Jak przygotować zespół do pracy zdalnej podczas pandemii koronawirusa?

Pierwszą rzeczą, jaką może zrobić pracodawca, który przenosi firmę do pracy zdalnej, jest refleksja na temat tego, jak właściwie praca jego firmy ma wyglądać w tych najbliższych tygodniach. Niektóre przedsiębiorstwa być może walczyć będą o przetrwanie, zaś inne – przykładowo, które działają w branży IT – mogą postawić sobie nowe, ambitne cele rozwoju biznesu.

Aby przygotować zespół do pracy zdalnej podczas pandemii koronawirusa w pierwszej kolejności należy podjąć szereg kluczowych decyzji. Wymagają one m.in. odpowiedzi na następujące pytania: Czy w obecnych warunkach ogólne cele firmy jakoś się zmienią? Czy wszystkie zadania uda się wykonać? Jakie są priorytety? Wszystko właściwie zależy od branży, w jakiej działa konkretna firma oraz bieżącej sytuacji na rynku.

Kolejny krok to wybór narzędzi do pracy online. Dobrze przejrzeć rekomendacje firm, które mają większe doświadczenie w Internecie, ale podobne wyzwania. Chodzi tu głównie o software, który ułatwia organizowanie pracy firmy online, komunikację w firmie, zarządzanie poszczególnymi projektami, ewaluację efektywności pracowników. Jest ich wiele i każdy szef powinien przetestować osobiście przynajmniej kilka. Dobrze, sprawdzić to, co znane i lubiane, warto również sięgnąć po nowe aplikacje czy rozwiązania, bo mogą okazać się lepsze. Tam gdzie potrzebne są oszczędności, można się zastanowić nad przeniesieniem przedsiębiorstwa do pracy w chmurze.

Potrzebny będzie nowy plan pracy dla każdego pracownika. Nowy, bo na przykład zmienią się godziny pracy lub obowiązki poszczególnych osób. Trzeba zastanowić się kto może mieć problemy z adaptacją w nowym systemie i co mogłoby tej osobie pomóc.

Ważnym punktem jest odpowiedzenie sobie na pytanie — ile wolności możemy dać naszym pracownikom? Skoro pracują z domu, czy mogą mieć luźne godziny pracy? Czy naszemu zespołowi potrzebna jest koordynacja zadań w czasie? Czy wszyscy muszą być przed komputerem w tym samym momencie?

Ostatni punkt to komunikacja z pracownikami. Objaśnienie nowych celów, wyzwań i zasad. Opracowanie strategii rozwiązywania problemów. Być może warto potraktować moment pandemii jako firmowy eksperyment, który pokaże nam mocne i słabe strony zespołu i będzie przydatny na przyszłość.

Bitrix24 pomaga w organizacji pracy zdalnej

Dobra wiadomość jest taka, że w czasach zarazy, jesteśmy skłonni sobie pomagać i iść na rękę. Epidemia Covid sprawiła, że wiele firm traktuje ten moment bardziej w kategoriach promocji niż robienia biznesu i udostępnia swoje produkty, często najwyższej jakości, w promocyjnych cenach. Jest to dobry moment aby się przekonać co oznacza termin “firma w chmurze” i jak może na co dzień funkcjonować firma bez biura. Jednym z ciekawych narzędzi dostępnych online, które umożliwiają organizację pracy zdalnej w firmie, jest Bitrix24. Jest to ni mniej, ni więcej platforma do współpracy, umożliwiająca prowadzenie firmy tylko i wyłącznie w sieci.

Bitrix24 zapewnia swoim użytkownikom kompletny zestaw narzędzi do współpracy na odległość. Na platformie dostępne są zatem narzędzia komunikacyjne, narzędzia do zarządzania zespołem, udostępniania plików, zarządzania projektami oraz działaniami z zakresu CRM. Wszystko, czego przedsiębiorca może potrzebować, aby poprowadzić swoją firmę przez pandemię, siedząc za biurkiem w domu. Platforma jest dostępna zarówno w chmurze, jak i on-premise, a zatem może zostać zainstalowana na serwerach lokalnych. Przyjrzyjmy się podstawowym narzędziom Bitrix24.

Narzędzia do komunikacji i współpracy

Jeśli chodzi o ułatwianie współpracy między pracownikami rozrzuconymi po Sieci, Bitrix24 oferuje wszystko, co konieczne do komunikacji wewnętrznej i wewnętrznej w firmie. Jest to na przykład wewnętrzna sieć Intranet, która pozwala pracownikom między innymi na prowadzenie rozmów, przeprowadzanie ankiet między pracownikami, rozsyłanie ważnych dla zespołu wiadomości, przeglądanie statystyk, narzędzia do organizacji video konferencji dla całego zespołu. Dzięki Bitrix24 pracownicy mogą komunikować się za pomocą czatu, a całe biuro ma do dyspozycji zintegrowane ze sobą kalendarze, do których wpisywać można wspólne zadania i segregować je w zależności od wykonawców. To wszystko w jednym miejscu, bez konieczności wyszukiwania czy instalowania każdego z potrzebnych narzędzi osobno. Wielkie udogodnienie także na wypadek ewentualnej usterki.

Zarządzanie projektami i zadaniami

Bitrix24 to także pełen zestaw darmowych narzędzi do zarządzania projektami zarówno dla małych, jak i dużych i bardzo dużych zespołów. Są to narzędzia ułatwiające pracę grupową na odległość, podział zadań i monitorowanie czasu ich wykonania, odpowiednie szablony i narzędzia do tworzenia raportów.

Dzięki Bitrix24 możesz śledzić postępy poszczególnych podwykonawców danego projektu, możesz się z nimi komunikować, wystawiać faktury, analizować wyniki. Całość jest oczywiście zintegrowana z kalendarzem i narzędziami do komunikacji oraz przechowywania informacji. Bitrix24 umożliwia również tworzenie wizualnych treści potrzebnych w fazie planowania projektów.

Zarządzanie czasem

Optymalizacja pracy firmy w chmurze czy też po prostu w trybie zdalnym, zależy w dużej mierze od dobrych narzędzi do pomiaru i zarządzania czasem. Analiza czasu, jaki poszczególni pracownicy spędzają na wykonywaniu zadań, wiedza o tym, które działania w trybie zdalnym trwają dłużej niż zwykle, a które wprost przeciwnie i inne tego rodzaju analizy mogą znacznie ułatwić pracę każdej firmy.

System CRM

Ważnym narzędziem oferowanym przez Bitrix24 jest darmowy system do zarządzania relacjami z klientami, czyli system CRM. Podstawowe narzędzie pracy zespołów sprzedażowych oferuje takie funkcje jak lejek sprzedaży, pipeline sprzedażowy, przygotowywanie raportów, narzędzia do automatyzacji sprzedaży i kompleksowej analizy klientów.

System CRM Bitrix24 został przetestowany już przez setki tysięcy firm na całym świecie i cieszy się dobrą opinią zarówno wśród klientów, jak i mediów marketingowych.

Zarządzanie dokumentami

Bitrix24 pozwala na przechowywanie ważnych plików i dokumentów online, szybki i łatwy do nich dostęp oraz zarządzanie wszelkiego rodzaju dokumentami na bieżąco.

Szansa na rozwój biznesu

Każda zmiana jest szansą na rozwój i wprowadzenie nowości, eksperymentowanie i uczenie się nowych rozwiązań. Nawet jeśli zmiana jest wymuszona przez wydarzenia zewnętrzne. Może się do niej mądrze dostosować i wykorzystać szansę, jaką ze sobą niesie. Epidemia koronawirusa to jedno z takich wydarzeń, która zdecydowanie sprzyja przetestowaniu w firmie narzędzi do pracy zdalnej takich jak Bitrix24. Być może okaże się, że kiedy zagrożenie minie, wiele firm pozostanie w trybie zdalnym, przenosząc stopniowo swoją działalność do chmury obliczeniowej. Bitrix24 jest zdecydowanie bezpiecznym i sprawdzonym towarzyszem przemian.