Pierwsze rozliczenia po wdrożeniu KSeF pokazują, że największym wyzwaniem nie jest sam system, ale równoległy obieg dokumentów. Firmy nadal korzystają z PDF-ów i papierowych faktur, co zwiększa ryzyko błędów, podwójnego księgowania i problemów przy kontroli skarbowej. Eksperci radzą, co sprawdzić przed zamknięciem miesiąca i jak uporządkować procesy.
Przedsiębiorcy dopiero uczą się obsługi KSeF. „Wielu z nich trudno zrezygnować z dokumentów papierowych lub przesyłanych mailem. Firmy często nie zdają sobie sprawy, że podwójny obieg faktur zwiększa ryzyko błędów i problemów zarówno po ich stronie, jak i po stronie kontrahentów” – mówi Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup k24.
Równoległe funkcjonowanie kilku wersji tego samego dokumentu może prowadzić do poważnych problemów podczas rozliczeń. W wielu firmach jednocześnie funkcjonują: faktura ustrukturyzowana w KSeF, jej wizualizacja oraz osobny PDF lub dokument papierowy wysłany klientowi. To zwiększa ryzyko zdublowania dokumentów w księgach oraz rozbieżności pomiędzy danymi raportowanymi do fiskusa a dokumentacją przechowywaną w firmie.
„Istnieje ryzyko, że dana faktura zostanie zaksięgowana dwukrotnie. Takie sytuacje zwiększają pracochłonność procesów księgowych i utrudniają zachowanie spójności deklaracji podatkowych” – podkreśla Monika Piątkowska.
Dodatkowym problemem jest sytuacja, w której kontrahent najpierw przesyła fakturę poza systemem, a dopiero później wystawia ją w KSeF. Wówczas księgowość musi ustalić, który dokument jest właściwy do ujęcia w ewidencji.
Brak kar nie oznacza braku kontroli
Choć administracja skarbowa na razie nie nakłada sankcji za błędy związane z KSeF, firmy nie powinny traktować obecnego okresu jako czasu dowolności. Ministerstwo Finansów już teraz monitoruje sposób wdrażania systemu oraz aktywność przedsiębiorców. W plikach JPK raportowane są m.in. faktury wystawione poza KSeF wraz z uzasadnieniem.
Eksperci wskazują, że brak sankcji należy traktować jako czas na adaptację i uporządkowanie procesów, a nie jako furtkę do odkładania wdrożenia. Najbliższe miesiące warto więc wykorzystać na budowę procedur, automatyzację obiegu dokumentów oraz eliminację papierowego chaosu.
Biura rachunkowe walczą z chaosem dokumentów
Biura rachunkowe zwracają uwagę, że codzienna praca po wdrożeniu KSeF stała się znacznie bardziej złożona. Problemem jest przede wszystkim rozproszenie dokumentów i konieczność ręcznej weryfikacji ich zgodności.
„Sam system KSeF nie jest dziś największym wyzwaniem. Najtrudniejsze okazuje się połączenie danych z systemu z dokumentami, które nadal funkcjonują poza nim” – mówi Zuzanna Kwiatkowska, księgowa w fillup k24.
Jak podkreśla ekspertka, obecnie kluczowe znaczenie ma kontrola kompletności dokumentów oraz sprawdzanie, czy faktura przesłana przez klienta jest oficjalnym dokumentem z KSeF, czy jedynie jego wizualizacją. Coraz więcej biur rachunkowych wdraża więc stałe procedury pobierania dokumentów z KSeF oraz porównywania ich z dokumentami przekazywanymi przez klientów. Pomagają w tym także narzędzia integrujące dokumenty z różnych źródeł w jednym środowisku pracy.
Co sprawdzić przed zamknięciem miesiąca
W obecnej rzeczywistości prawnej sprawne zamknięcie miesiąca wymaga od firm oraz obsługujących je biur rachunkowych wdrożenia restrykcyjnych procedur weryfikacyjnych. Aby zapewnić pełną spójność danych przed wysyłką deklaracji, kluczowe jest skontrolowanie następujących obszarów:
- czy wszystkie faktury sprzedaży zostały wystawione i prawidłowo przetworzone przez KSeF,
- czy dokumenty pobrane z KSeF zgadzają się z wizualizacjami oraz dokumentami przekazanymi przez klientów,
- czy nie doszło do podwójnego zaksięgowania tej samej faktury,
- czy zostały pobrane wszystkie faktury zakupowe dostępne w KSeF,
- czy numery KSeF zostały poprawnie wykazane w ewidencji i plikach JPK_V7,
- czy prawidłowo ustalono moment ujęcia dokumentów dla celów VAT,
- czy poprawnie oznaczono dokumenty funkcjonujące poza systemem, np. faktury zagraniczne lub paragony z NIP.
