Wdrożenie rozwiązań cloud okazją do uporządkowania i poprawy procesów

Z Maciejem Nowohońskim, członkiem Zarządu ds. Finansów w Orange Polska, rozmawiamy o wymianie systemów wspomagających zarządzanie  rozwiązania on-premise na cloud computing, motywach rozpoczęcia tego projektu i spodziewanych korzyściach, w tym okazji do zbudowania sprawniejszych i łatwiejszych w utrzymaniu procesów.

Jaką różnicę – z punktu widzenia CFO – stanowi oprogramowanie wspierające zarządzanie firmą oferowane w modelu Software-as-a-Service? Często podkreśla się – w przypadku finansów – zmianę modelu opłat za rozwiązania IT z kapitałowych na operacyjne…

Myślę, że każdy CFO patrzy na inwestycje nie tylko przez pryzmat kosztów, ale także tego, dlaczego w ogóle wymienia się systemy on-premise na rozwiązania typu cloud computing. To, że jakiś koszt wcześniej był klasyfikowany jako CAPEX, a teraz będzie jako OPEX, stanowi jedynie stwierdzenie faktu, który niewiele znaczy.

Każdy projekt robimy przede wszystkim po to, aby organizacja działała efektywniej, by poprawić jakość obsługi klienta wewnętrznego i zewnętrznego. Ponadto – dzięki wyborowi modelu cloud computing – oczekujemy znaczącego spadku kosztów utrzymania nowego rozwiązania w stosunku do tych dziś wykorzystywanych. Właśnie te argumenty stały za decyzją o wyborze Oracle Fusion oferowanego w modelu Software-as-a-Service.

Co było impulsem do rozpoczęcia tego projektu?

Wykorzystywane przez nas systemy wspierające zarządzanie mają już 10 lat. Poza tym, rozwiązania te – bo mówimy o dwóch różnych aplikacjach wykorzystywanych wcześniej przez Telekomunikację Polską i PTK Centertel – zostały obudowane wieloma systemami rozbudowującymi ich funkcjonalności i interfejsami, mającymi zautomatyzować wymianę danych. Nowe, oferowane nam w modelu cloud computing rozwiązanie ma te wszystkie dodatkowe funkcjonalności niejako w standardzie. Dzięki temu – po zakończeniu wdrożenia Oracle Fusion – pozbędziemy się kolejnych ok. 15 systemów.

Ponadto – jak każdy projekt – wdrożenie to odbywa się w kontekście konkretnej sytuacji. W naszym przypadku jest to zakończenie połączenia dwóch dużych organizacji, jakimi były Telekomunikacja Polska i PTK Centertel. Obie spółki – jak wspomniałem – stosowały różne systemy wspierające zarządzanie. W części wywodzącej się z Telekomunikacji Polskiej było to rozwiązanie firmy Oracle, a w tej „pochodzącej” z PTK Centertel – system IFS Applications. Obie te aplikacje będą stopniowo zastępowane. Cały projekt potrwa około 3-4 lat.

Wdrażany przez nas Oracle Fusion ma być rozwiązaniem, które będzie spełniać wymogi funkcjonalne obu naszych głównych biznesów – usług stacjonarnych i mobilnych. Docelowo będziemy korzystać z jednego, zintegrowanego rozwiązania. Pierwszych efektów obecnie prowadzonego projektu należy spodziewać się na początku 2017 roku. W pierwszym kwartale przyszłego roku planujemy uruchomienie księgi głównej i – opartego na niej – systemu raportowania, zarówno na potrzeby wewnętrzne, jak i w ramach całej Grupy Orange.

Jakie korzyści – z punktu widzenia Orange Polska – przynosi wdrożenie systemu opartego na modelu cloud computing? Zwykle mówi się, że w tym modelu szybciej dostarczane są niezbędne usługi IT tzw. biznesowi…

Nowy system Oracle Fusion niesie wiele zmian wewnątrz – wykorzystywanych przez nas – rozwiązań wspierających m.in. pracę działu finansowego czy raportowanie. Zewnętrzny użytkownik zobaczy ich efekt w postaci dużo łatwiej tworzonych raportów i budowania ich w różnych przekrojach. Poza tym użytkownicy będą mieli do nich nieprzerwany i bardziej interaktywny dostęp. Wykorzystywany w nowym rozwiązaniu interfejs będzie też lepiej dostosowany do ich obecnych potrzeb.

Wdrożenie nowego systemu to okazja do zbudowania sprawniejszych i łatwiejszych w utrzymaniu procesów. To sposób na poprawę ich efektywności. W trakcie projektu można dokonać usprawnień np. procesu zamykania miesiąca. W tle mamy bowiem do czynienia z wieloma interfejsami wspierającymi komunikację z systemami zewnętrznymi, takimi jak rejestry majątków, systemy transakcyjne czy sprzedażowe. Efektem tych usprawnień jest bardziej uporządkowana informacja i jedno jej źródło. W dzisiejszych czasach natłok danych z różnych źródeł może powodować niepewność, która z pozyskanych informacji jest właściwa i prawdziwa.

Celem naszych działań jest przerzucenie ciężaru z przygotowywania wkładu i budowania raportów na analizę danych i wsparcie decyzyjne. To podstawa tego, czym powinien zajmować się dziś dział finansowy. Słowem kluczem jest automatyzacja wymiany informacji i procesów.

Gdzie zostanie „zainstalowany” nowy system oferowany w modelu SaaS? W przypadku tego typu rozwiązań zwykle korzysta się z zewnętrznego centrum danych…

Podobnie będzie u nas. Nowy system znajdzie się w centrum danych Oracle. Dzięki temu – co bardzo ważne – mamy zapewniony komfort regulacyjny i prawny, w tym ten związany z bezpieczeństwem danych, również osobowych. Nie musimy także dbać o kwestie techniczne. Biznes nie będzie się już martwił o warstwę technologiczną. Zajmuje się tym nasz partner. Dzięki temu my możemy skoncentrować się na optymalizacji zakupionego systemu wspomagającego zarządzanie.

Z tego co wiem, Polska jest jednym z 3-4 krajów, w których rozpoczęto wdrożenie Oracle ERP Cloud? Dlaczego zdecydowano, że pilotaż obejmie też Orange Polska?

Projekt toczy się w kilku krajach równocześnie, ale Polska znajduje w awangardzie. Jesteśmy dobrze postrzegani, jeśli chodzi o efekty realizacji poprzednich projektów. Jednocześnie jesteśmy na tyle dużym organizmem, że z naszych doświadczeń będą mogły skorzystać inne organizacje z Grupy Orange.

Dzięki temu, że jesteśmy w awangardzie, mamy również wpływ na kształt ostatecznego rozwiązania. Część z nowych funkcji – np. te dotyczące regulacji, właściwych dla polskiego rynku, związane ze specyfiką procesów w firmie telekomunikacyjnej albo z optymalizacją naszych procesów – dodawane są do rozwiązania Oracle Fusion w polskiej lokalizacji systemu.

Jakie moduły Oracle Fusion Państwo wdrażają?

Docelowo – poza księgą główną – będą to procesy zakupowe, sourcingowe, związane z akceptacją dokumentów, obsługa wydatków pracowniczych iExpenses oraz moduł prognozowania kosztów. Prowadzimy ten projekt w sposób zwinny, bardzo „agile’owo”, zarządzając w nim szansami i ryzykami. Dzięki temu także bardzo szybko reagujemy i budujemy rozwiązania ad hoc, pod konkretne potrzeby. Takie podejście jest konieczne przy wdrażaniu systemu, który zastąpi rozwiązania w tak wielkim stopniu zintegrowane z innymi aplikacjami. Ponadto, równolegle toczą się inne projekty IT. To bardzo duże wyzwanie.

Jak wygląda strona organizacyjna projektu? Jak wiele osób jest w niego zaangażowanych?

Kluczowe jest zaangażowanie tzw. stakeholderów, czyli interesariuszy reprezentujących poszczególne działy. W fazie, gdy planujemy nowe rozwiązanie i przygotowujemy jego zarys, jest to kilkanaście osób. Na tym etapie określamy np. różnego rodzaju poziomy raportowania. Nie tylko dla Zarządu i ścisłego kierownictwa, ale także analityków, którzy tworzą raporty na potrzeby działów i projektów, w których pracują.

Znacznie więcej osób zaangażowanych jest w przygotowanie tzw. detalicznych rozwiązań dla poszczególnych procesów. W ramach pogłębionych analiz, dotychczasowe, złożone procesy opisuje się według ich nowych przebiegów. W fazie wdrożeniowej dochodzi kwestia przygotowania rozwiązania IT. W etapie przygotowania do uruchomienia konieczne są także szkolenia pracowników. W tej fazie projekt obejmie dużą grupę użytkowników przyszłego rozwiązania. Łącznie więc w projekt zaangażowanych jest od kilkunastu do nawet 200 osób.

Czy Oracle ERP Cloud pozwoli na bardziej „swobodny” dostęp do systemu użytkownikom biznesowym? Czy będzie można korzystać z niego np. na urządzeniach mobilnych?

Do niektórych modułów – jak iExpenses – pracownicy będą mieli dostęp na swoich smartfonach czy tabletach. Dzięki temu będą mogli np. rozliczyć wydatki służbowe, przesyłając za pośrednictwem iExpenses zdjęcie faktur kosztowych. Kolejne moduły będą uzupełniane możliwością dostępu mobilnego w zależności od potrzeb. Nie każdy z nich musi być dostępny w ten sposób. Będzie tak, o ile okaże się to wskazane i funkcjonalne.

Czy w ramach projektu wdrażane są nowe moduły?

Wszystkie są nowe, a przynajmniej na nowo opracowane. Dzięki Oracle Fusion będziemy mieli dostęp do nowych funkcjonalności. Uzyskamy większą efektywność, lepszą integralność stosowanych przez nas rozwiązań. Dużym wyzwaniem dla nas jest jak najlepsze wykorzystanie tego projektu i możliwości, jakie daje nowe rozwiązanie do poprawy funkcjonowania organizacji.

Czy wdrożenie Oracle ERP Cloud powiązane jest z jakimś innym projektem?

W Orange Polska toczy się bardzo dużo projektów jednocześnie. Podstawowym jest cyfrowa transformacja naszego biznesu. Zarząd Orange Polska ogłosił niedawno plan zmiany naszego modelu biznesowego. Wiąże się to z nowymi narzędziami wsparcia sprzedaży w kanałach online, wprowadzeniem w praktyce idei omnichannel. Za tym idzie zwiększenie efektywności procesów sprzedażowych i inwestycyjnych.

Wszystko jest ze sobą mocno sprzężone. Poza tym dokonaliśmy niedawno aktualizacji systemów billingowych. Ponad 3 mln klientów Orange, korzystających z usług stacjonarnych, np. telefonu, internetu i telewizji, otrzymuje obecnie faktury wystawiane przez nowy system dostarczony przez Asseco Poland. Jak więc widać, bardzo mocno zmieniamy się dziś wewnętrznie, aby w przyszłości dostarczać odpowiednie usługi naszym klientom.