Podejście oparte na automatyzacji i ustandaryzowanej technologii ułatwia wdrożenia systemów ERP

Z Mihaiem Faurem, CIO firmy UiPath rozmawiamy o wykorzystaniu własnych technologii, doświadczeniach z migracji firmy z platformy Oracle NetSuite do środowiska SAP S/4HANA, o związanej z tym konieczności uporządkowania procesów, danych i funkcjonowania całej organizacji, a także o znaczeniu architektury Clean Core, automatyzacji testów i planach wykorzystania rozwiązań agentowych na potrzeby długofalowego rozwoju biznesu.

Co wyróżniało zrealizowany w UiPath „Projekt Solaris” od typowej modernizacji systemu ERP?

Inicjatywa, którą nazwaliśmy „Projekt Solaris” miała na celu migrację ze środowiska NetSuite do platformy SAP S/4HANA. Jako organizacja specjalizujemy się w automatyzacji procesów, także z wykorzystaniem AI. Sprawia to, że nasze zespoły są w naturalny sposób nastawione na analizowanie i kwestionowanie przebiegu procesów biznesowych, a także podejmowanie inicjatyw mających na celu ich usprawnienie. Mimo to, z racji na skalę, do projektu zmiany systemu ERP podeszliśmy z respektem.

Nasz projekt wyróżniał przede wszystkim sposób realizacji. Pracowaliśmy bowiem w ramach pionierskiej współpracy UiPath, Deloitte i SAP. Równolegle, naszym wspólnym celem stało się przemyślenie na nowo sposobu realizacji złożonych projektów wdrożenia systemów klasy ERP. Ostatecznie, zostaliśmy pierwszą firmą, która wdrożyła system SAP S/4HANA z użyciem własnej automatyzacji. Udowadniając, że migracje ERP mogą przebiegać szybciej, prościej i z mniejszym zaangażowaniem zasobów, staliśmy się jednym z klientów referencyjnych SAP.

Czy automatyzacja istniała w firmie UiPath jeszcze przed rozpoczęciem przygotowań do wdrożenia nowego środowiska ERP?

Oczywiście! Kulturę opartą na automatyzacji budowaliśmy latami. Każdy pracownik UiPath może zgłaszać pomysły na nowe automatyzacje do naszego centrum doskonałości – zespołu odpowiedzialnego za tworzenie robotów i zarządzanie nimi – albo sam tworzyć proste rozwiązania w ramach programu dla tzw. citizen developers, czyli osób bez wykształcenia programistycznego.

Ta praca przyniosła wymierne efekty. W latach 2019 – 2022 stworzyliśmy ponad 600 zautomatyzowanych procesów, które zastąpiły znaczną część operacji wykonywanych wcześniej w sposób manualny. Co ciekawe, mniej więcej połowa z nich dotyczyła obszaru finansów. Łącznie, w skali całej firmy UiPath, wspomniane rozwiązania automatyzacyjne pozwoliły nam zaoszczędzić ponad milion roboczogodzin pracy ręcznej. Równie ważne było również skrócenie czasu zamknięcia ksiąg rachunkowych. Automatyzacja skróciła ten okres z ok. 90 do 15 dni.

Zmiany te nie odbywały się jednak w próżni. W ciągu tych trzech lat nasze przychody wrosły z ok. 300 milionów do prawie 1,8 miliarda dolarów. Co istotne, byliśmy w stanie udźwignąć tak znaczący wzrost bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia właśnie dlatego, że automatyzacja przejęła szereg obciążeń operacyjnych. To dowód, że automatyzacja nie jest narzędziem do cięcia kosztów, tylko sposobem na skalowanie działalności.

Dlaczego zdecydowali się Państwo na wdrożenie rozwiązania SAP S/4HANA?

W 2023 roku uznaliśmy, że potrzebujemy nowego, stabilnego i skalowalnego systemu ERP, który zapewni nam wsparcie w skalowaniu i rozwoju działalności na skalę globalną. Decyzja o przejściu na SAP S/4HANA była w swojej istocie decyzją o zapewnieniu trwałego fundamentu dla rozwoju firmy UiPath.

Nie jesteśmy ekspertami od SAP, więc do projektu zaprosiliśmy specjalistów firmy Deloitte. Ich zadaniem było prowadzenie projektu, zapewnienie głębokiej wiedzy w zakresie platformy SAP S/4HANA, a także przejęcie odpowiedzialności za jej wdrożenie w sposób zgodny ze wszelkimi wymogami regulacyjnymi i audytowymi. Wkrótce, w roli trzeciego partnera, do naszego projektu dołączyła też firma SAP.

W jaki sposób przygotowali się Państwo do faktycznej migracji?

Początkiem prac była kompleksowa analiza, w ramach której nasze zespoły IT oraz finansów, wspólnie z ekspertami Deloitte, przeprowadzili całościową ocenę istniejącego środowiska. Staraliśmy się odpowiedzieć na szereg pytań, w tym: jakie luki istniały w dotychczasowym ERP? Które procesy migracja dotknie i w jaki sposób? Gdzie można było uprościć działanie i jak powinny wyglądać nowe interfejsy?

Do szczegółowego zbadania istniejących procesów finansowych użyliśmy task miningu. Narzędzie to analizuje każdy krok wykonywany przez pracowników w codziennej pracy i wskazuje schematy nadające się do automatyzacji. Szybko okazało się, że takie zadania jak sprawdzanie i zatwierdzanie faktur można znacząco uprościć.

Co sprawiło, że zdecydowali się Państwo na architekturę SAP Clean Core?

Zdecydowaliśmy się na wdrożenie platformy SAP S/4HANA w modelu Clean Core już na etapie analizy. W praktyce była to kluczowa decyzja. Oznaczała bowiem, że postawiliśmy na architekturę maksymalnie zbliżoną do standardu rozwijanego przez producenta.

Z perspektywy użytkowej, takie podejście oznacza stabilny, skalowalny system wymagający mniej pracy utrzymaniowej. System, który mogliśmy szybciej uruchomić i rozszerzać własną automatyzacją procesów, zamiast pisać rozbudowany kod bezpośrednio w ramach środowiska SAP. Co ważne, z firmą SAP łączy nas partnerstwo technologiczne, co oznacza, że niezbędne mechanizmy integracyjne pomiędzy środowiskiem SAP i UiPath już istniały, a nasze rozwiązania mogły być precyzyjnie zintegrowane.

Efekty przerosły nasze oczekiwania – i branżowe standardy. Udało nam się bowiem osiągnąć 90 proc. zgodności ze standardem SAP, podczas gdy średnia rynkowa oscyluje w okolicach 80 proc. Wypracowane przez nas praktyki zebraliśmy w opracowanym wspólnie z ekspertami Deloitte pakiecie wytycznych Automation Playbook tak, aby inne firmy mogły podążyć tą samą ścieżką.

W jaki sposób przebiegały prace wdrożeniowe – systemu SAP S4/HANA i automatyzacji UiPath?

Po określeniu wymagań oraz zmapowaniu procesów rozpoczęliśmy etap projektowania i budowy rozwiązania. W praktyce oznaczało to równoległe wdrażanie środowiska SAP i tworzenie automatyzacji. Świadomie wybraliśmy metodykę zwinną – zależało nam na możliwości szybkiego wykrywania błędów i dopasowywania procesu bez hamowania dalszych prac. Wypracowana wcześniej kultura automatyzacji procesów obniżyła przy tym typowy próg wejścia. Zapoznanie i szkolenie pracowników z obsługi nowych rozwiązań było małym krokiem, a nie skokiem w nieznane.

Na tym etapie wdrożyliśmy ponad 65 pomysłów na automatyzację, zrealizowaliśmy ponad 80 user stories, czyli schematów dojścia do pożądanych rezultatów i zebraliśmy je w ponad 180 pakietów automatyzacji obejmujących 8 produktów UiPath. Równocześnie, stworzyliśmy automatyzacje, które zapewniają funkcjonowanie biznesu w oparciu o system SAP – ok. 200 z nich dotyczący konkretnych procesów biznesowych, a kolejne 400 – testów.

Jakie efekty przyniosły poszczególne rozwiązania automatyzacyjne?

Myślę, że warto posłużyć się przykładami i opisać możliwości konkretnych automatyzacji. I tak, mechanizm GL Balances Load automatyzuje przenoszenie historycznych sald z ogólnej księgi rachunkowej z systemu Oracle NetSuite do SAP S/4HANA i generuje raport uzgodnienia każdego poprawnie załadowanego wpisu. Rozwiązanie to charakteryzuje się 99-procentowym potencjałem automatyzacji i pozwala zaoszczędzić ok. 2 tys. godzin rocznie na podmiot o skali działalności podobnej do naszej.

Z kolei funkcja Outbound Exchange Rate przesyła pochodzące z serwisu Bloomberg dzienne kursy wymiany walut ze środowiska SAP S/4HANA do systemu Coupa i tworzy dzienny raport podsumowujący przetworzone waluty, sukcesy oraz wyjątki. Jej potencjał automatyzacji również sięga 99 proc., a oszczędność czasu wynosi ok. 1,5 tys. godzin rocznie.

Idąc dalej, SAP Business Partner Tax ID Validation weryfikuje numery VAT kontrahentów i klientów w portalach urzędów skarbowych i rejestruje dowody przed zaksięgowaniem faktury. Jest to funkcja, której SAP S/4HANA nie oferuje natywnie, a pozwala ona zaoszczędzić około tysiąca godzin rocznie na podmiot, jednocześnie usprawniając proces audytu podatkowego.

Mechanizm Payroll Accounting przygotowuje raporty płacowe, inicjuje przelewy i wczytuje raporty po wypłacie oraz pliki CSV do SAP w formie automatyzacji retroaktywnej. Rozwiązanie to oszczędza około 800 godzin rocznie, skracając czas przetwarzania i ograniczając ryzyko błędu ludzkiego.
Powyższe przykłady to tylko fragmenty znacznie szerszego obrazu. Na bazie SAP nasza platforma automatyzuje dziś pracę w obszarach, takich jak: Procure to Pay, Record to Report, Tax, Treasury, Order to Cash, a także Organizational Change Management.

W jaki sposób automatyzacja zmieniła Państwa podejście do testów środowiska SAP?

Faza testów ujawniła prawdziwą wartość naszego podejścia. Tradycyjne testowanie to manualna, żmudna czynność. Pod presją czasu oprogramowanie często trafia na produkcję bez pełnych testów, co może prowadzić do poważnych zakłóceń w działaniu organizacji – zwłaszcza, gdy procesy zostaną niepoprawnie zaimplementowane.

Aby uniknąć takiego ryzyka, w znacznej mierze zautomatyzowaliśmy to zadanie. Nasze testy działały nieprzerwanie na nowych procesach SAP, natychmiast sygnalizując defekty – tak, aby zespół mógł reagować z wyprzedzeniem. Jednocześnie, w ramach mechanizmu „human in the loop”, pracownicy mieli możliwość potwierdzenia poprawności każdego procesu jeszcze przed jego uruchomieniem.

Za wysiłkiem testowania stoją konkretne liczby: ponad 6 tys. elementów interfejsu zbudowanych w repozytorium obiektów, ponad 600 zarejestrowanych ekranów wszystkich interfejsów SAP – w tym SAP WinGUI, WebGUI i Fiori – oraz 417 złożonych przypadków testowych zautomatyzowanych dla procesów end-to-end.

Tylko dla przepływu quote-to-cash, obejmującego sprzedaż, fakturowanie i rozpoznawanie przychodów, zbudowaliśmy automatyzację masowej walidacji zamówień obejmującą ponad 700 zleceń i wygenerowaliśmy ponad 400 rekordów syntetycznych danych testowych.

Kluczowym efektem automatyzacji była szybkość działania. Typowa faza testów przy migracji SAP trwa od czterech do sześciu miesięcy. Nam automatyzacja pozwoliła czterokrotnie skrócić ten etap do ok. 6 tygodni.

W jaki sposób zadbali Państwo o zaangażowanie pracowników w okresie zmiany?

Najbardziej ludzkim wyzwaniem był naturalny, zrozumiały opór wobec zmian – przyzwyczajenie się do nowego oprogramowania i nowych procesów wymaga wysiłku, szczególnie od osób, które swoje dotychczasowe rutynowe zadania znały na pamięć. Przeprowadziliśmy też m.in. dedykowane szkolenia dla działu finansów, żeby mógł sprawnie i bez frustracji pracować z nowym środowiskiem.

Jak przebiegał start systemu SAP S/4HANA?

Produkcyjne uruchomienie systemu SAP S/4HANA podzieliliśmy na dwa etapy. Pierwszy, zrealizowany niespełna rok po starcie projektu, objął 36 podmiotów. Drugi, przeprowadzony po kolejnych kilku miesiącach dotyczył kolejnych podmiotów uczestniczących w procesie quote-to-cash. Oba etapy zrealizowaliśmy przed harmonogramem.

Wykorzystanie SAP S/4HANA przyniosło natychmiastowy wpływ na nasze zespoły finansowe. Przykładowo, w obszarze Treasury, gdzie kiedyś niemal połowa zadań wymagała ręcznej obsługi, obecnie zautomatyzowane jest niemal 90 proc. zadań. W księgowości udział pracy ręcznej spadł z około 60 proc. do 20 proc. W obu przypadkach wdrożenie SAP przyspieszyło zamknięcie miesiąca o kolejne pięć dni ponad to, co osiągnęliśmy wcześniej za sprawą automatyzacji. Dzięki temu nasi specjaliści zyskali dodatkowy czas na realizację zadań o charakterze strategicznym, a więc m.in. analizowanie danych finansowych i zarządzanie złożonymi przepływami gotówki.

Jakie są Państwa dalsze plany w zakresie wykorzystania automatyzacji?

Nie będzie przesadą powiedzieć, że migracja do SAP S/4HANA była jednym z największych wyzwań IT, z jakimi mierzyła się firma UiPath. Podejście oparte na koncepcji Clean Core i szerokim wykorzystaniu naszych własnych rozwiązań automatyzacyjnych zapewniło nam rekordowo krótki czas zwrotu z inwestycji, zapewniając jednocześnie stabilną podstawę pod przyszły wzrost.

Na tym nie koniec naszych planów dotyczących automatyzacji. W kolejnym etapie projektu Solaris odchodzimy od robotów wykonujących zdefiniowane procesy na rzecz agentów AI zdolnych do predykcyjnych prognoz, obsługi wyjątków i aktywnego wyszukiwania potrzebnych informacji – przy zachowaniu pełnej kontroli człowieka nad decyzjami wymagającymi oceny. Nasz cel jest ambitny i konkretny – 70 proc. operacji ma być realizowane przez rozwiązania agentowe z zaangażowaniem ludzi wszędzie tam, gdzie ich osąd jest niezastąpiony.

Celem projektu Solaris nie była wyłącznie wymiana systemu ERP. Chcieliśmy na własnej organizacji udowodnić, że podejście oparte na automatyzacji i użyciu maksymalnie ustandaryzowanej technologii pozwala skrócić i ułatwić realizację najtrudniejszych projektów związanych z modernizacją środowisk ERP. W pełni się to udało. Przy okazji udało nam się też wykazać, że dyscyplina, która pozwoliła nam na sprawną realizację tak złożonego projektu, umożliwi także przejście do modelu Agentic Enterprise.

oprac. Piotr Waszczuk