7 europejskich alternatyw dla Microsoft 365

Awaria Microsoft 365, która zakłóciła pracę firm i instytucji w 74 krajach, pokazała, jak duża część cyfrowych procesów zależy od usług jednego dostawcy. „To wyraźna ilustracja problemów z cyfrowym uzależnieniem od globalnych korporacji” – ocenił wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski we wpisie na platformie X. Jednym ze sposobów ograniczenia tej zależności jest korzystanie z europejskich rozwiązań biurowych.

Wspomniany incydent uświadomił wielu organizacjom, jak duże ryzyko wiąże się z oparciem całej codziennej pracy na jednym ekosystemie. Firmy, które chcą ograniczyć to ryzyko, mogą sięgnąć po europejskie narzędzia, choć wybór odpowiedniego zestawu zależy od tego, które funkcje Microsoft 365 chcą zastąpić. Nie każda alternatywa oferuje bowiem taki sam zakres funkcji. Część narzędzi koncentruje się na edycji dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji, inne zapewniają także przechowywanie plików, współpracę zespołową i większą kontrolę nad miejscem przetwarzania danych. Zastąpienie całego pakietu Microsoftu może więc wymagać połączenia kilku usług. Przykładowo, Nextcloud może pełnić funkcję platformy do przechowywania plików i pracy zespołowej, a ONLYOFFICE lub Collabora zapewnić edycję dokumentów. Do tego potrzebne będą osobne rozwiązania pocztowe, kalendarzowe i do wideokonferencji.

Poniżej przedstawiamy subiektywny wybór siedmiu europejskich propozycji, które mogą zastąpić całość lub część środowiska Microsoft 365.

• ONLYOFFICE (Łotwa) – pakiet biurowy rozwijany przez firmę Ascensio System SIA z siedzibą w Rydze, służący do tworzenia i edycji dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji, formularzy oraz plików PDF. Obsługuje popularne formaty, w tym DOCX, XLSX, PPTX, ODT, ODS i ODP. Umożliwia wspólną pracę nad dokumentami w czasie rzeczywistym, komentowanie, śledzenie zmian i edycję plików PDF. Wersję Docs można uruchomić w chmurze, zainstalować na własnym serwerze lub zintegrować z platformami takimi jak Nextcloud i SharePoint, a także z własnymi aplikacjami. Pakiet jest dostępny również w postaci programów na Windows, macOS i Linux oraz aplikacji mobilnych na Androida i iOS.
• Nextcloud + ONLYOFFICE (Niemcy + Łotwa) – połączenie modułowej platformy Nextcloud, rozwijanej w Niemczech, z pakietem biurowym łotewskiej firmy Ascensio System SIA. Nextcloud służy do przechowywania, synchronizowania i udostępniania plików, komunikacji oraz pracy zespołowej, a integracja z ONLYOFFICE dodaje przeglądarkowe edytory dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji. Użytkownicy mogą wspólnie pracować nad plikami bez opuszczania firmowego środowiska. Dokumenty, ich wersje i uprawnienia pozostają w Nextcloud, natomiast edycję obsługuje osobny serwer ONLYOFFICE Docs. Rozwiązanie pozwala korzystać z formatów Microsoft Office, a jednocześnie przechowywać dane na własnej infrastrukturze i zachować nad nimi kontrolę.
• Nextcloud + Collabora (Niemcy + Wielka Brytania) – integracja platformy Nextcloud do przechowywania plików i pracy zespołowej z edytorem Collabora Online, rozwijanym przez firmę Collabora Productivity działającą w Cambridge i Hamburgu. Edytor bazuje na LibreOffice i umożliwia wspólną pracę w czasie rzeczywistym nad dokumentami tekstowymi, arkuszami kalkulacyjnymi, prezentacjami i diagramami, a także dodawanie komentarzy oraz kontrolowanie dostępu. Szczególnie dobrze obsługuje otwarte formaty ODF. Dokumenty są przetwarzane na serwerze, dzięki czemu ich treść nie musi trafiać do zewnętrznej chmury. Rozwiązanie sprawdzi się w organizacjach korzystających z własnej infrastruktury, choć przy bardziej złożonych plikach DOCX, XLSX i PPTX warto wcześniej sprawdzić zgodność formatowania.
• Infomaniak kDrive (Szwajcaria) – usługa chmurowa szwajcarskiej firmy Infomaniak, przeznaczona do przechowywania, synchronizowania i udostępniania plików. Oferuje aplikacje na komputery i urządzenia mobilne, foldery zespołowe, linki do udostępniania dokumentów, wersjonowanie plików oraz zarządzanie uprawnieniami dostępu. Posiada także wbudowany pakiet biurowy (oparty na łotewskim silniku ONLYOFFICE i hostowany w całości na szwajcarskich serwerach), który umożliwia wspólną edycję dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji bezpośrednio w przeglądarce. Jest to gotowe rozwiązanie, które nie wymaga utrzymywania własnego serwera ani zarządzania infrastrukturą. Sprawdzi się w firmach szukających europejskiej usługi chmurowej, którą można szybko wdrożyć i wykorzystywać do codziennej pracy zespołowej.
• Proton Business (Szwajcaria) – pakiet usług dla firm rozwijany przez szwajcarską firmę Proton, obejmujący pocztę elektroniczną, kalendarz, dysk Proton Drive, edytor dokumentów Proton Docs oraz arkusze kalkulacyjne Proton Sheets. Jego głównym wyróżnikiem jest nacisk na prywatność i ochronę danych, m.in. dzięki szyfrowaniu end-to-end oraz ograniczeniu dostępu usługodawcy do przechowywanych informacji. Proton Drive umożliwia bezpieczne przechowywanie i udostępnianie plików, a Proton Docs i Proton Sheets pozwalają wspólnie pracować nad dokumentami oraz arkuszami online. Rozwiązanie może sprawdzić się w kancelariach, firmach doradczych i organizacjach pracujących z poufnymi materiałami. Nie jest jednak bezpośrednim zamiennikiem pełnego pakietu Microsoft Office, szczególnie w zakresie zaawansowanej edycji plików oraz braku własnego narzędzia do tworzenia prezentacji.
• SoftMaker Office (Niemcy) – tradycyjny pakiet biurowy rozwijany przez niemiecką firmę SoftMaker, instalowany bezpośrednio na komputerach. Obejmuje edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny i program do tworzenia prezentacji, obsługujące formaty Microsoft Office, w tym DOCX, XLSX i PPTX. Aplikacje działają bez stałego dostępu do internetu, a dokumentów nie trzeba przechowywać w chmurze. Rozwiązanie sprawdzi się w firmach, które potrzebują klasycznych narzędzi do pracy z dokumentami, ale nie prowadzą intensywnej współpracy online i nie potrzebują rozbudowanych funkcji chmurowych.
• Nextcloud Office z Euro-Office (Europa) – europejskie, otwartoźródłowe rozwiązanie do edycji dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji i plików PDF, zintegrowane z platformą Nextcloud. Obsługuje formaty Microsoft Office, w tym DOCX, XLSX i PPTX, a także ODF. Umożliwia wspólną pracę w czasie rzeczywistym, śledzenie położenia kursora innych użytkowników, dodawanie komentarzy i korzystanie z LaTeX-a. Działa w przeglądarce oraz w aplikacjach desktopowych na Windows, macOS i Linux. Można je uruchomić na własnej infrastrukturze, co pozwala organizacji zachować większą kontrolę nad dokumentami i danymi. Rozwiązanie warto rozważyć w firmach korzystających z Nextcloud, dla których istotne są otwarty kod i europejska kontrola nad środowiskiem pracy.