Systemy ERP w sektorze konstrukcyjno-budowlanym

Cztery obszary działania rozwiązań ERP w sektorze konstrukcyjno-budowlanym i sposoby ich wykorzystania.

Z punktu widzenia stosowanych w przedsiębiorstwie technologii, firmy z branży konstrukcyjno-budowlanej reprezentują dość konserwatywne podejście. Biorąc pod uwagę niewielkie marże zysku i zmienne przychody, nic dziwnego, że przedstawiciele kierownictwa wielu firm rzadko myślą o wdrożeniu oprogramowania ERP do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa.

W przedsiębiorstwach projektowo-realizacyjnych menedżerowie wyższego szczebla mają świadomość, że w ich sektorze następują zmiany i w związku z tym należy skuteczniej kontrolować wszystkie obszary działalności. Zmiany mają charakter systemowy, a przedsiębiorstwa powinny się do nich przygotować. Jednak zanim podejmą odpowiednie kroki, muszą dostrzec konkretne korzyści z nowych rozwiązań. W IFS stosujemy rygorystyczny proces inżynierii wartości biznesowej (business value engineering – BVE), w którym biorą udział nasi klienci. W jego ramach określamy jasne, wymierne korzyści, które powinna uzyskać firma z branży konstrukcyjno-budowlanej po wdrożeniu specjalistycznego rozwiązania ERP dostosowanego do wymagań XXI wieku. Istnieją różne sposoby uzyskania zwrotu z inwestycji w rozwiązania ERP, jednak większość korzyści dotyczy czterech konkretnych obszarów.

Pierwszy z nich jest niezmiernie istotny dla każdego dyrektora finansowego…

Kontrola finansowa projektów

Dyrektorzy finansowi przedsiębiorstw realizujących indywidualne projekty często dysponują bardzo ograniczonymi informacjami na temat stanu finansowego poszczególnych przedsięwzięć i niedostatecznymi mechanizmami kontroli. W badaniu przeprowadzonym na zlecenie firm TSheets i zlien okazało się, że większość przedsiębiorstw konstrukcyjno-budowlanych ma problemy z przepływami pieniężnymi. Dlaczego tak się dzieje? Firmy wprawdzie korzystają ze wspólnego systemu zapisu informacji – może to być pełny pakiet ERP lub zwykłe oprogramowanie finansowe – jednak przebieg poszczególnych projektów jest rejestrowany w odrębnych arkuszach. A w wypadku tych arkuszy:

• Nie jest stosowana jednolita metoda rejestrowania stanu realizacji prac związanych z kontraktami oraz jego wpływu na płynność i harmonogram płatności.
• Nie są udostępniane informacje o tym, czy przychody projektu wynikające z wniosków o dokonanie płatności pokrywają koszty robocizny, podwykonawców i materiałów.
• Nie istnieje inteligentna funkcja identyfikowania czynników ryzyka, alokacji środków i zarządzania ryzykiem, pozwalająca zachować płynność nie tylko w projekcie, ale i w całym przedsiębiorstwie.

Ponadto takie arkusze nie udostępniają przedstawicielom kierownictwa inteligentnych metod dokładnego szacowania i przewidywania wyników projektu, jeśli chodzi o koszty, przepływy pieniężne i przychody. Nie oferują także spójnego podejścia do szacowania ani do zarządzania finansami, co utrudnia dyrektorom finansowym porównywanie analogicznych parametrów w ramach portfela projektów.

Mając dostęp do szczegółowych informacji o stanie środków finansowych, firma projektowa lub budowlana może nie tylko łatwiej stwierdzić, czy dysponuje w danym momencie wystarczającymi zasobami. Może również dostrzec sytuacje, w których takich środków jest za dużo, a mogłyby one zostać zainwestowane w inny sposób i przyczynić się do rozwoju przedsiębiorstwa. Firmy prowadzące działalność międzynarodową muszą mieć również narzędzia do zarządzania środkami finansowymi, pozwalające zapewnić dostęp do kwot w odpowiedniej walucie, z zachowaniem odpowiedniej strategii zabezpieczającej.

Wyeliminowanie problemów związanych z przepływami finansowymi ułatwi realizację wypłat i pozwoli dotrzymać zobowiązań wobec podwykonawców, ale to jedynie część korzyści – kadra zarządzająca znajdzie także uzasadnienie do podjęcia decyzji dotyczących inwestycji technologicznych i zmiany procesów, dzięki którym firma będzie mogła się rozwinąć.

Możliwość lepszego kontrolowania przepływów pieniężnych pozwoli powiązać przychody i wydatki z wynikami projektu i stopniem realizacji zadań, a menedżerowie zyskają szansę dokonania poważnych inwestycji także w sytuacji, gdy zachodzi konieczność eliminowania negatywnych skutków finansowych i skutków spadku zadowolenia klientów w związku z bieżącymi problemami z płynnością.

Kontrola realizacji i zarządzanie zmianami

Po zawarciu kontraktu firma konstrukcyjno-budowlana musi rozpocząć realizację umowy i zarządzać tym procesem. Warto jednak zwrócić uwagę, że prawdopodobnie w przypadku większości przedsiębiorstw 10-15% łącznych przychodów z projektu wynika z realizacji zleceń zmiany oraz wprowadzanych aneksów do umowy. Nawet jeśli ten wskaźnik kształtuje się na poziomie 3-4%, może to oznaczać istotny wzrost przychodu. Dlatego tak istotne w branży konstrukcyjno-budowlanej są funkcje planowania działań w ramach planów awaryjnych.

Czasami zmiany wynikają z niewłaściwie określonego początkowego zakresu projektu, jednak częściej spowodowane są pojawiającymi się w trakcie prac nowymi informacjami, a w przypadku dużych projektów konstrukcyjnych, realizowanych przez wiele lat, również zmianą priorytetów zadań. Możemy oczekiwać, że w bardzo dynamicznych środowiskach, np. w projektach przebudowy, w których wykonawca poznaje stan obiektu i określa pracochłonność w miejscu realizowania przedsięwzięcia, sytuacje tego typu będą pojawiać się częściej. W przypadku bloków mieszkalnych albo wynajmowanej przestrzeni biurowej i handlowej łączna liczba lokali, ich wielkość i rodzaj wykończenia, a także inne szczegóły techniczne, będą prawdopodobnie zmieniać się w trakcie projektu.

W systemie ERP przedsiębiorstwa konstrukcyjno-budowlanego powinna istnieć możliwość szybkiego wprowadzania zleceń zmiany zakresu całego projektu i bieżących planów operacyjnych. Oprogramowanie powinno również zapewniać przegląd informacji dotyczących charakteru i przewidywanego stopnia zmian występującego w podobnych projektach. Kiedy jednak pojawi się zlecenie zmiany, wykonawca musi je umieścić w systemie ERP, określając przy tym cel zmiany i realizowane kroki określone w kontrakcie. Każda zmiana musi automatycznie przejść etapy przeglądu i zatwierdzania, a ponadto w systemie ERP powinna istnieć funkcja raportowania i wizualizacji wpływu zmiany na wyniki finansowe, wymagane zasoby i realizację projektu.

Jeśli w planie budowy i harmonogramie prac zostaną uwzględnione przewidywane zlecenia zmian, firma konstrukcyjno-budowlana może uniknąć wprowadzania kosztownych poprawek. Konieczność rozbiórki i przebudowy wykonanego już fragmentu lub brak przygotowania infrastruktury na potrzeby kolejnych faz może prowadzić do dużych strat. Dzięki dostępności informacji o zakresie i harmonogramie zmian łatwiej będzie także uzyskać odpowiednie finansowanie projektu, ponieważ kredytodawcy poznają oczekiwany profil kosztów przedsięwzięcia w dłuższej perspektywie czasowej.

Proces zarządzania zmianami musi mieć również strukturę pozwalającą zwiększyć zyski i przychody przedsiębiorstwa. W systemie powinna być dostępna funkcja określania podstawowej wartości projektu oraz identyfikowania zmian lub dodatkowych usług, które pozwolą zrealizować potrzeby właściciela projektu, a zarazem zwiększyć przychody i zyski wykonawcy. Należy w pełni wykorzystać potencjał ekonomiczny każdego prowadzonego przedsięwzięcia.

Zarządzanie pracami budowlanymi

Zarządzanie projektami budowlanymi w czasie rzeczywistym może być trudnym zadaniem, ponieważ prace często prowadzone są w różnych lokalizacjach geograficznych, a odpowiedzialność za ich realizację może się dynamicznie zmieniać z powodu kontraktów i umów o podwykonawstwo wiążących różne podmioty, a także na skutek powoływania spółek typu joint venture. Oznacza to, że system ERP musi obejmować następujące elementy:
• Niezawodne funkcje zdalnego dostępu do całego pakietu z poziomu urządzenia przenośnego (tabletu).
• Specjalistyczne aplikacje przeznaczone dla pracowników mobilnych zatrudnionych na placu budowy.
• Skuteczne mechanizmy interakcji dla podwykonawców i dostawców umożliwiające bezpośrednią komunikację z wykorzystaniem portali i interfejsów API.
• Funkcje, dzięki którym podwykonawcy uzyskują łatwy dostęp do rozwiązania, co ułatwia ocenę realizacji prac. Oznacza to szczegółowy i terminowy dostęp do informacji o postępach realizacji najważniejszych etapów projektu, o zdarzeniach związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ochroną środowiska, a także o zgodności z przepisami. W przypadku wystąpienia problemu związanego z jakością kierownictwo projektu musi zostać niezwłocznie o nim powiadomione. System dodaje takie informacje do raportu i udostępnia metody analizy przyczyn zdarzenia.

Większość przedsiębiorstw ma okazję zapoznać się z informacjami o problemach związanych z jakością, ochroną środowiska, bezpieczeństwem i higieną pracy dopiero po upływie dłuższego czasu, a w takiej sytuacji trudno przeprowadzić analizę przyczyn poszczególnych incydentów czy grupy zdarzeń o podobnym przebiegu. Rozwiązanie ERP stosowane w firmie konstrukcyjno-budowlanej powinno zawierać funkcje kontroli zgodności dokumentów i uprawnień poszczególnych pracowników oraz wydanego im wyposażenia ochronnego. W oprogramowaniu należy umieścić wymaganie, by z każdym stanowiskiem związana była odpowiednia metodologia robót, opisująca prawidłowe procedury działania i określająca zasady kontroli realizacji tej metodologii.

Cieszymy się niezmiernie, jeśli odwiedzimy plac budowy i od razu stwierdzimy, że pracownicy wykonują swoje obowiązki w bezpiecznych warunkach, albo gdy zauważymy postępy w realizacji kamieni milowych zdefiniowanych w harmonogramie. Warto pamiętać, że chociaż każdy pakiet ERP szybciej od nas przeprowadzi dowolne obliczenia, to żaden system informatyczny nie zastąpi człowieka podczas rozmowy z osobami zatrudnionymi przy realizacji przedsięwzięcia. Możemy wówczas naocznie przekonać się, jak przebiegają prace, a także uwzględnić w planie warunki atmosferyczne. Jeśli na przykład niedawno miała miejsce gwałtowna ulewa, musimy przeprowadzić odwadnianie. W systemie ERP powinna istnieć opcja wczesnego identyfikowania tego rodzaju czynników ryzyka i szybkiego modyfikowania planu projektu zgodnie z potrzebami.

Zarządzanie podwykonawcami

Oprogramowanie może ułatwić przedsiębiorstwu zarządzanie podwykonawcami i weryfikowanie stopnia realizacji zdefiniowanych produktów i usług. Przede wszystkim jednak system ERP powinien wyeliminować rozbudowane procesy komunikacji realizowane za pomocą telefonu i poczty elektronicznej. Wszystkie procesy należy poddać automatyzacji – począwszy od zaproszenia do składania ofert, poprzez ich przyjmowanie i ocenę aż po wybór podwykonawców. Zakres pracy objętej umową z podwykonawcą powinien zostać uwzględniony w planie przedsięwzięcia.

Po wyłonieniu podwykonawców i rozpoczęciu pracy system ERP powinien umożliwić zarządzanie różnymi aspektami pracy. To między innymi:

• Ocena realizacji umów przez podwykonawców – weryfikacja zobowiązań kontraktowych i zatwierdzanie postępów prac zgodnie z przyjętymi wskaźnikami w celu akceptacji płatności.
• Zarządzanie ryzykiem i potencjalnymi projektami – monitorowanie rozszerzania zakresu projektu (tzw. scope creep) i określanie związanego z nim ryzyka, opracowanie wybiegających w przyszłość scenariuszy „co-jeśli”, zastosowanie narzędzi do ograniczania ryzyka.
• Prognozowanie przez podwykonawców szacowanych kosztów całego projektu i szacowanych kosztów prac pozostałych do wykonania.

Aplikacja ERP odpowiednia dla branży konstrukcyjno-budowlanej pozwoli zastosować uproszczone procesy w środowisku, w którym duża część zadań wykonywana jest przez podmioty zewnętrzne. Należy wyeliminować narzuty administracyjne, a system ERP musi stać się miejscem odbywającej się w czasie rzeczywistym współpracy z udziałem głównego wykonawcy, podwykonawców i dostawców materiałów, a także właściciela projektu.

Spróbujmy zmienić status quo

Istnieją wymierne korzyści inteligentnego wykorzystania systemów ERP w przedsiębiorstwie konstrukcyjno-budowlanym. Niektóre z tych korzyści, w tym wspomniane powyżej, mogą pojawić się dzięki ograniczeniu pracochłonności zadań niewnoszących wartości dodanej oraz usprawnieniu procesu podejmowania decyzji opartemu na lepszej widoczności informacji. Jednak to jedynie punkt wyjścia. Przedsiębiorstwa konstrukcyjno-budowlane znają swoje mocne i słabe strony, przyglądają się trendom rynkowym i działaniu konkurencji. Oprogramowanie ERP pozwala im funkcjonować w nowy sposób, tworzyć nowe źródła przychodów dzięki nowym rodzajom usług projektowych i budowlanych. Jedynym wymaganiem jest umiejętność zidentyfikowania problemów i znalezienia takich sposobów ich rozwiązania, jakich nie potrafią zastosować konkurencyjne firmy.

Steve Treagust, Global Industry Director of Finance, HCM & Strategy, IFS