Rozproszone aplikacje, powielające się funkcje i czas poświęcany na szukanie informacji obniżają efektywność pracy. Według szacunków Factorial, w polskiej firmie zatrudniającej 500 osób koszt organizacyjnego chaosu może przekraczać pół miliona złotych rocznie. Problem nabiera znaczenia w kontekście pilotażu skróconego czasu pracy, który wymaga od przedsiębiorstw poprawy wydajności bez wydłużania zadań.
Pierwsze wyniki rządowego pilotażu skrócenia czasu pracy, prowadzonego od początku 2026 roku, nie wskazują na pogorszenie sytuacji finansowej uczestniczących w nim firm ani opóźnienia w realizacji projektów. W pierwszym półroczu organizacje skróciły czas pracy o 10%, a w drugim mają ograniczyć go o 20%, ogłosił niedawno Zespół ds. Skrócenia Czasu Pracy, organ opiniodawczo-doradczy Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Wspomniany program zakończy się pod koniec roku.
Według eksprtów Factorial, samo przestawienie harmonogramów nie wystarczy. Firmy muszą też uporządkować procesy i ograniczyć czynności, które pochłaniają czas, ale nie przynoszą wymiernych efektów.
„Zanim spróbujemy zmieścić pięć dni pracy w czterech, warto sprawdzić, jaką część obecnego czasu roboczego rzeczywiście przeznaczamy na zadania wymagające wiedzy i zaangażowania pracownika, a jaka jest pochłaniana przez organizacyjny chaos” – uważa Tomasz Wykowski, Country Managera Poland w Factorial.
Czas pracy pochłania szukanie informacji i poprawianie błędów
Z badania Factorial wynika, że 49% europejskich menedżerów poświęca nawet 30% tygodniowego czasu pracy na szukanie informacji, wyjaśnianie rozbieżności w danych i poprawianie wcześniej wykonanych zadań. Z kolei 65% zauważa, że częste przełączanie się między aplikacjami utrudnia koncentrację na ważniejszych obowiązkach.
Według szacunków firmy, w polskiej organizacji zatrudniającej 500 osób sam czas tracony przez pracowników z powodu rozproszenia narzędzi i procesów może kosztować ponad pół miliona złotych rocznie. Wyliczenie to nie obejmuje wydatków na oprogramowanie, które jest rzadko wykorzystywane lub w ogóle niepotrzebne.
Powielające się narzędzia obciążają firmowe budżety
Problemem jest także dublowanie funkcji przez różne aplikacje. 42% europejskich firm korzysta z co najmniej dwóch płatnych narzędzi realizujących zasadniczo te same zadania. Jednocześnie zaledwie 28,5% organizacji zna dokładną kwotę wydawaną rocznie na oprogramowanie używane sporadycznie lub wcale. Większość, bo 62%, opiera się na szacunkach, a 10% nie potrafi określić skali tych wydatków.
Trzech na czterech ankietowanych menedżerów uważa, że ich firmy działałyby sprawniej, gdyby korzystały z mniejszej liczby lepiej zintegrowanych narzędzi. Obecny zestaw aplikacji dobrze ocenia zaledwie 18% badanych.
„Cyfryzacja sama w sobie nie oznacza jeszcze, że firma będzie działać sprawniej. Jeśli chcemy realnie skracać czas pracy bez utraty efektywności, potrzebujemy przede wszystkim prostszych procesów i lepszego przepływu informacji” – mówi Tomasz Wykowski.
Automatyzacja może pomóc ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności, ale firmy wciąż ostrożnie przekazują jej kolejne zadania. 38% badanych organizacji wykorzystuje AI do przygotowywania odpowiedzi, podsumowań i dokumentów. Podobny odsetek powierza jej rutynowe zadania administracyjne, pozostawiając kontrolę człowiekowi. Zaledwie 7% deklaruje, że pozwoliło technologii przejąć całe procesy.
