Grupa Veolia wykorzystała rozwiązania SAP do zdigitalizowania procesów kadrowych

Grupa  Veolia w Polsce, we współpracy z SD Worx SAP Solutions Poland, zmieniła sposób zarządzania procesami w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi w firmie. Wdrożenie obejmowało rozwiązanie SAP HCM S/4HANA Private Cloud, SuccessFactors Employee Central i SuccessFactors Learning do samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej, administrację personalną oraz czasu pracy, płac i budżetowania. Ponadto zaimplementowano szereg rozwiązań autorskich SD Worx rozszerzających standardowe funkcjonalności SAP.

Grupa Veolia dążyła do implementacji narzędzi – dostępnych zarówno dla kadry zarządzającej, jak i wszystkich pracowników – umożliwiających uproszczenie i ujednolicenie procesów HR w firmie. Ze względu na złożoność struktury operacyjnej, poszukiwano wiarygodnego i doświadczonego partnera. Po dokładnej analizie rynku zdecydowano się na współpracę z firmą SD Worx SAP Solutions Poland.

Cele strategiczne obejmowały całkowitą cyfryzację i ustandaryzowanie procesów HR we wszystkich spółkach. W skład tego procesu wchodziło:

• ustandaryzowanie składników płacowych oraz systemu przyznawania premii i nagród,
• ujednolicenie systemów czasu pracy,
• obsługa ZFŚS i benefitów,
• optymalizacja procesów związanych z medycyną pracy oraz planowaniem i budżetowaniem kosztów pracy,
• standaryzacji słownika stanowisk.

Kolejne etapy projektu to:

• integracja danych oraz informacji HR w oparciu o system SAP HR,
• efektywne wykorzystanie danych pracowniczych dla optymalizacji procesów podejmowania decyzji,
• automatyzacja obiegu dokumentów,
• wdrożenie samoobsługi pracowników i menedżerów.

Podążając za rekomendacją SD Worx SAP Solutions Poland, Veolia zdecydowała się na wykorzystanie SAP HCM S/4HANA Private Cloud Edition (jako naturalnej konsekwencji wcześniejszej decyzji o wyborze systemu ERP S/4 HANA), SuccessFactors Employee Central oraz Learning. A także 13 autorskich produktów SD Worx, w tym m.in. SD Worx Time Management Platform oraz rozwiązania SD Worx eTeczka. Co ciekawe, w ramach wdrożenia zmigrowano do nowej eTeczki ponad 1 mln dokumentów. Pracownicy działu HR zaczęli również korzystać z narzędzia SD Worx Reporter, przeznaczonego do raportowania.

Efekty wdrożenia

W efekcie wdrożenia procesy HR uporządkowano i ujednolicono, co wpłynęło na ich usprawnienie oraz podniosło jakość raportowania w całej grupie. Po zaimplementowaniu nowego systemu wszyscy pracownicy otrzymują wynagrodzenie w tym samym terminie, a algorytmy składników płacowych ustandaryzowano i zredukowano w 85%. Prowadzony jest także monitoring kosztów pracy, a formularze i wnioski w procesach HR są w pełni zdigitalizowane. Wszystkie wnioski mogą być samodzielnie obsługiwane przez menedżerów i pracowników. Zautomatyzowano również proces nadawania dostępów i tworzenia służbowych skrzynek pocztowych oraz planowania i ewidencjonowania czasu pracy, wraz z listą obecności – obecnie obsługiwany jest za pomocą jednego narzędzia. Zintegrowano też procesy podpisu elektronicznego, a ścieżki szkoleniowe mogą być aktualnie współtworzone przez zainteresowanych pracowników. Każdy z pracowników może korzystać również z portalu HR oraz wersji mobilnych narzędzi.

Projekt rozpoczął się w styczniu 2023 roku, a start produkcyjny – mimo jego złożoności – nastąpił w marcu 2024 roku. Przeprowadzona przez SD Worx SAP Solutions implementacja systemu jest częścią długookresowej strategii cyfryzacji i ujednolicenia procesów HR w ramach wszystkich 18 spółek Grupy Veolia w Polsce. Wdrożeniem objęto blisko 5000 pracowników.