Cyfryzacja polskich MŚP ma problem – firmy nie potrzebują kolejnych narzędzi, ale dobrych decyzji

Z Marcinem Czyżą, prezesem Koalicji na Rzecz Polskich Innowacji oraz Amelią Szukowską, wiceprezes tej fundacji, rozmawiam o barierach cyfryzacji polskich MŚP, skuteczności systemu publicznego wsparcia, cyberbezpieczeństwie i wykorzystaniu AI. Pytam także o to, dlaczego firmy często zaczynają cyfryzację od wyboru technologii zamiast od problemu biznesowego, jak mierzyć efekty takich inwestycji oraz czy AI może pozwolić nowym firmom ominąć część etapów tradycyjnej transformacji.

Polskie MŚP od lat mają nadrabiać cyfrowy dystans do Europy, a mimo to różnica wciąż jest wyraźna. Co robimy źle? Czy problem leży bardziej po stronie samych przedsiębiorców, czy systemu wsparcia i otoczenia biznesowego?

Amelia Szukowska: Nie sprowadzałabym tego do winy przedsiębiorców. Polska gospodarka szybko się rozwijała, ale wiele mniejszych firm nadal nadrabia zaległości w automatyzacji, pracy z danymi i nakładach na innowacje. Cyfryzacja bywa traktowana jako zakup programu, podczas gdy zaczyna się od rozpoznania procesu, który trzeba usprawnić.

W WAMA EDIH pomagamy firmom przejść od ogólnego hasła „musimy się cyfryzować” do konkretnej decyzji: co zmienić, jak sprawdzić rozwiązanie i jak przygotować zespół. To właśnie w tym miejscu dobrze zaprojektowane wsparcie może skrócić dystans.

Marcin Czyża: Sam system wsparcia jest dziś zbyt skomplikowany. Firma może szukać pomocy w PARP, NCBR, BGK, Specjalnych Strefach Ekonomicznych, urzędach marszałkowskich, klastrach czy EDIH-ach, a każda z tych instytucji prowadzi własne programy i nabory. Żeby się w tym odnaleźć, przedsiębiorca musi właściwie stale monitorować system wsparcia zamiast koncentrować się na prowadzeniu biznesu. Doszliśmy do sytuacji, w której na niektórych konferencjach branżowych jest więcej instytucji otoczenia biznesu niż samych przedsiębiorców. To pokazuje, że system wymaga uproszczenia.

Druga kwestia to większa swoboda przedsiębiorcy w wydawaniu środków. To właściciel firmy najlepiej wie, która inwestycja może przynieść mu zwrot. Rolą państwa powinno być stworzenie dobrych ram i kontrola efektów, a nie szczegółowe wskazywanie przedsiębiorcy, jak powinien inwestować.

59% polskich MŚP osiąga podstawowy poziom intensywności cyfrowej wobec 71,4% w UE. Czy te liczby pokazują rzeczywisty problem technologiczny, czy również problem ze sposobem, w jaki polskie firmy podchodzą do cyfryzacji?

A.S.: Te liczby pokazują dystans, ale nie mówią, że polskim przedsiębiorcom brakuje ambicji. W naszym projekcie spotykamy firmy, które chcą się rozwijać, choć często nie mają jeszcze mapy działania. Zrealizowaliśmy ponad tysiąc usług dla MŚP i widzę, że zainteresowanie rośnie, gdy rozmowa dotyczy konkretnego celu biznesowego: oszczędności czasu, jakości obsługi czy lepszej kontroli nad procesem. Technologia jest narzędziem. Jeżeli firma wie, jaki problem rozwiązuje, łatwiej jej wybrać właściwy pierwszy krok i ocenić wynik.

Przeprowadzili Państwo 360 diagnoz dojrzałości cyfrowej. Co najbardziej zaskoczyło Was w wynikach? Czy są obszary, w których przedsiębiorcy mają wyraźnie większe problemy, niż sami sądzą?

M.C.: Jednym z najbardziej niepokojących wniosków jest dla mnie niedostateczne przygotowanie części firm do zagrożeń związanych z cyberbezpieczeństwem. Szczególnie w naszym regionie widzimy, że przedsiębiorcy często odkładają ten temat, dopóki nie wydarzy się coś poważnego. To zasadnicza różnica między cyfryzacją a cyberbezpieczeństwem.

Firma, która wolniej się cyfryzuje, może stopniowo tracić przewagę konkurencyjną. Firma, która zaniedbuje bezpieczeństwo, może w ciągu jednego dnia stracić dane, możliwość działania albo zaufanie klientów. Niestety znamy takie przypadki. Dlatego cyberbezpieczeństwo nie powinno być traktowane jako dodatek do transformacji cyfrowej. To jej warunek podstawowy.

Czy polskie firmy rzeczywiście wiedzą, czego potrzebują od technologii? Jak często podczas diagnozy okazuje się, że przedsiębiorca chce wdrożyć konkretne rozwiązanie, ale problem biznesowy, który powinien zostać rozwiązany, znajduje się zupełnie gdzie indziej?

A.S.: Zdarza się, że przedsiębiorca przychodzi z nazwą narzędzia, zanim opisze problem, który chce rozwiązać. Dlatego zwykle zaczynamy od diagnozy dojrzałości cyfrowej, czyli DMA. Sprawdzamy nie tylko używane technologie, ale też procesy, dane, kompetencje i gotowość organizacji. Wynik nie jest oceną firmy; pomaga ustalić priorytety. Dopiero wtedy wspólnie wybieramy usługę lub rozwiązanie i określamy, po czym poznamy, że inwestycja przyniosła wartość. Taka kolejność chroni przed wdrożeniem, które wygląda nowocześnie, lecz nie odpowiada na realną potrzebę.

Często słyszymy, że MŚP nie cyfryzują się, bo nie mają pieniędzy. Czy po doświadczeniach WAMA EDIH możecie Państwo potwierdzić, że to właśnie pieniądze są główną barierą, a może wygodnym usprawiedliwieniem? I gdzie leży prawdziwy opór przed zmianą – w mentalności zarządów czy braku kompetencji pracowników?

M.C.: Z naszych doświadczeń wynika, że brak pieniędzy bardzo często nie jest najważniejszą barierą. Większym problemem jest brak kompetencji pozwalających odpowiedzieć na znacznie wcześniejsze pytanie: w co właściwie warto zainwestować?

Rynek jest dziś pełen dostawców technologii i samozwańczych ekspertów od cyfryzacji czy sztucznej inteligencji. Dla właściciela MŚP wybór właściwego rozwiązania staje się coraz trudniejszy. Dlatego transformacja cyfrowa nie może sprowadzać się do zakupu systemu. Trzeba połączyć technologię, zmianę procesów, przygotowanie pracowników i rachunek ekonomiczny. Ostatecznie przedsiębiorca powinien wiedzieć nie tylko, co chce wdrożyć, ale również dlaczego ta inwestycja ma mu się zwrócić.

A.S.: W projekcie DIGITRANS, realizowanym przy wsparciu Banku Światowego, zaczynaliśmy od pracy dwóch konsultantów: biznesowego i technicznego. Najpierw diagnozowaliśmy potrzeby firmy i pracowaliśmy z jej zarządem, a dopiero później dobieraliśmy narzędzie. To doświadczenie potwierdziło mi, że sama dostępność finansowania nie wystarczy. Przedsiębiorca potrzebuje zaufanego partnera, który pomoże mu połączyć decyzję technologiczną z celem biznesowym i przygotowaniem ludzi do zmiany. Tę logikę przenosimy do WAMA EDIH 2.0.

Co jest trudniejsze do zmiany: technologia czy organizacja? Czy trafiały do Państwa firmy, które wcześniej na własną rękę „przepaliły” duże budżety na nietrafione wdrożenia (np. ERP czy CRM)?

M.C.: Najgorszy scenariusz to sytuacja, w której firma nie ma wystarczającej wiedzy po swojej stronie i całkowicie uzależnia decyzję od jednego dostawcy. Wtedy bardzo łatwo kupić rozwiązanie, które jest dobre technologicznie, ale zupełnie nie odpowiada na realny problem przedsiębiorstwa. I właśnie w ten sposób można wydać duże pieniądze na system, którego później nikt właściwie nie potrzebuje albo nie potrafi wykorzystać. Największą szkodą nie jest wtedy nawet sam stracony budżet. Takie doświadczenie potrafi na lata zniechęcić zarząd do kolejnych inwestycji w cyfryzację.

Czy można wskazać branże, które w Polsce przespały cyfrową transformację? I co sprawia, że jedne sektory znacznie szybciej wykorzystują nowe technologie, podczas gdy inne nadal pozostają na podstawowym poziomie cyfryzacji?

M.C.: Duże znaczenie ma przede wszystkim wielkość przedsiębiorstwa. Duże firmy są przeciętnie znacznie bardziej zaawansowane cyfrowo niż małe i średnie przedsiębiorstwa. Relatywnie dobrze radzą sobie również polskie oddziały międzynarodowych koncernów, ponieważ korzystają z technologii, standardów i doświadczeń całych grup. Mamy też sektory, takie jak bankowość czy telekomunikacja, które w Polsce są bardzo mocno zdigitalizowane i w wielu obszarach nie odstają od europejskich liderów.

Dlatego problem cyfryzacji Polski nie jest problemem całej gospodarki w jednakowym stopniu. To przede wszystkim problem ogromnej liczby mikro- i małych firm oraz części bardziej tradycyjnych branż. I właśnie tam jest dziś największy potencjał do nadrobienia dystansu.

Z AI korzysta 8,4% polskich przedsiębiorstw wobec 20% w UE. Czy polskie firmy boją się AI, nie widzą dla niej zastosowania, czy może po prostu nie są jeszcze przygotowane do jej sensownego wykorzystania?

A.S.: Z mojej perspektywy największą barierą nie jest sam lęk przed AI, lecz trudność we wskazaniu zastosowania, które przyniesie firmie mierzalną korzyść. Warto zacząć od jednego procesu: określić jego koszt lub czas, sprawdzić jakość danych, przetestować rozwiązanie i ocenić rezultat. AI może przyspieszyć pracę, ale źle przygotowany proces przyspieszy również błędy.

Jako wiceprezes Fundacji Koalicji na rzecz Polskich Innowacji chcę, aby MŚP miały dostęp do rzetelnej diagnozy i możliwości testowania technologii przed większą inwestycją. Wtedy decyzja o AI wynika z potrzeb firmy, a nie z presji, by kupić modne narzędzie.

Czy AI rzeczywiście może być dla polskich MŚP szansą na przeskoczenie części etapów cyfryzacji i szybsze nadrobienie dystansu? Czy istnieje jednak ryzyko, że firmy zaczną kupować narzędzia AI bez uporządkowania procesów i danych, powtarzając wcześniejsze błędy związane z cyfryzacją?

M.C.: Największą szansę na prawdziwy przeskok widzę nie tylko w cyfryzacji istniejących firm, ale również w przedsiębiorstwach, które dopiero powstaną. Chcielibyśmy, aby uczelnie biznesowe przestały traktować cyfryzację jako osobny przedmiot. Technologia powinna być elementem nauczania finansów, marketingu, zarządzania personelem czy logistyki. Menedżer nie musi być informatykiem, ale musi rozumieć, jak technologia zmienia proces, za który odpowiada.

Drugim kierunkiem są firmy projektowane od początku z dużym udziałem sztucznej inteligencji. Nowa firma nie musi najpierw tworzyć analogowych procesów, później ich cyfryzować, a dopiero na końcu automatyzować. Część tych etapów może po prostu ominąć. To może być duża szansa dla Polski. Ale jest jeden warunek: AI nie naprawia złych procesów ani złych danych. Jeżeli firma automatyzuje chaos, efektem jest po prostu szybszy chaos.

W ramach WAMA EDIH wydano blisko 20 mln zł na 1000 usług. Czy gdyby te pieniądze trafiły bezpośrednio na wolny rynek, to MŚP nie kupiłyby skuteczniejszych wdrożeń od komercyjnych firm? Co takiego daje EDIH, czego nie dostarczy zwykły software house?

A.S.: To zasadne pytanie o efektywność publicznych pieniędzy. WAMA EDIH nie zastępuje dostawcy technologii. Pomaga firmie ustalić, co rzeczywiście warto kupić lub wdrożyć, zanim wyda własne środki. Łączymy diagnozę, rozwój kompetencji i możliwość przetestowania rozwiązań z wiedzą partnerów konsorcjum. Software house może bardzo dobrze wykonać określone zlecenie, ale przedsiębiorca najpierw musi umieć je trafnie zdefiniować i ocenić ofertę. Właśnie tę lukę chcemy wypełnić. Ostatecznym sprawdzianem naszego wsparcia powinna być użyteczność dla firmy, a nie sama liczba wykonanych usług.

Czy dysponują Państwo twardymi danymi pokazującymi, jak usługi EDIH przełożyły się na biznes? O ile wzrosła wydajność lub spadły koszty w firmach, które przeszły transformację?

M.C.: Nie chciałbym udawać, że możemy uczciwie przypisać każdą zmianę przychodów czy produktywności jednej usłudze EDIH. Firma może świetnie przeprowadzić transformację cyfrową, a jednocześnie podjąć złą decyzję biznesową w zupełnie innym obszarze i zakończyć rok stratą.

Dlatego jednym z najbardziej miarodajnych wskaźników jest dla nas to, czy przedsiębiorcy do nas wracają. Jeżeli po pierwszej usłudze firma chce korzystać z kolejnej, oznacza to, że widzi w tej współpracy realną wartość. Oczywiście mamy również formalne wskaźniki projektu, dotyczące chociażby dalszego finansowania pozyskiwanego przez przedsiębiorców. Trzeba jednak uczciwie powiedzieć, że cyfryzacja wspiera rozwój biznesu, ale go nie gwarantuje. I właśnie dlatego byłbym ostrożny z przypisywaniem każdej poprawy wyniku finansowego samemu EDIH.

Po tym 1000 usług i 360 diagnozach – co dziś powiedzieliby Państwo przedsiębiorcy, który mówi: „wiem, że muszę się cyfryzować, ale nie wiem od czego zacząć”? Jaki powinien być pierwszy krok, a jakich błędów zdecydowanie powinien unikać?

A.S.: Zaczęłabym od jednego pytania: który proces dziś najbardziej ogranicza rozwój firmy? Może to być ręczne przepisywanie danych, opóźnienia w obsłudze klienta albo brak informacji potrzebnych do decyzji. Następnie warto zrobić diagnozę dojrzałości cyfrowej i porozmawiać z pracownikami, którzy ten proces znają najlepiej.

W WAMA EDIH oferujemy także szkolenia i możliwość przetestowania rozwiązań, więc firma może przygotować się do wdrożenia bez zaczynania od dużego zakupu. Nasze usługi są bezpłatne dla uprawnionych firm w ramach pomocy de minimis.

Najczęstszy błąd to natomiast wybór systemu przed określeniem celu, kosztu obecnego procesu i sposobu mierzenia efektu.

WAMA EDIH wkrótce się kończy, ale problemy polskich MŚP pozostają. Czego nauczył Państwa ten projekt i co w EDIH 2.0 powinno działać inaczej, żeby kolejne lata nie przyniosły następnych diagnoz i kolejnych programów wsparcia, ale realne przyspieszenie cyfryzacji firm?

A.S.: Pierwsza edycja WAMA EDIH nauczyła nas, że diagnoza i szkolenie mają największą wartość wtedy, gdy prowadzą do konkretnego działania w firmie. Oferta ogólnych szkoleń na rynku jest już szeroka, dlatego w WAMA EDIH 2.0 zmniejszyliśmy ich liczbę i położyliśmy większy nacisk na usługi wdrożeniowe, także związane ze sztuczną inteligencją.

Chcemy pomagać przedsiębiorcom przejść całą drogę: od rozpoznania potrzeby, przez test rozwiązania, po przygotowanie organizacji do jego używania. Dla mnie miarą powodzenia będzie to, czy firma po naszej współpracy potrafi samodzielnie podejmować lepsze decyzje technologiczne i widzi zmianę w codziennej pracy.

I na koniec, czy motorem cyfryzacji w polskich MŚP jest chęć rozwoju, czy raczej strach przed karami i przymus regulacyjny (np. KSeF, NIS2)? Czy da się zbudować innowacyjną gospodarkę opartą wyłącznie na przymusie?

M.C.: To jest niestety szerszy problem europejskiej gospodarki. Coraz częściej widzimy start-upy, których głównym modelem biznesowym jest pomaganie firmom w dostosowaniu się do kolejnych regulacji.

Unia Europejska jest bardzo skuteczna w tworzeniu popytu na technologie potrzebne do spełnienia nowych wymogów. Tylko warto zadać sobie pytanie, czy właśnie na to chcemy przeznaczać coraz większą część europejskiego talentu technologicznego.

Najbardziej innowacyjne gospodarki powinny tworzyć nowe produkty, modele biznesowe i technologie. Jeżeli coraz większa część najlepszych ludzi będzie zajmowała się przede wszystkim obsługą regulacji, możemy być bardzo dobrzy w compliance, ale niekoniecznie w budowaniu globalnych firm technologicznych.