapewniający 1 TB przestrzeni w chmurze. Znacząco ułatwia to wymianę plików i zdalny dostęp do nich. Ponadto proces ten jest wspierany przez narzędzie SharePoint. Częścią pakietu Office 365 jest też komunikator Skype, umożliwiający telekonferencje i czaty zespołowe. W listopadzie 2016 roku Microsoft uruchomił zaś usługę Teams, która dodatkowo usprawnia pracę w zespole. W pracach projektowych sprawdza się też, oferowana w ramach Office 365, aplikacja OneNote.
Slack – start-upowy komunikator
Z myślą o komunikacji w zespole powstał komunikator Slack. Jest to wieloplatformowe narzędzie, które samo jednocześnie jest przykładem sukcesu biznesowego. Firma Slack Technologies jest dziś warta ponad 3 mld USD! Do czego służy Slack? Przede wszystkim do rozmów (czatów) w organizacji
– można prowadzić rozmowy indywidualne, a także grupowe na tzw. kanałach. Poza tym narzędzie jest zintegrowane z wieloma narzędziami dla specjalistów, w tym: Google Drive, Trello, Dropbox, IBM Bluemix, Zendesk, GitHub i wieloma innymi. Co ważne, w podstawowej wersji Slack jest bezpłatny.
Workplace by Facebook – przyzwyczajenie bierze górę
Kolejne narzędzie – również stworzone do komunikacji – pochodzi od Facebooka i pełni rolę prywatnego, firmowego serwisu społecznościowego. Narzędzie – podobnie jak Facebook – dysponuje komunikatorem tekstowym. Obsługuje też połączenia wideo. Pozwala na tworzenie grup oraz kierowanie różnego rodzaju treści do poszczególnych osób. Za pośrednictwem biznesowej wersji Facebooka komunikują się ze sobą pracownicy firm, takich jak: Campbells, Danone, Renault czy Royal Bank of Scotland.
Brand24 – niezbędny nawet w Białym Domu
Zarządzanie przedsiębiorstwem to także kontrola jego wizerunku. Uznanym rozwiązaniem do monitorowania postrzegania marki w internecie – szczególnie w mediach społecznościowych – jest stworzone w Polsce narzędzie Brand24. Rozwiązanie to pozwala w czasie rzeczywistym sprawdzić, jakie opinie na temat naszej marki mają klienci. Wiedza to pozwala, przykładowo, szybko reagować na wszelkie kryzysy wizerunkowe. Ponadto, umiejętny monitoring postrzegania marki oraz produktów ułatwia poszukiwanie nowych klientów. Co ciekawe, z komercyjnej wersji tej, uruchomionej w 2011 r. usługi, korzysta m.in. amerykańska administracja, a także IKEA, Intel i Tauron.
Nozbe – polskie narzędzie do zarządzania projektami
Kolejnym polskim rozwiązaniem, które wyróżnia się na tle rozwiązań przydatnych mniejszym firmom, jest Nozbe. Aplikacja ta pełni rolę zaawansowanej, wyposażonej w funkcje pracy zespołowej, listy spraw do załatwienia. Jako taka świetnie sprawdza się w pracach projektowych. Nozbe umożliwia m.in. efektywną priorytetyzację zadań. Wspiera też integrację z innymi aplikacjami, takimi jak: Evernote, Microsoft Office, Google Docs czy Dropbox. Stosowna aplikacja jest dostępna dla komputerów pracujących pod kontrolą najpopularniejszych systemów operacyjnych, a także dla urządzeń opartych na platformach z Android i iOS, w tym Apple Watch. Podstawowe konto dla jednego użytkownika jest bezpłatne.
Boomerang dla Gmaila – zaplanuj e-maile
Z usług poczty elektronicznej Google chętnie korzysta wielu użytkowników. Możliwości Gmaila można jednak udoskonalić, instalując wtyczkę Boomerang. Pozwala ona na tworzenie przypomnień o wiadomościach, a także planowanie wysyłki e-maili i częściową automatyzację tego procesu. To drobne ułatwienie, które może wspomóc codzienną pracę z korespondencją.
Canva – prezentacje i grafiki bez grafika
Niektóre rzeczy łatwiej pokazać niż opisać, co powoduje, że różnego rodzaju prezentacje cieszą się dużą popularnością wśród użytkowników biznesowych. Canva to rozwiązanie do projektowania prezentacji, plakatów, wpisów do mediów społecznościowych, kartek i innych elementów. Przewagą tego narzędzia jest fakt, że nie wymaga ono od użytkownika specjalistycznej wiedzy ani umiejętności. Zamiast tego Canva zapewnia bazę zawierającą wiele różnych formatów i grafik, łącznie z papierem firmowym i formatami reklamowymi. Edycja materiałów jest zaś niezwykle łatwa, a jednocześnie pozwala osiągnąć ciekawe i unikalne efekty.
SALESmenago – automatyczna platforma marketingowa
Automatyzacja procesów biznesowych to jeden z najważniejszych trendów 2016 roku. To również trend coraz bardziej istotny w działaniach sprzedażowych. Nic dziwnego, że na rynku przybywa rozwiązań pozwalających połączyć potrzeby związane z automatyzacją komunikacji na szeroką skalę z koniecznością zachowania indywidualności komunikatów. Jednym z bardziej znanych, polskich rozwiązań pozwalających automatyzować działania sprzedażowe i marketingowe jest SALESmenago. Jest to platforma służąca do zarządzania, tworzenia i wspierania procesów dotyczących działań promocyjnych prowadzonych za pomocą poczty e-mail, serwisów społecznościowych i sieci reklamowych oraz dynamicznych treści na stronach internetowych. Z rozwiązania tego korzysta ponad 5000 firm z 40 krajów. Wśród klientów warto wymienić takie firmy, jak Aviva, RWE czy Orange.
Bugilo – łatwe zarządzanie i monitoring zleceń
Ciekawym, choć znajdującym się jeszcze w fazie testów beta, rozwiązaniem jest polska platforma Bugilo. Jest to stworzone z myślą o zarządzaniu zleceniami narzędzie, obsługiwane w pełni za pomocą przeglądarki internetowej. Bugilo ma zapewnić przedsiębiorcom możliwość łatwego mierzenia rentowności zleceń, kontrolę nad budżetem, a także terminami realizacji zleceń. Rozwiązanie to z powodzeniem może pełnić rolę prostego systemu rejestracji czasu pracy. Ma też wbudowane narzędzie do fakturowania. Usługa do 5 użytkowników jest bezpłatna.
Zoho CRM – nie tylko baza klientów
Na wczesnym etapie rozwoju działalności konieczność posiadania dedykowanego narzędzia pozwalającego na zarządzanie relacjami z klientami jest często bagatelizowana. Takie podejście powoduje jednak, że w miarę jak biznes się rozwija, a liczba klientów rośnie, coraz trudniejsze staje się skuteczne koordynowanie działań sprzedażowych. Z pomocą może przyjść bezpłatna aplikacja Zoho. Rozwiązanie to, zintegrowane z najpopularniejszymi usługami poczty elektronicznej, pozwoli na łatwą analizę historii relacji z klientami, nie tylko korespondencji e-mail.
Aplikacja nie zastąpi człowieka, ale może mu pomóc
Wspomniane narzędzia znacząco ułatwią nam codzienną organizację pracy, a także zapewnią lepszy wgląd w niektóre procesy biznesowe. Jednocześnie, większość z nich nie wymaga żadnych nakładów finansowych. Niektóre z wymienionych narzędzi znacząco ułatwiają komunikację, pracę nad projektami czy monitoring. Co ważne, są to rozwiązania skalowalne, które równie dobrze można zastosować zarówno w organizacji zatrudniającej kilka osób, jak i w większych firmach, liczących ponad 100 osób. Dzięki wsparciu wielu platform i pracy w chmurze ułatwiają również pracę zdalną. Praktyka pokazuje jednak, że w wielu organizacjach problematyczną kwestią pozostaje skuteczne wdrożenie narzędzi zmieniających wcześniejszy przebieg procesów, a później regularne z nich korzystanie – w skali, która zapewni efektywność zmiany.
KOMENTARZ EKSPERTA
Wszystko, co potrzebne do prowadzenia działalności
Rozwój nowych technologii, a zwłaszcza rozwiązań bazujących na modelu chmury, otwiera zupełnie nowe możliwości przed właścicielami mniejszych firm. Przez długi czas wiele małych organizacji nie było stać na zakup nowoczesnych rozwiązań IT. Dziś to już historia. Osoby zarządzające małymi i średnimi przedsiębiorstwami systematycznie przełamują opór i zaczynają na szeroką skalę korzystać z usług oferowanych w chmurze. Największą popularnością w firmach sektora MŚP cieszy się model zakładający wykorzystanie oprogramowania w formie usługi. Wybierając model subskrypcyjny, organizacje nie muszą ponosić jednorazowych wydatków związanych z zakupem licencji – miesięczny abonament jest bardziej dogodnym rozwiązaniem dla małych i średnich firm. Oczywiście nie jest to jedyny walor oprogramowania z chmury. Zaletą jest też m.in. łatwość dostępu do aplikacji – i to z kilku urządzeń jednocześnie.
Firma Senetic w modelu usług chmurowych oferuje m.in. oprogramowanie firmy Microsoft. W Polsce szczególnie dużą popularnością cieszy się usługa Office 365. Nic dziwnego, obok takich zalet, jak mobilność czy redukcja kosztów CAPEX, mocną stroną Office 365 jest mnogość usług niedostępnych w pudełkowej wersji pakietu Office. W ramach Office 365 dostępne jest praktycznie wszystko, co potrzebne do prowadzenia działalności – poczta elektroniczna, aplikacje wspierające planowanie zadań czy wideokonferencje, a także przestrzeń na dane. W Office 365 można znaleźć też kilka innych ciekawych narzędzi, np. aplikację Flow służącą do tworzenia obiegu dokumentów bądź Delve Analytics – przeznaczoną do kontroli czynności pracownika. Warto dodać, że w skali świata z Office 365 korzysta już ponad 85 mln użytkowników.
Kolejnym produktem firmy Microsoft ułatwiającym zarządzanie małym przedsiębiorstwem jest Microsoft Dynamics 365. To oferowane w modelu subskrypcyjnym środowisko biznesowe wspiera m.in. procesy sprzedaży, zarządzania relacjami z klientami oraz działania marketingowe. Pozwala też na tworzenie analiz biznesowych. W przypadku oferty Microsoftu dodatkową wartością jest wysoki poziom bezpieczeństwa usług. Centra danych tej firmy mają normy ISO 27001 i 27018, w umowach licencyjnych zawarte są zaś klauzule zgodne z regulacjami unijnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych. Taki poziom bezpieczeństwa jest nieosiągalny w lokalizacjach, którymi dysponują małe organizacje.
Konrad Nieboj, Microsoft Cloud Team Leader w firmie Senetic
Myślę, że warto dorzucić także system CRM. Aplikacja online, z której korzystam, nazywa się Kamflex. To proste narzędzie, które posiada potrzebne funkcje – ma kalendarz, profile klientów, procesy, leady, ale także moduł do faktur czy prowadzenia magazynu. Warto rzucić okiem, bo przez 14 dni testowanie jest za darmo 🙂
Ja bym jeszcze dorzucił
– afaktury.pl – fakturowanie
– checkli.com – lista zadań
– planujprace.pl – zarządzanie czasem
Cześć Paweł! Bardzo trafne spostrzeżenie, że dzisiejsze narzędzia nie muszą być trudne w obsłudze. To ważne, aby narzędzia z których korzystamy uzupełniały naszą pracę i ją wspierały. Jako Brand24 staramy się rozwijać produkt z oparciu o opinie klientów. Cieszymy się, że je wymieniłeś – to dla nas mega budujące 🙂 Dziękujemy!