Platforma chmurowa Microsoft stała się dziś podstawowym narzędziem pracy wielu osób i firm. Warto więc zadbać o kompleksowe zabezpieczenie informacji przechowywanych i przetwarzanych w środowisku Office 365. Skuteczną ochronę zapewnia rozwiązanie Barracuda Cloud-to-Cloud Backup.
Ostatnie miesiące przyniosły wiele istotnych zmian wpływających na modele biznesowe oraz sposób funkcjonowania firm w wielu branżach. Pandemia COVID-19 przyspieszyła też digitalizację procesów i wdrażanie nowoczesnych narzędzi komunikacji. Wzrosło znaczenie różnego rodzaju aplikacji wspierających użytkowników w realizacji ich codziennych zajęć, także pozwalających łatwo wymieniać się dokumentami i danymi. Równocześnie, poczta elektroniczna pozostaje jednym z najbardziej podstawowych kanałów komunikacji.
Co powinniśmy chronić w chmurze i dlaczego?
Aplikacje biurowe wchodzące w skład pakietu Office od lat pozostają jednymi z najczęściej wykorzystywanych rozwiązań biznesowych. Nie inaczej jest w przypadku usługi Office 365. Z – oferowanego na bazie modelu chmury obliczeniowej Microsoft Azure – oprogramowania Office korzysta coraz większe grono użytkowników. Warto jednak pamiętać, że dane przechowywane w środowiskach chmurowych również należy chronić. Mowa tu m.in. o ważnych dokumentach, prezentacjach, ale też o treści wiadomości e-mail oraz przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej załączników, w tym np. zamówień i faktur. Ochrona danych przechowywanych w środowisku Office 365 szczególnej wagi nabiera w obliczu nasilenia się skali ataków wymierzonych bezpośrednio w użytkowników biznesowych w związku z powszechnego przejścia na model home office. W czołówce zdarzeń, które mogą skutkować utratą dostępu do danych, znajdują się ukierunkowane ataki typu ransomware. Praktyka pokazuje, że coraz bardziej cenna staje się możliwość zabezpieczenia danych przed omyłkowym skasowaniem. „Utrata danych należy do najpoważniejszych zagrożeń, na które są dziś w szczególnym stopniu narażeni użytkownicy aplikacji oferowanych w modelu chmury obliczeniowej. Może być ona spowodowana błędem ludzkim, uszkodzeniem danych lub naruszeniem bezpieczeństwa środowiska IT wskutek włamania czy ataku ransomware” – mówi Aleksander Kijewski, Sales Engineer w firmie Barracuda.
Wydłużona retencja danych ma kluczowe znaczenie w przypadku backupu Office 365. Pozwala bowiem na odtworzenie kopii danych, które zostały utworzone wcześniej niż wynosi standardowy czas przechowywania danych w środowisku Office 365. Niestety, większość osób – zarówno użytkowników, jak i specjalistów odpowiedzialnych za wykorzystywanie oprogramowania Office 365 w firmach – nie przywiązuje należytej wagi do konieczności zapewnienia dodatkowej ochrony danych gwarantującej przedłużony okres retencji danych.
Aleksander Kijewski, Sales Engineer w firmie Barracuda
Backup w kontekście stosunkowo krótkiego okresu retencji danych
Parametrem istotnym w kontekście ochrony danych gromadzonych w usługach chmurowych Office jest okres retencji danych. Określa on bowiem czas, po którym dane przypadkowo lub celowo usunięte z podstawowego środowiska pracy, przykładowo z oprogramowania Outlook, zostaną faktycznie skasowane. W przypadku oprogramowania Office 365 okres ten wynosi domyślnie 30 dni dla poczty elektronicznej i jedynie 14 dni dla danych przechowywanych w środowisku SharePoint lub OneDrive. W obu przypadkach okres retencji danych w środowisku Office 365 może zostać przedłużony do maksymalnie 93 dni. Po tym czasie nie ma możliwości odzyskania usuniętych wcześniej danych, co może mieć duże znaczenie, jeśli wziąć pod uwagę np. domyślne ustawienia autoarchiwizacji w środowisku Office 365.
„Wydłużona retencja danych ma kluczowe znaczenie w przypadku backupu Office 365. Pozwala bowiem na odtworzenie kopii danych, które zostały utworzone wcześniej niż wynosi standardowy czas przechowywania danych w środowisku Office 365” – podkreśla Aleksander Kijewski. Niestety, większość osób – zarówno użytkowników, jak i specjalistów odpowiedzialnych za wykorzystywanie oprogramowania Office 365 w firmach – nie przywiązuje należytej wagi do konieczności zapewnienia dodatkowej ochrony danych gwarantującej przedłużony okres retencji danych. Co więcej, użytkownicy rozwiązań Office często mają mylne przeświadczenie, że zapewnienie dodatkowych funkcji z zakresu tworzenia kopii zapasowych jest w przypadku tego rodzaju usług niepotrzebne. Tymczasem, także Microsoft, w ramach umowy Microsoft Services Agreement, wprost zaleca wykorzystanie dodatkowych narzędzi pozwalających na tworzenie kopii zapasowych oraz odzyskiwanie danych. W sekcji 6b umowy MSA czytamy bowiem: „Microsoft zaleca, aby Użytkownik systematycznie wykonywał kopie zapasowe Treści i Danych, które przechowuje w ramach Usług lub przy użyciu Aplikacji i Usług Osób Trzecich”.
Całościowe i efektywne kosztowo środowisko backupu do chmury
Zgodnie z zaleceniami firmy Microsoft, ogromnym ułatwieniem dla użytkowników aplikacji Office 365 oraz osób odpowiedzialnych za ochronę danych biznesowych w firmach są wyspecjalizowane rozwiązania automatyzujące proces tworzenia kopii zapasowych, a w razie potrzeby także odzyskiwania danych, i to w jak najkrótszym czasie. Każdy przestój spowodowany koniecznością manualnego odtwarzania danych bez możliwości precyzyjnego określenia, które informacje są pilnie potrzebne, oznacza najczęściej wymierne straty. Takim rozwiązaniem, zaprojektowanym z myślą o zabezpieczeniu danych przetwarzanych w ramach usług chmurowych Office, jest platforma Barracuda Cloud-to-Cloud Backup. Jest to całościowe, wysoce skalowalne i efektywne kosztowo środowisko backupu dla Office 365. Zapewnia m.in. możliwość łatwego tworzenia kopii zapasowych dla poczty elektronicznej, a także usług OneDrive for Business, SharePoint i Teams. Kopie są w bezpieczny sposób składowane w ramach usługi chmurowej Barracuda Cloud Storage – i w razie potrzeby mogą być w łatwy sposób przywrócone. Sam zaś proces tworzenia kopii jest realizowany w sposób zbliżony do działania instalowanych bezpośrednio na urządzeniach końcowych agentów odpowiedzialnych za zabezpieczenie danych przechowywanych i przetwarzanych w rozwiązaniach on-premise.
„Konfiguracja naszego rozwiązania jest bardzo prosta i polega na przyznaniu odpowiednich praw dostępu usłudze Barracuda w Office 365. Cały proces odbywa się na zasadzie prostego kreatora i trwa nie więcej niż kilka minut” – zapewnia Aleksander Kijewski. Co ciekawe, wykorzystanie rozwiązania Barracuda Cloud-to-Cloud Backup deklaruje co trzeci (29,9%) uczestnik badania 2019 Word Backup Day Survey, co czyni z rozwiązania firmy Barracuda najpopularniejsze rozwiązanie do tworzenia kopii i przywracania danych dla środowiska Office 365. Niestety, aż 40% ankietowanych nie używa żadnego rozwiązania tego typu.
Dodatkowe korzyści z backupu w chmurze
Wyspecjalizowane rozwiązania pozwalające na tworzenie kopii i przywracanie danych ze środowiska Office 365 dysponują dodatkowymi funkcjami, które pozwalają m.in. na selektywne odzyskiwanie konkretnych plików lub wiadomości. Jest to o tyleż istotne, że standardowe mechanizmy chmurowego środowiska Office mają dość ograniczone szanse w zakresie przywracania utraconych plików. Brak jest, przykładowo, możliwości granularnego odtwarzania danych z usług OneDrive i SharePoint, możliwości wskazania dodatkowej lokalizacji dla kopii danych czy możliwości odtwarzania skrzynek e-mail lub pojedynczych folderów do skrzynki innego użytkownika. Nic dziwnego, nie jest to bowiem wyspecjalizowane narzędzie do ochrony danych. „Użytkownicy najczęściej nie zdają sobie sprawy z ograniczeń środowiska Office 365 w zakresie ochrony danych, w szczególności w pierwszych latach korzystania z usługi. Ta świadomość zwykle przychodzi później w ramach nabytych, nierzadko negatywnych, doświadczeń” – mówi Aleksander Kijewski.
Oprogramowanie Barracuda wyróżniają m.in.: łatwość obsługi i konfiguracji, kompleksowa ochrona, elastyczne możliwości przywracania – nawet jednostkowych plików, czy rozbudowane mechanizmy raportowania i rejestrowania operacji. Rozwiązanie Barracuda Cloud-to-Cloud Backup cechuje również wysoki poziom bezpieczeństwa. Przykładowo, kopie zapasowe przechowywane w ramach usługi Barracuda Cloud Storage są szyfrowane przy użyciu 256-bitowego klucza. Przyjazny jest też model licencjonowania, który zakłada naliczanie opłat za chronione zbiory danych na podstawie liczby użytkowników. Oznacza to, że oprogramowanie Barracuda Cloud-to-Cloud Backup może być wykorzystywane bez limitów w zakresie ilości danych oraz czasu ich przechowywania. Rozwiązanie Barracuda Cloud-to-Cloud Backup jest dostępne zarówno jako samodzielna usługa, jak i w ramach pakietu Barracuda Essentials w wersjach Complete oraz Total Email Protection.
