Budujemy zaufanie zarządu i pracowników do nowych technologii

Z Mateuszem Jabłońskim, dyrektorem ds. informatyki w Mlekovicie, rozmawiamy o: trwającej obecnie cyfrowej transformacji; wyzwaniach zespołu IT związanych ze specyfiką działalności firmy; wdrożeniu systemu IFS Applications; planach związanych z digitalizacją obiegu dokumentów; analityką danych oraz automatyzacją produkcji w myśl idei Przemysłu 4.0; a także zamiarach migracji do chmury.

Jaka jest specyfika działalności Spółdzielni Mleczarskiej Mlekovita i jak przekłada się na wyzwania stawiane IT przez biznes?

Mlekovita to firma o 95-letniej tradycji i ugruntowanej marce nie tylko na rynku polskim, ale również zagranicznym. Jako największa grupa mleczarska w Europie Środkowo-Wschodniej, kształtuje rynek mleczarski w tej części świata, skupując mleko od 15 000 polskich rolników, a następnie przerabiając je na ponad 1555 najwyższej jakości produktów. To największy wybór nabiału w Polsce i Europie, znany w łącznie 167 krajach świata.

Pracując w międzynarodowym środowisku, Mlekovita zatrudnia 5 000 specjalistów i dba o wszechstronny rozwój, m.in. wdrażając najnowsze technologie i inwestując w innowacje. Dzięki temu każdego dnia w 22 zakładach produkcyjnych (w trzecim kwartale br. będzie to już 24 zakłady – do Grupy Mlekovita dołączają 2 zakłady OSM Czarnków: w Czarnkowie i Chodzieży) przetwarzanych jest 8 milionów litrów mleka, a dystrybucja gotowych produktów odbywa się dzięki 34 własnym centrom logistycznym, 147 sklepom firmowym Mlekovitka oraz sklepowi internetowemu mlekovitka.pl z szerokim asortymentem.

Taki rozwój firmy to zasługa efektywnego zarządzania prezesa Dariusza Sapińskiego, w tym wielu odważnych decyzji o inwestycjach w infrastrukturę, innowacje i rozwój kompetencji – także w zakresie IT, niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania tak rozbudowanego przedsiębiorstwa, jakim dziś jest Mlekovita.

Kilkadziesiąt zakładów i centrów logistycznych oraz ponad setka sklepów oznacza ogromną ilość danych. W jaki sposób nimi zarządzacie? Przed jakimi wyzwaniami stoi zespół IT, aby je obsłużyć?

Na przestrzeni ostatnich lat przeszliśmy wymianę oprogramowania BIS oferowanego przez ZETO Białystok na nowy, duży system klasy ERP – IFS Applications. Stary system pracował u nas głównie w trybie znakowym, w trybie rozproszonym. W każdym zakładzie produkcyjnym czy w hurtowni stał oddzielnie skonfigurowany serwer. Po przejściu na nowy system, baza danych została scentralizowana. Działamy on-premise. Póki co, nie zmigrowaliśmy się do chmury obliczeniowej, choć tego nie wykluczamy.

Jeśli chodzi o wyzwania, to dotyczą one choćby łączności internetowej. Dopóki funkcjonował poprzedni system – notabene całkiem dobry, ale przestarzały i nieoferujący nowych funkcjonalności – było nam łatwiej, bo serwer mieliśmy na miejscu. Teraz jest inaczej. Dostawców internetu mamy zdublowanych, posiadamy łącze zapasowe i musimy dbać o utrzymanie centralnej serwerowni, zarówno pod względem dostępu do Internetu, jak i prądu. Do tego dochodzi utrzymanie środowiska wysokiej dostępności, czyli zapasowej serwerowni. To najważniejsze wyzwania infrastrukturalne.

Inna kwestia, którą traktuję jako wyzwanie, to backup. Nie wyobrażam sobie nie mieć go dobrze zorganizowanego w przypadku tak ważnych danych, jednak rozmiar bazy jest ogromnym wyzwaniem czasowym w przypadku konieczności odtworzenia. Każdy przestój systemu związany z oknem serwisowym to realne straty dla firmy.

Jak wyglądała cyfrowa transformacja w Mlekovita? Czy wiązała się ona z długiem technologicznym?

Wdrożenie systemu IFS Applications, który jest swoistym „kręgosłupem” naszej cyfrowej transformacji, rozpoczęliśmy w 2019 roku. Migracja na ten system rzeczywiście wiązała się z eliminacją dotychczasowego długu technologicznego. Wdrożenie przeprowadził polski oddział IFS. Jestem z tego bardzo zadowolony, bo myślę, że z nikim innym byśmy sobie tak sprawnie nie poradzili. Projekt ten – ze względu na oczekiwane terminy – był rzuceniem się na głęboką wodę.

Wcześniej mieliśmy już system IFS Applications w starej wersji 7.5, ale funkcjonujący wyłącznie w księgowości. Podjęliśmy decyzję, że zaktualizujemy go do wersji 10-tej w zaledwie pół roku. Oczywiście, w tym samym czasie zajmując się innymi zadaniami. Po tym okresie postanowiliśmy z każdym nowym miesiącem uruchamiać kolejne obszary: zakupy, zaopatrzenie, sprzedaż, produkcję. I rzeczywiście, systematycznie co 30 dni, udawało nam się startować z kolejnym obszarem przeznaczonym do transformacji. Choć jedynie w centrali. Poszczególne oddziały zostawiliśmy sobie na później.

W efekcie w mniej niż rok przeprowadziliśmy aktualizację systemu do IFS Applications 10 z uruchomieniem kolejnych obszarów. Bez wsparcia IFS nie dalibyśmy rady tego zrobić zaledwie 10-osobowym zespołem IT, który odpowiada za wszystko – od infrastruktury po cyberbezpieczeństwo. Architekci IFS sprawnie przeprowadzali nas przez różne meandry tego projektu, często doradzając również, w których procesach biznesowych warto coś zmienić, aby dostosować je lepiej do funkcjonowania systemu, a nie próbować dostosowywać system pod funkcjonujące już procesy. Uważam to zresztą za bardzo dobre podejście, bo system jest naprawdę bardzo dobrze zaprojektowany.

Zakończyliście już ten projekt?

Obecnie jesteśmy na ostatniej prostej. Do dołączenia do systemu pozostała nam ostatnia hurtownia. Ale na horyzoncie widzimy już kolejne wdrożenia. Mlekovita nadal się konsoliduje, już przygotowujemy się do finalizowanego w trzecim kwartale połączenia naszej Grupy z dwoma zakładami Okręgowej Spółdzielni Mleczarskiej w Czarnkowie, a z pewnością nie jest to ostatnie słowo naszego prezesa w zakresie konsolidacji rynku mleczarskiego. System będzie się więc cały czas rozwijał.

Poza tym borykamy się z wprowadzeniami innych ulepszeń, np. elektronicznego obiegu dokumentów. W użytkowaniu wciąż mamy również kilka aplikacji od ZETO Białystok i moim celem jest wcielenie ich wszystkich do nowego systemu ERP.

Mam głowę pełną pomysłów, ale potrzebuję do ich realizacji większych zasobów kadrowych (śmiech).

Jak wygląda temat digitalizacji obiegu dokumentów, o którym Pan wspominał?

Dotychczas komunikacja w firmie odbywała się na zasadzie rozmowy telefonicznej czy przesłania wiadomości e-mail. Obecnie mamy wdrożony – w małym zakresie, ale jednak – system zgłoszeń. Jako dział IT zachęcamy pracowników, aby wszelkie tematy zgłaszać przy jego pomocy.

Rozpatrujemy także wdrożenie oprogramowania IFS Assyst. Dzięki niemu całą naszą firmę będziemy mogli „ubrać w tickety”, aby wszystkie wnioski występujące w formie papierowej, załatwiać w elektronicznym obiegu dokumentów. Myślimy też o wprowadzeniu akceptacji tych wniosków na zasadzie dostępu mobilnego, tak, aby kierownictwo firmy nie musiało czekać z rozpatrzeniem danego wniosku np. na powrót z delegacji. Badamy dostępne rozwiązania i myślę, że jeszcze w tym roku ruszymy z takim wdrożeniem.

Jakie były największe wyzwania, które napotkali Państwo podczas realizacji strategii cyfrowej transformacji?

Największym było zmierzenie się z mentalnością wieloletnich użytkowników poprzedniego systemu, którzy od lat byli przyzwyczajeni do pewnych procesów, z których część wraz z rozwojem firmy – z punktu widzenia biznesu – stała się zbędna. Podczas wdrażania systemu ERP udało nam się zidentyfikować właśnie takie niepotrzebne procesy. Podczas prób ich eliminacji, oczywiście, spotykaliśmy się z oporem. Można powiedzieć, że uruchamiało to pewnego rodzaju grę – mało związaną z transformacją, informatyką i systemem, a bardziej z przekonaniem danej osoby, że pewną rzecz można robić inaczej, lepiej, bez potrzeby wprowadzania zmian.

Napotkaliśmy też wyzwania związane z logistyką i dostarczaniem towarów. Tu warto podkreślić, że nasza działalność jest specyficzna, bo większość produktów mleczarskich ma stosunkowo krótki termin ważności. Chciałoby się więc móc spokojnie zaplanować produkcję i dystrybucję wyprodukowanych towarów na miesiąc w przód, ale nie zawsze jest to możliwe, bo często mówimy o produktach, których „życie” kończy się w ciągu 2-3 tygodni. Każdy dzień jest bardzo ważny, a ciągłe inwestycje w nasz park maszynowy również mają wpływ na planowanie produkcji.

Czy to oznacza, że produkcja w Mlekovicie nie jest jeszcze w pełni zautomatyzowana? Czy też możecie powiedzieć, że wdrożyliście już ideę Przemysłu 4.0?

Jeszcze nie, ale mocno nam na automatyzacji zależy. Będzie to jeden z kolejnych kroków cyfrowej transformacji w Mlekovicie. Na pewno pierwszym elementem koniecznym do wprowadzenia będzie etykieta logistyczna na produktach schodzących z taśmy produkcyjnej. Będziemy więc musieli przeprowadzić integrację z linią produkcyjną automatycznej drukarki etykiet. Mamy już do tego narzędzie, w postaci systemu IFS Applications. Bardzo nam to ułatwi realizację projektu, choć obecnie nie pozwalają nam na to jeszcze chociażby wspomniane wyzwania związane z wdrożeniami, które musimy dokończyć.

Wyczytałem, że Mlekovita dysponuje ogromnym centrum logistycznym w centrali w Wysokiem Mazowieckiem. Jakie rozwiązania technologiczne zostały w nim zastosowane?

W naszej centrali powstało największe i najnowocześniejsze centrum logistyczne w mleczarstwie, które obejmuje: magazyny chłodnicze, mroźnię oraz magazyn z przeznaczeniem technicznym. Jego budowa trwała zaledwie rok, a łączna liczba miejsc paletowych to 17 000 – to m.in. regały wysokiego składowania, wyposażone w automatyczne wózki przeznaczone do wyprowadzania palet z gniazd umieszczonych głęboko w regałach. W magazynie tym zaimplementowaliśmy również system WMS (Warehouse Management System). Dzięki tej inwestycji Mlekovita może być jeszcze bardziej konkurencyjna na rynku krajowym i zagranicznym oraz sprawniej dystrybuować szeroki asortyment najwyższej jakości markowych produktów mleczarskich.

Jakie są kolejne kroki cyfrowej transformacji w Mlekovicie? Z jakich technologii zamierzacie korzystać w przyszłości?

Pierwsza rzecz, na której na pewno się skupimy, to wspomniana już pełna digitalizacja obiegu dokumentów, a więc odejście od papieru tam, gdzie to możliwe. Druga kwestia, to inwestycje w analitykę. Trzecia zaś związana jest z modernizacją linii produkcyjnych i integracją pracujących tam urządzeń oraz systemów w myśl idei Przemysłu 4.0.

Co do samych rozwiązań potrzebnych do realizacji tych planów to „skanujemy” obecnie rynek. Przyglądamy się różnym możliwościom. Na pewno będziemy starać się zmieścić jak najwięcej obszarów naszej działalności w rozwiązaniach IFS Applications. Choćby digitalizację obiegu dokumentów we wspomnianym już programie IFS Assyst. Ale nie wykluczam też rozwiązań od innych dostawców.

Od wielu lat korzystacie z IFS Applications. Czy zamierzacie zmigrować się do IFS Cloud?

Do niedawna byliśmy sceptycznie nastawieni do chmury. Jednak od jakiegoś już czasu przekonujemy się do pewnych zastosowań i możliwości rozwiązań chmurowych. Jestem więc przekonany, że na pewno z niej skorzystamy.

Jeden ze wspomnianych przeze mnie planów cyfryzacyjnych dotyczy analizy danych. Mamy w tym zakresie pewne rozwiązania, ale przymierzamy się, aby wymienić je na bardziej nowoczesne i dające więcej możliwości. Rozważaliśmy nawet, czy nie zastąpić tego narzędzia systemem Qlik Sense albo wykorzystać możliwości platformy Microsoft Power BI. Jednak zauważyliśmy, że w IFS Cloud bardzo dobrze zbudowana jest integracja pomiędzy Power BI i systemem ERP firmy IFS. Nie trzeba pracować z żadnym z zewnętrznych narzędzi. Dlatego bardzo bym chciał wdrożyć to rozwiązanie.

Widzę też potrzebę poszerzenia wykorzystania chmurowej platformy Microsoft 365. Przyzwyczajenia użytkowników, którzy pracują na plikach Word, Excel i w programie Outlook, sprawiają, że ciężko będzie ich nauczyć innego rozwiązania do wzajemnej komunikacji i współpracy.

Za ok. 2 lata, po wyciągnięciu wszystkich obszarów, które chciałbym mieć obsługiwane przez system IFS, zapewne przyjdzie czas na chmurę. Taki jest wstępny plan. Natomiast jeśli będziemy przechodzić na IFS Cloud, to zapewne pozostanie on systemem działającym on-premise.

Skąd brało się u Was wcześniejsze, sceptyczne podejście do chmury?

Przede wszystkim związane było to z wątpliwościami, obawami, czy nasze dane nie będą ogólnodostępne i czy na pewno będą bezpieczne, gdy będą przechowywane poza naszymi murami. Jednak świadomość dotycząca rozwiązań chmurowych systematycznie rośnie. Zresztą uważam, że to właśnie w chmurze nasze dane będą bezpieczniejsze. Mając mały zespół IT nie podołalibyśmy temu, aby wystawiać użytkownikom różne usługi dostępne z przeglądarek internetowych, smartfonów itd. Musielibyśmy zdecydowanie rozbudować struktury kadrowe IT. A póki co pracujemy w wąskim gronie specjalistów.

Dlatego też staramy się głównie realizować strategię małych kroków, powoli przekonując zarząd do kolejnych rozwiązań technologicznych, których wykorzystanie przełoży się na konkretne korzyści biznesowe: usprawni i zautomatyzuje pracę, przyniesie zyski, obniży koszty. Staramy się też pokazywać wartości rozwiązań IT, niewymagające szczególnie dużych inwestycji. Systematycznie pracujemy nad budową zaufania zarządu i pracowników do nowości technologicznych.