Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko zmiana formatu dokumentu, ale głęboka ingerencja w procesy biznesowe i architekturę IT. Oprócz zgodności merytorycznej firmy muszą dziś zarządzać limitami wielkości plików, liczby pozycji oraz przepustowości komunikacji z systemem.
Implementacja KSeF oznacza przejście na ściśle zdefiniowany model techniczny. Pojedynczy plik XML nie może przekroczyć 1 MB, co w przypadku standardowych faktur nie stanowi problemu, ale sytuacja zmienia się w przypadku faktur zbiorczych, obejmujących tysiące pozycji towarowych.
„Większość przedsiębiorców nie musi obawiać się limitu wielkości pliku, jednak firmy z sektora retail, logistyki czy energetyki, wystawiające faktury za tysiące usług czy produktów na jednym dokumencie, muszą zweryfikować w swoich procesach czy nie przekroczą ograniczeń narzuconych przez KSeF” – wskazuje Michał Sosnowski, Business Development Director z Exorigo-Upos.
Bez załączników i z limitem 10 tys. pozycji
Dodatkowym ograniczeniem jest brak możliwości dołączania tradycyjnych załączników (PDF, JPG). System akceptuje wyłącznie dane ustrukturyzowane, dlatego specyfikacje czy protokoły muszą być przeniesione do pól tekstowych albo udostępniane poza KSeF. Alternatywą jest węzeł „Zalacznik”, dostępny po uzyskaniu zgody urzędu skarbowego (formularz ZGL_ZAL). W takim przypadku limit pliku rośnie do 3 MB, jednak nadal obowiązuje maksymalnie 10 tys. pozycji (FaWiersz) na fakturze. W praktyce to właśnie limit liczby wierszy, a nie rozmiaru pliku, jest osiągany szybciej.
„To problem, który był wielokrotnie sygnalizowany Ministerstwu Finansów. Oba ograniczenia są niepraktyczne i często wymuszają kosztowne zmiany procesów biznesowych, w których faktura stanowi jedynie końcowy etap złożonego łańcucha zdarzeń. W efekcie są to obszary, w których KSeF zamiast pomagać – realnie utrudnia działanie firm” – zauważa Michał Sosnowski.
Wąskie gardła w masowym fakturowaniu
W przypadku masowego fakturowania zastosowanie mają sesje wsadowe, gdzie łączna wielkość skompresowanej paczki ZIP nie może przekroczyć 100 MB. Przekroczenie limitu oznacza odrzucenie całej sesji, co może skutkować niedotrzymaniem terminów ustawowych.
Szczególnym wyzwaniem jest handel detaliczny. Choć tryb interaktywny umożliwia niemal natychmiastowe uzyskanie numeru KSeF, system narzuca limity liczby faktur możliwych do wystawienia w jednostce czasu. Dla dużych sieci handlowych oznacza to konieczność uzyskania zgód na podniesienie progów przepustowości, aby nie zakłócić obsługi klientów.
„Jesteśmy pozytywnie zaskoczeni tempem wystawiania faktur przez KSeF co pozwala na quasi-online’owy proces, ale tutaj również obowiązują nas narzucone limity – maksymalnej liczby faktur, jaką można wystawić w ciągu sekundy, minuty i godziny. Na obecnym etapie nawet w zwykłych dniach handlowych ogólnokrajowi retailerzy wystawiają znacznie więcej faktur niż dopuszczają limity. Wspieramy naszych klientów w uzyskaniu zgody Urzędu Skarbowego na zwiększenie limitów w celu usprawnienia obsługi klienta detalicznego. Co istotne – pierwsi użytkownicy SmartKSeF już taką zgodę otrzymali” – zaznacza Paweł Pustelnik odpowiedzialny za system SmartKSeF w Exorigo-Upos.
Audyt danych kluczem do wdrożenia KSeF
Eksperci podkreślają, że kluczem do płynnego przejścia na KSeF jest audyt danych przesyłanych w plikach XML. Dobrym punktem odniesienie są dane historyczne, które pozwalają się zorientować, czy istnieje realne ryzyko zablokowania lub wstrzymania wystawiania faktur w KSeF oraz na ile jest to incydentalne zdarzenie.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko zmiana formalna, lecz realne wyzwanie operacyjne dla firm. Oprócz poprawnego wypełniania faktur, przedsiębiorcy muszą uwzględniać limity techniczne – zarówno pod względem liczby pozycji, jak i wielkości plików – oraz wybrać optymalny tryb komunikacji z systemem. Świadomość tych ograniczeń i wcześniejsze przygotowanie procesów pozwala w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje nowy system e-faktur.
