Nowe regulacje unijne wymuszą na firmach gruntowną zmianę podejścia do polityki płacowej. Jawność wynagrodzeń to nie tylko obowiązek raportowania, ale przede wszystkim konieczność uporządkowania struktur, procesów i zasad wynagradzania w całej organizacji.
Od czerwca 2026 roku we wszystkich krajach Unii Europejskiej, w tym w Polsce, powinny obowiązywać przepisy Dyrektywy o jawności wynagrodzeń (UE 2023/970), która wzmacnia zasadę równej płacy kobiet i mężczyzn. Polski projekt ustawy wdrażającej te regulacje pokazuje jasno, że zmiany obejmą praktycznie wszystkie firmy, niezależnie od ich wielkości.
Najważniejsza różnica dotyczy raportowania. Organizacje zatrudniające poniżej 100 pracowników nie będą zobowiązane do składania raportów o strukturze wynagrodzeń i luce płacowej. Dla większych firm będzie to obowiązek. Nie oznacza to jednak, że mniejsze podmioty mogą zignorować nowe przepisy.
Każdy pracodawca będzie musiał przeanalizować poziomy wynagrodzeń i ocenić wartość pracy na poszczególnych stanowiskach. Brak takich działań może skutkować karą finansową od 2 000 zł do 60 000 zł. W praktyce oznacza to konieczność zbudowania spójnego systemu wynagradzania jeszcze przed etapem raportowania.
Nowe prawa pracowników wymuszą pełną przejrzystość płac
Kluczowym elementem zmian jest wzmocnienie praw pracowników. Każdy zatrudniony będzie mógł wystąpić o informacje dotyczące swojego wynagrodzenia oraz średnich płac dla porównywalnych stanowisk z podziałem na płeć. Pracodawca będzie zobowiązany do udzielenia odpowiedzi, a dodatkowo raz w roku przypominać o tym uprawnieniu.
„Do 31 marca każdego roku każdy pracodawca, niezależnie od wielkości zatrudnienia, będzie miał obowiązek przypomnieć pracownikom o możliwości złożenia takiego wniosku, w sposób przyjęty w danej firmie. Jeśli pracownik uzna, że otrzymał niekompletne informacje, będzie mógł wystąpić o dodatkowe wyjaśnienia, na które pracodawca będzie miał obowiązek odpowiedzieć w ciągu 30 dni. Nie myślmy więc, że mniejsze firmy mogą sobie odpuścić temat. W ich przypadku prace przygotowawcze do obliczania luki płacowej również muszą zostać wykonane” – wyjaśnia Kinga Żbikowska, starsza menedżer ds. płac i obsługi klienta w ADP Polska.
Przygotowania powinny rozpocząć się od uporządkowania struktury stanowisk. Konieczne będzie stworzenie rzetelnych opisów pracy, uwzględniających zakres obowiązków, wymagane kompetencje oraz miejsce w organizacji. To one staną się podstawą do oceny, czy wynagrodzenia są ustalane w sposób obiektywny. Pomocny w tym celu może być poradnik „Wskazówki do oceny i porównania wartości pracy zgodnie z czterema kryteriami przyjętymi w dyrektywie 2023/970” przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Koniec poufności płac. Nowe ryzyka prawne dla pracodawców
Zmiany obejmą także procesy rekrutacyjne. Firmy będą musiały odejść od nieprecyzyjnych zapisów dotyczących wynagrodzenia oraz praktyk takich jak pytanie o wcześniejsze zarobki kandydatów. Jednocześnie nieważne staną się klauzule zakazujące ujawniania informacji o płacach. Pracodawcy muszą przejrzeć nie tylko umowy o pracę, ale także regulaminy wynagradzania, polityki premiowe oraz umowy o zakazie konkurencji czy zachowaniu poufności (NDA). Pozostawienie takich zapisów w dokumentacji po czerwcu 2026 roku nie tylko nie będzie skuteczne prawnie, ale może zostać uznane za próbę utrudniania pracownikom dostępu do ich praw, co naraża firmę na kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy i potencjalne roszczenia odszkodowawcze.
Istotna zmiana dotyczy również postępowań sądowych. W przypadku sporu o nierówne wynagrodzenie to pracodawca będzie musiał udowodnić, że stosuje sprawiedliwe i przejrzyste zasady płacowe.
„Projekt ustawy wprowadza tzw. odwrócony ciężar dowodu. To oznacza, że jeśli sprawa trafi do sądu, to nie pracownik w pierwszej kolejności będzie musiał wykazać winę pracodawcy, lecz pracodawca będzie musiał przedstawić dowody na prowadzenie sprawiedliwej polityki płacowej. Wskazane klauzule to element obciążający pracodawcę, dlatego lepiej zawczasu przejrzeć dokumenty pod tym kątem i usunąć lub zmodyfikować zapisy budzące wątpliwości” – podsumowuje Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska.
